生産的なチームを構築するための6つのリモートワークカルチャーのアイデア

公開: 2022-05-11

古い写真撮影の結果であるプロフィール写真だけを見ると、同僚と有意義につながることは困難です。

パンデミックが労働力に与える影響に関する2021年の研究は、この困難を明らかにしています。従業員の36％が同僚から離れていると感じていることがわかりました。これらの従業員は同僚とコミュニケーションをとろうとしましたが、34％は、電子メールなどのチャネルを介して応答を得るのが難しいと感じました。この影響は、リモート組織によってさらに強く感じられます。社内およびハイブリッドの従業員は、コミュニケーションが途絶えたときに同僚のデスクまで歩いて行くことができます。これは、最も近い同僚から500マイル離れた場所にいる人には利用できないオプションです。

明確なコミュニケーションを重視する文化がなければ、従業員は一人で問題に直面します。このコラボレーションの欠如は、生産性の低下、ストレスの増大、および部外者のように感じる従業員のより頻繁な離職につながります。

リモート組織は、これらの課題を克服するために7つのアイデアを適用できます。それぞれが、従業員が協力して同じ目標をより短い時間で達成する企業文化を構築するのに役立ちます。

1.明確なコミュニケーションガイドラインを作成する

仕事中のヘッドホンは？深い仕事。ランチタイムに読書？ゴシップの時間はありません。これらは事務作業のエチケットの2つの不文律です。

しかし、リモートで作業している間はルールがより曖昧になり、従業員に意図しない違反やストレスを引き起こす可能性があります。
約2,000人の労働者を対象にした調査では、70％が少なくとも月に1回は同僚との不明確なコミュニケーションを経験していることがわかりました。メッセージが正確でない場合、従業員は同僚が望んでいることを解読しようとしたり、間違った指示を実行したりすることに時間を浪費します。その結果、従業員はこれらのコミュニケーションの問題を解決するために平均して週に4時間を浪費しています。

同じ調査によると、従業員の75％が社内のコミュニケーション不足を感じています。チームメンバーがあいまいな回答を送信するためだけに応答するのに時間がかかることが多い場合、従業員はサポートを求める意欲が低下し、自分で問題を解決しようとする可能性が高くなります。他の誰かがより効率的な道を知っているとしても、答えを求めてコンピューターを見つめる代わりに、彼らは独自の解決策を作り上げます。

効果的で前向きなリモートワーク文化のためのコミュニケーションガイドラインを示す画像

^出典：HBR

内部でのコミュニケーションに使用する各チャネルの基準を添付して、効率的で快適なコミュニケーションを提供できます。規範のリストでは、チャネルを使用することが適切である場合、最適なメッセージング頻度、およびメッセージを明確に伝えるためのヒントを説明する必要があります。

例えば; 従業員がライブビデオを使用して、業績評価や昇進などの機密情報について話し合うように動機付けます。この形式を使用すると、聞き手の疑問をリアルタイムで明確にし、あいまいなメッセージによる意図しない違反を回避できます。規範のリストで、参加者にカメラをオンにするように伝えます。話者を見ると、視聴者は自分のボディーランゲージを見て自分の言葉を信頼することができます。

2.リーダーをリモートワークの支持者に変える

従業員は、行動の仕方についてのガイダンスをリーダーに期待しています。リーダーの価値観、仕事の習慣、およびツールは、リモートワークに対する従業員の見方に影響を与えます。

チームの責任者が、対面関係のためにオフィスで働くことができないと常に言っているとします。従業員は、毎日のリモートワークの欠点について聞いた後、同様の感情を抱く可能性があります。彼らは、対面のイベントを再現できないと考えて、人間関係やネットワーキングイベントを構築するリモートメソッドの欠陥を見つけることができます。この考え方では、関係を構築することはほとんど不可能になります。

幸いなことに、リーダーからの反対の態度は従業員にプラスの影響を与えます。リモートワークツール、新しい非同期ワークフロー、または今後の仮想イベントの利点を明確に表現できるリーダーは、リモートワークがいかに効果的であるかを従業員に思い出させます。

リモートでの作業を楽しみ、他の人とのコラボレーションに熱心なチームを構築するには、リーダーに自分の文化に必要な信念を示してもらいます。社内の友情を大切にする場合は、会社の誰かに会うためにリーダーに毎週電話をかけるようにスケジュールしてもらいます。通話は15分ほどの短い場合もあれば、1時間かけてお互いを知ることもできます。主な目標は、同僚に会うための積極的なアプローチを推進しているリーダーを示すことです。

3.チーム間のコラボレーションを奨励する

リモートの従業員は、リモート以外の部門よりも他の会社の部門とのコラボレーションが少ないのが一般的です。部門外の人に会うための昼食、廊下、エレベーターはありません。チーム間のコラボレーションとサポートの頻度が低いと、従業員が不幸で非生産的になる可能性があります。

さまざまな業界の1,000人を超える米国の従業員を対象にした調査では、知識を共有していない労働者は、別の従業員がかつて行っていた作業のやり直しに5時間以上費やしていることがわかりました。時々、彼らは仕事をやり直さないが、別のチームがずっと前に最適化した非効率的なプロセスに従う。

これらの不必要な時間の投資は、労働者が自分で課題に取り組む方法を理解するため、プロジェクトを遅らせます。チーム間のコラボレーション文化では、これらの問題に直面することはありません。例えば; コンテンツライターが採用のベストプラクティスについて質問した場合、このトピックについて何時間も読むのではなく、人事部との30分間の面接をスケジュールします。頻繁な協力によりワークフローが加速され、従業員は影響力の大きいプロジェクトに集中する時間を増やすことができます。

従業員がお互いをサポートする方法に関するドキュメント共有ガイドラインを作成します。誓約は、人々が課題を克服したり、使命を果たしたりするために実行できる実行可能なステップを共有します。そのおかげで、従業員は状況とその利点を改善する方法を正確に知っています。

IBMの在宅勤務の誓約、前向きなリモートワーク文化を構築するためのアイデアを示す画像

^{出典：LinkedIn}

COVID-19の初めに、IBMのCEOは、同僚の会話と課題に基づいて誓約書を作成しました。それには、自宅で仕事をすることを余儀なくされた従業員の生活を楽にするために彼が行うであろうコミットメントが含まれていました。 IBMのCEOのように、リモートでの作業を容易にするためのアクションを含む誓約書を作成します。

調査と従業員との1対1の会話を使用して、会社のコラボレーションの課題を明らかにします。ハードルはあなたの誓約のステップを知らせます。あるチームが会社の他のほとんどのチームよりも遅い時間に仕事をしている場合は、毎週1日をその時間に費やして、チームとより多くのやり取りをすることを約束できます。このアイテムを追加すると、チームは接触を避けるのではなく、お互いを知るようになります。

4.タイムゾーンに基づいてチームを構築します

遠隔地の企業はどこからでも人材を雇うことができます。しかし、分散したタイムゾーンで人を雇うと、プロジェクトが遅くなり、従業員間の分裂が引き起こされる可能性があります。

電子メールやSlackなどの非同期通信チャネルは、世界中に広がるチームにとって頼りになるコラボレーションオプションです。これらのチャネルは、誰かにすばやくメッセージを送るのに便利ですが、友情を促進するには効率的ではありません。お互いを知るためには、従業員は10時間以上の時間枠で雑談をしなければならず、両者の興味を失ってしまいます。

非常に異なるタイムゾーンでチームを構築する際のもう1つの問題は、すべての人に適した会議時間を見つけることです。チームの半分が米国にいて、残りの半分が西ヨーロッパにいる場合、早すぎたり遅すぎたりしない時間を見つけることができます。しかし、チームの半分がメキシコにいて、残りの半分が香港にいるとしたらどうでしょうか。このシナリオでは、1つのグループが遅くまで起きているか、早く起きなければならず、従業員を疲れさせる可能性があります。

同じ会議で2つのセッションをホストできます。ただし、2つのタイムゾーンのメンバーがお互いを見ることがないとします。その場合、彼らがお互いに友情と友情の感覚を築く可能性は低いです。

解散したグローバルチームに対する1つの解決策は、7時間の時差内で人材を採用することです。したがって、チームが主にアメリカにいて、この大陸で才能を見つけることができない場合は、ヨーロッパで候補者を探してください。この重複により、労働者は少なくとも1時間はカジュアルなイベントやビデオ会議に参加でき、同僚との関係を築くことができます。

5.ビデオを使用して新しいチームメンバーを紹介します

新入社員が最初の数日間は仕事に違和感を覚えるのは普通のことです。見知らぬ人に手を差し伸べることは、気が遠くなるような気がします。カジュアルなやり取りでさえストレスを感じさせます。カジュアルな出会いの場がないため、リモートワーカーはオフィスワーカーよりも新しい仕事でストレスや孤独を感じることがあります。

せいぜい、これらの労働者は、知らない顔や名前でいっぱいのSlackチャネルまたは全社的な会議に参加するでしょう。新しいチームメンバーを知るためのイベントを主催しない限り、彼らは個人的なレベルで人々に会う機会がありません。対話する人がいない従業員は、革新的なアイデアを共有したり、他の人と協力したりするのに、より困難な時間を費やしています。

新入社員に、趣味、期待、背景、風変わりな事実を共有するビデオを録画またはアニメーション化するよう依頼できます。彼らの同僚は、新入社員の初日の前にこのビデオを見て、新入社員の新人研修をより快適にするための話し合いのポイントについて考えることができます。

Vyondでは、すべての新入社員が最初の数日間に自己紹介するビデオをアニメーション化しています。例えば; 彼女の人生を要約したアジアを見てください。それはまた、彼女が面白くて才能のある専門家であることを示しています。同僚はビデオを見て彼女のことを知り、アジアの初日にチャットする共通の興味を見つけることができます。これらのビデオは、チームの関係と製品開発イニシアチブを改善しました。

6.チームボンディング活動をオンラインで再現する

ハッピーアワーの飲み物、誕生日、マイルストーンのお祝いは、従業員が互いに関係を築くことができるイベントです。これらの瞬間により、従業員は仕事だけを考えるのではなく、お互いの個性を見ることができ、まとまりのあるチームと楽しい職場環境を構築できます。ただし、これらのイベントは、リモートの従業員が常に利用できるとは限りません。彼らが世界中に広がっているとき、チームが一緒にミニゴルフをするのは難しいです。人々が相互作用して内部の友情を刺激できる仮想空間を作成できます。

どの企業も、社内の友情を促進するためにカジュアルなイベントを主催できます。例えば; アリババは、毎年恒例の対面イベントであるAliDayを主催しなかった後、仮想キルト作りイベントを主催しました。このイベントはチームワークと会社の価値観を促進し、統一されたチーム文化を発展させました。

非常に多くのコミュニケーションツールが利用可能であるため、ほとんどすべての対面イベントを簡単に再現できます。ビデオ会議ソフトウェアで、クラフト、音楽、または読書セッションをホストできます。これらのイベントにより、人々は同じような興味を持つ人々とつながることができます。

1対1の友情を築くには、毎週従業員をランダムにペアリングするウォータークーラーソフトウェアを使用してください。いくつかの砕氷船を共有して、誰が最初に天気について話すかを競うのではなく、他の人にのんびりとした体験をしてもらいましょう。

Vyondを使用してリモートワークカルチャーを強化する

Vyondは、リモートチームがチームビルディングの活動や取り組みに使用できるアニメーションツールです。数十の無料テンプレートのおかげで、リーダーは、以前のアニメーションの経験がなくても、リモートツール、リモートコミュニケーションのエチケット、多様性、公平性、包括性（DEI）のレッスンに関するインパクトのあるトレーニングを作成できます。また、小道具、環境、キャラクターを使用して、偏見や信念が従業員の共同作業や友達になる可能性に影響を与える日常の状況を示すこともできます。

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