スタートアップの創設者や中小企業の経営者ほど、常に最高の生産性を達成することの重要性を理解できる人はいないでしょう。 彼らにとって、毎日が締め切りだからです。 しかし、1日にできることはたくさんあります。 その上、仕事とは別に、人生には注意を払う価値のある他の事柄があります。

最近の生産性調査によると：

• 中小企業の所有者の72％は、自分たちの役割と責任にかなり圧倒されていると感じています。
• 39％が、事務処理を見つけることが最大の時間の浪費であると感じており、
• 56％は、コミュニケーションが生産性を高めるための鍵であると考えています。
  
  

これを実現するために、今日、情報過多を引き起こすことなく、仕事を簡素化し、生産性を高めることを約束する生産性ツールを提供する無数の技術系スタートアップがあります。 また、これを読んでいる場合は、すでに生産性ツールを使用しているが、ツールまたはアプリが実際には生産性を向上させていないことに気付いている可能性があります。

それどころか、このツールは、直感的ではなく、設計が不十分で、苛立たしいインターフェースで生産性を低下させています。 言い換えれば、ツールを使用して頭を無理やり動かさなければならない場合、ツールは実際には「ツール」ではなく、頭痛の種です。

出典：Hubspot、1000アプリによる死亡

実際、デジタルワークプレイスの調査によると、56％の労働者がさまざまなアプリで情報を検索すると混乱を招くと感じています。 それは思考の流れを壊し、無駄な時間につながります。

だったらどうしようか？ 一度にやりくりするタスクが非常に多いため、ツールやアプリを使用してすべてを管理しないことは、おそらく最善のアイデアではありません。 さらに、生産性とビジネス効率の向上は主観的な問題でさえあるかもしれません。 誰かが生産性を向上させるのに役立つことは、あなたにはうまくいかないかもしれません。

したがって、ビジネスやスタートアップのための生産性ツールを決定する前に、考慮すべき3つの重要な要素があります。

スタートアップまたはスモールビジネス向けの生産性ツールを選択する際の3つの要素

シンプルさ

生産性ツールは、使いやすい場合にのみ生産性を向上させます。 無数の機能を備えた豪華なツールは、最初は魅力的に見えるかもしれませんが、多くの場合、ユーザーエクスペリエンスが非常に悪く、生産性が低下します。

優れたユーザーエクスペリエンスの重要性を証明する例を次に示します。

化学療法を受けている若い女性は、当直の看護師が患者の治療を追跡するように設計されたプログラムの複雑なインターフェースをナビゲートできなかったため、合併症で亡くなりました。

プログラムのスクリーンショットを見ると、何が起こったのかを理解できます。

生産性を忘れてください。直感的なユーザーエクスペリエンスがないと、実際に人命が失われる可能性があります。 したがって、使用の単純さは、ツールを決定する際に考慮すべき最も重要な要素の1つである必要があります。

機能性

明らかに、ツールは使いやすいものである必要がありますが、すべての機能要件も満たしている必要があります。 同じ調査（上記で引用）では、69％の労働者がアプリ間を移動するのに1日最大1時間無駄になっていることがわかりました。

したがって、使用するツールの数を減らし、可能であれば、すべての要件を満たす単一のツールを用意することが最善です。 いずれかを決定するときは、リマインダーの設定、リアルタイムコラボレーション、他のアプリとの統合、タスク管理などの基本機能が含まれていることに注意してください。

とは言うものの、使用できない機能が詰め込まれたツールを選択しないように注意してください。

コラボレーション

前述の点を参照すると、地理的に異なる場所で作業することはもはや珍しくないため、コラボレーションには特別な注意が必要です。 ツールにインスタントメッセージング機能があることを確認してください。 音声通話とビデオ通話の機能は追加のボーナスになります。

試用期間中にツールを徹底的に評価して、その直感性と機能的なパフォーマンスの感触をつかんでください。 あなたのビジネスやスタートアップのためのツールを決定する前に、時間をかけて細心の注意を払ってください。

チームが最終的に1つに慣れたとき、数か月後に別の新しい生産性ツールに切り替えるのは簡単ではありません（ツールの良し悪しに関係なく）。

かんばんの概念

かんばんは、職場の生産性を最適化することに焦点を当てた日本の概念です。 これに基づいて、かんばんボードと呼ばれるソフトウェア生産性ツールがあります。 ユーザーは、タスクを色分けされたレーンに分割して、単純なプロセスと複雑なプロセスを実行することにより、ワークフローを視覚化できます。

かんばんボードの方法論を利用することの重要な利点の1つは、タスクの明確な階層を確立できることです。 従来のやることアプリは、やることリストの優先順位付けと詳細化に関しては不十分な場合があります。

そして、かんばんボードについて話すとき、Trelloは頭に浮かぶ多くの生産性ツールの最初のものです。 無駄のないインターフェースとカードスタイルのレイアウトでかんばんボードのコンセプトを普及させたので、おそらく以前に聞いたことがあるでしょう。

基本的に、構造化されたToDoリストの形式でチームのワークフローを視覚化できます。 複雑なタスクをカードの形で小さなチャンクに分割するのに役立ちます。 学習曲線は文字通りゼロであり、タスク管理はこれ以上簡単ではありません。

さらに、Trelloの無料プランは、中小企業がこれまでに必要とする可能性のあるすべての重要な機能を誇っています。 ただし、Trelloの基本機能は、複雑な要件を持つ大企業やチームには不十分です。 インスタントメッセージング、リマインダーの設定、顧客関係管理などのタスクの追跡以上の機能を備えたかんばんアプリを探している場合は、機能が豊富でありながらミニマルで直感的に使用できる代替アプリを探す必要があります。

あなたの最後のリゾート

繰り返しますが、誰かのために働くことはあなたのために働かないかもしれません。 そして、市場に出回っているツールの数え切れないほどの選択肢があっても、それらのどれもあなたのニーズに合わない可能性は十分にあります。

その場合、単純なスプレッドシートを使用してすべてのタスクを管理し、チームメンバーと協力し、期限を追跡することが最善の策です。 または、古い学校のペンと紙に行くこともうまくいくかもしれません。

最高の生産性を達成するための答えは非常に簡単です。あなたとあなたのチームを軌道に乗せるものなら何でも使用してください。 競合他社が高価で手の込んだ生産性ツールを使用しているからといって、同じことをしなければならないというわけではありません。 チームがツールの動作を理解するのに時間を無駄にしたり、ツールのパフォーマンスや機能の欠如に不満を感じたりしない限り、どのツールを選択しても問題ありません。

Shyamal Parikhは、誰がいつまでに何をしているのかを明確にすることでチームの生産性を高めるのに役立つオンライン作業管理ツールであるSmartTaskの創設者です。 パリクには、チームの生産性に役立つ戦略を調査して共有する傾向があります。