비즈니스 프로세스는 회사가 고객이나 클라이언트에게 제품이나 서비스를 제공하는 것으로 끝나는 일련의 관련 작업입니다. 비효율적인 프로세스는 불행한 고객, 불만을 품은 직원, 심지어 배달 기한을 놓칠 수도 있습니다.

비효율적인 프로세스를 처리하는 가장 좋은 방법은 프로세스를 개선하는 것입니다.

효율적인 비즈니스 프로세스가 중요한 이유

효율적인 프로세스는 작업량을 줄이고 제품 또는 서비스 제공을 간소화합니다. 프로세스에는 비교적 간단한 작업도 포함될 수 있습니다. 예를 들어, 고객에게 송장을 보내는 방법과 같은 간단한 재무 프로세스는 하나의 프로세스입니다.

기업이 프로세스를 개선하고 간소화하지 못하면 시장에서 뒤쳐지고 경쟁업체에게 고객을 잃을 위험이 있습니다. 프로세스 개선은 복잡한 작업을 완료하기 위한 방법론을 사용하거나 해당 작업을 팀의 다른 구성원에게 배포하는 것처럼 간단할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스를 개선하는 7단계

이 논의에서 설명한 것처럼 비즈니스 프로세스 개선은 점진적 프로세스입니다. 회사에 발생하는 변경 사항은 단기간에 즉시 영향을 미치지 않습니다. 시간이 지남에 따라 비즈니스 효율성에 대한 잠재적인 변화는 프로세스 개선 팀이 집중해야 하는 것입니다.

1. 프로세스 정의

모든 비즈니스 프로세스 개선 전략의 첫 번째 단계는 회사가 개선하고자 하는 프로세스를 정확히 정의하는 것입니다. 일반적으로 프로세스 개선 작업을 하는 팀은 순서도 또는 스윔 레인 다이어그램과 같은 다이어그램을 활용합니다. Lucid Chart 보고에 따르면 스윔 레인 다이어그램은 일반적인 순서도의 기능을 수행하지만 특정 개인이나 부서에 책임을 할당하기도 합니다.

프로세스의 스윔 레인 다이어그램의 예

프로세스를 정의한다는 것은 매일 프로세스를 처리하는 사람들의 입력을 사용하는 것을 의미할 수 있습니다. 인터뷰와 토론은 프로세스 개선 팀에 즉각적으로 명확하지 않을 수 있는 하위 단계를 알리는 데 도움이 됩니다.

2. 관련 기회 탐색

프로세스 정의를 위한 인터뷰에서 해당 프로세스를 정기적으로 활용하는 사람들은 시스템에 도움이 될 수 있는 잠재적 개선 사항에 대한 통찰력을 제공할 수 있습니다. 이러한 관련 기회는 시스템의 효율성을 더욱 향상시키는 경우 탐색할 가치가 있습니다.

상세한 문제 설명의 개발은 프로세스 개선 팀이 작업 변경이 발생할 수 있고 발생해야 하는 위치에 대한 이해를 제공합니다. 또한 팀은 목적에 부합하지 않는 것으로 보이는 경우 프로세스 내에서 관련 없는 단계 및 하위 단계를 정확히 찾아 제거할 수 있습니다.

3. 공정 분석

이 단계에서 프로세스 개선 팀은 스윔 레인 다이어그램을 보고 시스템 내에서 병목 현상이 발생하는 위치를 파악할 수 있습니다. Kiss Flow가 지적한 바와 같이 적절한 분석 단계가 없으면 팀은 문제를 찾는 데 시간과 자원을 낭비할 가능성이 높습니다.

일반적으로 다음과 같은 몇 가지 관련 질문을 통해 분석 단계를 세분화할 수 있습니다.

• 비즈니스 비용의 대부분은 어디에서 발생합니까?
• 병목 현상을 일으키는 단계가 있습니까?
• 프로세스의 어느 부분이 고객이나 팀 구성원을 가장 좌절하게 합니까?
• 대부분의 지연은 어디에서 발생합니까?
• 프로세스의 어떤 단계 또는 하위 단계를 완료하는 데 가장 많은 시간이 소요됩니까?
  
  

근본 원인 분석 또는 인과 관계 분석과 같은 분석 방법은 팀이 문제를 일으키는 근본적인 문제를 해결하는 데 도움이 될 수 있습니다. 문제 자체를 해결하는 것은 문제의 증상만 다루며, 이는 나중에 다시 나타나 팀이 다시 문제를 처리해야 합니다.

4. 시스템 재설계

팀이 프로세스에 영향을 미치는 근본적인 문제를 강조하면 해당 문제를 제거하기 위해 다시 설계하기 시작합니다. 초기 브레인스토밍 세션에서는 테이블에 대한 아이디어를 얻습니다. 팀이 솔루션 목록을 충분히 생성하고 나면 비용 효율적이지 않거나 구현하는 데 시간이 너무 많이 걸리는 솔루션의 범위를 좁힐 수 있습니다.

선택한 솔루션은 위험 분석 및 영향 분석에 노출되어 팀에서 제안한 솔루션의 전체 범위와 이 솔루션 구현에 대한 잠재적인 영향을 확인해야 합니다.

5. 사용 가능한 리소스 찾기

시스템 재설계 계획을 확정한 후 팀은 재설계를 구현하는 데 사용할 수 있는 리소스를 찾아야 합니다. 이러한 자원은 인적 자원에서 소프트웨어, 하드웨어 및 인프라에 이르기까지 다양할 수 있습니다.

인사 부서, IT 및 기타 이해 관계자와의 커뮤니케이션은 팀이 시스템 재설계가 어떻게 진행될 것인지 이해하고 프로세스 완료에 영향을 미칠 수 있는 내부 문제를 알리는 데 도움이 됩니다.

6. 변화를 유도하고 이해관계자에게 알리기

비즈니스 프로세스 개선은 점진적일 수 있지만 때때로 대규모 변경이 발생하여 비즈니스의 핵심을 뒤흔듭니다. 개선을 위해서는 팀, 인프라, 심지어 하드웨어 및 소프트웨어 시스템의 교체가 필요할 수 있습니다. 이 변경을 활성화하려면 전체 프로젝트 자체를 관리해야 할 수 있습니다.

프로세스 개선이 직면한 또 다른 중요한 문제는 많은 사람들이 변화를 수용할 수 없다는 것입니다. 이를 처리하기 위해 팀은 Kotter의 8단계 변경 모델과 같은 이론적 모델을 활용할 수 있습니다. Educational Business Articles에서 언급했듯이 이 모델은 팀워크, 투명성 및 커뮤니케이션을 프로세스 개선 방법론에 구현하는 간단한 방법입니다.

7. 프로세스 검토

처음에 언급했듯이 프로세스 개선은 점진적인 프로세스입니다. 세상은 예측할 수 없는 곳이기 때문에 새롭게 개편된 프로세스도 예상대로 작동하지 않습니다. 프로세스의 다음 반복에 대한 제안을 제공하려면 지속적인 검토 시스템이 필요합니다.

Kaizen과 같은 방법론은 각 반복에서 프로세스 효율성이 향상되도록 하는 데 유용할 수 있습니다. Kaizen Institute에서 정의한 Kaizen은 비즈니스의 장기 경쟁 전략에 적용되는 지속적인 개선 시스템입니다.

즉시 아무 일도 일어나지 않는다

빠르게 변화하는 디지털 세계에서 우리는 우리가 하는 모든 일에 즉각적인 결과를 기대하게 되었습니다. 이는 비즈니스 프로세스 개선에 관한 비현실적인 기대입니다.

대신 비즈니스 프로세스 개선에 전념하는 팀은 시간을 일련의 주기로 보고 각 단계가 완전한 효율성을 달성하는 데 점점 더 가까워집니다. 조직 내에서 일어나는 변화, 특히 회사의 일상 업무에 영향을 미치는 변화는 점진적으로 발생합니다. 비즈니스 프로세스 개선 팀이 있으면 회사는 생산 또는 배송 프로세스를 지속적으로 간소화하여 경쟁력을 유지할 수 있습니다.

Samantha Wallace는 여러 전자 상거래 회사에서 근무한 베테랑 기술 작가이자 편집자입니다. 그녀는 5년 넘게 온라인에서 기술을 다루고 있습니다.

그녀는 GreenwingTechnology.com의 콘텐츠 옹호자입니다.