リモートで柔軟になるのに役立つ5つのアプリ

現在の気候はほとんどの人にとって恐ろしいと感じるかもしれませんが、私たちはビジネスを改善するためのいくつかの素晴らしい機会を見つけ、この投稿で話している3つの前向きなことをすでに実行しています。

オンラインビジネスとして、私たちは世界中から多くの作家やフリーランサーを雇っているので、私たちは常にほとんど離れていました。 ただし、当社のコアサポート、財務、および運用は、常に、より伝統的な意味でのオフィスに厳密に基づいています。 私たちは、それが常により合理化されたコミュニケーション、より高い生産性、そして会議を開くための基盤への答えであると信じていました。

最近の出来事に照らして、私たちはこれらの「古い学校」のビジネス信念を変え、クライアントとスタッフの両方に利益をもたらす新しい働き方を導入する機会を見ました。

現在は遠隔地にあり（ただし、誰かが使用する必要がある場合はまだオフィスがあります）、スタッフが勤務時間を選択できるように柔軟な時間を採用しています。

これは良いことです：

• サポートチームは、（ライフスタイルに合わせて）早い時間または遅い時間に作業することに対してよりオープンです。
• …これは、クライアントと制作チームの電話とチャットのサポートが増えることを意味します。
• スタッフはより柔軟に幸せになります。つまり、生産性が向上し、クライアントも幸せになります。
• 世界中のどこからでもコアチームを雇うことができます（場所に制限されません）。
• リモートで共同作業を行い、かつてないほど生産性を高めることができるクールなアプリを使用できるようになりました…

これは私をこのブログ投稿の核心に導きます。 リモートで柔軟になるのに役立つアプリ…

以下にアフィリエイトリンクはありません。これらは私たちが気に入っているツールであり、他の企業が遠隔地に行くのに役立つと思います。

コール転送と追跡：Aircall

恥ずかしいことに、私たちは2013年のオフィスでの初日から常に従来のオフィスの電話を使用していました。別のソリューションが本当に必要になることはなかったため、私たちは単にそれに固執しました。 当社をリモートで機能するように設定することを決定した後、考えられる解決策を評価しました。 エアコールが一番上に出てきました。

Aircallは、基本的にコールセンターを作成するためのオールインワンスイートです。 あらゆる国の新しい機能的な電話番号を数秒で作成できるため、使いやすいインターフェイスにすぐに夢中になりました（そして刺激を受けました）。 彼らの7日間の無料トライアルでは、40分の通話時間が与えられます。

顧客ベースの主要国（米国、英国、オーストラリア）ごとに電話番号を設定し、非常に簡単なフローチャートインターフェイスを使用して、それぞれにサポートチームメンバーを割り当てました。 また、特定のサポートメンバーに優先順位を付けたり、適切な人に電話を転送できるように交換機を作成したりすることもできます。

ウェルカムメッセージのアップロード、電話メッセージへの応答、および営業時間外のメッセージは、mp3をインターフェイスにアップロードするのと同じくらい簡単でした。

通話は、コンピューターまたは電話のアプリを介して発信および受信されます（iOSおよびAndroidが利用可能です）。 最初はこのセットアップ用にUSBヘッドセットを購入しましたが、電話がかかってきたときに全員の作業画面への干渉が少なかったため、最終的にモバイルアプリを使用することにしました。

Aircallが好きな理由

• 簡単な無料トライアル–営業チームに問い合わせたり話したりする必要はなく、サインアップして開始するだけです。
• あらゆる国の市内番号または料金番号を簡単に追加できます。
• コンピューターまたは電話のアプリから電話をかけたり受けたりできます。追加の機器は必要ありません。
• フロー図インターフェイスを使用して、適切な人に適切なタイミングで簡単に電話を転送、転送、転送できます。
• パーソナライズされたウェルカムメッセージと待機中の音楽を簡単にアップロードできます（誰かが私たちにジングルを書くことができますか？）。
• 通話は録音され、タグを付けることができます。これは、チームとスタッフのトレーニングの間の問題を解決するのに最適です。
• 将来のより良い意思決定に役立つ通話の優れた分析。

ここでそれをチェックしてください：Aircall.io

メール、ライブチャット、サポートチケット：ヘルプスカウト

そのため、最初に開始したときに、「グループメール」を設定しました。 Support @、Accounts @、Publishers @など。次に、これらの電子メールをビジネスの複数の関係者に転送します。 そのため、support@はサポートチームに個別にGmailの受信トレイに転送します。

あなたがそれについて考えるとき、これはクレイジーです…

そして、今日でもこのように設立されている企業があることに驚いています。 あなたがこれらの会社の1つである場合は、読むのをやめて、今日ヘルプスカウトを設定してください！

• 電子メールは、2人の異なるサポートメンバーによって「二重返信」されていました。
• オフィスでは、誰が何を扱ったのかを明確にするサポートメンバーとの口頭でのコミュニケーションがたくさんありました。
• 一部のメールは、他のサポートメンバーが他の誰かがそれを処理したと想定したため、本来あるべき長さよりも長く残されていました。
• サポートメンバーとクライアントの間で多くの「1対1」のコミュニケーションが始まりました。つまり、別のサポートチームが、必要に応じて問題を解決することができませんでした。

これは、私たちのビジネスの非常に早い段階で解決策を見つける必要があり、その解決策はヘルプスカウトであったことを意味しました。

ヘルプスカウトは本質的に電子メールのように機能する「サポートチケット」ソフトウェアですが、ボートに搭載されたより多くの機能により、（おそらく）私たちが使用するサードパーティソフトウェアの最も重要な部分になります。

ヘルプスカウトでは、関連するサポートメンバーが同じ電子メールボックスまたは複数の電子メールボックスにアクセスでき、電子メールがいつ処理されているか、または処理されたか（ライブ）を正確に知ることができます。 メールは、解決のために割り当て、タグ付け、および別の受信トレイに移動できます。 自動化されたワークフローは、手動の介入なしに、同じ性質の電子メールが同じ方法で処理されるように設定することもできます。

また、当社のWebサイトにインストールしたライブチャットもあり、チャットは電子メールのように扱われ、後で参照できるように同じ方法で保存されます。

ヘルプスカウトがいなければ、遠隔地に行くことは不可能だったでしょう。 この非常に使いやすいインターフェースにより、私たちのサポートは非​​常に効果的で責任があります。

ヘルプスカウトが好きな理由

• クライアント、財務、ライター、ブロガー、フリーランスチームなど、ビジネスの各側面に個別のメール受信トレイを設定できます。
• 各サポートチームのメンバーは、誰がどの電子メールをライブで処理しているかを確認できます。
• メールにはタグを付け、割り当てて、関連する受信トレイに移動できます。
• 自動化されたワークフローをトリガーして、特定の性質の電子メールを特定の人に割り当てたり、特定の方法でタグ付けしたりすることができます。
• 関連付けられた受信トレイとシームレスに連携するライブチャット機能があります。
• 彼らは、スーパースターのサポートスタッフを特定し、サポートに関するその他の重要な決定を下すのに役立つ優れた分析/レポートダッシュボードを備えています。

ここでそれをチェックしてください：HelpScout.net

タイムロギングと給与：ハブスタッフ

私たちは、主にフィリピンに拠点を置く私たちのチームのために、何年もの間Hubstaffを使用してきました。 Hubstaffを使用すると、チームメンバーは「ログオン」して作業を開始でき、時間、作業中のプロジェクト、およびアクティビティがログに記録されます。 これは、ほとんどの時間が鳥瞰図で費やされている場所を確認できるため、運用の観点からは優れています。 また、誰がいつオンラインになっているか（スケジュール機能を使用）を確認できます。これにより、フレックスタイム制の開始時に発生する可能性のある予測不可能性の一部がわかりやすくなります。

Hubstaffには、勤務時間に基づいてスタッフに時給を自動的に支払う給与機能もあり、さまざまな支払いオプションがあります。

リモートになったので、Hubstaffをすべてのコアチームにロールアウトし、各プロジェクトの作業時間を記録し、少しの説明責任を与えることにしました。 これまでのところ、これはうまく機能しています。

ハブスタッフが好きな理由

• プロジェクトとチームに割り当てられた時間を記録する機能。
• 給与を簡単かつ自動にします。
• 誰が、いつ作業したプロジェクトを明確に可視化できます。

ここでそれをチェックしてください：Hubstaff.com

プロジェクト管理：Trello

運用と開発では、以前はプロジェクト管理にリラックスしたアプローチを採用していました。 開発チームが独自のプロジェクト管理ソフトウェアを使用し、主に口頭でのコミュニケーションまたはホワイトボードを使用してプロジェクトを管理することで、従来の実際のビジネス環境で問題なく機能しました。

リモートワークでは、すべてのチームのプロジェクトを可視化する必要があることがわかりました。 パイプラインに何が入っているのか、何に取り組んでいるのか、どのくらい進んでいるのか、そしてテストできるように何が完了したのかを知る必要がありました。 従来のオフィス環境では、毎週会議を開いたり、部屋を横切って叫んだりするのと同じくらい簡単です。 リモートでは、プロジェクト管理ソフトウェアが必要でした。多くのソリューションを試した後、私たちが選んだのはTrelloでした。

Trelloのインターフェースはかんばんボードのように機能し、特定のプロジェクト、部門、さらには会社全体で行われているすべてのことを視覚的に確認できます。

このインターフェースは、「ボード」、「リスト」、および「カード」で機能します。

• 各ボードは、開発などの部門を表すことができます。 または、特定のプロジェクトまたはプロジェクトの機能と同じようにレーザーに焦点を合わせることができます。
• ボード内の各リストは、そのボードのファセットを表すことができます。 たとえば、「Pipeline」、「Doing」、「Done」のようになります。 または、「プロジェクト1」、「プロジェクト2」、「プロジェクト3」など。
• リスト内の各カードには、特定のタスクまたはタスクの詳細が含まれます。

Trelloは非常に用途が広く、さまざまな使い方ができます。 それで、私はそれを私たちの会社でどのように使用するかを見ていきます。

オペレーション用のボードがあります。 ここでは、マーケティング、開発、新しいブログ投稿のアイデア、ビデオのアイデアなど、プロジェクトの鳥瞰図を見ることができます。すべてがそこにあり、各リストは異なるタイプのプロジェクトを表しています。 各カードの中には各プロジェクトまたはタスクがあり、カードの中にはそのタスクの詳細があり、各マイクロタスクのチェックリストがあります。

開発用のボードもあります。 ここに各開発があり、リストは開発の段階を表しています。 パイプライン、作業、テスト、および完了。

ご覧のとおり、ボードには2つの異なるユースケースがありますが、どちらも独自の手段で効果的です。

Trelloには、カード内での通信、進行状況の更新、他のチームメンバーのタグ付け、スクリーンショット、添付ファイルのアップロードなどの機能もあります。

Trelloが好きな理由

• ヘビーデューティーなプロジェクト管理ツールとして、あるいは単純なやることリストとしても使用できる非常に用途が広い。
• 複数のチームに複数のボードを追加する機能。
• 鳥瞰図でプロジェクトを表示したり、プロジェクトの特定のファセットに非常にレーザーで焦点を合わせたりするのは、数回クリックするだけで簡単です。
• ソフトウェア内での通信は簡単です。
• それは無料です。

ここでそれをチェックしてください：Trello.com

内部コミュニケーションとドキュメント：G Suite

最初からGSuiteを使用していましたが、最近ではリモートになってから、GSuiteに大きく依存するようになりました。

私たちはGSuiteを「ハブ」として使用しています。メールアドレス、内部チャット、共有カレンダー、会社のドキュメント、ビデオ会議など、あらゆるものが日常的に使用されています。

ユーザーあたりのコストが安いGSuiteがあるのに、企業がまだOutlookを使用していると聞いたときは信じられません。

まず第一に、私たちはすべて電子メールの準備ができています。サポート電子メールはすべてHelp Scoutに届きますが、通信は内部電子メールに依存しています。

次に、チームとの迅速なチャットに使用するGoogleハングアウトと、仮想会議を開催できるビデオ通話があります。

第三に、会社のすべてのドキュメントを「ドライブ」内に保持します。 法人化証明書から保険証書や契約書まで、すべてがクラウド上のドライブで安全に保護されており、どのコンピューターからでもアクセスできます。 オフィスのファイリング戸棚の中ではありません。

そして最後に、誰もがアクセスできる共有カレンダーを使用して、ビジネスイベント、年次休暇などを処理できます。

GSuiteが好きな理由

• 簡単で直感的に使用できます。
• 重要なものすべて（メール、チャット、ドキュメント、カレンダー）。
• どのデバイスからでもアクセスできます。
• 安全で安全なデータが保存されます。
• ユニバーサル–ほとんどの人がGmailとハングアウトを使用しています。

ここでそれをチェックしてください：GSuite.Google.com

最終的な考え

リモートで柔軟になるのに役立つお気に入りのアプリへの投稿を楽しんでいただけたでしょうか。 どのアプリやツールがあなたの会社を助けているのか聞いてみたいです。 [email protected]にメールを送信するか、ソーシャルチャネルにコメントして、話し合いましょう。