ワークフローの自動化: 定義、重要性、ツール、およびその使用方法

すべての企業や組織には、従業員が従わなければならないワークフローがあります。 ただし、これらのタスクは非常に時間がかかり、エラーが発生しやすい場合があります。

現在、企業はプロジェクト管理ツールや Excel を使用して冗長なタスクに取り組んでいますが、それだけではまだ不十分です。 これらの面倒なタスクを効率化するために、ワークフロー自動化ツールが導入されました。

しかし、ワークフロー自動化とは正確には何で、ビジネスにどのように役立つのでしょうか? このブログでは、その定義、重要性、使用できる主なツールについて説明します。 さらに、いくつかの使用例についても説明します。 それでは、始めましょう。

ワークフローの自動化とは何ですか?

簡単に言うと、ワークフローの自動化は、反復的なタスクを自動化してワークフローをよりスムーズかつ高速にする技術として定義されます。 ルールを設定すると、自動化ソフトウェアは定期的な監視なしで、タスクのスケジュール設定、電子メールの送信、マーケティング キャンペーンの開始などを行うことができます。

さらに、ワークフローの自動化は、物事をより効率的にし、時間を節約し、間違いを減らし、人々の生産性を高める作業方法です。 例を通して理解を深めてみましょう。

ワークフロー自動化の例

ここでは、ワークフローの自動化がマーケティング代理店でどのように機能するかを示す例を示します。

あなたがマーケティング代理店で働いており、クライアントに日次レポートを送信しているとします。 複数のソースからのデータを手動でコンパイルする代わりに、ワークフロー プラットフォームを使用して、必要な詳細を自動的に抽出し、それをレポートにフォーマットし、毎日メールをスケジュールする設定を作成できます。

これにより、時間を節約し、エラーを減らすだけでなく、クライアントが毎日すぐにレポートを受け取ることができます。 さらに、ワークフロー ソフトウェアは次のことに役立ちます。

• 見込み顧客の獲得を自動化して潜在的な顧客を特定する
• 複数のプラットフォームにわたってソーシャル メディア投稿をスケジュールして公開する
• コンテンツ作成タスクを自動化する
• パフォーマンスレポートを自動的に生成して送信する
• ウェルカムメールを送信し、最初のミーティングを設定します。
• 顧客からのフィードバックを収集し、フォローアップのコミュニケーションを送信する

ワークフロー自動化のためのトップ 5 ツール

自動化とは何か、そしてその重要性は理解できたので、次にワークフロー自動化ソフトウェアの最良の例をいくつか見てみましょう。

• クリックアップ
• ジラ
• ザピエル
• Microsoft パワーオートメーション
• キスフロー

1.クリックアップ

ClickUp は、さまざまなワークフロー自動化機能を備えたオールインワンのクラウドベースのプロジェクト管理ツールです。 プロセス テンプレートを使用して、日常的なタスクを簡単に作成および自動化するのに役立ちます。 作業を自動的に割り当てたり、レビューを提供したり、ステータスを追跡したりすることができます。 ClickUp は、Slack、Dropbox、GitHub、Bugsnag などの他のツールとも統合します。

クリックアップの特徴

• コード不要のカスタマイズ
• ガント チャート、カンバン、ワークフロー ライブラリを提供
• シームレスなチームコラボレーションとコミュニケーション
• ビジュアルを使用したリアルタイムレポート
• 時間とタスクの管理機能

クリックアップの価格:-

ClickUp には、無料プランと 3 つの有料プランがあります。

• 無料: 100 MB のストレージと無制限のタスクを備えた永久無料プラン
• 無制限:月額 10 ドルから
• ビジネス:月額 19 ドルから
• エンタープライズ:リクエストに応じて利用可能

2.ジラ

Jira はコード不要の自動化ビルダーであり、技術者以外のチームがタスクを合理化するための理想的なソリューションです。 プロジェクトとタスクの管理に優れており、チームが効率的にタスクを割り当て、追跡し、作成できるようになります。 このソフトウェアはカスタマイズ可能なワークフローも提供し、企業がニーズに応じてワークフローを変更できるようにします。

Jira ワークフロー自動化ソフトウェアの機能

• 自動割り当ておよび自動同期機能。
• お気に入りのツールと統合します。
• 何百もの自動化テンプレート
• タスクを整理するためのスクラム ボード。
• レポートと洞察ダッシュボード。
• 自動化ビルダーをドラッグ アンド ドロップします。

Jira の価格:-

• 無料:最大 10 ユーザーと 2 GB のストレージを備えた無料で使用できるプラン。
• 標準:月額 8.15 ドルから
• プレミアム:月額 16 ドルから
• エンタープライズ:リクエストに応じて利用可能

3. ザピア

Jira と同様に、Zapier もノーコードのドラッグ アンド ドロップ プロセスを作成するソフトウェアです。 単純なタスクから複雑なワークフローまで、あらゆるものを自動化できます。 さらに、Zapier の特徴は、5,000 を超えるさまざまなアプリと接続できることです。 Gmail、Slack、Trello、Stripe のいずれを使用している場合でも、Zapier はすべてのビジネス プロセスのタスクを自動化するのに役立ちます。

ザピアの特徴

• タスクを自動化するためのマルチステップ Zap
• ロジックに基づいてさまざまなアクションを含むパスを作成する
• 特定のタスクと条件を検索するフィルター オプション
• ワークフローをスケジュールする
• 通貨、日付、テキストなどを希望の形式に変換します
• Webhook を使用してデータを送受信する

ザピアの価格設定

Zapier は 5 種類のプランを提供しています:-

• 無料:毎月 100 タスクの無料プランを使用できます。
• スターター:月額 20 ドルから始まります (約)
• プロフェッショナル:月額 49 ドルから (概算)
• チーム:月額 70 ドルから始まります (概算)
• 会社名：ご要望に応じて対応可能

4. Microsoft パワーオートメーション

Microsoft Power Automate は、ユーザーがさまざまなアプリやサービス間のタスクを自動化するのに役立つ、よく知られたビジネス プロセス自動化ツールの 1 つです。 AI とデジタルおよびロボットによるプロセス オートメーションを使用して、デスクトップ アプリと Web サイトを自動化できます。 Power Automate を使用すると、データの同期、収集、通知の受信、電子メールや承認要求の自動化を行うことができます。

Microsoft Power Automate の機能

• AIの処理と生成
• デスクトップオートメーション
• タスクとプロセスのマイニング
• レポートと分析
• データドリブンのビジネス自動化

Microsoft パワーオートメーションの価格

Microsoft Power Automate は 3 種類のプランを提供しています:-

• 無料:プレミアム機能を 30 日間無料で使用できます
• Power Automate プレミアム:月額 12 ドルから
• Power Automate プロセス:月額 123 ドルから

5.キスフロー

Kissflow は、プロセスを自動化し、ローコードとノーコードの両方のアプローチでアプリを作成できる最高のワークフロー管理ソフトウェアの 1 つです。 マーケティングオートメーション、プロジェクト管理、ワークフロー管理に使用できます。 使いやすいインターフェイスを備えた分析ダッシュボードを提供します。 基本的なメトリクスを含む単純なレポートをチェックして自動化システムの動作を確認したり、カスタム レポートを作成したりできます。

Kissflowの特徴

• 部門を越えた協力
• 整理整頓されたダッシュボード
• セキュリティとアクセス制御
• API統合
• ワークフローのカスタマイズと定義

Kissflowの料金

Kissflow には 2 つのプランがあります。

• 基本:月額 1500 ドルから
• エンタープライズ:リクエストに応じて利用可能

ワークフロー自動化ツール比較表

ワークフロー自動化の重要性とそれを選択すべき理由

ワークフロー自動化ツールは、あらゆる規模の企業にとって必須のソフトウェアとなっています。 実際、Zapier の最近の調査では、SMB の 66% 以上がビジネスを効率化するために自動化ツールに依存していると述べられています。

これらのツールは、企業が退屈なタスクを処理し、人的エラーを減らし、生産性を向上させるなどに役立ちます。 ここでは、ワークフローの自動化が重要である理由と、それを検討する必要がある理由をいくつか示します。

効率と生産性の向上

日常業務が自動化されれば、従業員は繰り返しの活動やタスクに時間を浪費する必要がなくなります。 これにより、組織は仕事のプロセスを簡素化し、時間を管理し、従業員のパフォーマンスと生産性を向上させることができます。

エラーの減少と精度の向上

人間は間違いを犯しやすいものであり、特に大規模なデータセットを手動で操作するときに問題が発生するのは自然なことです。 ワークフローの自動化により、人間のタッチポイントが減り、ミスの範囲が最小限に抑えられるため、企業はエラーを削減し、精度を向上させることができます。

コラボレーションとコミュニケーションの強化

リモート環境で作業している場合、おそらく大量の電子メールやメッセージを処理することになり、圧倒されてしまう可能性があります。 ただし、ワークフローの自動化は、対話を追跡し、それらをきちんと整理することで役立ちます。

自動化ツールは企業のワークフローに合わせてカスタマイズでき、目標指向にすることができます。 これは、社内の全員が協力してコラボレーションとコミュニケーションを向上できることを意味します。

コスト削減とリソースの最適化

ワークフローの自動化により、人件費の削減と効率の向上によりコストを節約できます。 たとえば、定型業務を自動化すると、従業員はより重要な業務に集中できるようになり、追加の人員や残業代の必要性が減ります。

変化するニーズへの拡張性と適応性

自動化されたワークフローは、当然のことながら拡張性と適応性があります。 ビジネスが成長し、進化するにつれて、ワークフローの自動化は、量や作業の複雑さのあらゆる変化に簡単に対処できます。 この拡張性により、組織の進化するニーズに対してシステムが効果的かつ効率的に対応できるようになります。

説明責任を促進する

物事が手動で行われる場合、記録が残らないことが多く、管理者は記録を追跡する際に困難に直面する可能性があります。 ワークフロー管理の自動化ツールを使用すると、タスクを作成し、従業員に割り当て、優先順位を設定できます。 これにより、各従業員の役割が認識され、すべてが明確になります。

ワークフロー自動化を実装するにはどうすればよいですか?

反復的なタスクを特定し、ワークフローのステップを分析し、自動化をテストし、結果を監視することで、ワークフローの自動化を実装できます。 ここでは、ワークフローの自動化を実装する方法についてのステップバイステップのガイドを示します。

反復的なタスクとワークフローを特定する

ワークフローの自動化を実装する最初のステップは、反復的なタスクとワークフローを特定することです。 どのタスクが自動化に適しているか、つまり反復的な手動タスクであるかを確認します。 さらに、人的エラーが発生しやすいタスクについても考慮してください。

ワークフローのステップを分析し、トリガーとアクションを特定する

自動化するタスクを見つけたら、プロセスを明確に理解するためにワークフローを詳細なステップに分割します。 次に、ワークフロー内の特定のアクションを開始できるトリガーを特定します。 たとえば、採用プロセスを自動化している場合、誰かが仕事に応募するか履歴書を送信すると、ワークフローの自動化がトリガーされます。

適切なツールを選択し、自動化ルールを設定する

ビジネス ニーズとタスクの複雑さに基づいて、最適なワークフロー自動化ソフトウェアを選択してください。 選択したツール内のすべての自動化ルールを確認し、それに応じてトリガーをマップします。

自動化プロセスをテストして改良し、最適なパフォーマンスを実現する

次に、選択したソフトウェアで自動化されたワークフローの徹底的なテストを実施します。 テスト段階で問題、エラー、非効率性を特定して対処します。 また、ワークフローに関与するユーザーからのフィードバックを収集して、自動化を調整および改善します。

結果の監視と測定

ワークフローのテストが正常に完了したら、結果を監視および測定して進捗状況を追跡し、改善の余地がある領域を特定します。 結果を定期的に分析し、改善すべき領域を特定します。

ワークフロー自動化の使用例

ワークフロー自動化ソフトウェアは、主に IT 業界のソフトウェア開発に使用されます。 以下に、ワークフロー自動化の使用例をいくつか示します。

セールスとマーケティング

• 請求書の送付
• リードジェネレーション
• ソーシャルメディアへの投稿
• メールマーケティング
• 顧客のオンボーディングとフォローアップ

銀行業

• レポートの生成
• KYC（顧客を知る）
• クレジットカードの申し込み
• ローン処理
• 口座開設と閉鎖

人事

• 自動化されたオンボーディングプロセス
• ATS
• 給与処理
• パフォーマンス・レビュー

法律上の

• 症例追跡
• 新規症例の受け入れ
• ドキュメンテーション
• 報告書の提出
• 請求する

健康管理

• 患者の入院と退院
• 予約のスケジュール設定
• 自動請求
• 患者の報告

結論

結局のところ、ルールとロジックを使用した自動化は、作業を容易にする優れた方法です。 タスクを整理してカスタマイズし、エラーを減らすのに役立ちます。 ワークフローの自動化により、作業の信頼性が向上し、タスクを迅速かつ簡単に完了できるようになり、従業員の責任が増し、コストが節約され、間違いが減ります。

どの組織も、必要に応じてタスクを容易にする独自の方法を持っています。 しかし、ワークフロー ソフトウェアはすべての組織が検討すべきものです。

組織が大きくなるにつれて、やるべきことは増えます。 自動化はそれを助けることができます。 したがって、より効率的なチームでより良い結果を求める場合は、ワークフローの自動化が最適です。

よくある質問