プロジェクトの時間管理 | #43 プロジェクト管理を始める

公開: 2023-03-13

プロジェクトの効率的な時間管理は、プロジェクトの成功に不可欠です。 しかし、2021 年の PMI 調査によると、プロジェクトの 55% だけが予定どおりに完了します。 ほとんどの場合、プロジェクト マネージャーは、非現実的なスケジュール、柔軟性の欠如、または不適切なツールが原因で問題に直面します。 結局のところ、時間管理とは、プロジェクトの時間の計画、監視、および管理に関するものであり、プロジェクト マネージャーは、タスクが予定どおりに完了するように目標を設定し、優先順位を設定する責任があります。

プロジェクトにおける時間管理 – 目次:

  1. 序章
  2. プロジェクトにおける時間管理とは何ですか?
  3. プロジェクトの時間管理の問題
  4. プロジェクトの時間管理方法
  5. パレート法
  6. ABC法
  7. アイゼンハワー法
  8. まとめ

序章

プロジェクトは、損失を被ったり、組織に脅威を与えたりしないように、設定されたスケジュールに従って、特定の時間枠内に完了する必要があります。 締め切りの変更は、追加のコストを発生させ、社内の他のタスクに影響を与え、タスクの蓄積とプロジェクトの複雑さの急速な増加につながります。 では、すでに計画段階にあるプロジェクトで時間管理をうまく行うにはどうすればよいでしょうか。

プロジェクトにおける時間管理とは何ですか?

プロジェクトにおける時間管理とは:

  • 企画、
  • モニタリング、および
  • 個々のタスクとサブゴールのタイミングの継続的な監視。

プロジェクト マネージャーは、プロジェクトがスケジュールどおりに進行するように、目標を設定し、優先順位を設定する必要があります。 この目的のために、プロジェクト マネージャーは、各アクティビティに必要な時間と、その完了に最も起こりそうな障害を考慮して、プロジェクトの各段階を慎重に計画する必要があります。

プロジェクトの時間管理の問題

プロジェクトにおける最も一般的な時間管理の問題は次のとおりです。

  1. 非現実的なスケジュール- 特に新しいチームやリスクの高い分野で作業する場合、正確なスケジュールを作成し、現実的なマイルストーンを設定するには経験が必要であり、非常に困難です。 したがって、プロジェクトの計画中に、割り当てられた時間内に実行できないスケジュールを作成するのが一般的です。
  2. 柔軟性の欠如– 柔軟性の欠如とは、時間枠がきつく設定されていること、新しいチーム メンバーを実装するための時間が不足していること、または原材料や予想される市場の関心の不足によるダウンタイムに対する緊急時対応計画がないことです。
  3. 不適切なツール– プロジェクト マネージャーは、不適切な時間管理ツールを適用することが多く、タスクの所要時間と依存関係を見積もる際にエラーが発生します。

プロジェクトにおける時間管理の方法

これらの問題を回避したり、プロジェクトの失敗に伴うリスクを軽減したりするために、プロジェクト マネージャーは、プロジェクトの時間管理の方法とツール (パレート法、ABC、アイゼンハワー法) を詳しく調べる必要があります。

パレート法

イタリアの科学者ヴィルフレド・パレートは、彼の庭でエンドウ豆を育てました。 そうすることで、彼はエンドウ種子の 80% がポッドの 20% にあることに気付きました. 彼は主に経済学に関心があったため、この原則が生活の他の分野にも当てはまることにすぐに気付きました。 たとえば、彼の時代、イタリアの土地の 80% は人口の 20% に属していました。

特にビジネス分野では、パレート法の適用範囲が非常に広いことがすぐに明らかになりました。 とりわけ、以下を特定するのに役立ちます。

  • プロジェクトで実行する最も重要なタスク、および
  • 最も頻繁に遅延を引き起こすタスクのタイプ、
  • タスクの種類に関係なく、遅延の最も一般的な原因。

パレート法は、20% の活動が 80% の効果を生み出すという仮定に基づいています。 実際には、これは遅延を回避するために、プロジェクト マネージャーが次の点に注力する必要があることを意味します。

  • プロジェクトの上位 20% のタスクを特定し、それらが最初に完了するようにする
  • 遅延の原因となっているタスクを検出し、その原因を理解し、
  • 遅延の最も一般的な 20% の原因を定義し、それらを排除するために取り組みます。

パレート法は、パレート図を使用して視覚化されることがよくあります。 棒グラフと折れ線グラフを組み合わせたもので、次のようになります。

  • たとえば、X 軸では、遅延の原因がマークされ、最も一般的なものから順に並べられます。
  • Y 軸は、それらの発生回数と遅延の総数に対する割合です。
  • 折れ線グラフにより、最も重要な上位 20% に分類される遅延の原因を簡単に特定できます。
time management

ABC法

ABC メソッドでは、タスクの重要度 (A、B、C クラス) に従ってタスクにラベルを付けます。 クラスのタスク:

  • A – 最も重要であり、最も注意が必要です。
  • B – 重要だが緊急性は低い
  • C – 無関係であり、延期することができます。

これにより、プロジェクト マネージャーは最も重要なタスクに集中でき、重要度の低いタスクに集中して時間を無駄にすることがなくなります。

ABCメソッドは適用が簡単で理解しやすいです。 同様の重要性を持つタスクがたくさんあるプロジェクトでは特に便利です。

アイゼンハワー法

アイゼンハワー マトリックスとも呼ばれるアイゼンハワー メソッドは、タスク、目標、さらにはプロジェクト全体に優先順位を付けるために、おそらく最も広く使用されているツールです。 この方法では、タスクを緊急と非緊急、重要と重要ではないタスクに分割し、緊急かつ重要なタスクに焦点を当てます。

通常、シートを 4 分割する 2 つの交差する線で表示されます。

急

更新しました

重要すぐに実行する近日中に予定
無効時間の許す限り委任または実行する拒否される

プロジェクト マネージャーは、タスクが緊急かつ重要か、緊急のみが重要か、緊急でも重要でもないかを判断する必要があります。 このようにして、最も重要なタスクに集中することができ、プロジェクトにほとんど影響を与えないタスクに時間を無駄にすることはありません。

アイゼンハワー マトリックスを効果的に使用するには、そこに配置されたタスクのステータスを定期的に更新する必要があります。 これは、多くの場合、タスクが最も緊急性の高いタスクのカテゴリに一晩でジャンプするためです。

まとめ

プロジェクトの時間管理は、プロジェクトの品質と成功に影響を与えるため、プロジェクト マネージャーは、パレート法、ABC 法、アイゼンハワー法などのツールを知って使用し、プロジェクト内のすべてのタスクのステータスを最新の状態に保つ必要があります。 これを行うには、関係者全員と常に連絡を取り、スケジュールを調整して、発生する可能性のある変更に対応する必要があります。

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Time management in project | #43 Getting started with project management caroline becker avatar 1background

作者: キャロライン・ベッカー

プロジェクト マネージャーとして、Caroline は、最適なワークフローを設計し、プロセスを最適化するための新しい方法を見つける専門家です。 彼女の組織力と時間的プレッシャーの下で働く能力により、彼女は複雑なプロジェクトを実現するのに最適な人物となっています。

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