6つの簡単なステップでプロジェクトのタイムラインを作成する方法（テンプレートを使用）

プロジェクト管理には多くの課題が伴います。 それでも目標を確実に達成するための効果的な方法の1つは、プロジェクト管理のタイムラインを作成することです。 これはシンプルなツールですが、全員が同じページにアクセスし、プロジェクトの計画と管理のプロセスを合理化するのに役立ちます。

プロジェクト管理プロセスをリエンジニアリングしているのかもしれませんし、この分野でのキャリアを始めたばかりなのかもしれません。 いずれの場合も、この簡単なガイドを参考にして、効果的なプロジェクト管理のタイムラインを作成する方法をマスターしてください。

プロジェクト管理に役立つと思われるその他のリソースを次に示します。

成功するプロジェクト憲章を作成するための簡単なガイド

プロジェクト管理ライフサイクルのフェーズを理解するための簡単なガイド

プロジェクトを計画するためのビジュアルガイド

プロジェクト計画プロセスを合理化するためのSMARTガイド

プロジェクトのタイムラインとは何ですか？

タイムラインは、一連のイベントを時系列で視覚化するために使用するツールです。 また、プロジェクトのタイムラインは、プロジェクトの開始から終了までのステップの概要を視覚的に示しています。 すでに完了しているタスク、進行中のタスク、および将来実行されるタスクを強調しています。

プロジェクトのタイムラインに含まれる要素は、プロジェクトのサイズと、プロジェクトで紹介する詳細の量によって異なる場合があります。 複数のタスクとサブタスクを含む非常に詳細なタイムラインでも、高レベルの情報を含む単純なタイムラインでもかまいません。

ただし、プロジェクトのタイムラインは通常、タスクのリスト、開始日と終了日、タスクの期間、およびタスクの依存関係で構成されている必要があります。

プロジェクト管理のタイムラインにはさまざまな形式がありますが、ガントチャートは数十年にわたって最も人気のあるタイプのタイムラインです。

ガントチャートとプロジェクトのタイムライン

ガントチャートは、タスクの依存関係、およびタスクとプロジェクトの進行状況を強調表示することにより、プロジェクトの詳細を表示するツールです。

一方、タイムラインはプロジェクトの全体的な進捗状況を示しています。

ガントチャートでは個々のプロジェクトタスクを詳しく見ることができますが、プロジェクトのタイムラインでは、プロジェクトの概要のみがわかります。 タスクの依存関係を表示することはできますが、タスク間の関係を表示する必要があるガントチャートとは異なり、それをスキップできます。

プロジェクトのタイムラインはガントチャートのように見えますが、ガントチャートはプロジェクトのタイムラインのようには見えません。

プロジェクトのタイムラインが必要な理由

• これは、プロジェクトに関する高レベルの情報をマネージャーや利害関係者に伝える簡単な方法です。
• 全員を同じページに保ち、目的と目標を調整します
• プロジェクトの優先順位を特定し、効果的な意思決定を行うのに役立ちます
• プロジェクトを軌道に乗せ、進捗状況を監視するプロセスを簡素化します
• リソースの割り当てと時間管理に役立ちます

プロジェクト管理のタイムラインを作成する方法

プロジェクト管理のタイムラインは、重要なイベントや日付を含む、プロジェクトの全体像を伝えます。 作成して理解するのは簡単に見えるかもしれませんが、作成するには、新しい人が難しいと感じるいくつかの手順が必要です。

しかし、私たちはプロセスを分解し、それらを以下にリストしました。 次の6つの手順に従って、プロジェクトのタイムラインを作成するタスクを簡素化します。

ステップ1：プロジェクトスコープステートメントと目標を定義する

プロジェクトのタイムラインを開始する前に、プロジェクトの範囲を定義しておく必要があります。

プロジェクト計画で重要な役割を果たすスコープステートメントは、プロジェクトの期待される成果物を作成するために実行する必要のあるアクションを定義します。 また、プロジェクトの目標、期限、および関連するコストについても説明します。

このスコープは、タイムラインを作成するときに知っておく必要のあるプロジェクトの主要なマイルストーンにも光を当てます。

プロジェクトの範囲に応じて、プロジェクトには、外部（プロジェクトスポンサーにとって最も重要）または内部（内部の利害関係者にとって最も重要）の1つまたは複数の目標を設定できます。 次のステップに進む前に、目標も十分に確立しておく必要があります。

同時に、プロジェクトのタイムラインが利害関係者も満たすようにする必要がある場合があるため、利害関係者の好みに注意を払ってください。

ステップ2：プロジェクトの成果物を特定する

プロジェクト中にチームが実行した作業の結果として生成された特定の出力をリストします。 これらはプロジェクトの成果物です。

プロジェクトの目標を成果物に分解すると、プロジェクトのタスクを簡単にリストアップし、それらの時間を見積もることができます。 このステップを簡略化するために使用できるツールは、WBS（Work Breakdown Structure）です。

作業分解図は、依存するタスク、関連するコスト、およびリスクを特定し、責任を割り当てるのに役立ちます。

作業分解図の簡単なガイドを参照して、6つの簡単なステップで1つを作成する方法を学ぶことができます。

ステップ3：アクティビティのリストを作成する

作業分解図の成果物を見て、それらを作成するために完了する必要のあるアクティビティ（作業パッケージ）を特定します。

このステップでは、他のタスクに依存するタスクと、同時に実行できるタスクも指定する必要があります。

ステップ4：タスクに必要な時間を見積もる

各成果物を完成させるために必要な手順がわかったので、それらを完了するために必要な時間を決定することに焦点を当てます。

ここでは、タスクの時間を誤って見積もると誤ったタイムラインが発生するため、可能な限り正確である必要があります。 それを避けるためにあなたはすることができます

• チームのタスクオーナーまたは対象分野の専門家に相談する
• 過去のプロジェクトを参照し、同様の成果物を完成させるのにかかった時間を見つけてください
• 時間枠を過大評価または過小評価しないでください

同時に、リソース、特にチームメンバーの可用性に注意を払う必要がある場合があります。 彼らが他のプロジェクトに取り組んでいる場合、あなたは彼らが担当する活動のために指定された時間枠を拡大することを検討する必要があるかもしれません。

ステップ5：マイルストーンを決定する

プロジェクトのマイルストーンは、あなたがどれだけ進歩したか、そしてあなたがどれだけ先に進む必要があるかを特定するのに役立ちます。

以前に特定したプロジェクトの成果物は、タイムラインのマイルストーンとして機能することも、タスクの開始と終了を強調する方法に基づいてマイルストーンを選択することもできます。 たとえば、あるプロジェクトステージの終わりと別のプロジェクトステージの始まりである可能性があります。

ステップ6：プロジェクト管理のタイムラインを作成する

これで、プロジェクトの成果物とタスクが何であるか、それらにかかる時間、およびプロジェクトの進捗状況を示す主要なプロジェクトのマイルストーンがわかりました。

すごい！ これらは、基本的にプロジェクト管理のタイムラインの構築を開始するために必要なものです。

• プロジェクトの長さに基づいて、時間枠（つまり、日、週、月など）を選択します。
• 優先度に基づいてタスクを追加します。 タスクの長さを調整して、タスクの期間を強調表示します。
• プロジェクト中の進捗状況を示すマイルストーンを追加します

以下は、始めるのに役立ついくつかの事前に作成されたテンプレートです

次のプロジェクトの準備はできていますか？

プロジェクトの管理は困難ですが、適切なツールを使用すれば、多くの課題を簡単に克服できます。 プロジェクト管理のタイムラインは、あなたとあなたのチームが効率的に進歩するのに役立つそのような創造的なツールの1つです。

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