ZohoSignの完全な概要
公開: 2021-09-10
すべてがますますデジタル化する世界で、私たちの生活はますますデジタル化された方法に依存し始めています。 企業が取引を迅速に成立させ、署名プロセスを面倒なことなくクラウドで実行できるようにするツールを考えてみてください。 組織の従業員がドキュメントをスキャン、印刷、およびファックスすることによって引き起こされるすべての心配を手放すことができるソフトウェア。 シームレスに聞こえますよね？
そうですね、 ZohoSignの電子署名ソフトウェアはまさにそれを実行します。 それは基本的に、いつでも、どこでも、そしてどんなデバイスでもできる契約署名をもたらします。 Zoho Signの実装は、不動産、ヘルスケア、建設、製造など、あらゆる規模の組織にとって非常に重要です。 便利で、アクセスしやすく、ユーザーフレンドリーです。
さらに、COVID-19の普及、在宅勤務への移行、ペーパーレス化などにより、ZohoSignの導入がこれまで以上に重要になっています。
このブログでは、ZohoSignの完全な概要を紹介します。 ただし、最初にZohoSignが何であるかを完全に詳細に理解することから始めます。
Zoho Signとは何ですか？
Zoho Signは、クラウドでの署名プロセスをシームレスに実行しながら、企業が数分以内に取引を成立させるために設計されたデジタル署名ツールです。 これは、ユーザーとその顧客がデジタル署名し、法的拘束力のある文書を検証できるようにすることで、紙の文書の輸送とスキャンにかかる余分な緊張、時間、およびお金をすべて排除するサービスです。
Zoho Signを使用すると、外出先でどこからでも、どのデバイスからでも契約書に署名するプロセスを最適化できます。 これは、さまざまなZohoアプリや、OneDrive、DropBox、Google Driveなどの他のサードパーティアプリとのアプリ統合のおかげで、取引を前進させるためです。 これにより、Zoho Signは、不動産、製造、ヘルスケア、建設など、さまざまな業界の中小企業や大企業にとって価値のあるソリューションになります。
Zoho Signログインを使用すると、ドキュメントのプライバシーと機密性について一定レベルのセキュリティを体験できます。 ドキュメントを保護するために、監査証跡、アクセスコード、および多要素検証を使用します。 さらに、Zoho Signアプリでデジタル署名されたドキュメントが、法律に基づく手書きの署名と同様の法的処理を行うことも保証されます。
Zoho Signの使用は、pdf、doc、docx、txt、jpeg、pngなどのさまざまなファイルをサポートします。これ以外に、Google Chrome、MozillaFirefoxなどのさまざまな一般的なWebブラウザでも使用できます。 Zohoすべてのユーザーにとって快適でアクセスしやすいソリューションに署名します。 覚えておかなければならないのは、アカウントがドキュメントに署名する必要がないということです。 受信者がドキュメントにアクセスして署名するための一意のリンクを含む電子メールが必要なだけです。
Zoho Sign –ドキュメントの署名、送信、および管理
Zoho Signは、ドキュメントに署名、送信、および管理するための迅速な方法を提供します。 以下の手順で、法的拘束力のあるドキュメントにデジタル署名、送信、および管理することがいかに簡単であるかを学ぶことができます。
ドキュメントの送信
Zoho Signを使用すると、瞬く間に受信者にドキュメントを送信できます。 下記の手順で送信してください。
- アップロード：先に進んで、デバイスのローカルドライブからドキュメントをアップロードするか、お好みのクラウドストレージサービスからドキュメントをインポートします。
- 受信者の追加：ここで、受信者を追加し、役割を定義し、ドキュメントの署名順序を設定します。
- 送信：最後に、すべての署名者のフォームフィールドを配置し、送信ボタンを押します。
文書への署名
Zoho Signなどのデジタル署名ツールの実装により、ユーザーはドキュメントに簡単に署名できます。 下記の手順に従って、どこからでも文書に署名してください。
- リンクを開く：メールに送信されたリンクをクリックすると、署名プロセスを開始できます。
- 認証コードの入力：先に進み、認証コードが適用されたら入力し、署名のプロセスを開始します。
- フィールド値の入力：すべてのフィールドに入力して、署名プロセスを完全かつ効率的に終了します。
ドキュメントの管理
Zoho Signを使用すると、ドキュメントをシームレスに管理できます。 ドキュメントを管理するには、以下の手順に従ってください。
- ドキュメントステータスの確認：まず、実行中にドキュメントステータスを確認し、ステータスに基づいて迅速なアクションを実行します。
- 監査証跡の終了：ドキュメントに対して実行されたすべてのアクションの完全な履歴と、終了したドキュメントの完了の証明書を取得できます。
- テンプレートのカスタマイズ：カスタマイズ可能なテンプレートを作成するプロセスを開始し、必要に応じていつでもそれらを使用します。
ZohoSignのメリット
Zoho Signは、法的拘束力のある文書や契約書の署名をオンラインで処理する必要があるすべての企業にとって、実際には非常に便利で信頼性の高いソリューションです。 電子署名プロセスの合理化に大いに役立つさまざまな利点が組み込まれています。 ZohoSignの利点のいくつかは次のとおりです。
1.カスタマイズされたドキュメント署名プロセス
Zoho Signを使用すると、提案、会社の規則とポリシー、独立契約、機密保持契約、賃貸契約、発注書など、さまざまな種類のドキュメントに署名して送信できます。これにより、アプリケーションはカスタマイズやさまざまなニーズに基づいて送信される公式文書を調整します。
パーソナライズされたテンプレートを一度作成し、それを保存して後で再利用することができます。 さらに、ブランドイメージを組み込むために、ドキュメントに電子メールや会社のロゴをブランド化することもできます。 時間を節約するために、一度に複数のドキュメントに署名しながら、一度に複数のドキュメントを送信できます。
さらに、Zoho Signでは、ドキュメントの有効期限を設定することもできます。 機密文書が見落とされたり取り残されたりしないようにするための期限が近づくと、通知が送信されます。
2.公式文書の追跡
Zoho Signなどの電子署名ソフトウェアの実装は、公式ドキュメントへの完全なアクセス、概要、および制御を確実に行うことにより、ドキュメントを常に把握するのに役立ちます。 個人またはさまざまな受信者と完全に連携するために、公式ドキュメントにメモを残したり、アプリケーションのプライベートメッセージやグループメッセージを使用して通信したりすることもできます。
受信者が公式文書を操作するときはいつでも、送信者に通知されます。 表示、署名、および署名プロセスの完了を含むすべてのアクションは、署名者に通知されます。 文書がいかなる意味でも見落とされないようにすることが非常に重要であるため、文書に署名する必要があるときはいつでも、通知が受信者にリマインダーとして送信されます。
3.安全で法に準拠した文書
Zoho Signのデジタル署名ツールが作成される基本は、実際には、デジタル署名のセキュリティと法的コンプライアンスを保証する公開鍵暗号化に基づいています。 このツールは公開鍵インフラストラクチャに基づいているため、ドキュメントの暗号化と保護に高いセキュリティを使用します。
Zoho Signは、AES-256暗号化および転送中に保護されています。 SSL暗号化はファイルも保護します。 さらに、権限の設定とユーザーロールの定義に役立つロールベースのアクセスが付属しています。 これにより、ドキュメントへのアクセスを許可または拒否するユーザーを大幅に制御できます。
本質的に、認証プロセスは非常に高度であるため、適切な受信者がドキュメントを受信したことを保証するために、署名者にすぐに電子メールを配信します。 ドキュメントの署名プロセスと変更を監視するのに役立つ監査証跡が付属しています。
4.署名ワークフローの最適化
Zoho Signを採用するためのZoho実装パートナーの支援により、企業は時間とエラーの節約に役立つ手動プロセスを合理化できます。 たとえば、このソフトウェアでは、応答時間を短縮しながら、ドキュメントに複数の受信者を追加できます。
署名する書類を送る際に従う必要のある順序がある場合、受信者に対して署名順序を設定することができます。 ドキュメントビューアを使用すると、送信する前にドキュメントを簡単に確認できます。
プレビューのプロセスにより、受信者と電子メールを追加できます。 これ以外に、ドキュメントを印刷してからダウンロードすることもできます。 基本的に、ドキュメントを操作するプロセスでは、ドラッグアンドドロップオプションを使用して、特定のページにジャンプし、フィールド内を移動できます。
5.リモートコラボレーション
Zoho Signを使用すると、さまざまな機能の形でリモートコラボレーションが可能になります。 送信者は、ドキュメント情報を詳しく説明し、ドキュメントのやり取りを減らして明確にするために、パブリックノートまたはプライベートノートを追加することができます。
また、ドキュメントのステータスを追跡してリマインダーを送信するのに役立つタイムリーなリマインダーを設定して、署名プロセスをタイムリーに迅速化することもできます。 さらに、送信者がドキュメントに誤りを犯したり、ドキュメントを間違った人に送信したりした場合でも、ドキュメントを呼び出して署名プロセスをキャンセルするだけでよいため、心配する必要はありません。
本質的に、送信者が希望どおりにドキュメントを承認、拒否、または拒否できるようにする完全な制御があります。 Zoho Signの実装により、人が必要とする場合でも、応答が非常に簡単になります。
結論
Zoho Signは基本的に、組織がペーパーレス署名のプロセスを完了するために必要なすべてのものです。 いつでもどこからでも、必要なときにドキュメントに署名、送信、管理できます。
ビジネスを運営している場合は、Encaptechnoのような専門家のZoho実装パートナーと協力することで、取引の成立、送信、署名、およびドキュメントの管理のプロセスを簡単にすることができます。 注目に値するZohoSignを今すぐ実装して、簡単で安全、そして法に準拠したドキュメント署名を確保してください。
