効果的なビジネス会議のための戦略

ノースカロライナ州シャーロット大学の経営・心理学教授スティーブン・ロゲルバーグ氏が昨年末に実施した調査では、従業員が出席する会議の最大3分の1は従業員の出席を必要としないことが判明した。 主にこのような運営方法に依存している企業 (特にリモートワークが普及している時代) は、年間最大 1 億ドルの損失を被っています。

この問題を解決するには何が役立つでしょうか? まず、あるトピックについて、電子メールで議論するか、文書で議論するかどうかを慎重に分析します。 次に、直接またはオンラインでお互いに直接会う必要がある場合に、時間をできるだけ効率的に費やす方法を探します。 ここでは、効果的なビジネス会議のための最良の戦略を紹介します。

効果的なビジネス会議 – 必要ですか?

この質問は間違いなく肯定的に答えられるはずです。たとえ、開発の現段階で企業がさまざまな種類のインスタント メッセージングの助けを借りてうまく機能しているとしてもです。 なぜ？ なぜなら、電子メールの交換（通常、思慮深く、省略され、感情が欠如しているなど）では、異なる背景を持つさまざまな人々の見解、考え、アイデアが衝突するディスカッション、つまりブレーンストーミング セッションのような結果は得られないからです。

チームや会社にとって重要な決定を下す場合、深刻な問題を解決する場合、会社の長期的な運営に影響を与える戦略について話し合う場合、または新しいアイデア (ブランド マーケティング キャンペーンなど) を生み出す場合、ビジネス ミーティングは特に不可欠になります。 したがって、どのような業界で事業を展開している企業であっても、小規模または大規模なグループでのライブまたはオンラインのディスカッションを省略することはできません。

効果的なビジネス会議 – 会議を開催するのはなぜそれほど難しいのでしょうか?

ビジネスの呼び出しに時間がかかりすぎたり、期待した結果が得られなかったり、参加者が時間が無駄だと感じたりする背景には、さまざまな理由がいくつか挙げられます。 従来の遅刻から始まり、設定された計画の欠如（議題から議題へ「飛び移る」）や目標（達成したい結果、不必要な審議につながる）の欠如、主催者のディスカッションの不適切な司会進行に至る。

このような最も一般的な理由は、最初は効果が不十分であることが判明し、各参加者の仕事（他の職務の遂行率）に影響を与えるため、同じトピックについて話す別の機会を組織する必要があるという事実につながります。

効果的なビジネス会議 - 実行する価値のある戦略

では、「この問題は電子メールで議論できたかもしれない」という参加者がいないようにするにはどうすればよいでしょうか? 効果的なビジネス会議のみを開催することに専念する場合に注意すべきトップ 5 の事項を次に示します。

1. 目標を定義する

ディスカッションを組織する前に、その目的を明確に定義する必要があります。この要素がなければ、ディスカッションは無秩序になり、非生産的になる可能性があるからです。 目的を定義すると、すべての参加者が関連する問題に集中し、議論を正しい方向に導くことができます。 したがって、最初に、目標が特定の決定を下すことなのか、問題を解決することなのか、それとも新しいアイデアを開発することなのかを示します。

2. 議題を準備する

議題は、効果的なビジネス会議の最も重要な要素であり、目標の直後にあります。 参加者が、当面の問題について話し合う責任者とともに、定義されたポイントごとの計画に従うことで、期待される結果が得られます (各参加者は何を期待すべきかを知っているため)。 必ず数日前に参加者に議題を送信して、全員が議題をよく理解し、要点について話し合うための十分な準備をする時間を確保してください。


3. 時間を見てください

個々のポイントに設定された時間を超過すると（または、明確な時間構成、つまり特定のポイントに費やすことができる特定の時間量が欠如している場合でも）、議論が長引いてしまい、集中力が失われる可能性があります。そして参加者の関心も高まっています。 時間管理が非効果的だと疲労レベルが高まり、効率とエンゲージメントが大幅に低下します。そのため、常にスケジュールを守ることが非常に重要です。

4. 議論する問題の数を制限する

また、1 回の会議であまりにも多くのトピックについて議論しようとすると、性急で表面的な議論になり、各問題を深く検討できなくなる可能性があることにも注意してください。 最も関連性の高いいくつかの点に焦点を当て、それらに十分な注意を払う一方、トピックに関連するが重要性が低い問題については電子メールで話し合う方が良いでしょう。

5. 積極的な参加を確保する

ビジネス会議を完全に効果的にするには、参加者が積極的に議論に参加するよう奨励します。 彼らが目の前の問題に集中できるようにしながら、質問し、意見に耳を傾け、アイデアを共有するよう促します。 不必要な気を散らすもの（ディスカッション中に電話に出るなど）を排除することは、これを行うのに特に役立ちます。

効果的なビジネス会議 - 概要

重要な問題について合意に達しなかった会議に出席して、自分の労働時間を無駄にしたと感じたくない従業員やパートナーはいません。 そうなると、その間に他の仕事に集中できたはずなので、苦い気持ちが始まります。

このため、社内で従業員と行うか社外のパートナーと行うかを問わず、ディスカッションの主催者は全員、特に目標の定義や詳細な議題の設定の分野で、たとえば上記の戦略を使用して、それに応じて準備をする必要があります。 これらすべてのヒントを組み合わせることで、誰もが効果的なビジネス会議に参加していると感じることができます。

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著者: アンディ・ニコルズ

5 つの異なるレベルと無限のモチベーションを備えた問題解決者。 これにより、彼は完璧なビジネスオーナー兼マネージャーになります。 従業員やパートナーを探す際、彼が最も大切にしている資質は、世界に対するオープンさと好奇心です。

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