조직적이고 생산적인 사람들이 매일 하는 11가지
게시 됨: 2017-11-05가장 침착하고 스트레스를 덜 받는 사람이 가장 많은 일을 하는 이유가 있습니다
우리는 하루 중 매초 최대한 빨리 일하는 것과 생산성을 높이는 것을 종종 혼동합니다. 우리는 조직화하기 위해 속도를 늦추면 생산성이 저하될까 두려워하지만 사실은 그렇지 않다고 제안합니다.
- 평균적인 사무실 직원은 하루에 한 시간 이상을 물건을 찾는 데 보냅니다.
- 평균적인 미국 경영진은 잘못된 정보를 찾기 위해 지저분한 책상과 정리되지 않은 파일을 검색하는 데 연간 6주를 보냅니다.
- 성인의 23%는 청구서를 잃어버려서 납부가 늦어지고 있다고 말합니다.
무질서하게 하는 것은 돈과 시간 면에서 비용이 많이 듭니다. 그러나 속도를 늦추고 조직화하도록 자신을 설득할 수 있다면 ROI에 충격을 받을 것입니다.
"정리하는 데 1분을 투자하면 1시간이 적립됩니다." - 벤자민 프랭클린
벤자민 프랭클린의 추정이 과장되었지만 정리하는 데 시간을 보내는 것은 여전히 가치 있는 투자입니다. 전문가들은 계획하고 정리하는 데 1시간을 할애하면 낭비되는 시간을 3~4시간 절약할 수 있다고 추정합니다.
가장 침착하고 스트레스를 가장 적게 받는 사람들이 가장 많은 일을 하는 데는 이유가 있습니다. 그들은 조직의 중요성을 이해하고 그에 따라 습관을 조정했습니다.
좋은 소식은 그들이 의존하는 습관을 모방함으로써 당신도 더 조직적이고 생산적이 될 수 있다는 것입니다.
그들은 책상을 어지럽히지 않습니다.
특정 문서를 찾을 수 있는 위치와 용지 더미를 정확히 알고 있다고 생각할 수 있습니다. 그러나 깨끗하고 정리된 책상이 더 생산적이지 않을 것이라고 생각한다면 농담입니다. 책상 위의 물건을 정리하는 것만으로도 마음속으로 정리하는 데 도움이 됩니다. 또한 프린스턴 대학에서 수행된 연구에 따르면 어수선한 책상 위의 경쟁 자극에 더 많이 뇌가 공격을 받을수록 집중할 수 있는 능력이 떨어집니다. 그리고 이것은 단지 주관적인 증거가 아닙니다. 그들은 피험자의 뇌 활동에 대한 MRI의 차이를 볼 수 있었습니다.
그들은 물건을 두 번 만지지 않는다
조직적이고 생산적인 사람들은 물건을 두 번 만지는 것은 엄청난 시간 낭비이기 때문에 어떤 것도 보류 패턴에 두지 않습니다. 나중에 처리하기 위해 전자 메일이나 전화 통화를 저장하지 마십시오. 주의를 끄는 것이 있으면 즉시 조치를 취하거나 위임하거나 삭제해야 합니다.
그들은 도착한 이메일에 응답하지 않습니다
생산적인 사람들은 전자 메일이 계속 방해가 되는 것을 허용하지 않습니다. 일정에 따라 전자 메일을 확인하는 것 외에도 보낸 사람별로 메시지 우선 순위를 지정하는 기능을 활용합니다. 그들은 가장 중요한 공급업체와 최고의 고객에게 경고를 설정하고 나머지는 작업의 중단 지점에 도달할 때까지 저장합니다. 어떤 사람들은 발신자가 언제 이메일을 다시 확인할 것인지 알려주는 자동 응답기를 설정하기도 합니다.
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그들은 단일 할 일 목록에서 일합니다
사람들이 값비싼 가죽으로 묶인 계획서를 구입하고 우선 순위에 따라 색상으로 구분된 할 일 목록으로 채우곤 했던 날을 기억하십니까? 그것들은 지금은 약간 구식처럼 보일 수 있지만 아무도 그것이 효과적이었다는 것을 부정할 수 없습니다. 그 계획자들이 왜 효과적이었습니까? 그들은 하나의 할 일 목록을 유지하는 것이 얼마나 중요한지 상기시켜 주었습니다. 모든 것을 하나의 목록으로 통합하면 어디를 봐야 하는지 항상 알게 되며 , 어떤 목록에 필요한 정보가 있는지 기억하느라 시간을 낭비하지 않아도 됩니다.
그들은 높은 수준의 자기 인식을 가지고 있습니다
고도로 생산적이고 조직적인 사람들은 자신이 누구인지에 대해 분명한 감각을 가지고 있습니다. 그들은 자신의 약점을 알고 그것을 극복하기 위해 조직 구조를 마련합니다 . 회의가 너무 오래 지속되는 경향이 있으면 타이머를 설정합니다. 회의를 생산적으로 유지하는 데 문제가 있으면 의제를 만듭니다. 아침에 음성 메일을 확인하는 것을 잊어버린 경우 알림을 설정합니다. 세부 사항은 중요하지 않습니다. 중요한 것은 그들이 신중하게 생각하고 조직의 약점에 맞는 특정 보조 도구와 루틴을 사용한다는 것입니다.
그들은 점심 시간을 만든다
우리는 모두 거기에 가본 적이 있습니다. 당신은 완전히 바빠서 위를 올려다보니 점심 시간이 훨씬 지났습니다. 당신은 스낵 기계에서 도넛이나 칩 봉지 없이 가거나 움켜쥐게 됩니다. 둘 다 정말 나쁜 생각입니다. 도넛은 약 20분 동안 에너지를 증가시켜주지만 그 후에는 집중력이 바위처럼 떨어집니다. 식사를 거르는 것은 집중력, 생산성, 문제 해결 능력에 영향을 미칠 뿐만 아니라 허리 둘레에도 영향을 미치며 예상과는 달리 영향을 미칩니다. 오하이오 주립 대학의 연구에 따르면 식사를 거르면 감량되는 체중은 나중에 지방으로 회복되는 근육량입니다.
그들은 개구리를 먹는다
"개구리 먹기"는 미루는 데 가장 좋은 해독제입니다. 매우 생산적인 사람들은 매일 아침 이 맛있는 "간식"으로 시작합니다. 다시 말해, 그들은 다른 일을 하기 전에 할 일 목록에서 가장 덜 먹음직스럽고 가장 두려운 일을 먼저 합니다. 그 후, 그들은 자신을 흥분시키고 영감을 주는 일을 처리할 수 있습니다.
그들은 매일의 끝에서 정리
어수선함을 해결하는 가장 좋은 방법은 하루 일과가 끝날 때 10분 정도 시간을 내어 책상을 정리하는 것입니다. 물건을 한 번만 만지는 것이 가장 좋다는 것을 알고 있지만 전화가 울렸거나 누군가 채팅을 하러 들렀기 때문에 우리는 모두 작업을 중간에 중단했습니다. 그런 일들을 정말 막을 수는 없지만, 반쯤 남겨둔 일들을 모두 해결함으로써 하루를 마감할 수 있다.
그들은 전날 밤에 일을 계획합니다.
조직적이고 생산적인 사람들은 매일 밤 잠자리에 들고 다음날 무엇을 할 것인지 확신합니다. 그들은 전날 밤에 우선순위를 바로 잡기 때문에 하루가 시작되면 "긴급한 자의 폭정", 즉 그들의 실제 우선순위를 방해하는 작은 불씨에 의해 주의가 산만해질 가능성이 줄어듭니다.
그들은 기술을 최대한 활용합니다
현대 기술이 근무일을 연장하여 우리가 항상 24시간 근무할 수 있도록 하는 방법에 대해 많이 이야기되었습니다. 그것이 사실일 수도 있지만 기술은 우리를 더 생산적으로 만들 수도 있습니다. 받은 편지함을 스팸으로부터 보호하기 위해 이메일 필터를 설정하거나 Evernote와 같은 앱을 사용하여 다시 필요한 정보를 정리하는 등 기술이 항상 나쁜 것은 아닙니다. 적절하게 사용하면 많은 시간을 절약할 수 있습니다.
그들은 달팽이 메일을 무시하지 않습니다
이를 위해 우리는 "한 번만 터치" 철학으로 돌아갑니다. 우리 대부분은 요즘 우리가 실제로 기대하는 달팽이 메일이 많지 않습니다. 그러나 이를 무시하면 특히 청구서 및 세금 통지와 같은 문제가 발생할 수 있습니다. 그냥 가서 열어서 도착하자마자 처리하십시오. 그렇지 않으면 연체된 청구서를 찾기 위해 소파 쿠션 아래를 파헤치게 될 것입니다.
모든 것을 하나로 모으기
잘못 배치된 것을 찾거나 다음에 해야 할 일을 기억하려고 하는 모든 시간은 생산성에 해를 끼칠 것입니다. 그것은 차례로 당신의 경력 잠재력을 먹습니다. 좋은 소식은 조직적이고 생산적인 상태를 유지하는 데 사용할 수 있는 도구가 많이 있다는 것입니다. 따라서 우리 중 가장 무질서한 사람들도 우리를 견제할 수 있는 시스템을 마련할 수 있습니다.
저자 소개
Travis Bradberry 박사는 수상 경력에 빛나는 베스트셀러 1위 책인 감성 지능 2.0의 공동 저자이자 Fortune 500대 기업의 75% 이상에 서비스를 제공하는 세계 최고의 감성 지능 테스트 및 교육 제공업체인 TalentSmart의 공동 설립자입니다. 그의 베스트 셀러 책은 25개 언어로 번역되었으며 150개 이상의 국가에서 사용할 수 있습니다. Dr. Bradberry는 Newsweek, BusinessWeek, Fortune, Forbes, Fast Company, Inc., USA Today, The Wall Street Journal, The Washington Post 및 The Harvard Business Review에 글을 기고했거나 취재했습니다.