プロジェクト計画プロセスを合理化するためのSMARTガイド

公開: 2017-06-22

プロジェクト管理への体系的なアプローチは、事業運営全体をまとめる実質です。 計画が不十分だと、プロジェクトが進行する前に、プロジェクトが死に至る可能性があります。

プロジェクトマネジメント協会（PMI）によると、プロジェクト管理には、「特定のタスクの要件を満たすために、知識、スキル、ツール、および技術を幅広い活動に適用すること」が含まれます。

今日のビジネスの世界では、複雑で技術的に困難なプロジェクトが数多く存在するため、強力な管理テンプレートの開発はますます重要なスキルになっています。

厳しい真実は、多くの企業がビジネス目標に沿った効果的なリズムをまだ見つけていないということです。 これを概観すると、米国だけで10億ドルを投資するごとに、プロジェクトのパフォーマンスが不足しているために1億2200万ドルが無駄になっています。

これを念頭に置いて、プロジェクトを確実に成功させるには、プロジェクト計画でSMARTを使用することが重要です。

SMART図-プロジェクト計画におけるSMART

最終的に、この戦略をアプローチに含めることで、4つのWに答えることができます。

  1. 何を達成する必要がありますか？
  2. なぜこれをしているのですか？
  3. このプロセスには誰が関与しますか？
  4. 必要なリソースはどこから来ますか？

では、プロジェクト管理でSMARTの目標をどの程度正確に使用できるでしょうか。 飛び込みましょう。

明確な

目標の概要

何よりもまず、全体像につながる主要な目標と、そこに到達するために必要な小さな目標を知る必要があります。 手元にあるタスクの範囲を詳しく調べて、達成したいことと、それが全体的な使命にどのように影響するかを正確に特定します。

たとえば、Webサイトで新しいライブチャット機能を開始するとします。 新しいシステムを適切に実装するための小さな目標はたくさんありますが、全体的な目標は、ユーザーサポートを改善し、顧客の成功を優先するブランドであることを明確にすることです。

特定のプロジェクト全体で検討する可能性のあるその他の包括的な目標は次のとおりです。

  • タイムリーに作業を完了する
  • 与えられた予算内にとどまる
  • 製品配送の改善

プロセスのこの部分では、大きく考えることから始めます。 巨大な目標を設定することで、プロジェクト全体の基礎が築かれ、軌道に乗ることが容易になります。 ここから、主要な目標を達成するために正確に何をする必要があるかを詳細に把握できます。

組織的な支援として、Wunderlistは、より大きな目標の概要を示し、体系的な方法でタスクをノックアウトするための、シンプルでありながら効果的なツールです。 すべての更新を管理し、複数のモバイルデバイス間で同期することで、ユーザーにやることをすばやく割り当てることができます。

Wunderlistのスクリーンショット

測定可能

成果物のリストを作成する

成果物の要件を設定することは、プロジェクトの生命と血です。 よく見てみると、成果物が結果だけにとどまらないことがわかります。 これらは、タスクがAからZまで計画、管理、および実行される方法の参照ポイントとして機能します。一般に、プロジェクト管理全体で考慮すべき2種類の成果物があります。プロジェクトとプロセスです。

一般に、プロジェクト管理全体で考慮すべき成果物には、プロジェクトとプロセスの2種類があります。

プロジェクトの成果物は、特定のニーズに基づいた成果を指します。 これらは通常、有形のアイテムです。 たとえば、プロジェクトが新しいWebサイトを設計している場合、成果物には、ランディングページや完成した特定の要素などが含まれます。

プロセスの成果物はすべて、結果の詳細を実現することです。 これは、プロジェクトの実行方法に関連しています。 例としては、プロジェクトが割り当てられた時間枠にどれだけ順守しているか、または完了した作業の全体的な品質に関するものがあります。

ステップ1は、プロジェクトの成果物を特定することです。 それらはどのように生産されますか？ どのアイテムが優先されますか？

次は、プロセスの成果物です。 プロジェクトが効率的に完了しているかどうかを判断するものは何ですか？ KPIとは何ですか？

これらの成果物は、プロセス全体の青写真として機能します。 それぞれが最小限の灰色の領域で明確に定義されていることを確認してください。

達成可能

寄付の支払いを決定する

わかりやすくシンプルで、熟練したチームがいなければ、プロジェクトにはチャンスがありません。 しかし、一流の乗組員は、タスクの支払いのための適切なシステムが整っていない状態で厳しく構成されています。 結局のところ、プロジェクト管理は通常、グループの取り組みです。

目標と運用の規模によっては、プロジェクト全体で部門間のコラボレーションが必要になる可能性があります。 タスクに優先順位が付けられると、マネージャーはプロジェクトの期間全体にわたって委任する責任があります。

たとえば、包括的な目標がWebサイトのコンバージョン率を改善することであるとしましょう。 このプロセスでは、ボトルネックを解消するために、設計部門に渡されるカスタマーサポートの問い合わせに関する情報が必要になる可能性があります。

幸いなことに、私たちはこれらのタイプのタスクを合理化し、オープンなコミュニケーションを促進するのに役立つ驚異的なリソースを利用できる時代に生きています。

効果的な部門間のコラボレーションと依存関係の追跡のために、Workzoneは機能ベースのプロジェクト管理ツールであり、単純なBasecampと複雑なJIRAの間にあり、ETA、割り当てられた役割、ステータスとともに、進行中のすべてのプロジェクトの全体像を提供します。 1つの場所でのサブタスクの。

Workzoneのスクリーンショット

現実的

リスク要因を特定する

プロジェクトにどれだけ前もって計画を立ててもかまいません。ほとんどの場合、予期しない何かが発生し、すべてがコースから外れてしまいます。 では、これらの状況で優れたプロジェクトマネージャーは何をしますか？ 彼らは落ち着いて動き続けます。 なんで？ 彼らは予想外のことを計画していたからです！

たとえば、新しいチームで作業している場合、一般的なリスクは、人々が手順に完全に精通しておらず、特定の要因が亀裂をすり抜ける可能性があることです。 もう1つの大きな問題は、クライアントとの関係である可能性があります。 たぶん、あなたはこれまで彼らと一緒に仕事をしたことがなく、彼らのダイナミクスや期待に慣れていません。

すべての未知数を特定することから始めます。 そこから、できるだけ多くの潜在的なリスクについてブレインストーミングします。 最悪のシナリオを再生します。 次に、これらの問題が再び発生した場合の対処方法に関するプロトコルを作成します。

さて、あなたの操作に大混乱をもたらす可能性のあるすべての潜在的な危険を計画することは不可能でしょう。 一時的な中断に対抗するための確実な計画を立てることは、問題が本格的な災害に変化しないようにするためにセーフティネットを使用することと同じです。

時限

タイムラインを設定する

締め切りを設けることは、必然的に労働者の間に切迫感を促します。 ここで行う最も重要なことは、現実的であることです。 ばかげたタイムラインを満たすことのストレスは、労働者が不満を抱いたり、スピードのために品質が犠牲になったりする可能性があります。

プロジェクトとそれに伴うすべてのことを徹底的に調査します。 このプロセスが詳細であるほど、タイムラインはより正確になります。

ビジネスの初期段階でガントチャートを実装することを検討してください。 これらの図は、プロジェクトの進捗状況と達成されたマイルストーンを伝えるための最も人気のある効果的なテンプレートの1つです。 すべてのジョブは日付範囲に対応するバーで表されるため、タスクの期間が明確に伝達されます。

正確なガントチャートを作成するには、プロジェクト管理システムとプロセス、および関連する変数とリスクを理解することが重要です。 Createlyは、この機能を備えたガントチャートを提供しているため、完了までの時間枠を簡単に設定し、それらをマイルストーンや依存関係に関連付けることができます。

事業計画のガントチャートテンプレート

また、指標が妥当な範囲内にある限り、スタッフにタイムラインを決定させることも問題ありません。 たとえば、本格的なeコマース機能を会社のWebサイトに追加する場合、複数の部門から必要とされる多くのアクティビティ、統合、および入力が存在する可能性があります。eコマースを構成するすべての要素を見てください。 設計チームと開発チームに、必要な情報を収集するための暫定的な日付を選択させることから始めます。

タイムラインを確定したら、それらに固執するために最善を尽くします。 それらがよく知られていて、全員のカレンダーにマークされていることを確認してください。 また、執行者になる準備をしてください。 過度に寛大であることは、先延ばしとパフォーマンスの低下を助長するだけです。

プロジェクト計画におけるSMARTについてどう思いますか？

プロジェクト管理でSMARTを使用することは、成功を確実にするための最良の方法の1つです。 ただし、各タスクがどれだけうまく計画されているかに関係なく、チームが完全に前進するには、おそらく数回の試行が必要になります。 重要なフィードバックを提供することが重要です。 完了したら、座って何がうまくいったか、そして何が将来改善できるかを評価することは決して痛いことではありません。

プロジェクト計画でSMARTゴールを使用した経験はありますか？ プロジェクトを合理化するために使用する他のツールはありますか？ 下記のコメント欄でお知らせください。

著者略歴

Raymond Crainは、カリフォルニア州サンディエゴを拠点とするコンテンツマーケティングエージェンシーであるE2Mのデジタルマーケティング担当者です。 彼はコンテンツマーケティングとソーシャルメディアマーケティングサービスを専門としています。