リモートコラボレーションを強化するためにCreatelyを使用できる4つの方法

最高のコラボレーションセッションは、多くの場合、ホワイトボードの周りで行われます。 考えを言葉で書き留めたり、ビジュアルや図でスケッチしたりすることで、よりよく考え、アイデアを生み出し、より早く革新することができます。

しかし、少なくともCOVID-19が完全に根絶されるまで、チームが会議室のホワイトボードの周りに集まってアイデアを吐き出す時代は一時的に終わりました。 そして、ほとんどのチームが後者の原因をサポートするために自宅で作業している一方で、デジタルまたはオンラインのホワイトボードは彼らにとって不可欠なツールになっています。

この投稿では、リアルタイムコラボレーション用のビジュアルワークスペース/オンラインホワイトボードであるCreatelyを使用して、ビジュアルコラボレーションを通じてリモートチームのワークフローを改善する方法を紹介します。

リモートチームにとってのビジュアルコラボレーションの重要性

コラボレーションに関しては、プロセスを容易にするための多くの方法とツールがあります。 ただし、視覚的な手段によるコラボレーションは、いくつかの理由で際立っています。

• 私たちの脳は、音声やテキストよりも速く視覚を把握することができます。 何かをすばやく明確にしたい場合は、図、チャート、またはスケッチの形式のビジュアルを添えてください。
• 言語の壁を克服するのに役立ちます。 誰もが絵や図を理解し、複雑なアイデアをビジュアルで分解することで、話す言語に関係なく、誰もがそれをより速く消化するのに役立ちます。
• ディスカッション、会議、および計画セッションに構造を提供します。 マインドマップ、UIモックアップ、ユースケース図、またはフローチャートを使用してアイデア、設計、システム、またはプロセスをスケッチすると、技術的な知識がほとんどない人でも、誰でも理解できる恐ろしい形が抽象的になります。
• それは記憶を強化します。 何かを聞くと、その10％しか覚えていない傾向がありますが、視覚的なものを伴うと、65％の情報を覚えている可能性があります。
• それは想像力を刺激し、それゆえイノベーションを刺激します。 新しいアイデアをより早く生み出したいですか？ マインドマップから始めます。 思考の自由な流れを捉え、意味のある方法でアイデアを整理するのに役立ちます。
• 全体像の共通理解を構築するのに役立ちます。 誰もが共有スペースでアイデアを引き出すことに貢献するとき、それは彼らのビジョンとコンセプトの知識を一致させるのに役立ちます。
• 参加とエンゲージメントを高めます。 オンラインホワイトボードを使用すると、全員が同じスペースにアクセスできるため、視覚的な手段で自由に自分を表現できます。

Createlyを使用してリモートコラボレーションを強化する方法

コラボレーションのためのビジュアルワークスペースとして、Createlyは、リモートチームによる効率を高めるためにさまざまな方法で使用できます。

ブレーンストーミングとアイデア開発

オフィスでは、ブレーンストーミングセッションは通常ホワイトボードの前で行われます。 リモートチームは、主にビデオ会議またはチャットプラットフォームを使用してこれを行います。

オンラインキャンバスは、上記のどの方法よりもはるかにブレインストーミングに適しています。 全員が同じスペースにアクセスできるため、アイデアをリアルタイムで共有して話し合うことができます。

Createlyを使用すると、アプリ自体の中でビデオハングアウトを開始し、セッション中にチームがキャンバスにアイデアを追加するのを見ることができます。 Createlyでの効果的なブレーンストーミングセッションについては、

• ドキュメントを作成し、名前を付けて、共同編集者を追加します
• 以下のような既成のテンプレートから始めます。

• ファシリテーターを割り当てて、図を作成し、キャンバスに配置されたアイデアを整理します
• さまざまな人々によって追加されたアイデアを強調するために、図を色分けします
• 同じキャンバスを使用して、収集したアイデアについて話し合い、最終決定し、優先順位を付けます
• コメントを使用して、後で地図を参照する人のためにメモを追加します
• Slackでドキュメントのリンクを共有して、誰でも図にすばやくアクセスできるようにします

その他のリソース

オンラインでブレインストーミングする方法に関するエッセンシャルガイド

本質的な視覚的ブレーンストーミング技術の究極のリスト

スプリント計画

ホワイトボードは、スプリント計画会議に不可欠です。 また、幸いなことに、オンラインホワイトボードが利用できるため、自宅で作業しているチームは、同じ部屋にいるかのようにセッションを実行できます。

Createlyをスプリント計画に効果的に使用するには

• 各セッションの前にテンプレートを用意し、スプリント計画チームの他のメンバーと共有します。 以下のリソースで利用可能な既成のテンプレートを使用することもできます。
• テンプレートを処理および更新する指定の担当者を割り当てます

その他のリソース

ホームチームからの作業によるスプリント計画の基本ガイド

スクラムの究極の初心者向けガイド

オンラインミーティングとワークショップ

組み込みのビデオ会議、無限のキャンバス、リアルタイムコラボレーション、および編集可能なテンプレートの範囲により、Createlyは、オンライン会議またはワークショップを実行するプロセス全体をサポートできます。

Createlyオンライン会議のベストプラクティスには、次のものがあります。

• 会議やワークショップの前に、テンプレートを準備してチームと共有します

• それらの使用方法に関するガイドラインを明確にします。 テンプレート自体にセクションを追加することも、個別に追加することもできます
• 簡単にアクセスできるようにするには、そこからアクセス許可を制御できるCreatelyGoogleDrive統合を使用してそれらを作成します。 または、関連するSlackチャネルで編集可能なリンクを共有します。

その他のリソース

生産的なリモート会議を実行する方法

プロジェクト計画

開発、設計、またはマーケティングプロジェクトのいずれであっても、Createlyを使用して、関連するツールを使用して共同作業を行うことができます。

Createlyは、フローチャート、ガントチャート、UMLダイアグラム、UIモックアップ、ワイヤーフレーム、マインドマップなど、50以上のダイアグラムタイプへのアクセスを提供します。また、事前に作成されたテンプレートは、プロジェクトチャーターから人気のあるマーケティングモデルまでの幅広いシナリオをカバーします。

• すべての計画会議にチームを参加させます。 プロジェクト計画のビジュアルガイドにリストされているCreatelyプロジェクト計画テンプレートを組み込むことにより、それらの入力を効果的に取り込むことができます。
• Createlyでチームと共有する別のフォルダーを作成し、プロジェクト関連のすべてのドキュメントをそのフォルダーに移動します。 これにより、すべてのリソースを共有の場所に保持できます。
• ガントチャートまたはプロジェクトのタイムラインを使用して、タスク/プロジェクトの進捗状況をマークします。 ドキュメントを定期的に更新する責任を誰かに割り当てます。
• 関連するCreatelyドキュメントへのレビューのみのリンクを関係者に送信して、関係者と進捗状況を共有します

その他のリソース

プロジェクトをリモートで効果的に管理する方法

効果的なプロジェクトタイムラインを作成するための簡単なガイド 

成功するプロジェクト憲章を作成するための簡単なガイド

プロジェクト管理ライフサイクルのフェーズを理解する

ビジュアルコラボレーションについてどう思いますか

ビジュアルはすべてをより良くします。 Createlyはこれをすでに確立していると思います。 問題は、視覚的なコラボレーションをどのように組み込んで、自分の仕事を改善するかです。

Createlyを日常のタスクに組み込んでみて、ワークフローの改善にどのように役立つかを確認してください。 以下のコメントセクションであなたの経験を教えてください。

この投稿は、Createlyの一連の在宅勤務のヒントとベストプラクティスの一部です。 その他のトピックは次のとおりです

• チームとして自宅で作業するための実用的なガイド
• オンラインでブレインストーミングする方法に関するエッセンシャルガイド
• ホームチームのコラボレーションを改善する方法
• リモートインタビューを成功させるための究極のガイド
• リモート従業員のオンボーディングのベストプラクティス
• ホームチームから作業するための5つの強力なコラボレーションツール
• リモート従業員をトレーニングする方法| ベストプラクティスとツール
• リモートチーム管理のマネージャーガイド
• WFHバーンアウトを回避する方法：原因と予防
• 在宅勤務者から作業するための重要なサイバーセキュリティのヒント