PDF 소프트웨어를 선택할 때 고려해야 할 10가지 필수 기능

게시 됨: 2023-02-22

전 세계적으로 3억 3천만 명이 넘는 사람들이 매일 PDF 문서를 사용합니다. PDF는 특히 원격 작업 문화의 부상과 함께 현대 기업 작업 운영의 중추로 부상했습니다.

사용, 보관 및 작업이 쉽습니다. 그러나 이를 처리하려면 올바른 플랫폼을 사용해야 합니다. 많은 PDF 소프트웨어는 기본 작업을 위해 타사에 의존하고 사용하기에 엄격합니다.

시스템에 부담을 주지 않고 PDF를 처리하는 PDF 소프트웨어를 선택하십시오. PDF 소프트웨어를 선택할 때 고려해야 할 몇 가지 필수 기능을 살펴보겠습니다.

PDF 소프트웨어를 선택할 때 고려해야 할 10가지 필수 기능

PDF(Portable Document Format)는 이름에서 알 수 있듯이 전자적으로 쉽게 처리, 보안 및 공유 할 수 있는 정보가 포함된 디지털 문서 형식입니다. 오늘날 디지털 작업 공간에서 가장 눈에 띄는 초석 중 하나로 부상했습니다.

모든 기업 운영에는 여러 플랫폼에서 생성, 편집 및 공유되는 PDF를 광범위하게 사용해야 합니다 . 디지털 시대의 비즈니스에서는 매일 PDF를 사용해야 합니다.

이를 위해서는 사용하기 쉽고 비즈니스 운영의 특성과 범위에 적합한 기능을 제공하는 PDF 소프트웨어가 필요합니다 . PDF 소프트웨어를 선택할 때 고려해야 할 가장 중요한 기능을 생각해 냈습니다. 구경하다.

  1. 다중 형식 변환


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PDF 소프트웨어에서 살펴봐야 할 첫 번째이자 가장 중요한 기능 은 PDF 문서를 Word, Excel, PPT, JPG 등과 같은 단어와 같은 다양한 다른 형식으로 변환하는 기능을 제공하는지 여부입니다.

PDF 파일은 편집이 엄격하고 유연하게 사용할 수 있는 것으로 악명이 높기 때문입니다. 기업은 종종 외부 도구에 의존하여 PDF 파일에서 최적의 용도를 추출해야 합니다. 이동 중에 변환할 수 있는 소프트웨어를 사용하면 작업 흐름이 쉬워집니다.

Smallpdf의 도구를 사용하여 PDF를 Word로 쉽게 변환하고 Word 문서를 문서 용도에 맞게 다시 PDF로 변환할 수 있습니다. 플랫폼에서 허용되는 내용에 따라 변경할 수 있으므로 다양한 플랫폼에서 문서를 더 쉽게 공유하고 처리할 수 있습니다 .

  1. 사용의 용이성

PDF 소프트웨어는 사무실에서 작업 흐름을 쉽게 해주는 일상적인 도구입니다. 직원이 사용하기 위해 학습 곡선이 필요한 복잡한 도구일 필요는 없습니다. PDF 소프트웨어는 모든 사람이 최대한 활용할 수 있도록 사용하기 쉬워야 합니다 .

사용자는 문서를 쉽게 편집하고 스캔할 수 있어야 합니다. OCR 기능, 즉 이미지의 텍스트를 인식하여 이미지를 텍스트로 변환하는 광학 문자 인식을 찾으십시오. 이렇게 하면 PDF를 이동 중에 처리할 수 있는 편집 가능한 문서로 변환할 수 있습니다.

그 외에는 소프트웨어 솔루션이 작업 프로세스 속도를 높이는 데 사용할 수 있는 템플릿을 제공하는지 확인하십시오. 선택할 수 있는 템플릿이 있으면 처음부터 문서를 만들거나 디자인 및 레이아웃과 같은 측면에 시간을 할애할 필요가 없습니다.

  1. 가격 및 라이센스

PDF 소프트웨어 솔루션은 일반적으로 SaaS 제품으로 제공되므로 월간 또는 연간 구독 기준으로 구매해야 합니다 . 회사에서 매일 사용하는 도구이기 때문에 평생 구독도 선택하는 경우가 많습니다.

PDF 소프트웨어의 가격과 라이선스는 구매 결정에 중요한 역할을 합니다. 무료로 사용할 수 있고 기본 기능과 때로는 훌륭한 기능을 제공하는 PDF 소프트웨어가 있습니다. 다른 것들은 더 높은 가격에 독점 기능 의 과다를 제공합니다.

선택하는 솔루션은 예산과 도구에서 필요한 사용량에 따라 다릅니다. 최종 결정을 내리기 위해 할당할 수 있는 요구 사항과 예산을 나열하십시오. 솔루션이 무료 평가판을 제공하는 경우 도구가 작업 구조와 호환되는지 여부를 평가할 기회를 가지십시오 .

  1. 크로스 플랫폼 사용

PDF 소프트웨어를 선택할 때 고려해야 할 또 다른 중요한 기능은 타사 플랫폼과의 호환성입니다. PDF 소프트웨어는 다양한 작업을 위해 다른 플랫폼과 협력해야 합니다 . 예를 들어 문서에서 여러 참가자를 허용합니다.

마찬가지로 PDF 문서는 다양한 플랫폼에서 쉽게 액세스할 수 있어야 합니다 . 소프트웨어는 여러 당사자가 동시에 PDF 문서를 사용할 수 있는 유연성을 제공해야 합니다.

  1. 모바일 친화적


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전 세계 웹 트래픽의 약 절반이 모바일 장치에서 발생합니다. 직원에서 동료에 이르기까지 모든 사람이 모바일 장치를 사용하여 PDF에 액세스하고 작업할 가능성이 높습니다 . 따라서 모바일 사용성을 위해 소프트웨어 솔루션을 확인하는 것이 중요해집니다.

PDF는 이동 중에 편집할 수 있어야 합니다 . 이는 사용자가 데스크톱에서와 마찬가지로 모바일 장치에서 동일한 방식으로 작업해야 함을 의미합니다. 이것은 여백의 가독성과 조정에 특별한 초점을 둡니다.

스마트폰 및 태블릿과 같은 모바일 장치는 화면이 더 작기 때문에 소프트웨어는 텍스트의 가독성을 손상시키지 않으면서 문서의 크기를 조정할 수 있어야 합니다 . 문서가 압축된 경우 작은 화면에서 열 때 품질이 영향을 받지 않아야 합니다.

  1. 기본 제공 보안

PDF가 회사 공간에서 자주 사용되는 형식이 된 주된 이유 중 하나는 PDF가 제공하는 보안 때문입니다 . 모든 사람이 액세스하거나 편집할 수 있는 것은 아닙니다. 내부 콘텐츠를 손상시키지 않고 전 세계에서 쉽게 공유할 수 있습니다.

선택한 PDF 소프트웨어는 문서의 기밀 정보를 보호하기 위해 최고 수준의 보안을 제공해야 합니다. 문서 에 액세스할 수 있는 사람을 제한하는 데 도움이 되는 암호 보호와 같은 기능을 찾으십시오.

문서를 읽거나 편집할 수 있는 사람을 선택할 수 있는 고유 권한이 있습니다. 고급 보안 기능을 사용하면 문서를 사용자와 공유한 후 액세스를 제한하거나 취소하여 더 이상 액세스할 수 없도록 할 수 있습니다.

  1. 고객 지원 및 서비스

PDF 소프트웨어는 본질적으로 사용하기 쉬운 소프트웨어 솔루션이지만 공급자는 여전히 PDF를 최대한 활용할 수 있는지 확인해야 합니다. 소프트웨어 공급자가 솔루션 사용 방법에 대한 자습서 및 가이드를 제공하는지 확인하십시오.

간단한 문제를 쉽게 해결하는 데 도움이 되는 FAQ가 필요합니다. 또한 더 큰 문제를 해결하는 데 도움이 되는 즉각적인 고객 서비스가 필요합니다. 공급자가 제공하는 서비스의 품질에 대해 알려면 리뷰와 사용자의 의견을 확인하십시오.

공급자가 문제를 해결하는 데 얼마나 효율적인지 현실적인 아이디어를 제공합니다. 또한 제공자가 제공하는 서비스 범위에 대한 기본 아이디어를 얻기 위해 항상 제공자에게 고객 서비스에 대해 문의 할 수 있습니다.

  1. 클라우드 기반

클라우드 기반 PDF 소프트웨어 솔루션은 회사에서 가장 일반적으로 선택하는 솔루션 중 하나입니다. 이는 사용하기 쉽고 .

PDF 시스템이 무겁거나 느려지는 것을 원하지 않습니다. 또한 느린 시스템은 처리 속도가 느려 전체 작업 흐름을 방해할 수 있습니다 . 클라우드 기반 시스템은 대부분의 사용자가 쉽게 액세스할 수 있을 뿐만 아니라 빠르고 민첩하며 유연하게 사용할 수 있습니다.

  1. 전자 서명 통합


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eSignature 옵션은 점점 더 많은 비즈니스가 가상 비즈니스를 수행함 에 따라 시간의 필요성으로 등장했습니다. 당사자에게 실제 문서를 보내고 서명과 함께 다시 받을 때까지 며칠을 기다릴 수는 없습니다.

PDF 소프트웨어 에는 사용자가 문서에 디지털 서명을 하고 품질이 그대로 유지되도록 반환할 수 있는 전자 서명 도구가 있어야 합니다. 당사자 간의 거래 속도를 높이고 프로세스를 훨씬 더 효율적으로 만듭니다.

  1. 오토메이션

특히 비즈니스가 대규모로 운영되고 매일 대량의 문서를 처리해야 하는 경우 자동화는 모든 기업 프로세스에 필요합니다. 올바른 선택을 할 수 있도록 PDF 소프트웨어의 자동화 기능을 찾으십시오.

끌어서 놓기 도구, 찾기 및 바꾸기 도구와 같은 자동화 기능을 사용하면 오류 범위 없이 작업을 더 빠르고 쉽게 수행할 수 있습니다. 주석과 마크업을 사용하면 PDF를 더 빠르게 편집할 수 있습니다.

다음 사용자가 더 쉽게 처리할 수 있을 뿐만 아니라 즉시 찾아야 할 포인트를 알 수 있습니다. 이렇게 하면 즉시 처리할 수 있습니다.

기능이 풍부하고 민첩한 PDF 소프트웨어 솔루션을 선택하여 일상적인 작업을 쉽게 할 수 있습니다.

PDF는 기업 운영을 위한 기본 파일 형식으로 등장했습니다. 이를 처리하고 관리하기 위한 올바른 소프트웨어 솔루션을 선택하면 최상의 결과를 도출하고 기업의 일상 업무를 쉽게 수행할 수 있습니다.

PDF 소프트웨어에서 이동 중 편집 및 플랫폼 간 공동 작업과 같은 기능을 찾으십시오. 모든 종류의 사용자가 가볍고 사용하기 쉬우면서도 최고 수준의 보안을 제공해야 합니다.

귀하의 작업을 쉽게 하기 위해 PDF 소프트웨어가 가져야 할 가장 중요한 기능이 무엇이라고 생각하는지 의견에 알려주십시오.