かんばんボードを使用してプロジェクトをより適切に管理する方法

1940年代にトヨタがジャストインタイム生産方式を実行するためのスケジューリングシステムとして開発したかんばんボードは、今ではほとんどすべての業界、特にソフトウェア開発に欠かせないツールになっています。

次の休暇を計画する場合でも、次のアプリを作成する場合でも、かんばんボードはプロジェクトを前進させ、目標を効果的に達成するのに役立ちます。 これは、かんばんボードを使用してプロジェクトをより適切に管理する方法に関する完全なガイドです。

かんばんとは

かんばんは、プロセスをより効率的にするために開発された、一般的なアジャイルプロジェクト管理方法論です。 これは、元々、生産業界の企業が在庫をより適切に管理し、ジャストインタイムの生産を可能にするために使用していたプロセス制御方法です。

ビジュアルボードは、かんばんプロセス全体を整理し、プロジェクトまたはワークフローをカプセル化するために使用されます。 ボードはプロセスのさまざまな段階またはステップを表すために分割されていますが、カードはタスクを書き留めるために使用されます。 これらのカードは、各プロジェクトが完了すると、ボード上のプロセス段階を移動します。

かんばんボードの作業段階は、バックログから始まり、完了したタスクで終わる左から右に進みます。 バックログ列の下部に新しいタスクが追加されますが、上部のタスクを最初に処理して移動する必要があります。

かんばんボードは、プロジェクトマネージャーが進行中の列の下にラベル付けされたタスクの数に制限があることを確認するのを支援することにより、プロジェクトの非効率性を管理するのに役立ちます。 これらの制限を順番に適用することで、チームが最大の効率で作業し、生産性を損なう可能性のある方法でマルチタスクを実行しないようにすることができます。

かんばんボードはプロジェクトチームを支援します。

• 最終目標を達成するために完了する必要のあるさまざまなプロセスを特定する
• プロセスのボトルネックを確認し、それらを早期に解決する方法を見つけます
• 透明性を維持し、チームを組織の目標に合わせる
• 異なる部門間で作業がどのように進行しているかを追跡します
• チームミーティングとかんばんボードとのコミュニケーションを合理化し、タスクのステータス、期日、所有者を明確に表示します

かんばんの特徴

かんばんを他のプロジェクト管理方法と区別するのに役立つ主な機能は次のとおりです。

• チームには事前定義された役割はありません。 むしろ、チームメンバーは、別のチームメンバーがタスクに遅れをとっているときはいつでも支援することが奨励されています。
• 製品は必要に応じて提供され、機能をいつ完了する必要があるかについての設定された期間はありません。 期限はありますが、期限を設定するのではなく、実際のニーズによって決定されます。
• チームメンバーは、前の機能を完了して提供したときにのみ、新しい機能の作業を開始します。
• ほとんどの変更はかんばんの途中で行われるため、プロジェクトが終了する前に継続的な改善が可能です。

かんばんが世界中のチームの間で人気を博している理由の1つは、それが非常に視覚的であるということです。 ほとんどのアジャイルプロジェクト管理アプローチでは、実践にビジュアルボードが含まれていますが、かんばんは、組織内のすべての中心にビジュアル技術を置いています。 かんばんボードは、あなたとあなたのチームがプロジェクトで達成した進捗状況をカラフルで視覚的に表現します。

効果的なかんばんボードを作成する方法

ボードを作成するためのツールを選択してください

物理ボードを使用することも、デジタルプラットフォームで作成することもできます。 物理的なボードは同じ場所に配置されたチームに適している場合がありますが、デジタルボードはリモートのチームにとってより有益な場合があります。

あなたが考えることができるオンラインツールのいくつかは、

創造的に

Createlyは、コラボレーションのためのビジュアルワークスペースです。 無限のキャンバスと強力な作図機能を備えています。 同期編集、ライブマウストラッキング、同期された変更プレビュー、コメントディスカッションスレッド、アプリ内ビデオ会議を通じて、リアルタイムのコラボレーションを促進します。 かんばんボードを作成および管理できるオンラインホワイトボードとして機能します。 これを使用すると、プロジェクトに関連するすべてのドキュメントを一元化して、簡単にアクセスしてコラボレーションできます。 直感的なかんばんボード、カードをファイルにリンクし、変更をリアルタイムなどに反映して、かんばんボードをConfluenceページに簡単に埋め込むことができます。

Trello

Trelloは、Webベースのかんばんプロジェクト管理アプリケーションです。 かんばんシステムに完全に対応するボード、リスト、およびカード機能を提供します。 カードにファイルを添付したり、チェックリストを使用してタスクをサブタスクに分割したり、メンバーにタスクを割り当てて通知を受け取ったり、プロジェクトで作業するときにチームとリアルタイムで共同作業したりできます。

ファブロ

Favroは、アジャイルなクラウドベースの計画およびコラボレーションプラットフォームであり、チームが何を行うか、どのように行うかを整理するために使用されます。 このツールはワークフローを視覚化する多くの方法を提供しますが、その1つは、ボード上で左から右に流れるカードを使用して作業を視覚化できるかんばんビューです。 メンバーを割り当てたり、チェックリストを追加したり、プロジェクトの進捗状況を簡単に追跡したりできます。

アサナ

Asanaは、かんばんボードをオンラインで作成および管理するために使用できるもう1つの人気のあるプロジェクト管理ソフトウェアです。 これを使用すると、作業要求の管理、ワークフローの整理、および製品ロードマップの計画を行うことができます。

かんばんボードをオンラインで作成するための他のツールには、Basecamp、Jira、Airtableなどがあります。

かんばんボードを作成する

かんばんボードは、プロセスのさまざまな段階を表す列に垂直に分割されています。 ボードが作成されたら、これらのさまざまなプロセス段階を指定します。

• To-do –作業するタスクのバックログが含まれています
• 進行中–現在作業中のタスクで構成されます
• 完了–完了したタスクはこの列に移動されます

これらは、プロジェクトとチームの性質とその機能に基づいて、かんばんボードに追加できる最も基本的な状態ですが、「レビュー中」、「キャンセル済み」、「」などの追加の列を含めることができます。拒否されました」。

To Do列のタスクは、優先度の高い順に整理されています。 進行中の列のスロットが開くと、最も優先度の高いToDoタスクを移動できます。 したがって、かんばんはプロジェクトタスクとその進捗状況の明確な概要を提供し、ボトルネックを簡単に特定できるようにします。

WIPの明確な制限を設定する

仕掛品の制限は、かんばんシステムの重要なコンポーネントです。 この用語は自明です。 これは、いつでもかんばんボードの進行中の列に表示できるタスクの数の制限を指します。 WIP制限に達した場合、新しいタスクを追加しないでください。 これにより、チームがマルチタスクなしで最大限の能力を発揮できるようになります。

正確な数はチームのメンバー数、メンバーの効率、またはプロジェクトのサイズによって異なりますが、適切なWIP制限を決定する前に、チームの現在の作業能力を考慮してください。 WIP制限の目標は、全員が十分な作業を行えるようにすることですが、作業のレビュー中にマルチタスクや怠惰に座ってはいけません。 ただし、制限が設定されたら、作業プロセスを観察し、必要に応じてWIP制限を調整します。

カードを追加する

ボードをセットアップしたら、次はカードを追加します。 カードには、次のような情報を含めることができます。

• アイテムの簡単な説明
• 状態
• オーナー
• 期日

関連するタスクまたはプロジェクトの優先順位とタイムラインに基づいて、ボードにカードを配置します。 列の上部に最も重要な項目があり、残りは重要度の順序に基づいて流れています。

カードは単一のアイテムのみを表す必要があります。 カードの範囲が広すぎると思われる場合は、複数のカードに分割してください。

期待を設定する

かんばんカードを追加、再配置、削除、または移動する権限を持つユーザーを指定します。 混乱を避けることができる人の数を制限します。 編集権限を持つ1人の人を割り当てることができますが、他の人が変更を加えたい場合は、その人に変更を加えることができます。

かんばんボードの目的と目的を明確にすることも重要です。 あなたのチームがそれに依存するためには、彼らは最初にその価値を認識する必要があります。

フィードバックを収集する

組織が成長し、製品が変化し、チームが拡大するにつれて、プロセスを適応させる必要があるかもしれません。

かんばんのプロセスを時々振り返ります。 利害関係者からフィードバックや提案を収集し、かんばんボードを調整して、チームや組織のニーズにより適切に対応できるようにします。

かんばんボードを使用するためのベストプラクティス

かんばんは、時間の経過とともに頻繁に変更される可能性のある、より広い範囲の優先順位を持つプロジェクトに最適です。 以下は、かんばんを使用してプロジェクトをより効率的に実行するために使用できるいくつかのベストプラクティスです。

あなたが知っていることから始めましょう

組織でかんばんプロセスを設定するときは、すでに知っていることから始めてください。 かんばんは他のプロジェクト管理方法と組み合わせることができますが、既存のワークフローを使用して、かんばんボードを使用するという概念に適合させてみてください。 現在のプロセスとタイトルを引き続き使用することもできます。

これは、チームが作業していることを明確に視覚的に表現できるようにすることで、ワークフロー自体をさらに改善するのに役立ちます。

物事を簡素化する

かんばんボードに列を追加しすぎて複雑になりすぎて、最終的に混乱を招くことは避けてください。 したがって、列の数を最小限に抑えて、より魅力的に見えるようにします。

同時に、チームとまだ十分に話し合われていないタスクを取締役会に追加することは避けてください。 そうしないと、チームメンバー間で混乱が生じ、集中力と生産性が低下するだけです。

ただし、単純すぎるかんばんボードは、十分な情報が不足している単純すぎるかんばんボードが誤解の余地を残す可能性があるため、同様に混乱を招く可能性があります。

最初に最も重要なことに取り組む

かんばんプロジェクトでは、物事はジャストインタイムベースで実行されます。 チームに十分な作業があることを確認しながら、事前に多くの作業を計画するべきではありません。 これにより、利害関係者と製品所有者はほぼ即座に優先順位を決定し、チームが変化するニーズに適応する余地を残すことができます。

チームは、最も重要なタスクを最初に優先し、必要なことだけを実行することで、無駄を効果的に排除できます。 たとえば、ユーザーがチームが取り組むことになっている特定の製品機能に本当に興奮していない場合は、顧客からの需要が多い別の機能に優先順位を付けることができます。

チームを巻き込む

かんばんボードを設定する際にワークフローと対応するアクティビティを定義するときに、すべてのチーム/部門のメンバーを参加させます。 たとえば、かんばんボードの列を定義する場合、明らかな列とは別に、他の部門が精通している差別化要因や、部門のワークフローの特定のプロセスの内部段階を表すサブ列が存在する場合があります。

これにより、すべての利害関係者にとって意味のあるかんばんボードを作成できます。

独自のかんばんボードを作成する準備はできましたか？

かんばんボードは、視覚的なプロジェクト管理の力を活用して、効率を最大化し、ボトルネックを減らし、高品質の製品を継続的に提供します。 これは、実装が簡単で、組織が慣れている他のほとんどすべてのプロジェクト管理方法と組み合わせることができる方法です。 チームの既存の運用活動に最小限の変更を加えるだけで、プロセスを管理するために簡単に実装できます。

このガイドが、かんばんボードとは何かを学び、組織のために効果的にかんばんボードを作成するのに役立つことを願っています。 以下のコメントであなたの経験を共有してください。