Give to Get による革新的なボランティアイベントをどのように実行したか

公開: 2024-04-20

あるボランティアイベントが、一年最大の集まりの開催方法を変えました。そして、私たちはそれをやり遂げることができるかどうか確信がありませんでした。

企業向けの CSR イベントを主催する Give To Get の友人たちの助けを得て、私たちはそれをやり遂げただけでなく、その過程でかなりのヒントやコツを学びました。

そこで、企業寄付プログラムの運営、信頼に基づく慣行の制定、ERG の立ち上げについて学んだ教訓を振り返ったのと同じように、時間をかけて変革を実行するために今日から使えるアドバイスを振り返り、共有したいと考えました。ボランティアプログラム。

革新的なボランティアイベントの概要

セールスキックオフ (SKO) は、社内の人々を集めて一年の調子を決める Submittable の伝統です。 2024 年、ベルビューのオフィスで SKO を開催しました。そして、プレゼンテーション、レポート、セミナーに加えて、ボランティアイベントを追加しました。 Give To Get の協力により、このボランティアイベントは SKO 2024 の中心となり、私たちにとって新たな伝統となる可能性があります。

Submittable のエグゼクティブアシスタントである Katie Fisher は、Give To Get の Linnea Malmstrom と協力してボランティアイベントを企画しました。このイベントでは、ボランティアがウェルスプリング・ファミリー・サービス向けに子供用快適キットを作成しました。これには、ボランティアが作ったテディベアやボランティアからの手書きのメモが含まれていました。

このボランティアイベントは、従業員と経営陣の間で同様に好評でした。これは参加者にとって大きな気分の高揚となり、逸話によると、Submittable でのボランティアイベントへの関心が高まっています。言い換えれば、SKO の基調講演者である Realized Worth の Chris Jarvis 氏が「変革的」と形容するような形で、この経験は従業員の心に残りました。

尋ねると、フィッシャーはこう言いました。今後はすべての SKO の要素となると予想しています。」また、Submittable の従業員がどのように大義を支援し続けることができるかを確認するために、Wellspring Family Services との継続的な関係も模索しています。

1 つの素晴らしいボランティア体験が、当社の年間で最も重要なイベントの計画方法を変えました。しかし、物流という問題がありました。

イベント概要

日時: 2024 年 1 月 10 日
内容:ホームレスの家族が立ち直るのを支援する Wellspring Family Services 用の子供用快適キットを作成します。
方法:ボランティアがテディベアの詰め物をしたり、メモを書いたり、子供用快適キットを組み立てたりするための「組み立てライン」。
結果: 85 人のボランティアが、支援カードやボランティアが自分たちで詰めたテディベアを含む 150 個の子ども快適キットを作成しました。
影響: Submittable と Wellspring Family Services の間に継続的な関係が存在する可能性があります。

（今年は）ほとんど起こらなかった

SKO をまとめるのは膨大な作業です。ボランティアイベントのアイデアは、SKO の詳細の多くが固まった計画プロセスの後半に、ある従業員から生まれました。 Give To Get のおかげでフィッシャーの企画がこれほど簡単になっていなかったら、SKO にボランティアイベントの追加を開始するのは 2025 年まで待っていた可能性があります。

「管理上の負担のため、すぐには参加できませんでした」とフィッシャー氏は言います。彼女は、SKO 計画チームが非常に迅速に回答する必要がある多くの質問が生じたと言いました。

どの非営利団体ですか?
非営利団体はシアトル地域のどこにありますか?
どうすればそこに人を集めることができるでしょうか？
非営利団体には従業員全員が利用できる設備がありますか?
従業員も現れるのでしょうか？

フィッシャー氏はこれらの疑問を簡潔に次のようにまとめています。「非営利団体に行かなければならなかったとしたら、このようなことは起こらなかったでしょう。」物流は非常に困難で、これほど短期間で理解することはできませんでした。

Give To Get の Linnea Malmstrom のチームに参加してください。彼らは「私たちがあなたのところに行きます」というアプローチをとり、フィッシャーと彼女のチームが抱いていた懸念の多くを回避しました。 Give To Get の協力を得て、フィッシャーさんは承認を得て、ボランティアイベントを議題に組み入れました。

革新的なボランティアイベントの運営について学んだこと

このボランティアイベントを運営する過程で、フィッシャーは、ほとんどの CSR 実践者が経験すること、つまり人々が実際に参加してくれるかどうかの不安から経営陣の賛同を得るまで、あらゆることについて多くのことを学びました。彼女が学んだ教訓をいくつか紹介します。

ちょっとした手助けがみんなを助ける

マルムストロム氏のチームは、SubmittableとWellspring Family Services の両方に代わって物流業務の大部分を引き受け、多忙な 2 つのチームの間に切望されていた橋渡し役としての役割を果たしました。

この帯域幅により、フィッシャーはコミュニケーション戦略と参加促進に集中することができました。一方、Wellspring Family Services は、ほとんど何もする必要がありませんでした。翌日、彼らは何の努力もせずに子供用快適キットを受け取りました。

このシンプルさにより、継続的な非営利団体と企業のパートナーシップのための優れた基盤が生まれました。フィッシャー氏は、これがSubmittableとWellspring Family Servicesの間の継続的な関係の始まりとなる可能性があると述べている。

ポイント:忙しい場合は、ボランティアのイベント計画サービスに助けを求めても問題ありません (シームレスな体験を経て、Give To Get をお勧めします)。実際、この支援は、関係者全員にとってイベントを成功させるための鍵となる可能性があります。

本当のイベントにする

フィッシャーはGive To Getと協力して、水曜日にSKOの真ん中でその週の目玉となるボランティアイベントをスケジュール設定した。彼女はまた、その夜にすでに計画されていたチームのハッピーアワーとディナーにそれを組み込んだ。必然的に今週のイベントになるようにイベントをスケジュールすることで、イベントが人々の心に残るようになりました。

中心的なタイミングにより、ボランティアイベントは SKO 週全体のアンカーとなりました。全員が到着するボランティアイベント前の段階と、全員が SKO に定着し、共通の経験を通じて絆を結ぶボランティアイベント後の段階がありました。

ボランティアイベントを、人々がすでに期待し楽しみにしていたイベント (チームハッピーアワーとディナー) と組み合わせることで、フィッシャーさんはイベントに関するコミュニケーションに前向きなトーンを設定することができました。彼女はそれを「私たちがやっているこの素晴らしいことを見てください！」と表現しています。「参加してくれませんか？」ではなく、一種のメッセージです。

また、ボランティアイベントをその週のイベントにすることで、コミュニケーションに安心感や軽いFOMO（逃すことへの恐怖）を含めることもできます。 Submittable の最高収益責任者である Brady Meltzer が SKO ウィークを主催します。ボランティアイベントに向けたプレゼンテーションで、彼は「一人じゃないよ、みんなで行くよ」と「行かないと本当に損するよ！」の両方のバリエーションを言うことができました。楽しくなるよ！"

教訓:イベントを人々の心に留めておくには、それを真のイベント、つまり本当に楽しみにすべきものに変えてください。

経営幹部がイエスと言いやすくする

ボランティアイベント (そして実際には、彼らの意見が必要なものすべて) に対する幹部の賛同は、彼らができるだけ簡単に「イエス」と言えるようにするあなたの能力にかかっています。このボランティアイベントの場合、フィッシャーは Give To Get と協力して、メルツァーや他の幹部が簡単にイエスと言えるようにしました。

予算バケットを作成する

可能であれば、イベントの費用を既存の取り組みに組み込んでください。これにより、予算に関する懸念を回避できます。これは、時間がなく、財務チームが数字を計算するのを待ちたくない場合に重要です。

フィッシャー氏は、「管理費は既存の SKO 予算で賄った」と述べ、「実際の寄付資料の費用は Submittable の年間寄付予算で賄った」と述べた。年間寄付予算は、Submittable Gives プログラムを通じて事前に割り当てられます。

物流上の懸念を事前に解決

上で説明したように、Give To Get には、FIsher のロジスティックに関する難しい質問に対するすべての答えがありました。メルツァーもフィッシャーと同じ疑問を抱いていましたが、明確な計画を提供してくれるパートナーの存在が、メルツァーの懸念を和らげるのに役立ちました。

ポジティブなものを自分のものにしてあげましょう

メルツァーは最終的にボランティアイベントの主な発起人となり、毎日のリマインドからイベントの椅子に立ってキックオフするまで、あらゆることを行いました。これは、部分的には、ボランティアイベントと SKO 2024 のテーマ「Be the Difference」との一致から生じたものである。 SKO 週の全体的なメッセージを浸透させるには、ボランティア活動が明白な方法であることは彼にとって明らかでした。

この調整により、ボランティアが興奮する真にポジティブなイベントに対する当事者意識を生み出すことができました。そして、この当事者意識は他の幹部にも伝染する可能性があります。組み立てラインを通った最初のグループは幹部スタッフで、夜の雰囲気を決めていました。

要点:経営幹部が強調する必要がある詳細が少なければ少ないほど、アイデアに賛同し、最終的にはイベントの成功に貢献する可能性が高くなります。

参加を非常に簡単にする

参加者は、企業のボランティアイベントの詳細を気にする必要はありません。ここでは、マルムストローム率いる Give To Get チームがどのように私たちと協力して参加者の負担を軽減し、ボランティアがテディベアの詰め物やメモ書きに集中できるように支援したかを紹介します。

交通機関

このボランティアイベントは、その日の会談終了直後、数ブロック離れたレストランで開催された。オフィスやホテルからは歩いてすぐの距離でしたが、後でバスに乗ったり、イベントに自力で行かなければならない可能性があったのとは対照的です。 Give To Get が会場と調整し、レストラン内のすべてをセットアップします。ボランティアがしなければならなかったのは、歩いて渡って行くことだけだった。

クリアステップ

Give To Get は、人々が従うための明確な段階を備えた組立ラインを作成しました。イベントがどのように準備されているかを見ただけで、誰もが事前に自分たちに何が期待されているかを知っていました。これにより、ボランティア活動が迅速かつ簡単になりました。次に何をすべきか、どこへ行くべきか、あるいはなぜそうするのかという疑問はまったくありませんでした。

プロンプト

子ども用快適キットの一部は、ボランティアからの手書きのメモでした。ボランティアがメモに何を書いたらよいか迷った場合、Give To Get は、彼らを助けるためのプロンプトと提案を提供しました。マルムストローム氏のチームも、アイデアのブレインストーミングを手伝ってくれました。

即時性

Give To Get では、子供用快適キットの翌日配達を手配します。この迅速な対応により、ボランティアは自分たちの仕事の影響を実感することができました。彼らが詰めたテディベアは、しばらく棚の上に置かれることはなく、翌朝には子供たちの腕の中に収まっていました。

さらに、Give To Get はイベントの 2 日後に影響レポートを提供し、ボランティアの行動が真の影響を及ぼしたことがさらに証明されました。

詳細については中央デジタルホーム

私たちは、登録プロセスとイベントのすべての詳細を収容するために、独自のプラットフォームである Volunteer from Submittable を使用しました。 Volunteer は、ボランティアがイベントを検索したり、そのイベントの詳細を検索したりするための中心的な場所を提供します。また、従業員リソースグループ (ERG) のメンバーなど一部の従業員は、独自のイベントを作成することもできます。

ボランティアについて詳しくは、こちらをご覧ください。また、毎月開催されるライブデモシリーズにもご興味があるかもしれません。このデモでは、製品のツアーをご案内し、質問する機会が提供されます。

要点:ボランティアを容易にするためには、Give To Get のような優れたパートナーと、Volunteer from Submittable のような優れたテクノロジーが必要です。

最初から最後まで素晴らしい感触

注目を集めるイベントへのストレスの多い追加物であったかもしれないものが、関係者全員に温かくふわっとした感情を与える新しい伝統へと変わりました。 Give To Get の友人のおかげで、最初は「どうやってこれをやり遂げるの？」という気持ちになりました。すぐに期待に変わりました。そして、イベント後の輝きは本物でした。私たちは今日もそれを感じています。

Give To Get について詳しくは、こちらをご覧ください。彼らは、このような急な通知でこのイベントをまとめるのに尽力してくれました。
私たちは変革的なボランティアイベントについて多くのことを書いたり考えたりしており、あなたが独自のイベントを作成できるよう支援することを目指しています。私たちは、参加者の負担を軽減し、本当に思い出に残る体験を作ることに集中できるように設計された CSR ツールを作成しています。詳細については、今すぐデモをスケジュールしてください。

Give to Get による革新的なボランティア イベントをどのように実行したか

革新的なボランティア イベントの概要