Zoho 계약에 대해 알아야 할 모든 것

계약서는 사업에 들어오거나 나가는 거의 모든 페니를 관리하는 법적 문서입니다. 기업이 관리에 적합한 계약 관리 소프트웨어 를 갖추고 있다면 계약을 정적 문서에서 전략적 자산으로 변환할 수 있습니다. 기술의 발전과 함께 빠르게 변화하는 비즈니스 환경에서 규제 조치가 자주 등장합니다.

또한 글로벌 공급망은 점점 복잡해지고 마케팅 및 판매 모델은 점점 더 다양해지고 있습니다. 이는 쉽게 접근하고 수정할 수 있는 디지털 계약의 필요성으로 이어진 상태입니다. 계약을 관리하고 최대한 활용할 수 있는 강력한 CLM 플랫폼에 대한 수요가 증가하고 있습니다.

강력한 계약 수명 주기 관리 소프트웨어 를 사용하면 계약 프로세스를 자동화 및 간소화하고 그 안에 있는 진정한 잠재력을 발휘할 수 있습니다. Zoho Contracts와 같은 CLM을 통해 법무팀은 고부가가치 작업에 투자할 수 있는 상당한 시간을 절약할 수 있습니다.

이 블로그에서는 Zoho Contracts와 이 소프트웨어가 제공하는 기능에 대해 자세히 살펴보겠습니다.

Zoho 계약이란 무엇입니까?

Zoho Contracts는 모든 계약 문제에 대한 간단한 솔루션입니다. 기능이 풍부한 플랫폼으로 계약 수명 주기 관리 프로세스를 효율적으로 간소화하는 동시에 비용을 절감하면서 규모에 맞게 규정 준수를 달성하는 데 도움이 됩니다.

Zoho Contracts와 같은 CLM 플랫폼 을 구현 하면 계약 주기 시간을 단축하고 비즈니스 위험을 완화하며 계약 거버넌스를 개선할 수 있습니다. 여러 애플리케이션이 필요하지 않은 완전한 계약 솔루션입니다.

모든 비즈니스 소유자는 어디를 가든지 비즈니스 계약을 준수할 수 있습니다. Zoho Contracts 애플리케이션은 주요 계약 지표에 대한 통찰력을 제공하는 개인화된 모바일 대시보드를 만듭니다. 이 응용 프로그램에는 자리를 비울 때 필요한 기능도 포함되어 있습니다.

Zoho Contracts 소프트웨어는 법률 운영의 효율성을 제공하는 것 외에도 더 나은 비즈니스 결과를 촉진합니다. 아래에 언급된 법적 운영 측면을 다룹니다.

계약 수명 주기 간소화

Zoho Contracts가 처리하는 계약 수명 주기에는 5단계가 포함되어 있으며 아래에 언급되어 있습니다.

• 저작 : Zoho Contracts는 사전 정의된 계약 템플릿의 광범위한 라이브러리와 Zoho Contracts에서 사용자 정의 템플릿을 생성하는 기능과 함께 제공되어 계약을 쉽게 작성할 수 있습니다. Zoho Contracts의 조항 라이브러리와 함께 계약 유형 템플릿은 계약 작성에 대한 체계적인 접근 방식을 제공합니다. 모든 계약에서 언어 일관성이 있는지 확인하면서 작성 단계에서 많은 시간을 절약하는 데 도움이 됩니다. 문서 편집기에는 고급 문서 어셈블리 기능, 공동 편집 기능, 채울 수 있는 필드 기능, 상황별 주석 등이 포함되어 있습니다.
• 승인 : 모든 계약은 법적 구속력이 있는 문서이므로 포함된 내용이 명확하고 간결하며 정확해야 합니다. 계약 승인 프로세스는 이해 관계자가 계약을 실행하기 전에 계약 범위를 인식하도록 하여 규정 준수를 개선하고 위험을 줄일 수 있습니다. 관리자는 Zoho 계약을 사용하여 순차 및 병렬 승인 워크플로를 설정하고 이를 계약 유형과 연결할 수 있습니다. 승인자는 문서에 상황에 맞는 설명을 추가하고 승인하거나 거부할 수도 있습니다.
• 협상 : 이메일 첨부 파일로 계약을 주고받는 전통적인 접근 방식과 달리 Zoho Contracts는 비밀번호로 보호된 링크를 사용하여 상대방 연락처에 대한 액세스를 제어할 수 있도록 도와줍니다. 상대방 연락처는 실시간으로 서로 협력하고 문서에 적용해야 하는 관련 변경 사항을 제안하고 상황에 맞는 설명을 하고 가시성을 설정할 수 있습니다. 이 협상 내역 추적 및 변경 사항 비교 기능은 다양한 협상 라운드가 있을 때 매우 유용합니다.
• 실행: Zoho Contracts는 Zoho Sign이라는 전자 서명 소프트웨어와 사전 통합되어 제공 되는 CLM 시스템 으로, 계약 수명 주기에서 이 중요한 단계를 매우 빠르고 쉽게 만듭니다. 이메일, 인쇄, 서명 및 팩스 주기에 소요되는 시간을 크게 줄이거나 없앨 수 있습니다. 몇 분 안에 법적 구속력이 있는 전자 서명에 서명하고 보호할 수 있습니다. 서명자 그룹, 조직 서명자, 상대방 서명자, 기타 대표자 등 전체를 대상으로 하는 서명 순서도 지정할 수 있습니다.
• 실행 후 관리: Zoho Contracts를 사용하면 수정, 연장, 종료 및 갱신과 함께 사후 실행 단계도 지원됩니다. 소프트웨어에는 이러한 각 단계에 대해 사용자 정의할 수 있는 사전 정의된 문자 템플릿이 포함되어 있습니다. 기존 템플릿은 모든 구성원이 상황에 따라 콘텐츠를 편집하고 완성할 수 있는 문서의 골격 구조만 제공합니다. 반면, Zoho Contracts는 자동으로 생성되는 수정 문서가 전체 계약 이력과 함께 현재 변경 사항을 캡처하므로 사용자가 계약을 변경하여 계약을 수정할 수 있습니다. 문서 생성에 대한 수동 개입의 이러한 극도의 감소는 사후 실행 계약의 수명 주기 관리를 매우 간단하고 간단하게 만듭니다.

위험 증명 계약 생성

Zoho Contracts는 NDA 및 MSA와 같이 일반적으로 사용되는 계약에 대해 미리 정의된 템플릿에 액세스하는 데 도움 이 되는 우수한 계약 관리 소프트웨어 입니다. 템플릿은 계약 작성자를 위한 가이드 레일 역할을 할 수 있습니다. 계약서를 작성하는 동안 필요한 만큼 세부 정보를 변경할 수 있습니다. 자신만의 템플릿을 만들 수도 있습니다.

Zoho Contracts를 사용하면 모든 올바른 세부 사항이 있는 계약을 생성하기 위한 형식으로 계약 및 상대방 정보를 간단히 추가할 수 있으므로 즉각적인 계약 생성도 가능합니다. 계약은 모든 구성원이 계약을 작성할 수 있는 권한을 부여하는 동시에 모든 계약에서 언어 일관성을 보장하는 템플릿을 기반으로 작성할 수 있습니다.

Zoho Contract는 Zoho Writer라는 강력한 워드 프로세서의 모든 기능을 갖춘 내장 문서 편집기와 함께 제공됩니다. 클라우드 오퍼링을 사용하면 어디에서나 계약을 작성할 수 있습니다. 마지막으로, 고급 조항 선택기를 사용하면 계약 작성자가 계약에서 조항을 쉽게 검색하고 삽입할 수 있습니다. 추가한 항목을 포함하여 사전 정의된 템플릿의 모든 조항은 조항 라이브러리에서 사용할 수 있습니다.

계약 데이터를 비즈니스 통찰력으로 전환할 수 있음

대시보드의 기능을 사용하면 정보에 입각한 결정을 빠르게 내리는 동시에 비즈니스에 대한 높은 수준의 개요를 한 눈에 볼 수 있습니다. 비즈니스 건전성과 성장에 관한 KPI를 손끝에서 확인할 수 있습니다.

대시보드 기능 외에도 보고서 기능은 계약 관리 시스템의 모든 측면에서 실행 가능한 통찰력을 얻는 데 도움이 됩니다. 마일스톤, 조항, 의무, 상대방, 성과 및 기타 일반 계약 속성 등을 확인할 수 있습니다.

거버넌스 강화

Zoho Contracts는 관리자가 광범위한 계약 데이터에서 수집한 실행 가능한 비즈니스 통찰력에 도달하여 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있도록 하는 고급 계약 관리 소프트웨어 입니다. 계약 관리의 다양한 측면에 걸쳐 30개 이상의 표준 보고서와 함께 제공됩니다. 개인화된 대시보드는 비즈니스 계약에 대한 높은 수준의 개요를 한 눈에 제공합니다.

또한 Zoho Contracts는 계약 수준, 사용자 수준 및 단계 수준(승인, 협상, 서명)을 포함한 세 가지 수준에서 활동 추적을 허용합니다. 이 수준에서 사용자가 수행한 모든 종류의 활동은 시간순으로 추적됩니다. 단계 수준 추적은 계약 소유자에게 이 단계에 관련된 사람들이 이메일 알림을 받았는지, 문서를 보았는지, 타임스탬프와 함께 의도한 작업을 수행했는지에 대한 정보를 제공합니다.

관리자는 조항 라이브러리, 계약서 템플릿, 계약 유형 템플릿 및 계약 유형에 대한 승인 워크플로를 구성하여 전체 계약 수명 주기 프로세스를 구성할 수 있습니다. 활동, 액세스 및 감사 로그는 조직 전체의 활동에 대한 더 나은 가시성을 제공합니다.

비즈니스 위험 감소

책임 제한 및 면책과 같은 적절한 조항을 추가하면 개별 계약 수준에서 모든 위험을 제거할 수 있으며 위험 완화를 염두에 두고 설계된 전체적인 계약 관리 프로세스만이 비즈니스를 진정으로 위험에 대비할 수 있습니다. Zoho 계약을 사용하면 관련된 거의 모든 이해 관계자에게 계약 항목에 대한 더 나은 투명성을 제공하는 동료 검토 및 승인 워크플로 기능이 제공됩니다. 법적으로 승인된 언어와 계약 작성자를 위한 가이드 레일 역할을 하는 계약 유형 템플릿으로 조항 라이브러리를 설정할 수 있습니다. 거버넌스 설정을 통해 관리자는 계약 프로세스를 더 잘 제어할 수 있으며 규정 준수도 개선할 수 있습니다.

비즈니스의 중요한 위험 요소는 계약상의 의무를 이행하지 않는 것입니다. 의무를 준수하지 않으면 부정적인 규제 및 재정적 결과를 초래할 수 있으며 조직에서 비즈니스 관계가 손상될 수 있습니다. Zoho Contracts와 같은 CLM 시스템 은 계약과 관련된 모든 의무가 계약 의무 섹션에서 추적 및 관리될 수 있도록 합니다. 계약 소유자는 각 사업주에게 의무를 할당하고 알림을 설정할 수 있습니다. 관리자는 의무 기반 보고서를 사용하여 이러한 의무를 파악할 수도 있습니다.

기능 간 통합 촉진

계약은 비즈니스의 모든 부분을 다루는 동적 문서로 간주됩니다. 계약 역할의 중요성이 날로 증가함에 따라 계약에 대한 교차 기능 가시성과 협업이 필요합니다. Zoho CRM 통합을 통해 영업 전문가는 CRM의 거래 레코드 관련 섹션에서 계약을 시작하고 CRM에서 계약 상태를 추적할 수 있습니다.

대부분의 비즈니스 개발 전문가는 계약 프로세스의 비효율성으로 인해 수익 인식이 느려진다고 보고합니다. 주요 원인은 영업팀과 법무팀이 함께 일하는 것이 아니라 사일로에서 일하는 데 있습니다. 성사되고 종료된 거래는 종종 판매 계약에 서명한 후 완료된 것으로 표시됩니다. 이는 조직의 계약 수명 주기 관리 프로세스의 비효율성이 수익 성장에 영향을 미친다는 것을 의미합니다.

영업팀과 법무팀 간의 투명성 부족이나 의사소통의 어려움으로 인해 계약 주기가 길어지고 때로는 거래가 손실될 수도 있습니다. Zoho CRM 통합 을 사용 하면 판매 및 계약 프로세스 간에 일종의 투명성을 설정하는 동시에 주기 시간을 상당히 개선할 수 있습니다.

통합은 Zoho CRM 내에서 영업 사원과 관련된 Zoho Contracts의 중요한 기능적 측면을 만들 수 있습니다. Zoho CRM에서 제공하는 영업 주기 관리와 Zoho Contracts에서 제공하는 계약 수명 주기 관리 는 함께 영업 팀을 위한 최고의 계약 프로세스로 작동합니다.

훨씬 더 나은 제어 및 규정 준수

Zoho Contracts는 모든 이해 관계자를 승인자로 추가하여 계약이 활성화되기 전에 계약의 잠재적 위험과 기회를 인식하도록 하는 고기능 계약 수명 주기 관리 소프트웨어입니다. 순차 및 병렬 모두에 고유한 승인 워크플로를 설계할 수 있습니다. 승인자는 댓글 섹션을 통해 협업할 수도 있습니다.

모든 계약을 저장할 수 있는 중앙 저장소가 있습니다. 훨씬 더 나은 가시성과 접근성을 가능하게 하는 검색 및 필터 옵션도 있습니다. Zoho Contracts의 CRM 플랫폼에서 모든 사용자 활동을 파악할 수 있습니다. 모든 진행 상황, 변경 사항 및 제안 사항을 한 곳에서 쉽게 볼 수 있습니다.

버전 제어를 사용하면 계약의 모든 버전을 시간순으로 볼 수 있습니다. 버전을 비교하고 이전 버전을 동시에 복원하는 것도 가능합니다. 모든 계약 일정 및 미리 알림의 월별 보기 달력 표시를 제공하는 달력 보기의 또 다른 기능이 있습니다.

알림 알림을 통해 갱신을 위한 의무나 기회를 절대 놓칠 수 없습니다. 마지막으로 사용자 역할 및 권한을 사용하여 조직의 사용자에게 역할을 할당할 수 있습니다. 계약 수명 주기 관리 소프트웨어 를 더 잘 제어할 수 있도록 각 역할에 대해 서로 다른 액세스 권한이 있습니다 .

결론

Zoho Contracts는 인상적인 자동화 워크플로 덕분에 조직과 개인이 계약을 더 잘 제어할 수 있도록 지원합니다. 광범위한 제품 포트폴리오와 원활한 통합을 통해 워크플로를 매우 쉽게 관리할 수 있습니다.

인증되고 경험이 풍부한 Zoho 컨설턴트의 약간의 지원만으로 Zoho 계약을 빠르게 설정할 수 있습니다. 전문가는 주요 계약을 가져오는 동시에 모든 기능을 소개할 수 있습니다. Encaptechno에 연락하여 수명 주기 내내 계약을 최신 상태로 유지하십시오.