ホームチームのコラボレーションを改善する方法
公開: 2020-05-11時代は、オフィスが以前はキュービクル、固定労働時間、専用デスク、そして正装を着た従業員を持っていた時代から変わりました。
今では物事はより柔軟になっています。
従業員は、どこでどのくらいの期間働きたいかを選択でき、自宅から好きなものを着て仕事をすることができます。
チームが自宅で作業している場合でも、オフィスで作業している場合でも、これらのリモートチームコラボレーションのヒントは、チームワークを推進するのに役立ちます。
リモートチームコラボレーションのベストプラクティス
自宅で作業するチームがチーム間のコラボレーションを強化するために使用できるいくつかのベストプラクティスを次に示します。
以前の投稿では、在宅勤務のチームが参照できるいくつかの重要なトピックについても説明しました。
自宅から正しい方法で作業する
オンラインでブレインストーミングする方法
生産的なリモート会議を実行する方法
ホームチームからの作業によるスプリント計画
ホームチームからの作業を効果的に管理する方法
明確なガイドラインを設定する
ガイドラインは、ホームチームからの作業を適切に整理するために不可欠です。
行動、コミュニケーション、コラボレーションのルールを明確にし、文書化します。
たとえば、チームがコミュニケーションツールをどのように利用することを期待しているかを述べます。
- チャットプラットフォームでタスクステータスを毎日更新してもらいたいですか？
- お互いに個人的に話し合うのではなく、公開チャンネルで問題について話し合ってもらいたいですか？
- 緊急の事態が発生した場合、ビデオ通話や電子メールよりもダイレクトメッセージの方が好きですか。
誰もがドキュメントにアクセスできるようにしておくと、新入社員や現在のチームメンバーは、進め方がわからないときはいつでもドキュメントを参照できます。 また、リモートで作業する状況の変化に適応するため、定期的に更新するようにしてください。
チームに適切なツールを提供する
効果的なコラボレーションは、優れたツールセットによって促進されます。 ここで複数のツールを使用する必要はありません。 あなたが仕事を成し遂げるのを助けるほんの少しで十分です。
そこには無数のツールがあり、ここにあなたが役立つと思うものがいくつかあります
チャットとビデオ会議：Slack、Zoom、Skype、Google Meet
ドキュメントコラボレーション：Googleドキュメント、One Drive、Google Drive
ビジュアルコラボレーション（オンラインホワイトボード） ：Creately、Figma
プロジェクト管理：Asana、Favro、Trello
同様に重要なのは、これらのツールをいつどのように使用するかについての基本ルールを確立することです。 また、チームがそれらを適切に使用する方法も知っていることを確認してください。
リモートチーム向けのその他のツール。
できる限りビデオを使用する
自宅で仕事をするときのビデオの重要性を十分に強調することはできません。
ビデオ通話
- 地理的な障壁を克服するためのソリューションを提供する
- より魅力的です
- 参加者の焦点を増やすのに役立ちます
- 出席者の表情をよりよく理解するのに役立ちます
- 誤解の可能性を減らします
そして最も重要なことは、ビデオハングアウトは、リモートで作業するときにできる対面でのコミュニケーションに最も近いことです。そのため、チームメンバー間のコラボレーションを強化するために、ビデオハングアウトを可能な限り活用する必要があります。
毎日、簡単なスタンドアップミーティングをオンラインで行う
チームが何を終え、現在何をしているか、そして彼らのタスクに影響を与えるブロッカーがあるかどうかについて話し合うために、毎日決まった時間を持ってください。 これは毎日の初めに行うことができ、チャットプラットフォームを使用して、タスクの更新をチームの他のメンバーと簡単に共有できます。
または、ビデオをオンにして簡単な会議を行うことで、問題を広範囲に調査する機会が得られます。
また、ビデオを使用すると、全員がお互いに会う機会が得られます。会議の開始時に数分を割り当てて、カジュアルな会話をすることで、物事をより魅力的に保つことができます。
明確なプロセスを持っている
明確な標準プロセスは、全員を軌道に乗せるのに役立ちます。
明確に定義されたプロセスを導入することで、新入社員のオンボーディングとトレーニングが容易になり、全員が果たすべき役割と他の人をどのように支援する必要があるかを明確にすることで、全員が同じページにとどまることができます。
フローチャートとプロセスマップは、プロセスを効果的に文書化するのに役立ちます。 プロセスマップを描くこと自体が、チームにとって教育的な経験になる可能性があります。
以下のCreatelyテンプレートを使用して、プロセスの概要を共同で作成できます。 それを開き、共有可能なリンクを使用して編集するためのアクセス権を全員に付与します。
完了したら、誰もがアクセスできる共通の場所（たとえば、Googleドライブフォルダまたは内部Wiki）にそれらを保存します。
役割と責任を明確にする
よく組織されたチームは、一緒に働く方法を知っています。
チームのどこに所属しているかを知り、物事を成し遂げるために何をする必要があるかを知ることは、チームメンバーがより協力的になるのに役立ちます。
チームメンバーの役割と責任を明確にする簡単な組織図は、誰もがこれを理解するのに大いに役立ちます。 また、相互のレポート関係を強調するのにも役立ちます。
過剰なコミュニケーション
お互いが見えないときは、いつも誤解や誤解があります。
これを回避する最も安全な方法は、同僚と直接会って説明するか、使用しているプラットフォームと過剰に通信することです。
ビデオハングアウトができない場合は、入力しているメッセージに詳細情報を入力するか、音声通話で問題を詳しく説明して、過度に説明してください。 このようにして、他の人があなたを誤解したり質問したりすることなく、あなたが考えていることを他の人に明確に伝えることができます。
共通の目標に向けて取り組む
共通の目標は、すべての人を結び付け、彼らに向かって進むための明確な方向性を与えます。 従業員の個別の目標を日次、週次、または月次で設定する場合でも、従業員を全体像に結び付けます。
彼らが行っている仕事が組織の全体的な目的にどのように貢献しているかを彼らが理解するのを助けることは、彼らがより良い業績を上げ、チームとして生産性を維持するように動機付けるでしょう。
- チーム全体を目標設定に参加させる
- 1対1の会議で、パフォーマンスに関する肯定的かつ建設的なフィードバックを定期的に提供します
楽しんでね
誕生日を祝ったり、ペットの写真を共有したり、チーム内のトレンドトピックに関するニュース記事を共有したりするためのスペースを作成します。 これは、Facebookグループ、WhatsAppグループ、または別のSlackチャネルにすることができます。
したがって、チームが社会的につながることを奨励することで、チーム間の関係が強化され、チームの連携方法が改善されます。
その他のヒントがありますか？
物理的に離れていても、チームが一緒に作業していることを確認するためにあらゆる機会を利用してください。 上記の方法を使用すると、効果的なリモートチームコラボレーションを促進できます。
従業員間のリモートチームコラボレーションを強化するために、他にどのような方法を試しましたか？ 以下のコメントセクションでお知らせください。
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