업무 생산성을 향상시키는 7가지 전문가 작업 관리 팁
게시 됨: 2019-09-10효율적인 작업 관리는 품질이나 창의성을 희생하지 않고 조직적인 방식으로 모든 작업을 수행하는 데 중요합니다.
할 일이 너무 많아서 목표를 놓치는 데는 시간이 걸립니다. 그러나 올바른 전략으로 최고의 위치를 유지하고 목표를 달성할 수 있습니다.
이 기사에서는 작업을 보다 효과적으로 관리하고 직장에서 생산성을 향상시키는 데 도움이 되는 7가지 전문 조직 팁에 대해 설명합니다. 따라서 비즈니스 생활에서 아무리 바쁜 일이 있어도 이러한 간단한 전략을 사용하여 작업을 완료할 수 있습니다.
7가지 작업 관리 팁 및 구현 방법
- 아이젠하워 매트릭스 사용
- 작업 관리 소프트웨어 사용
- 반복 작업 자동화
- 일일 체크리스트 만들기
- 적합한 사람에게 작업 위임
- 커뮤니케이션 간소화
- 휴식을 취하고 자기 관리를 실천하십시오.
그러나 먼저 다음과 같은 질문을 던져야 합니다.
작업 관리가 중요한 이유는 무엇입니까?
작업 관리는 업계에 관계없이 모든 직업에 필요하기 때문에 매우 중요합니다. 시간을 현명하게 관리하면 짧은 시간에 더 많은 일을 할 수 있어 생산성과 효율성이 향상 됩니다.
워크로드를 제어할 수 있을 뿐만 아니라 작업이 겹치지 않도록 계획할 수 있습니다. 또한 좋은 작업 관리는 모든 사람이 언제 무엇을 해야 하는지 알고 있기 때문에 팀 구성원 간의 더 나은 협업을 장려합니다.
작업 관리에는 전략적 계획, 구성 및 커뮤니케이션 기술이 필요하며 이러한 팁을 염두에 두고 전문가처럼 작업을 관리할 수 있어야 합니다. 아이젠하워 매트릭스를 생각해 봅시다.
1. 아이젠하워 매트릭스 사용
"2분 미만이면 지금 하세요." - David Allen, 생산성 컨설턴트이자 " Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity " 의 저자
아이젠하워 매트릭스는 작업 관리를 위한 강력한 기술입니다. Dwight D. Eisenhower 전 미국 대통령이 개발한 매트릭스는 4개의 사분면으로 구성됩니다.
- 중요하고 긴급한
- 중요하지만 긴급하지 않은
- 중요하지 않지만 시급한
- 중요하지도 긴급하지도 않은
작업을 이러한 범주로 나누면 매트릭스를 사용하여 첫 번째, 두 번째 등으로 수행할 작업을 결정할 수 있습니다.
구현 방법
현재 작업을 종이나 온라인 작업 관리 소프트웨어 에 기록하십시오. 중요성과 긴급성에 따라 각 작업을 할당합니다.
중요하지 않거나 긴급하지 않은 것은 완료하십시오. 그런 다음 각 작업을 한 번에 하나씩 완료할 계획을 세웁니다.
예를 들어, 당신이 소셜 미디어 마케터라면 게시물의 성과 데이터를 분석한 후 아이젠하워 매트릭스를 적용하면 텍스트 기반 게시물보다 시각적 게시물의 성과가 더 좋다는 것을 알 수 있습니다. 따라서 방법에 따라 텍스트 전용 게시물을 통해 시각적 콘텐츠를 만들 수 있습니다.
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비즈니스 작업 관리를 위한 조직 전략의 일부로 아이젠하워 매트릭스를 사용하면 생산성을 높이고 성공을 달성하면서 스트레스 수준을 줄일 수 있습니다!
다음 섹션에서는 작업 관리 소프트웨어가 조직의 생산성을 한 단계 끌어올리는 데 어떻게 도움이 되는지 살펴보겠습니다.
2. 작업 관리 소프트웨어 사용
"자신에게 맞는 시스템을 만드십시오. 작동하지 않는 시스템에 자신을 억지로 넣지 마십시오." - Laura Vanderkam, 시간 관리 전문가 및 저자 " 168시간: 당신이 생각하는 것보다 더 많은 시간이 있습니다 "
여러 프로젝트를 동시에 관리하는 것은 어려울 수 있습니다. 특히 기한이 촉박하고 작업량이 끝이 없을 것 같은 경우에는 더욱 그렇습니다.
적절한 조직과 커뮤니케이션이 없으면 비즈니스는 마감 기한 준수, 데이터 손실 및 열악한 고객 서비스 로 인해 어려움을 겪을 수 있습니다. 이로 인해 수익이 발생하고 평판이 손상될 수 있습니다.
올바른 도구를 사용하면 팀과 개인이 이 프로세스를 쉽고 간편하게 수행할 수 있습니다. 작업 관리 소프트웨어는 모든 규모의 기업이 작업을 생성하고 팀원에게 할당하며 진행 상황을 보다 효과적으로 추적할 수 있는 강력한 도구입니다.
이 소프트웨어를 사용하면 개별 작업의 기한을 설정하고 해당 기한이 다가오면 중앙 대시보드에서 미리 알림을 받을 수 있습니다.
또한 팀 구성원은 여러 앱이나 플랫폼 간에 전환하지 않고도 프로젝트에 대해 협업하고 커뮤니케이션할 수 있으므로 혼란이 줄어듭니다.
구현 방법
예를 들어 콘텐츠 제작 마케터는 개요를 작성하고 팀원에게 작성 파트(연구/카피라이팅/SEO 최적화)를 할당할 수 있습니다.
모든 사람이 액세스할 수 있는 공유 문서를 사용하면 업데이트를 쉽게 추적하고 각 구성원이 할당된 작업을 완료한 결과를 확인할 수 있습니다.
Trello, Asana 또는 Basecamp와 같은 인기 있는 작업 관리 소프트웨어에는 종종 시간 경과에 따른 팀 성과를 추적하고 개선 사항을 식별할 수 있는 분석 기능이 포함되어 있습니다.
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귀하의 비즈니스에 적합한 작업 관리 소프트웨어를 선택할 때 요구 사항과 예산을 고려하십시오.
작업 할당, 기한, 진행 상황 추적 및 파일 공유와 같이 요구 사항에 맞는 기능을 갖춘 소프트웨어를 찾으십시오.
하나를 결정하기 전에 다양한 소프트웨어 옵션을 테스트하고 팀이 교육을 받고 편안하게 사용할 수 있는지 확인하십시오.
3. 반복 작업 자동화
자주 수행하는 작업을 자동화하여 시간을 절약하고 오류를 줄입니다. 매크로, 스크립트 및 자동화 소프트웨어와 같은 도구를 사용하여 작업 흐름을 간소화하십시오." - Laura Stack, 생산성 및 시간 관리 전문가 및 저자 " 할 일이 너무 많을 때 해야 할 일: 작업을 줄이고, 결과를 높이고, 하루 90분 절약 ”
고객 서비스, 디지털 마케팅 또는 프로젝트 관리와 같은 영역에서 반복적인 작업을 자동화하면 워크플로우를 최적화할 수 있습니다.
소프트웨어 및 기술을 사용하여 비즈니스 소유자는 데이터 입력, 송장 발행 및 이메일 마케팅과 같은 작업을 자동화하여 시간을 절약하고 오류를 최소화할 수 있습니다.
자동화 도구는 자동화된 이메일, 발권 시스템 , 통화 분배, 챗봇과 같은 기능을 제공하여 웹 사이트 방문자 또는 고객이 기다리거나 여러 이메일을 보내지 않고도 신속하게 답을 찾을 수 있도록 도와줍니다.
또한 팀이 가장 긴급한 항목에 먼저 집중할 수 있도록 긴급성 또는 중요도에 따라 요청의 우선 순위를 지정할 수 있습니다.
구현 방법
예를 들어 성공적인 판매 후 후속 이메일을 보내는 책임이 있다고 가정해 보겠습니다. 각 이메일을 수동으로 작성하고 동일한 정보를 반복적으로 입력하는 대신 이메일 자동화 도구를 사용할 수 있습니다.
고객이 비즈니스에서 적시에 커뮤니케이션을 받을 수 있도록 하면서 시간을 절약할 수 있습니다.
개인 이메일의 이미지
반복 작업을 자동화하면 비즈니스 작업 관리를 개선하는 데 상당한 영향을 미칠 수 있습니다. 시간을 확보함으로써 직원들은 문제 해결 및 의사 결정과 같이 사람의 주의가 필요한 상위 작업에 집중할 수 있습니다.
즉, 일일 체크리스트를 만드는 것은 팀이 순조롭게 진행되고 목표를 달성하는지 확인하는 데 필수적인 단계입니다.
4. 일일 체크리스트 만들기
"할 일 목록은 동적이고 유연해야 하며 변화하는 우선 순위에 맞게 조정되어야 합니다." - Julie Morgenstern, 조직 및 시간 관리 전문가 및 저자 " 내부로부터의 시간 관리 "
구조와 명확한 계획이 부족하면 업무가 혼란스럽고 비생산적일 수 있습니다. 결과적으로 스트레스와 불안감을 느끼고 작업의 질이 저하될 수 있습니다.
일일 체크리스트를 작성하면 문제가 없는 작업이 없고 모든 팀원이 달성해야 하는 작업에 대해 같은 페이지에 있음을 보장할 수 있습니다.
구현 방법
오늘의 가장 긴급한 작업을 모두 나열하여 시작하십시오. 그런 다음 그것들을 더 작고 관리하기 쉬운 작업으로 나눕니다.
다음으로 중요성과 기한에 따라 작업의 우선순위를 정하고 작업을 완료하는 데 도움이 되는 메모나 세부 정보를 포함합니다. 마지막으로 하루 동안 진행 상황을 추적합니다. 이 단계에는 Eisenhower Matrix도 있을 수 있습니다.
예를 들어 콘텐츠 마케팅 담당자는 아이디어 브레인스토밍, 게시물 요약, 연구 수행, 초안 작성, 편집 및 게시와 같은 더 작은 작업으로 나눌 수 있는 블로그 게시물 작성을 포함하는 일일 체크리스트를 만들 수 있습니다.
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낮 동안 새로운 작업이나 마감일을 주시하십시오. 이러한 작업을 제 시간에 목록에 추가하면 조직을 유지하고 균열을 통해 미끄러지는 것을 방지할 수 있습니다.
하루가 끝날 때 체크리스트를 검토하여 진행 상황을 평가하고 필요에 따라 우선 순위와 예상 시간을 조정하십시오.
일일 체크리스트를 통해 모든 작업을 진지하게 수행할 수 있습니다. 결과적으로 적절한 사람에게 작업을 위임하는 것이 더 쉽습니다.
5. 적절한 사람에게 작업 위임
"우선순위가 핵심입니다. 작업 목록을 만들고 목표에 가장 큰 영향을 미칠 작업에 집중하세요." - Brian Tracy, 저자 및 동기 부여 연사 시간 관리 및 생산성에 대한 작업으로 유명합니다.
팀워크 또는 협업과 관련된 모든 직업에서 팀 구성원이 자신의 강점과 전문성에 맞는 작업을 처리하기를 원합니다.
모든 것을 스스로 하려고 할 때 압도당하고 소진될 수 있습니다. 표준에 따라 작업을 위임하고 완료하도록 하여 워크로드를 효율적으로 관리할 수 있습니다.
구현 방법
작업을 위임할 때 먼저 각 팀원의 기술과 전문성을 고려하십시오. 어떤 사람이 직무에 가장 적합한지 파악함으로써 각 팀원이 자신의 강점을 활용하고 처리할 수 있는 작업을 수행하도록 할 수 있습니다.
또한 기술 수준에 따라 작업을 할당하면 오류 발생 위험을 줄이고 팀의 출력 품질을 극대화할 수 있습니다.
소셜 미디어 관리와 같은 작업을 해당 분야에 경험이 있는 팀원에게 위임하고 콘텐츠 제작 및 전략에 집중합니다.
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작업 위임에 대한 명확한 지침을 제공하는 것은 팀 구성원이 완료해야 할 사항과 관련 기한 또는 기대치를 이해하도록 하는 데 필수적입니다.
의사소통을 간소화하여 작업 관리 프로세스를 더욱 개선할 수 있는 방법을 살펴보겠습니다.
6. 커뮤니케이션 간소화
"명확성이 핵심입니다. 의사소통을 구체적이고 직접적으로 하고 불필요한 세부 사항과 전문 용어를 피하십시오." - Erica Dhawan, 커뮤니케이션 및 협업 전문가 및 저자 " 디지털 바디 랭귀지: 거리에 상관없이 신뢰와 연결을 구축하는 방법 "
의사 소통이 더 좋을 때 작업 완료 및 지연에서 실수가 발생할 수 있습니다. 반면 효과적인 팀워크와 작업 관리는 원활한 의사소통에 달려 있습니다.
구현 방법
먼저 응답 시간과 커뮤니케이션 채널에 대한 기대치를 설정하여 모든 사람이 같은 페이지에 있도록 합니다. 그런 다음 이메일 또는 인스턴트 메시징 시스템을 활용하여 모든 사람이 연결되고 정보를 받을 수 있도록 정보 및 업데이트를 보냅니다.
둘째, 하루 동안 이루어진 진행 상황에 대한 그룹 토론을 위해 매일 시간을 계획하십시오. 모두가 각자의 문제를 서로 논의하면 문제를 더 쉽고 빠르게 해결할 수 있습니다. 매일 체크인할 뿐만 아니라 팀 구성원 간의 열린 대화를 장려하여 협업을 촉진합니다.
예를 들어, 프로젝트 관리 팀은 Trello 보드를 설정하여 작업을 할당 및 추적하고, Zoom 또는 Slack을 통해 정기적인 체크인을 예약하고, 응답 시간에 대한 기대치를 설정할 수 있습니다.
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이제 팀 단위로 작업 관리에 대해 논의했으므로 종종 간과되지만 비즈니스 작업 관리에서 중요한 부분인 휴식을 취하고 자기 관리를 연습하는 것으로 넘어가겠습니다.
6. 휴식을 취하고 자기 관리를 합니다.
"피곤하면 쉬세요. 몸과 마음과 정신을 상쾌하게 하고 새롭게 하세요. 그런 다음 다시 일을 시작하세요." - Ralph Marston, 개인 개발 및 성공에 관한 작업으로 유명한 동기 부여 연사이자 작가 .
신체적, 정신적 건강을 돌보는 것은 목표를 달성하고 최선을 다하는 데 필요합니다. 자기 관리를 소홀히 하면 탈진, 피로, 전반적인 웰빙 저하로 이어질 수 있습니다.
구현 방법
- 야외에서 15분 산책 또는 스트레칭 세션과 같은 몇 번의 짧은 휴식을 취하십시오.
- 건강한 식사와 간식 먹기
- 잠자리에 들기 전에 책을 읽거나 매일 아침 10분 동안 명상하십시오.
- 매일 밤 충분한 수면을 취하십시오. 수면 부족은 낮 동안 수행 능력 저하와 관련이 있습니다.
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이러한 활동을 일상에 통합하면 신체 건강을 넘어 광범위한 이점을 얻을 수 있습니다.
활기차고 편안하며 자신감 있게 업무에 접근하는 근로자는 하루의 과제를 더 잘 해결할 수 있습니다.
결론
효과적인 비즈니스 작업 관리는 중요도 수준에 따라 우선 순위를 지정하고 모든 것이 원활하게 실행될 수 있도록 적절하게 계획하는 것을 의미합니다.
이러한 팁을 일상에 적용하려면 약간의 헌신과 노력이 필요할 수 있지만 그만한 가치가 있습니다. 귀하는 비즈니스의 성공을 향상시킬 뿐만 아니라 개인의 성장과 발전도 촉진할 것입니다.
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저자 약력:
Oliver Stasinszky는 전자 상거래 및 고객 서비스 배경을 가진 LiveAgent의 아웃리치 팀 리더입니다 . 그는 글을 쓰고, 읽고, 악기를 연주하는 방법을 배우는 데 열정적입니다.