文書および電子メール管理のオハイオ州の方法

最終更新日：2022年1月27日

中断は最悪です。 それらは私たちのワークフローとルーチンを台無しにし、私たちが生産的な就業日を過ごすのを邪魔することがよくあります。 クライアントとの予期しない電話から、重要な問題について話し合うための即席の会議まで、仕事の隅々に中断が潜んでいます。 生産性を向上させる上での最大の資産は、コンピューター、特に電子メール管理など、作業を効率的かつ中断することなく実行する上での最大の障害でもあります。

メール管理のためのOHIOメソッドを発見した方法

最近、朝のドライブ中にポッドキャストを聴いていました。 私は通常、この特定のポッドキャストが洞察に満ち、有益であると感じていますが、最近の1つのエピソードが本当に私の注意を引きました。 あなたが私のような人なら、職場の受信トレイは、サービスを売り込む他の会社からのフォームレターからクライアントに至るまで、無視できない部門のメモに重要な懸念を通知する電子メールで完全に殺到しています。 ポッドキャストで説明されたトピックは、バックアイのように頭に浮かんだもので、オハイオ州の電子メール管理方法でした。

電子メール管理のオハイオ州の方法は、1回だけ処理することを意味します。 基本的に、受信トレイにメールが表示されたら、必要に応じてすぐに処理し、後で処理します。 ポッドキャストのナレーターとして、Ken Knorrは、「メールを開く時間があれば、迅速な返信や適切な提出を行う時間があります」と説明しました。 私が以前にメールを処理していた方法（多くの人がそうしていると思いますが）は、それを見て、削除する必要がある場合は、重要でないメッセージをすぐに削除することでした。 それ以外の場合は、後でメールに「戻って」、メッセージに対してより適切なことを行うと自分に言い聞かせます。返信するか、カタログ化/ファイリングします。

メール管理が重要な理由

MNCコンサルティンググループによると、受信メールの80％は、すぐにシュレッダーまたはリサイクルに割り当てることができます。 これは、私たちが毎日受信するメールとメッセージの20％だけを他の場所に割り当てるか、将来の使用/アクションのために保存する必要があることを意味します。[1]

Money Magazineの最近の記事では、電子メールについて次のように説明しています。

「私は受信トレイをフラワーガーデンだと思っています（ここで私に固執してください）。 あなたの重要な電子メールはあなたのクライアント、見込み客、監督者などからの花です。雑草はニュースレター、ジャンクメール、そしてあなたの花をむさぼり食う既読の電子メールです…あなたは雑草を通して花を見ることができません。」[2]

OHIOメソッドが強調しているのは、その場でメールに対して適切なアクションを実行することです。 ポッドキャストで説明されているように、この方法は毎日組み込まれて使用されるため、時間と無駄の多い作業に時間を配分するための効率的で生産的な方法になります。

メール管理のOHIOメソッドを使用して整理する方法を調べてみましょう

• ファイリング–これらは、後で使用するために保存してファイリングする必要がある電子メールとメッセージです。 場合によっては、これらの電子メールを組織の情報リソースシステムに組み込む必要があります。 それ以外の場合は、個人の受信トレイに保存するだけで、削除することはできません。 一部の組織では、従業員が何も削除しないことを望んでいます。これにより、電子メール内のすべての情報を検索してアクセスできるようになります。
• 読む–これらは、あなたがそれらを熟読するための自由な時間があるときにあなたが追いつくことができる（そしてそうすべきである！）その内容の電子メールです。 これらの電子メールは、昼休み、電車の中で、またはもっと良いことに、1日の指定された時間帯、できれば仕事の終わりに向けて、気を散らすものが少なく、必要なことに迅速に対応できるようになったら、どこでも調べることができます。 。
• ルーティング–言い換えると、転送。 これらは、受信トレイやフォルダを乱雑にする必要はありませんが、同僚には役立つ可能性のあるメールです。 メッセージが他の人に役立つ可能性がある場合は、他の人に渡してください。そうでない場合は、メッセージを取り除き、受信トレイにほこりがたまらないようにしてください。
• アクション–これらは、実行する必要のあることを含む電子メールです–「実行する」リスト。 メールプログラム内に別のフォルダを用意して、受信トレイを確認するときにこれらのメールをすぐに配置できるようにします。 このフォルダを毎日開き、リストされているタスクとアクションを完了していることを確認してください。 フォルダーを空にし、翌日、空のアクションフォルダーを入力して実行します。

職場や状況に応じて、これらの4つのフォルダーは、机の上に置いて、郵便物が机に届いたときに使用する物理フォルダーにすることができます。 ただし、ほとんどの場合、このシステムは、デスクトップ電子メールサーバーに4つの「フォルダー」を作成することで使用できます。

OHIOを組み込むことは、次のメッセージが画面を照らすのを待って、息を切らして受信トレイにカーソルを合わせる必要がないことを意味します。 平均的な人が1日に15回メールをチェックすることをご存知ですか？[3] OHIOの方法では、1日に数回しかメールをチェックしないことが推奨されています。 このようにして、その場で行動するメッセージが増えます。 もちろん、これのもう1つの利点は、数分ごとに受信トレイをチェックして、とにかく何もしないメッセージを確認するのではなく、重要なことを行う時間を節約できることです。

私は特に、仕事中の生産性に関するMarkMurphyのアドバイスが気に入りました。

「…まずは、メールから2時間の休憩を取ってください。 そして、その2時間で、最も重要なプロジェクトを1〜2個作成します。 ドアをロックし、オフィスを出て、お気に入りのコーヒーショップに歩いて行きます。これは、1日の中で最も生産性の高い2時間を実現するために必要なことです。」[4]

OHIOメソッドは、仕事での忙しくて複雑なタスク、プロジェクト、およびコミュニケーションのルーチンを管理しながら、生産性を向上させ、貴重な時間を節約するためのシンプルで迅速な方法です。 として 私のマネージャーの一人が最近私に指摘しました、あなたが頭の後ろであなたをしつこくすることについてほとんど考えや懸念がないとき、あなたはあまり活発で効率的ではありません。 メールを常に監視する必要があると感じた場合は、すぐに返信するか、フローを中断するか、最終的には「サークルバック」するまで何も生産的ではないため、勤務時間中に速度が低下することはありません。より良い例を考えてください。

朝のドライブ中にポッドキャストを聞いた結果、OHIOメソッドが機能していることを証明できます。 それを試して、他の人にそれについて話すことをお勧めします。 あなたとあなたの仲間がドキュメントと電子メールの管理にどれだけの時間を節約できるかを見て、私たち全員が私たちの仕事中に持っている多数のタスクについてより生産的または注意を払ってください。

[1] http://mncconsultinggroup.com/free-resources/white-papers/the-ohio-method/

[2] https://moneyinc.com/ohio-your-email-to-shrink-your-inbox/

[3] https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2016/09/18/the-way-you-check-email-is-making-you-less-productive/#2e4f1e1237e3

[4] https://www.forbes.com/sites/markmurphy/2016/09/18/the-way-you-check-email-is-making-you-less-productive/#6c0597a37e38