重要なプロジェクト管理 KPI 指標とは何ですか

今日のダイナミックなビジネス環境では、組織の目標を達成するには効果的なプロジェクト管理が不可欠です。 主要業績評価指標 (KPI) を理解し、活用することは、プロジェクトの成功に不可欠です。

進捗状況の測定から改善領域の特定まで、KPI 指標は重要な役割を果たします。 この記事では、プロジェクト管理の重要な KPI 指標の重要性について説明し、プロジェクトのパフォーマンスを向上させ、全体的な成功を促進できる洞察を提供します。

簡単に言えば、プロジェクト管理の主要業績評価指標 (KPI) は、プロジェクトのパフォーマンスと進捗状況のさまざまな側面を評価するために使用される定量化可能な指標です。 これらは達成度の測定に役立ち、スケジュールの順守、予算管理、品質、関係者の満足度、リスク管理、リソースの利用状況などに関連する指標が含まれます。

一般的なプロジェクト管理 KPI には、スケジュール差異、コストパフォーマンス指数、顧客満足度スコア、リソース使用率などが含まれます。 プロジェクトの KPI は、プロジェクト マネージャーや関係者がプロジェクトの成功と効率を測定し、改善すべき領域を特定し、プロジェクトのライフサイクル全体を通じてデータに基づいた意思決定を行うのに役立ちます。

プロジェクトの主要業績評価指標 (KPI) とは何ですか?

KPIはプロジェクト管理におけるKey Performance Indicatorsの略です。 これは、設定された目標を達成する際のチームのパフォーマンスの有効性を測定または測定するために使用される特定の指標を指します。

これらの KPI は通常、プロジェクトの初期段階で定義され、組織のプロジェクト全体のビジョンと一致し、部門を超えたチームワークを促進します。

各チームには独自の一連の責任がありますが、全員が個別に KPI に貢献します。 プロジェクト管理における KPI の役割を理解すると、チームの相乗効果の開発が促進され、企業プロジェクトの全体的な成功を監視するフレームワークが提供されます。

KPI は通常、次の 4 つのカテゴリに分類されます。

• 適時性:プロジェクトが計画された期間内に完了しているかどうかを評価します。 そうでない場合は、スケジュールからどこが逸脱したかを追跡し、新たな完了予定日の確立に向けて取り組むことが重要です。
• 予算:このカテゴリは、プロジェクトが割り当てられた予算内に収まっているか、予算を超えているか、または事前に定義された予算の制約に従っているかどうかを監視することに重点を置いています。
• 品質:ここでの評価は、プロジェクトが予想どおりに進んでいるか、高水準の品質を維持しているか、関係者全員と関係者チームの期待に応えているかどうかに焦点を当てます。
• 有効性:このカテゴリには、時間と資金の両方が効果的に活用されていることを確認することにより、プロジェクトが効率的に管理されているかどうかを評価することが含まれます。

これらの KPI を理解し、効果的に活用することで、プロジェクト管理チームはアプローチを合理化し、プロジェクトの確実な実施を成功させることができます。

プロジェクト KPI を効率的に作成および使用するにはどうすればよいですか?

プロジェクト管理 KPI を生産的に作成して使用するには、KPI がプロジェクトの目標と一致し、プロジェクトのライフサイクル全体にわたって効果的に活用されるようにするための体系的なアプローチが必要です。 プロジェクト KPI を作成して生産的に使用する手順は次のとおりです。

• KPI を明確に定義します。KPIが SMART (具体的、測定可能、達成可能、関連性があり、期限が定められている)であることを確認します。 たとえば、さまざまな質の高い住宅オプションを提供するという地方自治体の戦略目標は、公共のニーズを満たすために年間 1,000 棟の既存建造物を改修するという目標を掲げ、手頃な価格の住宅ユニットの数を増やすことで測ることができます。
• 目的を持って測定値を選択する:多くの組織は、事前に定義された目標との関連性を考慮せずに、複数の測定値を追跡しています。 目標に直接一致するいくつかの主要な対策に焦点を当てることが重要です。 特定の KPI が重要であると正当化できない場合は、不必要な報告作業や情報過多を避けるために再検討する必要があります。
• KPI には常に明確な目標を設定します。各 KPI に目標を割り当てると、測定と評価の基礎が得られます。 新しい取り組みであっても、目標設定に関して情報に基づいた意思決定を行うために、過去のデータや業界調査を使用できます。
• KPI を破棄するタイミングを認識する: KPI が意思決定に影響を与えていない、または組織戦略に貢献していない場合は、追跡する努力の価値がない可能性があります。 各 KPI が提供する価値を定期的に評価し、必要に応じて調整して、その関連性と有効性を確保することが重要です。

これらの手順に従うことで、プロジェクト マネージャーと関係者はプロジェクト KPI を作成して効果的に使用し、生産性を向上させ、成功を測定し、プロジェクトの目標を達成できます。

マネージャーが考慮すべき 15 の重要なプロジェクト管理 KPI 指標

• 計画値
• 実費
• 獲得価値
• 投資収益率 (ROI)
• コスト差異
• コストパフォーマンス指数（CPI）
• プロセス管理のコスト
• 計画労働時間と実際の労働時間
• 期限を過ぎたプロジェクトタスク/期限を過ぎた
• スケジュールの差異
• 逃したマイルストーン
• スケジュールパフォーマンスインデックス
• 完了したタスクの割合
• リソースの活用
• 予定通りに完了したプロジェクトの割合

ここでは、プロジェクト マネージャーが KPI を監視し、プロジェクトから重要なことを学ぶのに役立つ、最適なプロジェクト管理 KPI メトリクスまたはプロジェクト パフォーマンス指標をいくつか紹介します。 これらには次のものが含まれます。

1. 計画値:計画値 (PV) プロジェクト KPI 、またはスケジュールされた作業の予算コスト (BCWS) は、レポート日におけるスケジュールされたプロジェクト活動の推定コストを表します。 計画値を他のプロジェクトの KPI と比較することで、プロジェクトが予定より進んでいるか、予算を超過しているかを分析できます。

PV は、予定されているプロジェクト時間と予算完了率に基づいた式を使用して導き出すことができます。 たとえば、計画予算が 10,000 米ドルの 1 年プロジェクトの場合、予定通りであれば 9 か月後の計画価値は 2,500 米ドル (総予算の 25%) になります。 この金額を超える実際コストは、実際コストが計画値よりも高いことを示します。

2. 実際のコスト:実際のコスト (AC) プロジェクト KPI は、実際の作業実行コスト (ACWP)とも呼ばれ、現在までのプロジェクトの総支出を表します。 実際のコストを計算するための特定の計算式はありません。 むしろ、プロジェクトに関連して発生したすべての費用を合計することが含まれます。 プロジェクトの予算は計画された時間に基づいているため、タスクに費やされた時間は、給与やリソースに費やされる実際のコストを決定するために利用されます。

3. アーンド バリュー:アーンド バリュー (EV) プロジェクト KPI メトリクスは、予算実行作業コスト (BCWP) とも呼ばれ、指定された日付までに完了したプロジェクト アクティビティに割り当てられた予算を表示し、進捗状況と対応する予算の使用状況を示します。

すべてのプロジェクトのパフォーマンスに対して複数の KPI ダッシュボードと概要ダッシュボードを利用することは、複数のプロジェクトを効率的に管理する上で有益であることがわかります。 さらに、プロジェクト追跡ダッシュボードに高度なプロジェクト KPI を組み込むことで、効果的な管理に不可欠なプロジェクトとビジネスのパフォーマンスの包括的な概要が提供されます。

4. 投資収益率:投資収益率 (ROI) は、プロジェクトの収益性を測定し、その利益をコストと比較します。 一部のプロジェクトでは利益を生み出すまでに時間がかかる場合があるため、すべてのプロジェクトがすぐにプラスの ROI をもたらすわけではないことを認識することが重要です。 プロジェクトの実際コストや収益価値などの測定可能なコンポーネントを使用して、プロジェクト KPI ダッシュボードで ROI メトリクスを導き出すことが不可欠です。

5. コスト差異:コスト差異 (CV) はプロジェクトの経費を測定し、推定プロジェクトコストが計画ベースラインから逸脱しているかどうかを判断します。 特定の時点での計画予算と実際の予算を比較することで、コスト差異を計算して、プロジェクトが承認された予算を上回っているか下回っているかを評価できます。

この分析は、予算の順守を監視し、承認された予算からの逸脱を特定するために非常に重要です。

6. コストパフォーマンス指数:コストパフォーマンス指数 (CPI) は、プロジェクトが遅れているか進んでいるかを示すことで、プロジェクトのスケジュール状況を判断するのに役立ちます。 これは、タスクの完了に発生した実際の費用に対する計画された予算の比率として計算されます。 この指標はプロジェクトのコスト効率の尺度として機能し、完了した作業の相対的な価値についての洞察を提供します。

7. プロセス管理のコスト:プロジェクトの監督と管理に割り当てられた時間とリソースを監視するために、プロジェクト ダッシュボードに「プロセス管理のコスト」メトリックを含めます。 管理コストが高い場合はプロジェクト管理が非効率であることを示し、コストが低すぎる場合はチームの組織が不十分であることを示します。

チームがプロジェクトの会議や調整作業に時間を割くのは一般的です。 プロジェクト マネージャーの作業負荷を軽減し、毎週の時間を節約するには、自動請求書発行および時間請求ソフトウェアの導入を検討してください。

8. 計画作業時間と実際の状況:計画作業時間を実際の状況と比較すると、プロジェクト プロセスに費やされる予定時間と実際の時間との差異を把握できます。 さまざまな時間枠やプロジェクトのフェーズにわたってこの指標を評価することは重要です。

実際の時間が計画時間を大幅に超える場合は、プロジェクト スケジュールの再見積もりが必要になります。 作業スケジューリングおよびプロジェクト計画ソフトウェアを活用すると、プロジェクトを整理し、期限を効果的に守るのに役立ちます。

9. 期限超過のプロジェクト タスク/期限超過: 「期限超過のプロジェクト タスク」メトリクスをプロジェクト追跡ダッシュボードに組み込んで、期限超過のプロジェクト アクティビティの数を監視します。 この KPI は、完了したすべてのプロジェクト アクティビティに対する、期限を過ぎたタスクの割合を計算します。

期限を過ぎたタスクの割合が高いということは、プロジェクトのスケジュールを再評価し、新しい貢献者の参加を検討する必要があることを示しています。

10. スケジュール差異:スケジュール差異 (SV) は、プロジェクトが計画された予算とスケジュールより進んでいるか遅れているかを示します。 これは、プロジェクトの計画価値から達成価値を差し引くことによって導出されます。 基本的に、SV には、実際に費やした時間と予算から、当初計画した時間と予算を差し引くことが含まれます。

マイナスの結果は、計画を上回って達成し、残りのタスクに対してより多くの予算が残っていることを意味します。

11. マイルストーンの欠落:プロジェクトのダッシュボードの一般的な指標であるマイルストーンの遅延は、過大評価が原因でスケジュールが遅れているか、それとも一貫してマイルストーンを達成しているかどうかを明らかにします。 長期プロジェクトでは時々の遅延は許容されますが、頻繁に発生するパターンはプロジェクト プロセス全体の見直しの必要性を示しています。

12. スケジュール パフォーマンス インデックス:スケジュール パフォーマンス インデックス (SPI) は、プロジェクトが計画スケジュール (通常は 1 に近い) より進んでいるか遅れているかを示します。

これは達成価値 (EV)を計画価値 (PV)で割ることによって計算され、結果が 1 より小さい場合は遅延の可能性を示し、1 より大きい場合はプロジェクトが予定より進んでいることを示します。 この KPI は、プロジェクトのスケジュール効率と計画されたタイムラインの順守についての洞察を提供します。

13. 完了したタスクの割合:プロジェクトのパフォーマンスを迅速に要約するには、完了したタスクの割合を示す KPI を確立します。 プロジェクトの各アクティビティの計画時間を入力して正確さを確保し、プロジェクトの現在のフェーズについての洞察を提供します。

このアプローチでは、タスクの数ではなく費やした時間に基づいて、タスク完了の進行状況をより正確に表示します。

14. リソース使用率:リソース使用率は、請求可能なアクティビティと請求不可なアクティビティの作業時間を測定することにより、チームの生産性のスナップショットを提供します。 これは、会議やスケジュール設定などの請求対象外のアクティビティと比較して、請求対象のプロジェクト タスクにどれだけの時間が割り当てられているかを明らかにするため、複数のクライアントと連携している組織にとって特に重要です。 この KPI は、チーム メンバーの時間の有効活用と全体的な作業効率についての洞察を提供します。

15. 予定どおりに完了したプロジェクトの割合: 「スケジュールまたは時間どおりに完了したプロジェクトの割合」KPI は、複数のプロジェクトを管理するために不可欠です。 これは、期限内に完了したプロジェクトと期限を過ぎたプロジェクトの割合を反映しています。 この割合を 80% 以上に維持することが重要であり、これを下回ると、新しいチーム メンバーを雇用するか、引き受けるプロジェクトの数を減らす必要があります。

プロジェクト管理に KPI を使用する理由

プロジェクト管理に主要業績評価指標 (KPI) を使用すると、責任の割り当て、意思決定、パフォーマンスの測定、問題の特定など、いくつかの利点が得られます。 以下で詳しく読んでみましょう。

• パフォーマンスの測定: KPI は、進捗、パフォーマンス、成功を評価するための定量化可能な指標を提供し、関係者がプロジェクトと戦略目標の整合性を追跡できるようにします。
• 意思決定:これらはデータに基づいた洞察を提供し、情報に基づいた意思決定を可能にし、プロジェクト マネージャーが改善すべき重要なパフォーマンス領域を特定し、リソースを効果的に割り当てます。
• 説明責任: KPI は、測定可能な目標を設定し、プロジェクト チームのメンバー間で責任と透明性の文化を促進することにより、明確な説明責任を割り当てます。
• 問題の早期特定: KPI を監視することで、プロジェクト マネージャーはすべての潜在的な問題やリスクを簡単に特定でき、その影響を軽減するための積極的な介入が可能になります。
• 利害関係者のコミュニケーション: KPI は、プロジェクトのパフォーマンスと成功の客観的な尺度を提供することで、利害関係者との透明性のある効果的なコミュニケーションを促進します。
• 継続的な改善:定期的な KPI 評価により、継続的な改善に重点を置き、プロセス、パフォーマンス、成果の強化を推進します。
• 目標の調整:プロジェクトの活動を組織の目標に合わせて調整し、プロジェクトの取り組みがより広範な戦略目標に確実に貢献できるようにします。

要約すると、プロジェクト管理で KPI を使用すると、プロジェクトのパフォーマンスを監視、評価、強化するための構造化されたアプローチが提供され、最終的にはプロジェクトの成功に貢献します。

プロジェクト管理 KPI の種類

以下は、プロジェクトの監視と実行の合理化を促進する、プロジェクト管理における主要業績評価指標の例の一部です。 さまざまなプロジェクト管理 KPI の例は次のとおりです。

• 運用/戦略またはプロセス KPI:製品の納品にかかる時間など、ビジネス プロセスの効率と生産性を評価します。
• リソースまたは投入 KPI:これらは、研究開発費、従業員研修資金、原材料の品質など、ビジネス成果を生み出すために利用される資産とリソースを監視します。
• 成果または成果 KPI:これらは、生み出された収益など、事業活動の財務的および非財務的影響を評価します。
• 主な KPI:将来のパフォーマンスに大きな影響を与える可能性のある操作を追跡します。
• 遅行 KPI:イベント発生後の結果を反映するもので、過去の活動結果を測定する財務 KPI でよく見られます。
• インパクト KPI:顧客維持率やブランド認知度などの指標を含め、事業運営から得られる全体的な影響やメリットを反映します。
• 定性的 KPI:従業員満足度調査などの方法で評価される、記述的な特徴、特性、意見、特性。
• 定量的 KPI:数値測定を通じて得られる測定可能な特性は、ほとんどの KPI の基礎として機能します。 例には、人時間あたりの単位が含まれます。

プロジェクト管理で主要業績評価指標を追跡するにはどうすればよいですか?

プロジェクト管理の主要業績評価指標を追跡するには、データからプロジェクトのパフォーマンスに関する有意義な洞察が得られるようにするための構造化されたアプローチが必要です。 KPI を効果的に追跡する方法は次のとおりです。

• 明確な KPI を定義する:プロジェクトの目標に沿った KPI マトリックスを明確に定義し、それらが具体的、測定可能、達成可能、関連性があり、期限付き (SMART) であることを確認します。
• ベースラインの確立:各 KPI のベースラインまたはベンチマーク値を設定して、進捗状況を比較および評価するための基準点を提供します。
• 適切なツールの選択: KPI データを効果的に取得して分析できる、適切なプロジェクト管理およびレポート ツールを選択します。
• 定期的なデータ収集: KPI データを所定の間隔で収集する体系的なプロセスを実装し、一貫性と正確性を確保します。
• データ分析:収集された KPI データを分析して傾向、パターン、改善の余地がある領域を特定し、データに基づいた意思決定を促進します。
• レポートと視覚化:ダッシュボード、レポート、または視覚化を通じて KPI データを明確でわかりやすい形式で提示し、パフォーマンスを関係者に効果的に伝えます。
• 実用的な洞察: KPI データを使用して、是正措置や対策、プロセスの改善、プロジェクトのパフォーマンスを向上させる意思決定を推進できる実用的な洞察を取得します。
• 継続的な監視:プロジェクトのライフサイクル全体を通じて KPI を継続的に監視し、プロジェクト チームが変更や問題に積極的に対応できるようにします。

これらの手順に従うことで、プロジェクト マネージャーは KPI を効果的に追跡し、貴重な洞察を取得し、情報に基づいた意思決定を行ってプロジェクトのパフォーマンスと成功を推進できます。

結論

結論として、プロジェクト管理の KPI メトリクスは、プロジェクトの成功を評価し、進捗状況を監視し、情報に基づいた意思決定を行うために重要です。 ROI やコスト差異などの財務指標から CPI や稼得価値に至るまで、これらの KPI は効果的なプロジェクト管理を推進するための貴重な洞察を提供します。

KPI を効果的に使用することで、プロジェクト チームはパフォーマンスを測定し、改善領域を特定し、データ主導の意思決定を通じてプロジェクトの確実な実施を成功させることができます。

プロジェクト管理の KPI: よくある質問