Zoho Workdrive 3.0 – 知っておくべきこと

公開: 2022-08-18

世界中の企業や専門家がハイブリッドワークモデルを採用し始めています。これが、非常に多くのビジネスプロセスがすでにインターネット上に移行している理由です。ビジネスを強化するツールにすばやくアクセスでき、最優先事項として分散したチームと簡単にコラボレーションできます。

そのため、Zoho は Zoho WorkDrive の最新バージョンを開発しました。これは、どこからでもファイルにアクセスし、チームと共同作業するのに役立ちます。これは、ユーザーが機能を最大限に活用してチームの目標への集中力を高め、生産的な労働力を促進するのに役立つオンラインファイル管理システムです。

Zoho は、移行、データアクセス、およびコンテンツコラボレーションの最中に、多くの組織がオンラインファイルストレージの課題に直面していることを認識しています。そのため、どこにいてもデータにアクセスし、共同作業を行い、最適化するための Zoho WorkDrive 3.0 を導入しました。

このブログでは、Zoho WorkDrive 3.0 について詳しく説明します。

WorkDrive API の構築

WorkDrive 3.0 はビジネスアプリと簡単に統合でき、企業全体のデータフローも合理化されます。これは、他のアプリケーションやサードパーティツールと簡単に統合できるクラウドベースのファイルコラボレーションシステムです。以下の機能を備えています。

1.チームフォルダを最適化する

チームフォルダーは、ファイルの作成、共有、さらには共同作業が可能な仮想ワークスペースのようなものです。 Zoho WorkDrive 3.0 では、いくつかの新しい拡張機能により、チームがドキュメントに効率的にアクセスして作業できるようになりました。

フォルダーをピン留めする:会社で作成されるチームフォルダーの総数は、重要な数になる可能性があります。これらのフォルダーでは、必要なときにデータを見つけるのが非常に困難になる可能性があります。
クライアントとの通話中に、そのクライアントのプロジェクトの詳細を含むフォルダーが見つからない場合は、問題が発生している可能性があります。ピン留め機能を使用すると、ユーザーはチームフォルダーをリストの上部にピン留めして見つけることができます。

インターフェースの改善 : Zoho WorkDrive 3.0 は、チームフォルダーの詳細ビューを備えたコンテンツコラボレーションプラットフォームであり、適切なタイミングで適切なデータを見つけることができます。ピン留めしたチームフォルダーと、参加することになっているチームフォルダーを見つけることができます。
このアップデートには、左側のパネルに表示する必要があるチームフォルダーを決定するのに役立つ機能を追加する機能もあります。さらに、すべてのチームフォルダーを表示することも、固定されているものだけを表示することも、場合によっては何も表示しないこともできます。

チームフォルダの複製: 1 つのチームまたは特定の目的のために作成される共有スペースは、チームフォルダと呼ばれます。同じ患者ケアプランを異なる看護師や医師と共有することになっている病院を考えてみてください。
Zoho の新機能により、ユーザーはチームフォルダ全体をコピーして、別のメンバーセットと共有および共同作業を行うことができます。

2.コンテンツの可視性の向上

適切なドキュメントを見つけるために上下にスクロールするのは過去のことです。 Zoho WorkDrive 3.0 は、WorkDrive のコンパクトビューモードを使用して、フォルダー内のより多くのアイテムを表示するのに役立ちます。
WorkDrive 3.0 によってコンテンツの可視性が向上するため、チームメンバーはフォルダのコンテンツを簡単に確認してメモを取ることができます。

3.外出先での作業

現在の世界では、ほとんどのモバイルデバイスがオフィスデバイスの拡張機能になっています。 Zoho WorkDrive 3.0 は、最新のモバイルアプリの機能強化をもたらします。それらのいくつかを以下に示します。

フォルダへのアクセス: 各ファイルにオフラインアクセスを許可するプロセス全体は、かなり時間がかかる場合があります。 Zoho WorkDrive 3.0 を使用すると、完全なフォルダをオフラインで使用できるようにして、外出先で作業ファイルにアクセスできます。これは、インターネット接続が機能していなくても可能です。
クリエイティビティの向上: デザインプランを作成している場合でも、キャラクターを作成している場合でも、Scribble を使用して作成し、WorkDrive にアップロードすることができます。鉛筆、スケッチ、カラーパレット、消しゴムを使用して、アイデアを実現できます。
ウィジェット: モバイルアプリケーションに毎回ログインしてファイルを検索したり、ドキュメントをアップロードしたりするのにうんざりしている場合は、ウィジェットを使用して、ホーム画面から直接画像をアップロードしたり、WorkDrive を検索したりできます。

4. Mac 用 WorkDrive Genie (ベータ)

WorkDrive の更新が開始されて以来、多くのリクエストがありました。 Zoho は、新しい Zoho WorkDrive 3.0 で Mac 用の新しい WorkDrive Genie (ベータ) を導入しました。
Windows および Mac ユーザーは、デスクトップから互換性のあるアプリケーションを使用して、WorkDrive に保存されているファイルを簡単に編集できます。

5.標準化されたドキュメント形式

法的文書からクライアントログや従業員記録まで、テンプレートは一貫した文書設定でファイルを作成するのに役立ちます。 Zoho WorkDrive 3.0 の新しいリリースには、2 つの主要な機能強化が含まれています。

テンプレートの分類: 現在の世界のほとんどの企業では、多くの目的でテンプレートを使用する必要があります。これにより、多くの場合、ドキュメントを 1 か所だけで検索して管理することさえ難しくなります。
新しいバージョンにはカテゴリが付属しています。カテゴリを作成すると、テンプレートを任意の方法で簡単にグループ化できます。

テンプレートの検索: 新しいテンプレートを探すことは、もはや難しい作業ではありません。組み込みの検索バーを使用して、目的のテンプレートを見つけることができます。このバーから直接検索できるように、コンテンツ内の名前、作成者、およびキーワードを知っているだけです。
新しい機能強化では、グローバル検索を使用してギャラリーからテンプレートを見つけることができ、テンプレートを手動で調べる必要はありません。

6.プレビューの機能強化

Zoho WorkDrive 3.0 の新しいバージョンでは、PDF や画像をさまざまなサイズでプレビューできます。
Preview Enhancements の新機能は、簡単にズームインおよびズームアウトし、ウィンドウのサイズに合わせてズームをリセットし、任意のページにジャンプするのに役立ちます。

7.データの完全性

データテンプレートの目的は、ほとんどのファイルをチームレベルで分類および整理することです。 Zoho WorkDrive 3.0 で導入されたクラウドベースのファイルコラボレーションシステムの新しい更新により、ユーザーはデータテンプレートを自動的に関連付けることができます。
さらに、各ファイルまたはフォルダーにカスタムプロパティを自動的に追加することもできます。これは、ほとんどのユーザーが必要なファイルを探してすぐに見つける方法です。

8.収集したファイルを管理する

Zoho WorkDrive は、社内外のユーザーからドキュメントを受信するのに役立ちます。収集プロセスを管理するための改善された機能が付属しています。

ファイルの分類: すべてのファイルを 1 か所に保管すると、適切なデータに適切なタイミングでアクセスすることが難しくなります。 Zoho WorkDrive 3.0 の新しいバージョンでは、ユーザーは名前、電話番号、メールアドレスに基づいて各ユーザーのフォルダーを作成できます。
Collection Report : ファイルを安全に受け取る必要がありますが、提出の詳細を知ることが重要です。これらのコレクションには時間がかかり、ユーザー固有のものになる場合があります。収集レポートを作成することで、ファイルを提出した全員とその時間の詳細なログを取得できます。

9. PDF と画像の注釈

注釈は、追加情報を提供するためにテキストまたは図に追加されるメモと呼ばれます。 Zoho WorkDrive 3.0 の新しいバージョンには、PDF と画像の注釈機能が付属しています。

PDF 注釈: PDF は組織で大量に使用されており、多くの場合、クライアントやチームメンバーと一緒にポートフォリオを作成したい場合さえあります。 Zoho WorkDrive 3.0 を使用すると、注釈を簡単に使用してチームと共同作業を行うことができます。ほとんどのユーザーは、ページに移動して、ページ上のテキストまたは領域にコメントを追加することもできます。
画像注釈: デザイナーと一緒にクリエイティブに取り組んでいて、デザイナーがデザインを送ったときに提案をしたいとします。画像注釈を使用すると、画像の特定の部分に簡単にコメントを追加したり、デザイナーと連携したりできます。

10.ビデオ体験の向上

ビデオは、ほとんどの組織でリーチ、エンゲージメント、さらには売り上げを伸ばすために使用できます。 Zoho は動画の重要性を理解しており、3 つの主な機能を備えています。

ビデオ注釈: チームがマーケティングビデオに取り組んでおり、それをレビューのために製品チームに送信する必要があると想像してください。ビデオが製品チームに送信されると、変更が必要なフレームが通知され、マーケティングチームに伝えられます。
ビデオアノテーションを使用して、チームは任意のフレームに移動し、タイムスタンプ付きのコメントを追加できます。これにより、チームは期待を直接共有することができ、マーケティングチームはビデオに効率的に取り組むことができます。

動画のカバー画像: Zoho WorkDrive 3.0 は、WorkDrive のカバー画像オプションを使用することで、ビデオの視認性と価値を大幅に高めます。デフォルトのシステム生成の表紙画像を変更する優れたオプションもあります。
WorkDrive には、ビデオの内容だけを表示しながら、デフォルトの画像をカスタムカバー画像に変更するオプションが付属しています。新しく更新された画像は、すべてのプレビュー、埋め込みビュー、および一覧のサムネイルとして表示できるようになりました。

ビデオのチャプター: ほとんどのビデオは退屈な傾向があります。そのため、Zoho WorkDrive 3.0 には、セクション間を簡単に移動できる章が用意されています。
ビデオのチャプターは、ビデオをセクションに分割するのにも役立ちます。これにより、ビデオでカバーされている内容を確認したり、興味のあるトピックにジャンプしたりできます。

11.セキュリティの向上

共有により、ほとんどの企業は、重要なファイルを顧客、ビジネスパートナー、および利害関係者に送信できます。これは、外部リンクをより安全にするための 2 つの機能強化を伴う新機能です。

パスワード:組織は機密ファイルをビジネスパートナーと共有するため、コンテンツが社外に流出する可能性があるため、コンテンツを安全に共有することが重要です。
Zoho WorkDrive は、外部共有リンクの作成に関して、すべてのユーザーにパスワードの設定を義務付けるのに役立ちます。また、リンクをより安全にしながら、必要に応じて強力なパスワードポリシーを設定するのにも役立ちます。

有効期限: 多くの企業が、公式の合意、法的通知、およびオファーレターを共有しなければならない場合があります。 Zoho WorkDrive 3.0 には、ユーザーが外部共有リンクとダウンロードリンクのデフォルトの有効期限を設定して、不要なアクセスを制限できる拡張機能が付属しています。
デフォルトの有効期限も自動的に適用できます。さらに、ユーザーは必要に応じて有効期限を手動で変更したり、無効にしたりすることもできます。

12.通知モード

最後に、Zoho WorkDrive 3.0 は、ユーザーが通知モードを決定するのにも役立つため、タスクやチームプロジェクトの更新中に企業ファイルに何が起こっているかを簡単に知ることができます。
Zoho WorkDrive を使用すると、必要な通知のリストと、通知を受信するために必要なメディアの種類を選択できます。

結論

WorkDrive の選択に関しては、会社のデータの転送について心配する必要はありません。 Zoho WorkDrive 3.0 を使用すると、デスクトップや他のクラウドサービスからファイルを簡単に移動できます。

覚えておくべき重要なことは、すべてのビジネスは、その業界に関係なくデータで運営されているということです。主な目標は、ドキュメントを共有、保存、および共同作業するための効率的なデータ管理ツールをユーザーに提供することです。

そのため、Zoho WorkDrive の拡張機能は、オンラインファイル管理を改善するために毎年リリースされています。今後、すべてのユーザーは、多くの新機能を備えた Zoho からのエキサイティングな新しいアップデートを楽しみにしています。