작업 조직: 작업 조직을 마스터하기 위한 10가지 팁
게시 됨: 2023-02-16직장에서 성공한 사람들의 비결이 무엇인지 궁금하십니까? 당연히 각 직원은 고유한 하드 및 소프트 기술, 성격 또는 성격 특성을 가지고 있기 때문에 이것이 완전히 개별적인 문제라는 것을 즉시 알 수 있습니다. 그러나 일상 업무의 성과를 개선하고 예상 결과 달성을 촉진하기 위해 돌볼 수 있는 한 가지 요소가 있습니다. 바로 좋은 작업 조직입니다. 어떻게? 아래에서 이를 실현할 수 있는 10가지 정리 팁 목록을 확인할 수 있습니다.
작업 조직 – 목차:
- 작업 계획
- 한 번에 하나의 목표(및 작업)에 집중
- 규칙적인 휴식을 취하는 것을 잊지 마세요
- 우선순위 설정
- 예상 및 제어 시간
- 개별 생산성 주기 설정
- 방해 요소 제거
- Kanban 보드 작업
- 도구를 사용하여 작업 간소화
- 동료를 위한 경계 설정
- 더 나은 작업 구성 - 이제 해야 할 일을 알 수 있습니다.
작업 계획
특별한 온라인 도구, 온라인 노트북, 전통적으로 종이에 일정을 정리할 수 있습니다(둘 중 가장 적합한 방법). 조직을 개선하는 데 관심이 있다면 작업을 계획하는 것을 잊지 마십시오. 주어진 날 또는 주에 할 일을 모두 작성하는 것은 우리가 언급한 다음 단계의 기초입니다. 그러나 직장에서 보내는 시간의 80%만 스스로 계획해야 한다는 점을 기억하세요. 나머지는 예상치 못한 일에 대비해야 합니다.
한 번에 하나의 목표(및 작업)에 집중
오후 전에 계획한 모든 작업을 완료하지 못하는 것처럼 자신을 위해 설정한 모든 것을 즉시 달성할 수 없습니다. 현재 가장 중요한 것에 집중하면 긍정적인 결과를 보게 될 것입니다.
규칙적인 휴식을 취하는 것을 잊지 마세요
매일 같은 시간에 휴식을 계획하는 것이 가장 좋습니다 .
우선순위 설정
어떤 일이 중요하고 시급하며 어떤 일을 뒤로 미뤄야 할까요? 작업을 계획한 후에는 다양한 책임을 수행해야 하는 순서를 결정해야 합니다(아이젠하워 매트릭스가 이에 도움이 됩니다). 이렇게 하면 한 순간도 망설이지 않고 해야 할 일과 한 작업에서 다음 작업으로 원활하게 이동하는 방법을 정확히 알 수 있습니다.
예상 및 제어 시간
직장에서 시간을 가장 잘 구성하려면 특정 작업을 완료하는 데 걸리는 시간을 예상해야 합니다. 이렇게 하면 시간이 지남에 따라 제어할 수 있으며 완료하려는 동기가 높아집니다. 업무 속도를 지속적으로 확인하면 병목 현상을 예상하고 미래에 대한 교훈을 얻을 수 있습니다 (예: 특정 유형의 작업에는 연장된 기한이 필요하다는 사실 측면에서). 이 두 가지 조치는 작업 조직을 크게 향상시킵니다.
개별 생산성 주기 설정
몇 시에 일을 가장 잘 하시나요? 아침, 정오 또는 오후에 더 생산적인지(그리고 이 사실이 직장에서의 식사와 어떻게 관련되는지)를 발견하는 것은 일상 업무를 더 잘 조직하기 위한 출발점입니다. 결국 가장 생산적일 때 가장 어려운 작업을 스스로에게 맡기는 것이 가장 좋습니다. 그래야 작업을 조금 더 쉽게 완료할 수 있습니다. 반면에 생산성이 가장 낮은 기간에는 많은 노력이 필요하지 않은 자동적이고 반복적인 작업을 수행해야 합니다. 이 접근 방식은 직장에서 낭비되는 시간을 없애는 데 도움이 될 것입니다.
방해 요소 제거
소셜 미디어 확인, 동료 방문 또는 이메일 검토와 같은 모든 종류의 방해 요소에 지속적으로 굴복하는 것만큼 일상 업무 수행에 나쁜 영향을 미치는 것은 없다는 점을 명심하십시오. 왜? 당면한 작업에 집중하는 데 시간이 걸리고 주의가 산만해질 때마다 집중력이 약해지고 처음부터 다시 시작해야 하기 때문입니다. 이러한 이유로 작업 기간 동안 특정 사이트를 차단하거나 산만함에 굴복하지 않도록 주기 작업을 지원하는 Pomodoro 기술을 사용하는 것이 좋습니다.
이와 관련하여 사무실과 집에서 일하는 동안 방해 요소에 직면한다는 점에 유의하십시오. 작업에서 가장 자주 주의를 분산시키는 것이 무엇인지 파악한 다음 이러한 문제를 제거하여 작업 흐름을 개선하십시오.
Kanban 보드 작업
Kanban 보드에서 할 일을 시각화하면(열 구분은 do-doing-done임) 워크플로에 대한 제어가 향상됩니다. 또한 다른 사람들이 현재 귀하의 리소스를 사용할 수 있는지 또는 귀하가 중요한 작업에 집중하고 있어 도움을 줄 공간을 찾을 수 없는지 확인할 수 있습니다.
도구를 사용하여 작업 간소화
팀에서 일하고 개별 팀 구성원 간의 의사 소통을 개선할 필요성을 느끼는 경우 이러한 유형의 소프트웨어(예: Firmbee 프로젝트 관리 소프트웨어)를 고려하십시오. 발생하는 프로세스에 대한 모든 필수 정보를 한 곳에 저장할 수 있는 솔루션을 통해 관련 작업의 구성을 매우 빠르고 효과적으로 개선할 수 있습니다. 그러나 팀의 필요에 따라 적절하게 선택해야 합니다(문제를 일으키는 영역을 분석하여).
동료를 위한 경계 설정
마지막 조언은 그렇게 함으로써 "도움이 되지 않는 친구"라는 꼬리표를 받을 수 있다고 믿기 때문에 받아들이고 싶어하는 사람이 거의 없는 것입니다. 그럼에도 불구하고 다른 사람을 강제로 지원하고 나중에 작업 지연에 직면하는 것보다 지금 당장은 동료를 돕지 않겠다고 동료에게 전달하는 것이 더 나을 수 있습니다. 조직(마감일 놓침으로 인해).
더 나은 작업 조직 - 이제 해야 할 일을 알고 있습니다.
위에 나열된 팁이 "사소하고" 직장 생활의 혼란을 정리하기에 충분하지 않다고 생각할 수 있습니다. 그러나 일부를 일상 활동에 통합하려고 하면 결과가 예상을 훨씬 뛰어넘는다는 것을 금방 알게 될 것입니다. 물론 위에 나열된 모든 팁이 귀하의 상황에서 정확히 작동하는 경우는 아니지만(모든 것은 귀하가 지금까지 작업을 구성하는 데 어떤 문제가 있었는지에 따라 다름) 변경하고 실행한 다음 결과를 즐기십시오.
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저자: 캐롤라인 베커
프로젝트 관리자인 Caroline은 최상의 작업 흐름을 설계하고 프로세스를 최적화하는 새로운 방법을 찾는 전문가입니다. 그녀의 조직적 기술과 시간 압박 속에서 일하는 능력은 그녀를 복잡한 프로젝트를 현실로 만드는 데 가장 적합한 사람으로 만듭니다.