5가지 일반적인 인보이스 발행 실수
게시 됨: 2022-05-02실수는 피할 수 없습니다. 인보이스를 발행할 때 가끔 발생하는 경향이 있습니다. 가장 흔한 인보이스 발행 실수는 무엇입니까? 인보이스 발행 실수를 피하는 방법은 무엇입니까? 어떤 결과를 초래할 수 있습니까? 이 질문에 대한 답을 알고 싶다면 일반적인 인보이스 발행 실수 5가지에 대한 기사를 읽어보세요.
5가지 일반적인 인보이스 발행 실수 – 목차
- 잘못된 인보이스 번호
- 잘못된 상대방 데이터
- 결제 방법에 대한 정보가 없습니다.
- 상품 또는 서비스에 대한 잘못된 설명
- 결제 오류
- 요약
잘못된 인보이스 번호
모든 송장에는 고유 번호가 있어야 합니다. 이것은 분명한 사실이지만 어떤 상황에서는 이러한 송장 발행 실수를 하기 쉽습니다. Word, Excel 또는 이에 상응하는 프로그램을 사용하여 송장을 발행하는 경우 특히 그렇습니다. 언뜻 보기에는 이렇게 하면 인보이스 작업이 더 쉬워지는 것처럼 보일 수 있습니다. 이러한 프로그램에서는 후속 문서를 발행할 때만 데이터를 변경하면 되는 기성품 송장 템플릿을 준비할 수 있습니다. 그러나 이 솔루션에는 한 가지 큰 단점이 있습니다.
후속 파일을 덮어쓰면 번호 매기기에서 길을 잃을 수 있습니다. 또한 인보이스를 Word 문서의 연속 페이지 또는 Excel의 연속 시트로 저장 하면 부정확성이 발생할 수 있습니다.
인보이스 번호 매기기에서 가장 흔한 인보이스 발행 실수는 무엇입니까? 두 가지 유형이 있습니다. 중복 송장 번호 와 번호 매기기 간격입니다. 이러한 인보이스 발행 실수는 모두 세무 당국이 이를 확인할 때 불쾌한 결과를 초래할 수 있습니다. 간격이 포함된 번호 매기기는 발행된 모든 송장이 세금 계산에 포함되지 않음을 나타낼 수 있습니다. 번호 매기기의 차이는 우발적이며 세무 당국을 오도할 의도가 아니더라도 심각한 의심을 불러일으킵니다.
두 번째 유형의 오류, 즉 번호는 같지만 내용이 다른 두 개 이상의 송장도 세금을 피하기 위해 의도적으로 그런 방식으로 발행되었음을 암시할 수 있습니다. 이 경우 회계 소프트웨어에서 동일한 번호로 두 개 이상의 문서를 입력하는 것을 허용하지 않을 수 있기 때문에 그러한 송장을 전기하는 데 문제가 있을 수도 있습니다.
이러한 실수를 수정하는 것은 쉽지 않을 수 있습니다. 특히 고객에게 이미 잘못된 송장을 보냈지만 나중에야 번호를 잘못 매겼다는 것을 알게 된 경우에는 더욱 그렇습니다. 그들은 송장의 정확한 번호를 확인하지 않기 때문에 계약자에게별로 중요하지 않습니다. 따라서 그들은 문제 없이 그러한 청구서를 지불할 수 있습니다. 하지만 세무조사를 하면 불이익을 받을 수 있습니다. 따라서 번호가 자동으로 지정되는 인보이스 발행 프로그램이나 앱을 사용하여 이를 방지하는 것이 좋습니다. 이렇게 하면 송장 발행 실수를 피할 수 있으며 잘못된 번호로 송장을 발행하지 않았는지 확인할 수 있습니다.
잘못된 상대방 데이터
우리는 인간일 뿐이며 실수는 때때로 우리 모두에게 발생합니다. 송장을 발행한 회사 이름의 오타 또는 고객 이름의 철자가 잘못된 것일 수 있습니다. 전형적인 하나는 또한 계약자의 잘못된 주소입니다. 이러한 경우 잘못된 건물 번호, 잘못된 우편 번호, 잘못된 거리 이름 또는 철자가 잘못된 회사 본사 도시 등 다양한 오류가 있을 수 있습니다. 인보이스에 고객의 잘못된 세금 식별 번호를 쓰는 경우도 발생할 수 있습니다.
이것들은 단지 작은 일인 것처럼 보일 것입니다. 그러나 이름이나 성에 철자 오류가 포함되어 있으면 아무도 좋아하지 않습니다. 또한 세금 결과를 초래할 수 있습니다. 부정확한 계약자의 데이터로 인해 그러한 송장을 사업 비용으로 인식하지 못할 수 있습니다. 이러한 경우 데이터를 수정해야 합니다. 이렇게 하면 고객이 올바른 데이터가 포함된 문서를 받을 때까지 지불을 보류할 수 있기 때문에 해당 인보이스에 대한 지불을 기다려야 하는 시간이 길어집니다.
또 다른 유형의 결함은 완전히 다른 수신자의 데이터로 송장을 발행하는 것입니다. 이는 특히 파일의 데이터를 덮어써서 수동으로 송장을 생성할 때 발생할 수 있습니다. 이 경우 판매된 상품 또는 서비스의 정확한 수량은 청구서에 포함되지만 수신자 데이터는 이전 청구서에서 그대로 유지됩니다.
이러한 경과로 인해 귀하가 청구서에 나열된 항목을 구매하지 않은 잘못된 수신자에게 그러한 청구서를 보낼 수 있습니다. 귀하로부터 구매한 계약자에게 보낼 수도 있지만 해당 인보이스에서 받는 사람의 정보가 잘못될 것입니다. 그것들을 수정하기 전까지는 그러한 송장에 대한 지불을 받을 수 있다고 확신할 수 없습니다.
그들을 피하는 방법? 여기에서 인보이스 발행 프로그램이 도움이 될 수 있습니다. 이를 사용하여 고객 데이터베이스를 생성할 수 있습니다. 데이터를 한 번만 확인하면 나중에 완벽하게 청구할 수 있습니다. 일부 프로그램을 사용하면 정부 기록에서 회사 데이터를 다운로드할 수 있으므로 송장 발행 시 이러한 오류를 방지할 수 있습니다.
결제 방법에 대한 정보가 없습니다.
누구나 자신의 계좌에 돈을 입금하는 것을 좋아합니다. 그러나 지불 방법에 대한 정보가 부족하면 청구서 지불이 불가능할 수 있습니다.
여기에서 은행 계좌 번호가 없는 것부터 잘못된 계좌 번호, 청구서 지불 시기와 방법을 모르는 것까지 다양한 오류가 발생할 수 있습니다. 여기에서 부정확성은 다양한 결과를 초래할 수 있습니다. 기한을 놓치면 고객이 법적 기한 내에 인보이스에 대해 지불해야 할 수 있습니다. 그러나 잘못된 계좌 번호 또는 계좌 번호가 없으면 계약자가 귀하에게 지불할 수 없습니다. 이 데이터를 수정하거나 완료한 경우에만 송장에 대한 지불을 기대할 수 있습니다.
상품 또는 서비스에 대한 잘못된 설명
송장에는 판매된 상품 및 서비스에 대한 정확한 설명이 포함되어야 합니다. 상품 실수의 경우 훨씬 덜 일반적이지만 서비스에 대한 올바른 설명은 많은 문제를 일으킬 수 있습니다. 당신의 고객은 그들이 주문한 것에 대해 지불하고 있다는 것을 의심해서는 안됩니다. 이것이 송장의 데이터가 주문의 데이터와 일치해야 하는 이유입니다.
계약자의 절차에 따라 일부는 귀하가 제공하는 서비스에 대한 더 자세한 설명을 요구할 수 있지만 일부는 그렇지 않을 수 있습니다. 그럼에도 불구하고 나중에 지불을 받는 데 문제가 없도록 정확성을 확인하는 것이 좋습니다. 잘못된 설명은 수정해야 하며 시간이 걸릴 수 있습니다. 결과적으로 이러한 청구서에 대한 지불을 예상보다 늦게 받을 수 있습니다. 이 문제에 대한 해결책은 판매된 상품 의 카탈로그와 개별 서비스에 대한 정확한 설명을 만드는 것 입니다. 이렇게 하면 청구서에 제안에 대한 명확하고 읽기 쉬운 설명이 항상 표시됩니다.
결제 오류
송장에는 회계 오류가 없어야 하지만 이러한 상황이 발생할 수 있습니다. 가장 자주 나타나는 곳이 몇 군데 있습니다. 여기에는 지불해야 할 총 금액이 포함됩니다. 잘못 합산되어 송장이 과소계상되거나 과대계상될 수 있습니다. 이러한 옵션 중 어느 것도 유익하지 않습니다. 왜요? 인보이스를 발행한 사람에게 나쁜 영향을 미치기 때문입니다.
고객이 귀하가 발행 한 문서에 회계 오류가 포함되어 있지 않은지 여부를주의 깊게 확인하지 않고 그러한 청구서를 지불하지 않을 수 있습니다. 그러나 결과적으로 너무 적거나 너무 많은 돈을 받을 수 있습니다. 첫 번째 경우에는 고객에게 추가 비용을 지불하도록 요청해야 하므로 좋지 않은 상황에 놓일 수 있습니다. 두 번째 경우 고객은 초과 지불에 대한 환불을 요구할 수 있으며 이는 회사의 평판에 좋지 않은 영향을 줄 수 있습니다. 두 경우 모두 세금 감사의 대상이 될 수 있으므로 피하는 것이 좋습니다.
송장에 회계 오류가 발생하는 또 다른 장소 는 판매된 상품의 가치를 계산하는 것입니다. 이 경우 상품의 개수와 1개의 가격을 곱하는 데 오차가 있을 수 있습니다. 이것은 계산이 수동으로 수행될 때 가장 자주 발생합니다. VAT 값을 계산할 때도 오류가 발생할 수 있습니다. 송장 발행 프로그램을 사용하면 계산이 자동으로 이루어지기 때문에 그러한 송장 발행 실수를 방지하는 데 도움이 됩니다.
인보이스 오류 – 요약
인보이스 발행 실수는 누구에게나 발생합니다. 그러나 법적 결과를 초래할 수 있음을 알아야 합니다. 인보이스 발행 실수는 지불 지연의 원인이 되며 회사의 신뢰성에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 솔루션 중 하나는 많은 프로세스를 자동화하는 동시에 기본적인 오류를 방지할 수 있는 전용 송장 발행 플랫폼을 사용하는 것입니다.
더 읽어보기: 송장에는 무엇을 포함해야 합니까? – 12가지 필수 요소
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저자: 앤디 니콜스
5가지 다른 학위와 무한한 동기 부여를 가진 문제 해결사. 이것은 그를 완벽한 비즈니스 소유자 및 관리자로 만듭니다. 직원과 파트너를 찾을 때 세계에 대한 개방성과 호기심을 가장 중요하게 생각하는 자질입니다.