政府援助の未来は人間中心です

過去 3 年間、多くの州政府や地方政府は、コミュニティ メンバーのニーズを満たすために多大な努力をしてきました。 多くの機関は、COVID-19 パンデミックの大規模な影響に直面しているだけでなく、急速に進行する自然災害に対応し、歴史的なレベルの連邦投資を支援しています。

これらすべての力の収束により、短期的には多くの政府チームへの圧力が強まりましたが、これは孤立した瞬間ではありません. 公共部門のプログラムの将来は、管理者がすでに作り出した勢いを維持できるかどうかにかかっています。

何よりも、最近の出来事は、社会問題が重なり合い、交差しているという現実を浮き彫りにしました。 政府機関が地域社会のニーズに対応するためのプログラムを作成する際には、その相互関連性を念頭に置いて行う必要があります。 そして、適切なテクノロジー、つまり人を中心に置き、変革を可能にするテクノロジーに投資する必要があります。

政府の援助プログラムでは、設計、構築、および実装のプロセス全体を通じて、人々が中心に据えられるようにする必要があります。 実践は、スタッフとコミュニティ メンバーの両方にとって、実際の経験に根ざしたものでなければなりません。 要するに、プロセスとテクノロジーは人々に役立つべきであり、その逆ではありません。

テクノロジは、人間中心のアプローチへのこの移行の大きな要素であり、助成金管理ソフトウェアは重要な要素です。 優れた助成金ソフトウェアを使用すると、政府チームは、コミュニケーション ラインを開き、スタッフと申請者の両方の管理負担を軽減することで、緊急かつ長期的なコミュニティのニーズを満たすことができます。

しかし、優れた助成金管理ソフトウェアは、テクノロジーそのものだけではありません。 適切なソフトウェア パートナーがあれば、あらゆる規模の助成金や救済プログラムを変革した経験を持つ実装およびサポートの専門家の専門知識を活用することで、チームは効果的に拡大できます。 この能力の向上により、テクノロジーをどのように統合するかについて戦略的になることができ、プログラムの中心にいる人々に集中し続けることができます。

必要なバランス

公共部門の従業員にとって、人間中心のアプローチへの変革には柔軟性と意図が必要です。 チームは、相反する優先事項のように見えるもののバランスを取る必要があります。

進化とコンプライアンス

プログラム管理者が実践を進化させることにどれほど野心的であっても、現実には、この進化は既存のコンプライアンス フレームワーク内で行われなければなりません。 ゼロから始めることではありません。 政府のチームは、作業を支える規則や規制を遵守しながら、コミュニティのニーズをより適切に満たすために、プロセスを反復する必要があります。

スピードと公平性

プログラム管理者は迅速に行動する必要がありますが、公平性や透明性を犠牲にしてはなりません。 プロセスを合理化することで、政府はコミュニティの緊急のニーズに迅速に対応することが容易になります。 しかし、チームは応募者のエクスペリエンスを簡素化しようとするため、公平性と説明責任の手段を維持する必要があります。

イノベーションと信頼性

政府のチームは、信頼性を犠牲にすることなく、新しいアイデアの開発を推進する必要があります。 イノベーションを目指す企業は、応募者とスタッフに一貫した信頼できるエクスペリエンスを提供することを優先する必要があります。 混乱を最小限に抑えて実装できる実証済みのソリューションを採用しながら、実験するためのスペースを確保する必要があります。 誰もがアクセスできる直感的で使いやすいプラットフォームを探す必要があります。

人間中心のアプローチの採用

政府のチームが人間中心のアプローチにどれほど力を入れていても、テクノロジーが同じ精神に基づいて構築されていなければ、アイデアを実現するのに苦労する可能性があります。 適切なテクノロジ ソリューションは、政府チームのニーズとコミュニティ メンバーの実生活の現実に対応し、資金が乱用または悪用される可能性を減らします。

迅速な立ち上げとスケーリング

適切なシステムを導入することで、政府は数週間または数か月ではなく、数時間または数日で将来のアプリケーションまたはプログラム全体を立ち上げることができます。 突発的な危機に対応するには、このスピードが欠かせません。

多くの政府にとって、COVID-19 パンデミックへの対応を作成することは、必要が生じる前にテクノロジーを導入することが重要である理由の教訓でした。 補助金作成技術をまだ採用していなかった機関は、慌てふためいた。 その多くは、紙ベースまたはスプレッドシートの管理システムからソフトウェア ソリューションに猛烈なスピードで移行していました。 飛行機を作りながら同時に飛ばそうとするようなものでした。

理想的には、テクノロジーは援助提供プロセスをスピードアップするだけでなく、スケーラビリティもサポートする必要があります。 多くの地方自治体および州政府は、2.2 兆ドルの援助パッケージである CARES Act の資金を分配する任務を負っていました。 小規模でサポートを提供するために機能していたプロセスは、突然持続不可能であることが判明しました。

適切なテクノロジ ソリューションは、政府チームがあらゆる規模の助成金および救済プログラムを構築して実行できるようにします。

速度とスケーラビリティを実現するために、プログラム管理者は、高度な自動化とデータ サイエンスを組み込んだテクノロジを探す必要があります。 これらのツールを使用すると、小規模な政府チームが最大限の努力をすることができ、セキュリティとアクセシビリティを強化しながら、プログラムの立ち上げと管理にかかる時間とエネルギーを削減できます。

チームが申請と審査のプロセスをどれだけ迅速に進めても、紙の小切手を印刷して郵送していると、プロセスに不要な遅延が生じます。 チームの作業を簡素化し、必要な人への支払いを迅速化するために、テクノロジーはデジタル資金の配布を促進する必要があります。

公平性をプロセスに組み込む

政府の助成金および救済プログラムに関して言えば、公平性は基本的な設計原則でなければなりません。 適切なテクノロジーは、公平性に関する意図を行動に移すためのツールと洞察を提供します。

株式は理論的な追求ではありません。 それは現実世界に影響を与えます。 そして、賭け金は高いです。 連邦レベルでは、FEMA の指導者たちは、白人が常に有色人種よりも多くの援助を受けているという現実に直面してきました。

公平なアプローチを採用することの一部は、申請が資金を申請する人々に課す負担を認めることです。 プログラムが個人、企業、またはその他の政府機関を対象としているかどうかにかかわらず、管理者は、アプリケーションの反対側に実在の人物がいることを覚えておく必要があります。 アプリケーションは絶対に不可欠な情報のみを必要とする必要があり、プラットフォームは人々がフォームにアクセスして入力するのをできるだけ簡単にする必要があります。 資金を申請するプロセスは、適格な申請者を思いとどまらせるほど煩雑であってはなりません。

あらゆるレベルで、政府は公平性をサポートするために行動を起こしています。 Justice40 イニシアチブにより、連邦政府は、気候変動への投資の 40% を恵まれないコミュニティに向けるという目標を設定しました。 チームがこのような目標に取り組むのを支援するために、テクノロジーは、必要なすべてのレポートと監査を促進しながら、プログラムを評価して改善するために必要なデータを取得する必要があります。

新しいソリューションを既存の使い慣れたテクノロジーと統合する

公共部門では、プログラムを運営する人々と、プログラムから恩恵を受けるコミュニティ メンバーの両方を対象に、すべてのユーザーのエクスペリエンスを簡素化するテクノロジが重要です。 多くの政府チームにとって、これは、新しいソリューションが既存のシステムとうまく統合されなければならないことを意味します。

チームは、直感的で使いやすいソフトウェアを使用して、応募者、スタッフ、およびその他の利害関係者にシームレスなエクスペリエンスを作成するよう努める必要があります。 テクノロジーのインターフェースは、最新で親しみやすいものである必要があります。 ここでは小さなことが重要です。 ツールはドラッグ アンド ドロップで操作できる必要があり、申請者は自分の作業を失うことなく、アプリケーションを開始、保存、およびアプリケーションに戻ることができる必要があります。 画像または文書が申請書の一部である場合、申請者は自分の電話を使用して画像をキャプチャできる必要があり、審査チームはファイルをダウンロードせずにファイルを表示できる必要があります。

テクノロジーは、同僚や仲間と協力している可能性のある申請者と、審査プロセス全体で努力を調整する必要がある政府チームの両方にとって、リアルタイムのコラボレーションを可能にする必要もあります。

申請者に負担をかけずに不正行為や人為的ミスを減らす

詐欺行為は、必要な人から重要なリソースを吸い上げ、コミュニティを向上させる取り組みを弱体化させます。 適切なソフトウェアを使用すると、政府のチームは、プログラムの構築と管理という重要な作業から引き離すことなく、不正行為に対処することができます。

不正行為は結果をゆがめるだけでなく、プロセスや制度に対する国民の信頼を損ない、将来のプログラムを危険にさらします。 COVID救援資金の盗難で800億ドルを占めるPPPローンをめぐる最近のスキャンダルを見てみましょう。 有権者や選出された役人は、この種の不正使用を目の当たりにすると、将来の大規模な救援支出を支援することをはるかに躊躇します.

不正行為に効果的に対処するために、政府は、プログラムの核となる意図を理解するために、情報に基づいた人間中心のアプローチを採用するテクノロジーおよびコンサルティング パートナーを探す必要があります。 パートナーが、なぜプログラムが存在するのかという幅広い文脈を理解する努力をしなければ、申請者に負担をかけずに不正行為を排除するのに苦労することになります。

ここでも、バランスの考え方に戻ります。 不正行為や人為的ミスを根絶することは不可欠ですが、適切な保護手段が整っているために資格のある応募者が応募するのが難しくなるのであれば、それは果物を救うためにリンゴの木を切り倒すようなものです。

政府チームは、申請プロセスに煩雑な手順を追加することなく不正行為に対処できるテクノロジーを探す必要があります。 シンプルだが効果的なセキュリティ チェックは、ここで非常に役立ちます。 たとえば、知識ベースの認証クイズでは、申請者が関連付けられている住所や車両など、いくつかの多肢選択式の質問に回答して、申請者の身元を確認します。 もう 1 つのオプションは、インスタント写真による本人確認です。この方法では、申請者の政府発行の ID がリアルタイムで撮影されたセルフィーと一致することをツールが確認します。

不正行為ほど注目されることはありませんが、特に大量のアプリケーションを処理するチームにとって、人的エラーは大きな問題になる可能性があります。 確認するフォームが数千または数万あると、間違いを犯しやすくなります。 自動化はプレッシャーを取り除きます。 適切なテクノロジーは、税務フォームからのデータの検証や画像の分析などのタスクを自動化することで、面倒な作業をなくすことができます。 自動スコアリングにより、政府チームはアプリケーションを審査する際に複雑な計算を実行する必要がなくなります。

適切なテクノロジーがあれば、妥協する必要はありません。 詐欺や人為的ミスを防止するための適切なチェックと制御が確実に行われるようにしながら、エクスペリエンスは誰にとっても簡単でわかりやすいものになる可能性があります。

未来はパートナーシップの上に築かれます

全国の政府機関は極めて重要な時期にあります。 彼らには勢いがあります。今は、その勢いを長期的で変革的な変化に向けているだけです。 今こそ、人間中心のアプローチを採用し、この追求をサポートするテクノロジーとリソースに投資する時です。

パートナーシップが鍵です。 民間部門、慈善活動、政府機関の間で、戦略的な連携により、チームは個人やコミュニティに奉仕することができます。

そのため、Submittable と BDO の新しいコラボレーションに興奮しています。 私たちは協力して、公共部門の組織に合わせた包括的な助成金管理サービスを作成しました。

この新しい共同サービスは、助成金プログラムをクローバックから保護し、政府の監査の準備を合理化し、継続的な文書を維持するために必要な、堅牢なソフトウェアと経験豊富な実装サポートを提供します。 ユーザー フレンドリーなツール、強力な自動化、および包括的なサービスを備えた BDO と Submittable は、政府機関にとって助成金の管理をより簡単に、スケーラブルに、より効果的にするのに役立ちます。

人間中心の未来という共通のビジョンを持つ Submittable と BDO は、進化を目指すあらゆる規模の政府をサポートする立場にあります。