リモートで作業しながら時間を効果的に管理する方法

封鎖中は時間があるように感じることがあるため、効果的に管理し、タスクの優先順位を上げるために意識的な決定を下す必要性を認識していない可能性があります。

しかし、多くの場合、私たちは日々が過ぎ去り、私たちが達成すると思っていたすべての長いリストが翌日、そして次の日にプッシュされ、すべての負担に圧倒されるまで続きます。

時間管理ツールの実装はどのような状況でも正しく行うのは困難ですが、分散したチームの複雑さを増し、他のチームとの作業をリモートで調整し、封鎖の孤立と孤独に対処することは、いくつかの創造的なソリューションを必要とする課題になります。

無限の柔軟性は必ずしも良いことではありません

リモートで作業すると、当然のことながら見落としが生じます。 多くの点で、私たちは今、私たち自身のスケジュールを担当しています。 組織もまた、時間の刻みに焦点を合わせなくなり、従業員の生産性と生産性に関心を持っています。 私たちの一日を計画するための無制限の柔軟性を持っていることは、私たちの仕事を整理するために追加のレベルの規律を持っている必要があります。 オフィスでの通常の勤務時間の組み込み構造が欠落しています。 その空白を埋めるための効率的な時間管理ツールを見つける必要があります。

マルチタスク≠生産性

これらの用語は通常混同されています。 自宅で仕事をしている間、一度に多くのことをしたいという願望は常に存在します。 メールに返信しながら家事をしたり、電話会議で子供たちと接したりできると思います。

自宅と職場の境界線が曖昧になっているため、タスクを切り替えたいという誘惑が絶えずあります。 私たちは常に忙しいように感じるかもしれませんが、実際には多くのことを成し遂げていないかもしれません。

課題

オフィスであなたのために働いたスケジュールを自宅のルーチンからあなたの仕事に単に翻訳することはうまくいかないかもしれません。 自宅で仕事をしている間、効率的で生産性を維持するために考慮すべき他のすべての考慮事項があります。

過労のリスク

自宅で仕事をしていると、やりすぎだと感じることがよくあります。 私たちのほとんどは屋内にいることに制限されているので、仕事以外にやることはあまりないように感じます。 これは私たちが必要以上に引き受けるようになるかもしれません。 仕事を休むことはありません。休憩をとることができないため、リフレッシュして生産性を維持する必要があります。

孤独感

在宅勤務の最大の損失は、職場で経験するコミュニティの感覚です。 この孤立感は、精神的な態度の鈍化につながる可能性があり、やる気がなくなり、時間の管理方法に大きな影響を与える可能性があります。

これ以上の仕事と生活のバランスはありません

  仕事以外で活発な社会生活を送ることは、私たちのパフォーマンスにとって重要です。 通常のルーチンにアクセスできなくなったときに、充実した状態を維持する方法を見つけるには、さらに努力が必要です。 他のことに移れるように、作業タスクを完了する方法を見つける必要があります。

終わりのない気晴らし

私たちの最善の努力にもかかわらず、自宅で仕事をすることには常に気が散ることがあります。 家にいる傾向のあるものが他にもたくさんある場合、生産的な仕事に専念する時間を見つけるのは難しいかもしれません。

時間をより適切に管理するための構造を追加する

ルーチンを確立する

毎日同時に起きて仕事を始めるなどの簡単なテクニックは、生産性を向上させるのに役立ちます。 そうすれば、より効率的な時間帯をより適切に特定し、それに応じてタスクを割り当てることができます。

チームにスケジュールを伝えて、チームがいつ対応できるかを明確に理解し、他の問題に対処しているときに常に邪魔されないようにします。

目標を設定します

タスクを管理可能な単位に分割します。 長期的な目標を特定し、それをより迅速に実行可能なタスクに変換できる必要があります。 週末に目標を達成するのに沿った毎日のワークロードを確立します。 これにより、進捗状況を複数回評価し、それに応じて調整することができます。

積極的かつ目に見える

チームでSlackやその他のコミュニケーションプラットフォームを使用し、作業内容について常に最新情報を提供します。 あなたが不在で仕事に出席できないときは彼らに知らせてください。 時間通りに何かを完了できない場合は、物事が暴走しないように、関係者に事前に知らせてください。

あなたの休憩を計画してください–そしてそれらに固執してください

スイッチを切り、楽しむ活動に時間を割くことは、リフレッシュしてやる気を維持するための鍵です。 仕事を忘れることにあなたの仕事の時間を割り当てることに罪悪感を感じないでください。 深く意味のある休憩を取り、あなたがいるときに人々に知らせてください。 「作業ゾーンなし」を作成すると、楽しみになり、より集中して戻ることができます。

ノーと言うことを学ぶ

リモートで作業している間、私たちは自分たちがどれだけ懸命に働いているかを証明する方法として、発生するあらゆるタスクを引き受けるようにプレッシャーを感じます。 しかし、これは逆効果になる可能性があります。あまりにも多くのことを行うと、必要なほど効果的に何も実行できなくなるまで、私たちを薄くしてしまう可能性があります。 できることとできないことについて率直に話すことで、透明性が高まり、あなたと組織が時間を節約できます。

生産性を高めるための視覚的な時間管理ツール

タイムボックス

タイムボックスは、1日を時間のブロックに分割する時間管理ツールです。 すべてのボックスは、1つのアクティビティまたは関連するアクティビティのグループ専用です。 ランダムな順序でやることリストから外す必要のある多くのアクティビティに1日を分散させる代わりに、タイムボックスを使用すると、より効果的な方法でアクティビティを構成できるため、1日の計画を立てることができます。

これは、切り替えが必要なさまざまなプロジェクトや責任を処理する場合に最適です。 これにより、中断をより適切に説明できるため、電子メールに絶えず反応したり、発生したときに物事に気を配ったりすることがなくなります。

次に、今回と今回のみを使用して、特定のプロジェクトに配置されたタスクに対処します。 タスク専用の厳格な制限を設定すると、集中力が高まり、タスクの重要性に応じて比例した量の労力を費やすことができます。

効果的な時間管理ツールがないと、作業が拡大して、作業を完了するために利用できる時間を埋めることができます。 これは、重要でないタスクに多くの時間を費やしていることに気付く可能性があるため、タスクにアプローチするための非常に効率的な方法ではありません。

アイゼンハワーマトリックス

すべてのジョブが同じように作成されるわけではありません。 完了する必要のあるタスクに優先順位を付けずに、時間を効果的に管理することはできません。 あなたはあなたがより良い時間を割り当てることができるようにあなたのスケジュールにあるものに重みを加える効果的な方法を見つける必要があります。 Eisenhower Matrixは、どのタスクをどの順序で実行する必要があるかを視覚化するのに役立つ効果的な時間管理ツールです。

このビジュアルツールを使用すると、重要性と緊急性に基づいてタスクをグループ化し、1日をどのように分割するかをよりよく理解できます。

チェックリスト

シンプルで効果的で、あなたの日と週を計画する際の定番となるはずです。 あなたが成し遂げるために必要なすべてのことを単にリストアップすることはあなたがあなたの一日をどのように計画すべきかについてあなたにもっと良いハンドルを与える。 自宅で仕事をしている間は、仕事に関係のないすべてのタスクをリストアップする必要があります。そうすれば、彼らはあなたを不意を突かれることがありません。

Online Checklist Makerなどのオンラインツールを使用すると、タスクを簡単に一覧表示できるため、より効果的な方法でタスクに対処できます。

ガントチャート

ガントチャートは、リモート作業チームに可視性を追加するための優れたツールです。 特定のプロジェクトで完了する必要のあるすべてのタスクを一覧表示し、実行する必要のある順序と時間枠を指定できます。 これは、依存関係を識別し、誰が何に対して責任があるかを一目で確認できる優れたツールです。

ガントチャートを使用すると、順次タスク（別のタスクが完了したときにのみ開始できるタスク）と並列タスク（同時に作業できるタスク）の違いを識別できます。

リモートチームは、作業をより適切に分割し、チーム間で簡単に調整できます。

より良い時間管理を確実にするためのヒント

タイムシンクを特定する

タイムシンクは生産性を低下させるものであり、実際の利益を享受せずに多くの時間を費やすものです。 実際の仕事をこなすのを妨げる非常に多くの電子メールに返信したり、多数の会議に出席したり、単にソーシャルメディアを頻繁にチェックしたりします。 1日の最大の時間シンクを特定することで、それらの周りの計画を立てることができます。

時間監査を実施する

時間監査は、特定の期間に何に時間を費やしたかを正確に特定して記録するプロセスです。 これは、リモートチームの非効率性を特定し、修正措置を講じるのに最適な方法です。 時間監査は、3つの基本的な質問に答えます。

どのように時間を過ごしたいですか？

実際にどのように時間を過ごしますか？

どのような調整を行うことができますか？

類似のタスクをグループ化する

類似のタスクをグループ化するプロセス、つまり「タイムバッチ処理」は、1日を分割するのに最適な方法です。 たとえば、電話をかけたりメールに返信したりする時間を確保することで、常に気を散らすことを避け、生産性を大幅に向上させることができます。

ビルトインバッファー

時間管理は正確な科学ではありません。 スケジュールを作成することで、全体的なスケジュールに連鎖的な影響を与えることなく、タスクが他のタスクに波及する、ある程度の相違を考慮する必要があります。

どのような時間管理手法があなたに役立ちますか？

自宅で仕事をしているときに時間を管理する効果的な方法を見つけることは、生産性と全体的な精神を即座に高めることができます。 1日を整理するためのより良い時間管理ツールを見つけた場合は、以下のコメントでお知らせください。 リモートで作業しながら生産性を維持するためのヒントについては、この記事をご覧ください。