SOPとは何ですか? 一貫性と成長に向けた代理店のロードマップ

代理店を拡大するのは簡単ではありません。

すべてが自分中心に回っていたらそれは不可能です。 販売、従業員の新人研修、成果物などをやりくりする必要があります。

だからこそSOPが必要なのです。

SOP は、何かを行うための標準化された方法です。 タスクの実行方法について、段階的に詳細な手順が示されています。

私たちは一貫したスケーラブルなサービスを提供するために常に SOP を使用しています。

SOP を導入すると、より効果的に委任し、ワークフローを合理化し、毎回同じ優れたサービスをクライアントに提供できます。

このガイドでは、代理店向けに SOP を作成する方法を説明します。

以下について説明します。

• SOPとは
• SOP が代理店にとって重要な理由
• SOPを作成できるタスク
• 効果的なSOPの書き方

SOPとは何ですか?

標準操作手順 (SOP) は、特定のタスクまたはプロセスを実行するための段階的な手順を文書化した一連の手順です。 これは、タスクを実行する全員が同じ方法で実行することを確認するための詳細なチェックリストです。

SOP は、物事を行うための最善の方法を決定し、文書化することです。

これにより、誤解や間違いのリスクが最小限に抑えられます。 また、代理店が一貫した仕事の質を維持するのにも役立ちます。

代理店にとって標準業務手順が重要なのはなぜですか?

SOP 文書を用意することは、代理店にとって状況を大きく変える可能性があります。 その理由は次のとおりです。

一貫性

タスクを処理する最適な方法の概要を示すことで、チーム メンバーが一貫して高い基準を達成できるようになります。 クライアント A のプロジェクトに取り組んでいる場合でも、クライアント Z のプロジェクトに取り組んでいる場合でも、実行は同じレベルの精度で実行されます。

これは、成果物のいずれかを外部委託する場合に非常に役立ちます。 フリーランサーと外部パートナーには、従うべき明確なガイドラインがあります。

効率

SOP は、反復的なプロセスを合理化するのに役立ちます。 物事を考えたり、毎回違うことをしたりするのに時間を無駄にすることなく、チームメンバーは従うべき直接の指示を得ることができます。

これにより、代理店の規模を拡大し、チームを成長させ、より多くのクライアントを受け入れることがはるかに簡単になります。

また、誰かが不在になったり退席したりした場合でも、SOP を用意しておくと混乱が最小限に抑えられます。 あなたのチームが介入して、自分たちが担当していたタスクを同じ基準で実行できます。

代理店内のあらゆるものについて SOP を作成します。 請負業者がいなくなっても、決して放置しないでください。 新しい人の新人研修に何週間も費やす必要はありません。

SOP。

— ピエール・ド・プルー (@Pierre_dePreux) 2022 年 7 月 6 日

トレーニングとオンボーディング

新入社員にすぐに慣れてもらうのは難しい場合があります。

6 か月以内に離職した人を対象とした Zippia の調査では、新入社員を定着させるために企業ができることのトップ 2 として、明確な指導とより効果的なトレーニングを受けることが挙げられました。

SOP は明確なガイドラインを提供し、トレーニングを支援します。 新入社員は、継続的な指導がなくても、自分の責任と何をする必要があるかを理解できます。

代理店向けの標準作業手順の例

チームが定期的に実行するタスクは数多くあります。 タスクを実行する最適な方法を見つけたら、SOP を作成できます。

ビジネスで機能するプロセスを確立したら、プロセスを標準化する SOP を作成します。 成長するにつれて、これらが重要になります。

— クレイグ・ジンジャーライン (@craigzingerline) 2022年2月16日

標準化できるプロセスの SOP の例をいくつか示します。

クライアントのオンボーディング

クライアントごとに固有のニーズがありますが、体系的な手順を整備することでオンボーディング プロセスを合理化できます。

作業範囲、コミュニケーション、契約、NDA、およびその他の文書を確立するための SOP を作成できます。 初期の SEO 評価の基本構造も標準化できます。

これにより、どのクライアントも同じように素晴らしいスタートを切ることができます。

キーワード調査

キーワード調査は、SEO にとって最も時間のかかる作業の 1 つです。 SOP を使用してプロセスを合理化できます。

必要なツール、その使用方法、キーワードの価値を判断する方法について詳しく説明します。

これも外注できる業務です。 チームが遅れを取り戻すのに苦労している場合は、ホワイトラベルのキーワード調査サービスの使用を検討してください。

オンページSEO

オンページ SEO 監査では、カバーする必要があるさまざまな要素が多数あります。

SOP は、タイトルタグやメタディスクリプションからコンテンツの読みやすさや内部リンクまで、あらゆるものを網羅するチェックリストを提供できます。

オフページSEO

リンク構築は大変です。 また、間違った場合、低品質のリンクは Web サイトの検索ランキングに悪影響を与える可能性があります。

標準の操作手順を作成して、チームが関連性の高い質の高いバックリンクを構築できるようにすることができます。 これには、ターゲット Web サイトの特定や競合他社の分析からブロガーへの働きかけまで、あらゆるものが含まれる可能性があります。

技術的なSEO監査

技術的な SEO 監査は複雑になる場合があります。 体系的なアプローチにより、監査プロセスを合理化できます。 これは、チームが検索エンジンのランキングに影響を与える可能性のある技術的エラーを特定するのに役立ちます。

どのツールを使用するか、何を探すか、技術的な SEO 推奨事項を作成する方法を含めることができます。

代理店向けの SOP を作成する方法

ここでは、代理店向けに明確で実用的な SOP を作成する方法を説明します。

ニーズを特定する

まず、チームが定期的に実行するタスクのリストを作成します。

顧客満足度に大きな影響を与えるプロセス、またはミスが頻繁に発生するプロセスを優先したいと考えています。 これらは、SOP が最も役立つタスクです。

チームに相談することをお勧めします。 難しいと感じる内部プロセスや、決まった方法が必要だと思われる特定の領域はありますか?

関連情報を収集する

次のステップは、ステップバイステップのガイドを作成するために必要な情報を収集することです。

最適なリソースは、そのタスクを実際に経験したチーム メンバーです。 これらは、何が機能し、何を避けるべきかについての実践的な視点を提供します。

これにより、SOP 文書が実際の実践に基づいており、現実の問題を解決できることが保証されます。

非公式の既存リソースがあるかどうかを確認することも価値があります。 SOP の基礎となる、その場しのぎのガイド、メモ、さらにはメモも見つかるかもしれません。

SOP の具体化を開始する前に、現在の方法を業界のベスト プラクティスと比較してください。 タスクを実行するためのより効率的な方法がある可能性があります。

SOPの構造

同じ SOP 形式を使用すると、作成プロセスが簡素化されます。 また、チームメンバーが新しい SOP を見つけたときに従うのも簡単になり、何を期待すべきかがわかります。

SOP テンプレートを構造化する方法は次のとおりです。

タイトル

明確で説明的なタイトルにより、チームメンバーは SOP の内容を理解しやすくなります。 たとえば、SOP がキーワード調査プロセス全体を詳しく説明している場合は、「キーワードの発見と分析の手順」というタイトルを付けることができます。

目的

SOP が必要な理由を簡単に説明します。 目標は、なぜそれを使用する必要があるのか​​をチームメンバーに示すことです。

SOP に与えたい影響と、SOP がチームの責任にどのように役立つかを説明してください。

範囲

SOP をいつ使用するかを定義します。 チームメンバーはいつこのガイドを参照する必要がありますか?

キーワード調査の場合、範囲は「すべての新規クライアントのコンテンツ戦略と、既存のコンテンツを最適化する場合に適用可能」となる可能性があります。

手順

これが SOP の核心です。 タスクの開始から終了までのプロセス全体を詳細に説明する必要があります。

論理的な順序で各ステップの概要を説明します。

キーワード調査の場合は、クライアントのニッチを定義することから始め、次にシード キーワードのリストを作成し、SEO ツールを使用して、検索ボリュームや競合を分析します。

役割と責任

各ステップの責任者を明確にします。 1 人がいくつかの話を行う場合もあれば、複数のチーム メンバーの意見が必要な場合もあります。

たとえば、ジュニア SEO スペシャリストが最初のキーワード調査を担当し、シニア アナリストが最終的なキーワードの選択を確認する場合があります。

ツールとリソース

タスクを完了するために必要なツールとリソースを指定します。 これには、社内代理店のテンプレートやサードパーティのツールが含まれる可能性があります。

SOPを書く

次のステップは、構造を肉付けすることです。

実行可能で理解しやすい言葉遣いを保つことが重要です。 チームの誰もが知らないかもしれない SEO の頭字語や用語がある場合は、簡単な定義を提供します。

ビジュアルを追加すると、指示をより明確にすることができます。 たとえば、SOP が Semrush や Ahrefs などのツールの使用をカバーしている場合、注釈付きのスクリーンショットが役立ちます。

フローチャートは、技術的な SEO 監査などのより複雑なプロセスに非常に適しています。 プロセスと、各ステップが次のステップにどのように流れるかを示すことができます。

当社 CEO の Joe Davies は、信頼性の高い SOP を作成するのにかかる時間を大幅に短縮する自動 SOP 作成の優れたプロセスを持っています。さらに、手順を完了するビデオをいつでも組み込むことができるため、すべてを非常に明確にすることができます。

60秒のSOP

SOP は厄介です。 しかし、スケーリングする場合、それらはゲームを大きく変えます。

この方法を使用すると、SOP の作成が非常に高速になり、中毒性があります。

必ずお使いいただけると思います。 pic.twitter.com/iwxrisvN0r

— ジョー・デイヴィス (@fatjoedavies) 2023 年 5 月 24 日

内部プロセス用の SOP を作成したら、それを素晴らしいガイド、チュートリアル、ブログ投稿に再利用できます。 このタイプの実用的なコンテンツは、リードマグネットとして非常にうまく機能します。

代理店向けの SOP を作成する

次に、それらをコンテンツに変換します。

- 詳細ガイド
-スレッド
-ビデオ
-リスト

思っているよりも多くの既存のコンテンツがあります。

— ライアン (@RyanMSchnitzler) 2023 年 1 月 14 日

SOPを確認する

最初の草稿が完成したら、それを主要な関係者と共有します。 彼らのフィードバックは、重要な詳細が漏れていないことを確認するのに役立ちます。

SOP を展開する前に、そのタスクに慣れていない人でテストしてください。 問題が発生したり、行き詰まったりしていないかを確認します。

これにより、さらに説明が必要な手順や不足している手順が明らかになります。

今週、ついに新しい代理店で委任を開始しました。

私は何を学びましたか？

私のプロセスは思ったほどきちんとしていませんでした。

SOP を改善する最善の方法は、SOP を他の人に渡し始めることです。 ギャップとエラーはすぐに明白になります。

— シェーン・マーティン (@Shane___Martin) 2023 年 6 月 12 日

定期的なレビュー

SOP の実装は、単に文書を作成して先に進むだけではありません。

ベスト プラクティスが進化し、代理店が新しいツールを使い始めたり、チームの連携方法が変わったりする可能性があります。

古い SOP は時間とリソースを無駄にする可能性があります。

定期的なレビューをスケジュールして、SOP が適切なガイダンスを提供し、チームが最高の仕事を行えるようにします。

SOP で代理店を拡張する

体系的なプロセスが整備されていないと、代理店の成長はすぐに混乱してしまう可能性があります。

SOP は、一貫した品質を提供するのに役立ちます。 事業を拡大し、より幅広い顧客を受け入れるにつれて、チームは成功するために必要なリソースを手に入れることができます。

また、代理店の仕事から 2 週間の休暇を取ったとしても、受信箱が「助けてください!」というメッセージで溢れかえるようなことはありません。 戻ってきたらメール。