利害関係者管理の簡単なガイド
公開: 2019-02-01利害関係者の利益と要件にまったく注意が払われていないため、ほとんどのプロジェクトは失敗します。
主要な利害関係者にはプロジェクトを失敗させる力がありますが、彼らのニーズを特定し、コミュニケーションを取り、関与するための適切な計画を立てる必要があります。
利害関係者の管理計画は、プロジェクト計画の取り組みの重要な要素である必要があります。
この投稿では、利害関係者の管理とは何か、およびさまざまな利害関係者の管理プロセスのステップについて説明します。
また、編集可能なテンプレートとともに、各フェーズで使用できるいくつかのビジュアルツールを紹介しました。
利害関係者の管理とは何ですか？
利害関係者とは、プロジェクトとその結果に関心がある、または影響を受ける人のことです。
これには、プロジェクトチームのメンバー、プロジェクトスポンサー、幹部、顧客、サプライヤー、パートナー、政府などの内部および外部の両方のエンティティが含まれる場合があります。
利害関係者の管理は、これらの利害関係者の期待と要件を管理するプロセスです。
これには、利害関係者を特定して分析し、それらとのコミュニケーションと関与を体系的に計画することが含まれます。
利害関係者の管理プロセス
以下は、利害関係者の管理における重要なステップです。 これらの手順を実行すると、利害関係者の要件に効果的に対処し、それらを満足させるのに役立ちます。
利害関係者の識別
最初のステップは、プロジェクトの利害関係者を特定することです。 プロジェクトの影響を受けるすべての人をリストアップすることから始めることができます。
まだカテゴリを割り当てることを心配する必要はありません。 名前または会社を書き留めて指定するだけです。 あなたが考慮に入れるべき利害関係者はそれらです
- あなたのプロジェクトによって誰が（プラスとマイナスに）影響を受けるか
- あなたのプロジェクトに興味を持っているのは誰ですか
- あなたのプロジェクトに対して誰が権力を持っているか
- あなたのプロジェクトを失敗させたいのは誰か
- あなたのプロジェクトを成功させたい人
このようなマインドマップテンプレートは、それらをリストアップするのに役立ちます。
利害関係者の完全なリストができたら、それらを分類するのは簡単です。 たとえば、それらを外部および内部としてグループ化できます。 これを行うには、上記のような同様の利害関係者マップを使用できます。
利害関係者の分析
このステップでは、プロジェクトに対する利害関係者の力と関心の観点から利害関係者を評価します。 これらをこのように分類することにより、どの利害関係者に最も多くの労力を費やすべきか、最も少ない労力を費やすべきかを決定できます。
パワーインタレストグリッド
Power Interestグリッドは、利害関係者の分析で最も広く使用されている手法です。 このツールは、何を伝えるかを決めるのに役立ちます
ハイパワー/ハイインタレスト（完全に関与）
この象限に配置する利害関係者が主要なプレーヤーです。 あなたは彼らとの関わりに最も多くの努力を費やさなければならないでしょうが、あなたは彼らに常に情報を与え続けるべきです。
ハイパワー/ローインタレスト（満足し続ける）
これらの利害関係者を満足させるために十分な努力をしてください。 しかし、あなたが彼らを退屈させないように、あなたのコミュニケーション努力で船外に出ることは控えてください。
低電力/高関心（常に情報を提供）
これらの人々にプロジェクトに関する適切な情報を提供し、プロジェクトに問題がないことを確認します。
低電力/低金利（最小限の労力）
これらの利害関係者とプロジェクトへの関心を監視し、過負荷になることなく適切な情報を提供します。
タマネギ図–利害関係者の優先順位付け
今、あなたはあなたのそれぞれがどこにいるのかを知っています
利害関係者のSWOT分析
利害関係者の重要性を分析し、それらに優先順位を付けるためのもう1つの優れたツールは、SWOT分析です。
これを使用すると、利害関係者の長所と短所、プロジェクトにもたらす脅威、およびプロジェクトを正常に完了するためにもたらす可能性のある機会に基づいて、利害関係者を評価できます。
利害関係者の計画
利害関係者とコミュニケーションを取り、関与する方法と頻度についてのアイデアが得られたので、次は、適切なメッセージを適切な利害関係者にタイムリーに配信するための計画を作成します。
コミュニケーション計画を作成する前に、利害関係者のプロファイルを手作業で作成する必要があります。
これらのプロファイル（利害関係者のカテゴリごとに1つ用意する必要があります）には、ニーズ、関心、目標、責任、権力と関心のレベル、コミュニケーションチャネルなどをリストする必要があります。
次に、各利害関係者プロファイルのコミュニケーション計画を作成できます。 計画では、次のような情報を指定する必要があります
- 伝達すべき情報の種類（重要なメッセージ）
- エンゲージメントアプローチ
- コミュニケーションチャネル（例：メール、ニュースレター、ビデオ通話など）
- 関与の頻度とプロジェクトのフェーズ
利害関係者の関与
ここで、作成したコミュニケーション計画を実行します。
利害関係者と積極的に関わりながら、プロジェクトの開発に問題があるかどうかを特定するために、利害関係者を常に監視する必要があります。
彼らの継続的な支援を得るために、彼らに対処するために必要な行動をとってください。
また、利害関係者のタイプに基づいて適切なエンゲージメントアプローチを選択するように注意してください。 たとえば、プロジェクトに高い力と関心を持っている利害関係者（主要なプレーヤー）との対面会議、広範な協議などの費用のかかるアプローチを使用できます。
最小限の労力を費やすべき人のために、ニュースレターや電子メールなどのより安価な方法を予約してください。
次に、エンゲージメント戦略の効果を測定し、必要に応じて改善するために必要な調整を適用します。
利害関係者の管理に関するその他のヒントはありますか？
リストに加えて、プロジェクトのすべての利害関係者を管理し、関与する必要があります。 それらを満足させることは、プロジェクトを成功させるための鍵です。
この投稿では、利害関係者を特定して分析し、それらに関与するための効果的な計画を作成するためにどのように正確に取り組むべきかについて説明しました。
また、クライアントのコミュニケーション計画のマッピングに関する投稿を参照して、利害関係者のために成功するコミュニケーション計画を作成する方法の詳細を確認してください。