5つの簡単なステップでバーチャルオフィスをセットアップする方法
公開: 2016-05-04
企業は、日常業務の実行を支援するアプリやツールをクラウドに求めるようになっています。 企業がコストを大幅に削減し、従業員が従来の通勤をやめるにつれて、この傾向により、在宅勤務はますます実用的で望ましいものになっています。 Gallupは最近、労働力の約37％が通勤していることを発見しました。これは、人々の働き方に大きな変化があったことを示唆しています。
クラウドベースのソリューションとモバイルデバイスは、リモートワークの生産性を高めることで、デスクや会社のオフィスから労働者を解放しました。 テクノロジーはまた、ビジネスプロセスを高速かつ効率的にするための貴重なツールを提供することにより、スタートアップ、フリーランサー、自営業者に力を与えてきました。 それでも、リモートワーカーには、従来の職場の多くの要素をエミュレートするオフィス環境が必要です。 次の5つのヒントは、あなたのキャリアをサポートするバーチャルオフィスをセットアップする方法を示しています。
1.必要な機器を確保する
リモートワーカーは、成功をサポートするための基本的な機器が必要です。 すべてのリモートワーカーは、インターネット接続を見つけることができる任意の場所から作業できるようにするためにラップトップコンピューターを必要とします。 従業員は自分のコンピューターをクライアントや雇用主のサイトに簡単に持ち運び、ソフトウェアやファイルに一貫してアクセスできるようにします。 十分なメモリとストレージ、高速プロセッサ、内蔵カメラを備えたラップトップを購入して、ビジネスのあらゆる部分を簡単に実行できるようにします。
テレワーカーは仕事をソフトウェアに依存しています。 時間が経つにつれて、開発者はバグを修正し、セキュリティを向上させ、製品に機能を追加するため、生産性を最大化したい人々にとって最新バージョンが必要になります。
モバイルデバイスは、リモートワーカーにとって不可欠な機器としてもランク付けされています。 スマートフォンやタブレットは、ラップトップが実用的ではないと思われる状況で人々をつなぎとめます。 ワーカーは、デバイスをコンピューターと同期して、常にデータにアクセスできるようにすることができます。 クラウドベースのソフトウェアのおかげで、ワーカーはデータの破損やバージョンの競合を引き起こすことを恐れることなく、あるデバイスから別のデバイスにシームレスに移行できます。
リモートワーカーとして、仕事の要件によっては、他の機器が必要になる場合があります。 自宅で仕事をする余裕がある場合は、セットアップしたバーチャルオフィスを補完するために、適切なワークスペースを簡単に調整できます。 一部の在宅勤務者は、仮想オフィスの効率を向上させるために、外部モニター、フルサイズキーボード、マウス、および多機能プリンターを使用しています。
2.接続を維持する
多くのビジネスアプリケーションがクラウドで動作するようになったため、リモートワーカーはこれまで以上に信頼性の高いインターネット接続を必要としています。 ホームオフィスでの高速接続は、ファイルの処理とレコードの更新中に、音声通話とビデオコール、オンライン会議、および会議に十分な帯域幅を確保するのに役立ちます。
モバイルワーカーは、旅行中の使用やホーム接続がダウンしたときのバックアップのために、常にモバイルホットスポットデバイスを手元に用意する必要があります。 スマートフォンのホットスポット機能を使用するか、Verizon Jetpack MiFi 6620L 4G LTEモバイルホットスポット、FreedomPopのOverdrive Pro、Verizon WirelessJetpackMiFiなどの専用ホットスポットデバイスを入手するかを選択できます。
3.適切なコミュニケーションおよびコラボレーションツールを選択する
リモートワーカーは、ワークフローを最適化できるコラボレーションツールとコミュニケーションツールにアクセスできる必要があります。 最新のプロジェクト管理の傾向には、仮想化、デジタル化、リモート接続が含まれるため、仕事の要求に対応するのに役立つツールがあることを確認してください。 重要な通信ツールには、OutlookやGmailなどの電子メールプロバイダー、インスタントメッセージング、VoIPプロバイダーと連携するソフトフォンまたはIP電話端末、およびWebExやGoToMeetingなどのWeb会議が含まれます。
チームとの効果的な連携に役立つコラボレーションツールには、チーム向けのメッセージングアプリであるSlack、企業向けの主要なソーシャルネットワークツールであるYammer、主要なプロジェクト追跡ツールであるAsanaがあります。 WorkflowMaxは、時間の追跡、見積もり、請求、およびレポート作成に役立つオールインワンのジョブ管理ツールを提供します。 適切なツールを自由に使用できるようになると、より速く、よりスマートに作業できることがわかります。
Createlyのようなビジュアルコミュニケーションツールを使用すると、さらに効果的になります。 現在のワークフローにCreatelyを追加する場合は、GoogleドライブとSlackの統合を確認してください。
4.データストレージをクラウドに移動します
これまで、テレワーカーは、さまざまなコンピューター、デバイス、およびポータブルUSBドライブに保存されているファイルを追跡するのに苦労していました。 現在、クラウドベースのファイルストレージにより、ワーカーは任意のコンピューターまたはデバイスからデータにアクセスできます。
適切に利用されたオンラインストレージは、データを保護し、コンピューターとハードドライブの障害によって引き起こされるデータ損失を保護するのに役立ちます。 OneDrive、Dropbox、Google Drive、Boxなどのサービスは、ファイルの保存、共有、整理を簡単にするWebベースのモバイルアプリを提供します。
ただし、クラウドサービスが提供する多くの利点にもかかわらず、従業員は、貴重で機密性の高いビジネスデータのセキュリティを危険にさらすことを避けるために、特定のクラウドストレージのリスクに精通している必要があります。
5.整理された状態で利用可能
締め切りに間に合わなかったり、タスクを忘れたり、予定をスキップしたりすると、テレワーカーとしてのキャリアが損なわれる可能性があります。 あなたは物事を成し遂げる間あなたの時間をうまく管理しなければなりません。 最も重要なことは、クライアントや同僚がアクセスできる状態を維持する必要があることです。 すべての責任を果たすことができるように、タスク、メモ、および予定を整理するためのアプリとツールを使用してみてください。
MyLife Organized、Organizer Pro、MyOrganizer Ultimateなどのソフトウェア製品は、やることリストの作成、計画、目標の設定、連絡先の保存を一元的に行う場所を提供します。 同様に機能するアプリには、Googleカレンダー、Evernote、Trello、Toodledoなどがあります。 選択に関係なく、すべてのデバイスで使用するために情報を同期できるため、重要なタスクや機会を二度と見逃すことはありません。
バーチャルオフィスをセットアップする方法についてのあなたのアイデアを共有してください
バーチャルオフィスを持つリモートワーカーは、雇用環境を変えました。 新しい働き方には職場での対面のコミュニケーションや社会的関係が欠けていますが、在宅勤務者はテクノロジーを活用してそれを補うことができます。 適切な機器、ソフトウェア、オンラインツール、およびアプリがあれば、想像以上に生産性と成功を収めることができます。
著者の経歴：リサマイケルズは、ポートランドのフリーランスのライター、編集者、そして熱心なコンテンツマーケティングコンサルタントです。 自営業者である彼女は、ビジネス界の現在のトレンドを常に把握するために最善を尽くしています。 彼女は自由な時間を新しいレシピを試したり、スカンジナビアの犯罪小説を読んだりしています。 TwitterやLinkedInで彼女と気軽に連絡してください。