IT 프로젝트를 수행하는 것은 비용이 많이 들 수 있습니다. 많은 사업주와 프로젝트 관리자는 항상 시간과 예산에 맞춰 프로젝트를 완료하는 것을 목표로 하지만, 그 과정에서 비용을 부풀릴 수 있는 예기치 않은 문제가 발생합니다. 이를 피하기 위한 현명한 접근 방식은 처음부터 예산을 슬림하게 유지하는 것입니다. 이것은 쉬운 일처럼 보이지만 구현하는 것은 훨씬 어렵습니다.

인터넷에 존재하는 대부분의 조언은 더 저렴한 공급품, 더 저렴한 소프트웨어, 더 저렴한 인프라와 같은 저렴한 경로를 택하도록 지시합니다. 이렇게 하면 분명히 비용이 절감되지만, IT 프로젝트를 경쟁력 있고 최첨단으로 유지하려는 경우 특히 도움이 되는 조언이 아니라는 사실을 알게 되었습니다.

그렇다면 표준 이하의 재료를 사용하지 않고도 IT 비용을 절감할 수 있는 다른 방법이 있습니까?

다음 IT 프로젝트에서 비용을 최소화하는 방법

다음은 몇 년 동안 효과가 있다고 테스트한 몇 가지 실행 가능한 팁입니다.

1. 욕구보다 욕구를 우선시하라

가장 진보되고 가장 아름답고 가장 하이테크한 제품을 원하는 것은 인간의 본성입니다. 차를 사든, 세탁기를 사든, 다음 IT 프로젝트를 위해 소프트웨어를 사든, 자신이 감당할 수 있는 최고의 사양을 갖춘 모델을 선택하는 경향이 있습니다. 특히 노련한 판매원과 마주하는 경우 모든 종소리와 휘파람 소리에 눈이 멀어지기 쉽습니다. 나는 이미 이러한 추가 기능을 구입함으로써 내 돈의 가치를 얻고 있다고 생각하면서 이러한 함정의 희생자가 된 적이 여러 번 있습니다.

그러나 내가 깨달은 것은 많은 비용이 드는 이러한 추가 기술 혁신이 결국 프로젝트가 끝날 때 사용되지 않게 된다는 것입니다. 예산에 미치지 못한다고 해서 실제로 필요하지 않은 경우 반드시 선택해야 하는 것은 아닙니다. 좋은 운동은 자신과 팀원들에게 정말로 필요한 것이 있는지 적어도 세 번 이상 물어보는 것입니다. 고가의 기기를 조달해 달라는 요청을 받으면 이것이 프로젝트에 구체적으로 어떤 이점을 줄 수 있는지 신중하게 평가하십시오.

2. 유연한 클라우드 기술 사용

데이터의 일부 또는 전체를 클라우드로 이동하는 것은 비용 절감을 위한 또 다른 명백한 조치입니다. 클라우드 기술을 사용하는 것은 프로젝트를 위한 물리적 서버 및 기타 하드웨어를 구입하는 것보다 훨씬 더 실용적입니다. 이 때문에 클라우드 컴퓨팅은 IT 프로젝트와 관련하여 소규모 회사가 경쟁력을 가질 수 있게 해주었습니다.

여러 클라우드 서비스 제공업체를 시도한 후 얻은 한 가지 귀중한 교훈은 이러한 회사에서 제공하는 유연한 스토리지 옵션을 활용한다는 것입니다. 프로젝트가 진행 중일 때 불이익이 될 수 있으므로 "비용을 절약하기 위해" 연간 거래 또는 고정 스토리지 요금제에 가입하지 마십시오.

IT 프로젝트는 매우 역동적이며 요구 사항이 눈 깜짝할 사이에 변경될 수 있음을 명심하십시오. 더 이상 필요하지 않은 계획에 얽매이면 더 많은 것을 잃게 됩니다. 대신 비용이 조금 더 들지만 금전적 영향이 거의 없이 계획을 업그레이드, 다운그레이드 또는 취소할 수 있는 더 많은 여유를 제공하는 유연한 계획을 선택하십시오.

3. 불필요한 비용 최소화

몇 년 전, 우리 팀은 우리 웹사이트 중 하나의 업그레이드 작업을 하고 있었습니다. 모든 것이 순조로웠고 우리는 마감일에 프로젝트를 마쳤습니다. 프로젝트 후 평가 중에 인쇄 및 용지 비용에 너무 많은 비용을 지출하고 있다는 사실에 놀랐습니다. 로그를 확인한 후 직원이 전체 프로젝트 예산에 이미 영향을 미치고 있다는 사실을 깨닫지 못한 채 모든 단일 프로젝트 업데이트, 이메일 및 인쇄 가능한 모든 것을 인쇄하고 있는 것으로 나타났습니다.

직원들은 대부분 사무실에 있기만 하면 무료로 이용할 수 있는 서비스라고 생각하며 아무 생각 없이 문서를 출력한다. 직원이 종이에 인쇄하는 데 비용이 들지는 않지만 이러한 유형의 비용은 비즈니스 소유자에게 추가될 수 있습니다. 직원이 디지털 도구를 사용하여 협업하도록 권장하여 이러한 불필요한 비용을 최소화합니다. 비용 절감 외에도 종이 사용량을 줄이면 삼림 벌채 및 기후 변화와 같은 환경 문제를 해결하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이것은 귀하의 비즈니스가 일부가 될 수 있는 중요한 기업의 사회적 지지입니다.

4. 아웃소싱 전문가

기술 전문가는 고용하는 데 비용이 많이 들 수 있습니다. 이로 인해 많은 프로젝트 관리자는 일류 기술 지원의 기대 급여를 맞출 여유가 없기 때문에 평범한 직원에 만족해야 합니다. 몇 년 전, 경험이 부족한 직원을 고용하는 실수를 저질렀습니다. 프로젝트가 원래 해야 하는 것보다 두 배나 오래 걸렸기 때문에 결국 후회했습니다. 하지만 다시는 하지 말라고 스스로에게 몇 번을 말해도, 나는 여전히 내가 감당할 수 있는 것보다 더 많이 이 일을 하게 되었습니다.

우연히 기술 천재였던 전 직원 중 한 명을 만나서야 대안적인 접근 방식을 찾았습니다. 이 직원은 내 프로젝트 중 하나에 서비스를 제공했습니다. 그를 정규직으로 고용하는 대신 프로젝트 고용인으로 고용했습니다. 제3자 공급업체를 고용하는 것처럼 프로젝트 단위로 그를 고용했습니다. 언뜻 보기에는 더 비싸게 보일 수도 있지만, 그것은 내가 내린 최고의 결정 중 하나로 밝혀졌습니다. 이제 특정 작업을 처리할 전문가가 필요한 경우 교육 및 고용 비용에 시간을 절약할 수 있기 때문에 아웃소싱 경로를 사용합니다. 가장 중요한 것은 내가 원하는 결과를 얻는 것입니다.

5. 원격 직원 고용

원격 직원 고용을 고려하면 사무실 공간 임대, 공과금 및 사내 직원과 관련된 기타 지원 인프라와 같은 간접비를 최소화할 수 있습니다. 기술 덕분에 사람들이 지구상의 다른 지역에 있어도 함께 일할 수 있습니다. 이제 이러한 유형의 설정을 지원할 수 있는 많은 프로젝트 관리 도구와 혁신이 있으므로 한 방에 모두 있지 않더라도 팀 구성원이 원활하게 의사 소통할 수 있습니다.

원격 직원을 고용하면 사무실 정치와 드라마를 다룰 가능성이 줄어들어 당면한 일에만 집중할 수 있습니다. 이것은 시간과 자원을 더 잘 사용한다는 것을 의미합니다. 또 다른 장점은 해당 지역에서 사용 가능한 직원으로 제한되지 않는다는 것입니다. 당신은 선택할 수 있는 훨씬 더 큰 분야가 있을 것입니다.

6. 보안이 핵심

IT 프로젝트에서 발생할 수 있는 최악의 상황 중 하나는 랜섬웨어, 악성 해킹 및 기타 보안 문제로 인해 귀중한 작업을 손실하는 것입니다. 이 기사에서 기본 요구 사항만 고려하고 불필요한 비용을 최소화하기 위해 반복해서 언급했지만 보안은 결코 소홀히 해서는 안 되는 부분입니다. "미안한 것보다 안전한 것이 낫다"는 오래된 진부한 표현은 크든 작든 IT 프로젝트를 실행할 때 항상 염두에 두어야 하는 것입니다.

소규모 회사일지라도 프로젝트에 보안 조치를 구현하는 것은 매우 중요합니다. 한 연구에 따르면 소기업 소유자의 82%가 사이버 공격의 위험이 없다고 생각합니다. 많은 사람들이 깨닫지 못하는 사실은 사이버 범죄자들이 종종 중소기업의 보안 프로토콜이 느슨하기 때문에 중소기업을 표적으로 삼는다는 것입니다.

IT 프로젝트를 더 저렴하게가 아니라 더 스마트하게

IT 프로젝트 비용을 줄이려고 할 때 더 저렴한 경로를 선택하는 것이 항상 최선의 선택은 아닙니다. 이 기사에서 언급한 것과 같은 더 스마트한 전략을 채택하면 프로젝트 결과물의 품질을 희생하지 않으면서 비용을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다.

Richard Kao는 영국에 기반을 둔 사무실 및 기술 솔루션 제공업체인 COS Sales의 영업 이사입니다. 그의 일상적인 작업에는 고객 계정 관리, 고객의 쿼리 지원, 최상의 결과를 보장하기 위한 팀 지시가 포함됩니다. 그는 B2B 세계에 대한 광범위한 경험과 그 결과 공유할 많은 지식을 가지고 있습니다. 트위터 @cos_sales에서 그를 찾을 수 있습니다.