プロジェクトミーティングの種類 | #33 プロジェクト管理を始める
公開: 2023-02-09キックオフとクロージング、対決と交渉、日常と管理…参加者、期間、議題が異なります。 ただし、すべてのプロジェクト会議には共通点が 1 つあります。会議では、プロジェクトに関係する人々が問題や結果を提示し、タスクの実装について一緒に議論します。
プロジェクト会議の種類 – 目次:
- 序章
- 計画
- 解決策を探しています
- 意思決定
- 結果の制御
- 活動のまとめ
- まとめ
序章
PMBOK は、効率的なプロジェクト管理に不可欠な 16 種類の会議を識別します。 それぞれに特定の目的と、会議を開催するために必要な参加者のリストがあります。 すべての種類を列挙するのではなく、これらの基本的な種類に焦点を当てて、「なぜ会議が開催されるのか」という質問に答えます。
会議は時間の無駄と結び付けられることが非常に多いですが、設計上、会議はプロジェクトの重要な部分であり、不可欠なコミュニケーション ツールです。 それでも、これが事実であるためには、参加者は会議の目的と、理想的には議題を知る必要があります。 また、その円滑な運営の責任者も必要です。 今日は、会議の種類を目的別に見てみましょう。
計画
プロジェクトのタスク計画は、チームがプロジェクトの目標と目的について話し合うキックオフ ミーティングと定期的なミーティングの目的です。
キックオフ ミーティングは、プロジェクト、そのフェーズ、または特定のイテレーションの開始時に開催されます。 すべてのチーム メンバーと主要な利害関係者が参加し、その主要なコンポーネントは次のとおりです。
- お互いやチームメンバーを知り、
- 期待値の設定
- 計画 – 最初の行動計画を立てる。
よく行われたキックオフ ミーティングから、すべての参加者は、プロジェクトを開始する動機と明確な理解をもたらす必要があります。
- プロジェクトの目的、
- それらにかけられた期待、
- 利用可能なリソースとその使用方法、
- プロジェクトにおける役割と責任の分担、
- プロジェクトの期間と範囲、
- 彼らが始めるべきタスク。
次のキックオフ ミーティングと計画ミーティングでは、プロジェクト計画がその実施状況に合わせて徐々に調整されます。 チームは、より詳細なタスクを計画して、目標とそれを達成する方法を定義します。 したがって、それは解決策を見つけることにも取り組んでいます。
解決策を探しています
プロジェクトの実施中に発生する問題に対処する方法を見つけることは、一般的なブレインストーミングと詳細な問題会議の目標です。
ブレーンストーミングの目的は、問題や課題に対する多数のアイデアと潜在的な解決策を生み出すことです。 通常は、プロジェクト チーム メンバーのみが関与し、場合によっては関係者を招待します。 多くの場合、早口で大声で話すのが好きな人を好むと批判されますが、静かな雰囲気の中で話し合うことができる多くのアイデアを生み出すための優れたツールです。
問題解決会議は、ブレインストーミング セッションの自然な続きです。 ここでは、より正確でバランスの取れた決定を下せるように、解決策について詳しく説明します。
意思決定
意思決定会議は、利用可能なオプションについて話し合い、特定の行動について合意に達するために行われます。 目標の実施に関するものであれば、プロジェクト チームのみが参加します。 一方、決定が重大な意味を持つ問題に関するものである場合、主要な利害関係者もそれに注意を払います。
重要な決定は、運営委員会である「サミット」会議で行われます。 PMBOKはそれを「上級利害関係者がプロジェクトチームに方向性とサポートを提供し、プロジェクトチームの権限外で決定を下す会議」と定義しています。
結果の制御
プロジェクトの成果を共有・分析する会議を定期的に開催しています。 それらは「ステータス更新ミーティング」または単に「ステータス ミーティング」と呼ばれます。 チームの機能における好ましくない変化を迅速に特定し、新たなリスクに対応することを可能にします。
活動のまとめ
ふりかえりと呼ばれる集まりでは、アクティビティの周期的な要約が行われます。 マイルストーンに到達したときなど、プロジェクトの各重要な段階の終わりに開催されます。 彼らの目的は、実行されたタスクとチームメンバーが協力する方法についてチームと一緒に検討することです。
ふりかえりに加えて、PMBOKは「教訓」と呼ばれる過去の活動から教訓を学ぶことを目的とした興味深いタイプの会議について言及しています。 プロジェクト全体またはその選択されたフェーズから得られた教訓を要約して共有するために使用されます。 その結果、犯した過ちに対する意識を高め、グッドプラクティスを一貫して適用することで、プロジェクトチームのパフォーマンスが向上するはずです。 もっとうまく解決できたはずのチーム内の状況について話し合うために、「教訓」ミーティングを手配することができます。 ただし、ほとんどの場合、チームが繰り返したいと思っている成功と、非常に良い結果をもたらしたソリューションに専念しています。
まとめ
プロジェクト会議の主な目的は次のとおりです。
- コミュニケーションを促進し、
- 問題解決、
- 意思決定、および
- プロジェクト作業の進捗状況を追跡します。
それらの効果の鍵は透明性です。 各プロジェクト会議には、明確な目的、議題、および参加者のリストが必要です。また、可能であれば、円滑かつ効率的に進行するのに役立つファシリテーターが必要です。
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作者: キャロライン・ベッカー
プロジェクト マネージャーとして、Caroline は、最適なワークフローを設計し、プロセスを最適化するための新しい方法を見つける専門家です。 彼女の組織力と時間的プレッシャーの下で働く能力により、彼女は複雑なプロジェクトを実現するのに最適な人物となっています。
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