에이전시 자동화 시스템: 이 에이전시 소유자가 기술을 사용하여 직원 5명과 함께 500명의 고객을 관리하는 방법
게시 됨: 2018-12-06Zack Spear는 자동화 및 효율성 기술을 마스터한 캐나다 마케팅 대행사인 ICS Creative Agency의 공동 소유자입니다.
대부분의 대행사는 고객 대 직원 비율이 1:100 인 것을 꿈꿀 수 있었습니다. 그러나 ICS는 직원 5명과 좋아하는 프리랜서 몇 명의 도움으로 고객에게 결과를 제공합니다. 한 번에 소유자를 포함하여 12명 이하의 사람들이 클라이언트 비즈니스에서 일하고 있습니다.
그들의 비즈니스 모델은 일회성 서비스와 일관된 수익을 창출하는 반복 작업이 혼합된 것입니다. 많은 고객들이 새로운 웹사이트를 위해 방문하고 완료되면 호스팅 계획을 구매합니다. 웹사이트가 전문 분야이지만 ICS Creative Agency는 웹사이트 구축 이상의 일을 합니다. 검색 엔진 최적화, 마케팅 자동화, 소셜 미디어 관리 및 인바운드 마케팅에 대해서도 클라이언트와 협력합니다.
그들은 상대적으로 작은 팀으로 어떻게 그렇게 많은 틈새 시장을 커버합니까? Zack에 따르면 핵심은 자동화와 인재입니다.
이 기사에서는 Zack이 동일한 시간으로 더 많은 작업을 수행하고자 하는 기관에 권장하는 특정 도구와 함께 ICS가 채용에 접근하는 방법을 살펴보겠습니다.
보너스 액션 목록: [sg_popup id=”216″ event=”click”] 사용할 수 있는 작업 항목 의 3 페이지 PDF 요약 [/sg_popup] 가져오기 Zack의 조언에 따라 대행사의 프로세스를 자동화합니다.
고용 대행사 직원: ICS Creative Agency의 4가지 팁
ICS Creative Agency를 움직이는 기술에 대해 알아보기 전에 먼저 재능 있는 직원을 유치하고 유지하기 위해 그들이 하는 일을 살펴보겠습니다.
Zack은 채용과 관련하여 네 가지 주요 조언을 제공합니다.
1. 다재다능한 인재를 고용하라
작은 팀이 있을 때 각 구성원은 "다른 모자를 쓸 수 있어야 합니다."라고 Zack은 설명합니다. 과거 ICS 크리에이티브 에이전시는 비즈니스의 한 분야에만 능한 개인을 고용했지만 회사에 좋은 전략이 아님을 알게 되었습니다. “ 그들이 한 가지 일에 정말 뛰어나지 않으면 잘 되지 않습니다 .” 그가 설명했다.
형식에 따라 커뮤니케이션 관리자는 소셜 미디어 관리 및 콘텐츠 제작도 수행합니다. 그들의 사업 개발 관리자는 판매에 초점을 맞추고 마케팅에 대한 강력한 지식을 가지고 있습니다. 그들의 크리에이티브 디렉터는 수상 경력에 빛나는 그래픽 디자이너이지만 전문 비디오 작가, 편집자 및 사진 작가이기도 합니다.
소유자 자신이 일하는 방식을 반영하는 정책입니다. Zack은 디지털 마케팅을 전문으로 하기 전에 개발을 시작했으며 필요할 때 여전히 그래픽 디자인에 참여할 수 있습니다. 그의 파트너인 Mike Capson은 디자인, 비디오 및 사진 분야에서도 경험이 있는 개발자입니다.
그들이 다재다능한 직원을 고용하지 않고 스스로도 다재다능했다면 같은 양의 작업을 처리하기 위해 훨씬 더 큰 팀이 필요했을 것입니다.
2. 영업사원 고용
공평하게 말해서, Zack과 Mike는 2010년 수수료만 받고 일하겠다고 제안한 한 개인이 접근하기 전까지 영업사원을 고용하는 것은 전혀 관심이 없었습니다. 그의 피치를 들은 후 그들은 그것이 에이전시에만 도움이 될 수 있다는 것을 깨달았습니다.
영업 사원이 성공하지 못했다 해도 숫자에 영향을 미치지 않았을 것입니다. 그가 성공한다면 그들의 유일한 과제는 작업 주문의 속도를 따라가는 것입니다. Zack의 생각에 이것은 가치 있는 도전이었습니다.
매출 이 급격히 증가하자 프리랜서를 고용하여 업무량을 지원했고 궁극적으로 더 많은 사내 고용으로 이어졌습니다.
3. 추천 우선 순위 지정
Zack의 최고의 직원 중 일부는 그가 알고 신뢰하는 사람들의 추천이었습니다. 다른 사람들은 이전에 함께 일했던 프리랜서로 급여를 받는 직장으로 전환할 준비가 되어 있었습니다.
그것은 당신이 당신에게 추천된 사람들만 고용해야 한다는 말은 아니지만, 동료들이 당신의 대행사에 재능을 추천할 수 있는지 물어볼 가치가 있습니다.
4. 느린 응답 시간(및 기타 위험 신호)에 주의
돌이켜보면 Zack은 잠재적인 고용인을 인터뷰할 때 주의해야 할 몇 가지 간단한 징후가 있음을 깨달았습니다. 그들은 당신의 이메일에 얼마나 빨리 응답합니까? 이메일 응답의 문법과 맞춤법은 어떻습니까? Google 캘린더 초대를 보내면 수락합니까?
후보자가 응답하는 데 며칠 이상이 걸리면 Zack은 이를 위험 신호로 간주합니다. 그리고 그들이 당신과의 회의 일정을 잡는 방법을 알아낼 수 없다면 대부분의 대행사 고용이 기술적으로 능숙해야 한다는 점을 감안할 때 유망하지 않습니다.
더 많은 팀원을 고용함에 따라 누군가가 귀하의 기관에 적합하지 않을 때 단서 역할을 하는 다른 작은 행동 틱을 찾을 수 있습니다.
ICS 크리에이티브 에이전시를 일정에 맞게 실행하는 도구
ICS 크리에이티브 에이전시를 계속 운영하는 재능 있고 멀티태스킹하는 팀 구성원은 에이전시 성공의 핵심입니다. 불행히도 그들은 다른 모든 사람들과 동일한 제한 사항을 가지고 있습니다. 하루에 너무 많은 시간이 있습니다.
ICS 크리에이티브 에이전시는 기술을 사용하여 주어진 날에 달성할 수 있는 작업을 크게 늘린 방식으로 인해 매우 성공적이었습니다. 다음은 그들이 가장 좋아하는 기술을 살펴보고 이를 사용하여 많은 고객을 효율적으로 처리하는 방법입니다.
클릭업: 조직
대행사를 위해 운영하는 사람은 다음이 얼마나 어려운지 알고 있습니다.
- 모두가 동일한 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하도록 하십시오.
- 에이전시 워크플로에 실제로 작동하는 소프트웨어를 찾으십시오.
"저는 정직하게 지금까지 만들어진 모든 프로젝트 관리 도구를 사용해 왔습니다."라고 Zack은 말했습니다. 그 검색은 그를 ClickUp이라는 비교적 새로운 도구로 이끌었습니다. 이 도구는 서로 다른 사용 사례에 맞는 130개 이상의 기능과 함께 4가지 대시보드 스타일을 제공합니다. 이는 매우 다양한 역할의 사람들이 협업하기를 원할 때 편리합니다.
“저는 미리 만들어진 템플릿을 좋아합니다. 새 웹사이트가 있다고 가정해 보겠습니다. ClickUp으로 이동하여 (클라이언트 이름) 이라는 공간을 만들고 프로젝트 유형(이 경우 새 웹사이트 개발)을 선택하기만 하면 됩니다. 그런 다음 누가 무엇을 하는지, 기한은 무엇인지, 얼마나 오래 걸리는지에 대한 전체 프레임워크를 구축합니다.”라고 그는 말했습니다.
Zack은 제품이 얼마나 빠르게 개선되고 있는지 좋아합니다. “약 50명의 개발자가 있으므로 거의 매주 새로운 제품과 기능을 출시하고 있습니다. 통합이 훌륭하다”고 말했다. 그가 가장 좋아하는 통합은 Slack과의 통합입니다. "우리는 Slack에서 직접 작업을 생성하고 ClickUp에서 볼 수 있습니다."라고 그는 덧붙였습니다.
ClickUp은 최대 100MB의 무료 저장 공간입니다. 그 후에는 무제한 스토리지, 무제한 통합 및 고급 보고에 대해 사용자당 $5/월을 청구합니다.
ReportGarden: 캠페인 보고
캠페인 데이터를 검토하기 위해 고객과 만나는 것은 시간이 많이 걸립니다. 그리고 그는 질문에 기꺼이 답하고 필요에 따라 회의 일정을 잡지만, Zack은 단순히 숫자를 살펴보기 위해 월간 회의를 하는 것을 좋아하지 않습니다.
그래서 그는 ReportGarden 을 사용하여 관련 고객을 위한 맞춤형 대시보드를 설정합니다. 캠페인이 어떻게 진행되고 있는지 확인하고 싶을 때 포털에 로그인하여 Zack이 설정한 대시보드를 봅니다. 데이터를 본 후 에이전시의 누군가와 이야기하고 싶다면 링크를 클릭하고 그의 캘린더에서 공간을 예약할 수 있습니다.
일부 고객은 보고서를 선호하지만 대부분의 고객은 대시보드 기능을 가장 좋아합니다. “사용자 지정 대시보드와 실시간 데이터를 볼 수 있는 것과 같이 참여도가 높은 고객이 있습니다. 그들은 들어가서 '아, 알았어. 이것은 내가 그 달의 수치를 보여 주는 보고서와 비교하여 오늘 내가 얼마나 많은 조회수를 가지고 있는지입니다.'라고 그는 말했습니다.
그는 또한 ReportGarden을 사용하고 해석하는 것이 얼마나 쉬운지 좋아합니다. “다른 보고 도구를 살펴보았는데 매우 복잡해 보이지만 이것은 마케터가 아닌 일반 사람에게만 해당됩니다.”라고 그는 말했습니다. ReportGarden을 사용하면 보고를 쉽게 사용자 정의하고 고객이 마케팅 노력이 어떻게 진행되고 있는지 쉽게 이해할 수 있습니다.
ReportGarden의 가격은 $149/월부터 시작합니다.
HubSpot: 워크플로 자동화
마케터에게 물어보면 HubSpot이 마케팅 자동화로 유명하다고 말할 것입니다. 그러나 Zack과 그의 팀은 워크플로 자동화를 위해 HubSpot을 사용합니다.
처음에는 CRM에 HubSpot을 사용하기 시작했습니다. “우리는 고객에게 HubSpot CRM에 대해 이야기하고 있다는 사실을 알게 되었고 고객이 어떻게 작동하는지 묻게 되었습니다. 우리는 그것에 시간을 할애하려면 분명히 비용을 지불해야 한다는 것을 깨달았습니다.”라고 그는 말했습니다.
그래서 그는 지식이 그의 고객에게 매우 유용할 것이라는 것을 알고 앉아서 여러 HubSpot 인증을 취득해야 했습니다. 그 동안 그는 내부 프로세스에 사용할 수 있다는 것을 깨달았습니다.
“우리는 폴더에 우리가 제공하는 모든 유형의 서비스를 가지고 있습니다. 우리는 그 프로젝트 동안 보낼 모든 이메일을 개인화된 토큰으로 작성했습니다 .”라고 그는 말했습니다. 시작 이메일, 함께 작업할 팀 구성원을 설명하는 이메일, 주어진 주에 작업할 내용을 문서화하는 이메일, 홈페이지 디자인이 준비되었음을 알리는 이메일 등을 자동으로 보낼 수 있습니다. 검토 등을 위해.
전체 워크플로에 대한 이메일은 그들이 구축한 퍼널로 이동합니다. “기본적으로 모두 동일한 골격이기 때문에 처음에 이러한 이메일을 만드는 데 많은 시간을 할애했습니다. 동일한 프로젝트 또는 동일한 유형의 작업을 수행하는 경우 재사용한 다음 개인화할 수 있습니다.”라고 그는 말했습니다.
HubSpot은 프리미엄 모델에서 작동하며 최대 $3200/월까지 올라갈 수 있습니다.
여유: 커뮤니케이션
Zack과 그의 팀이 Slack을 사용하는 데에는 많은 이유가 있습니다. “편리합니다. 휴대전화와 데스크탑에 있습니다. 모든 것에는 역사가 있습니다. 모든 파일을 한 영역에 보관합니다. 모든 클라이언트를 한 영역에 유지합니다.”라고 그는 인스턴트 메시징 플랫폼에 대해 말했습니다.
현재 그들은 내부 통신과 클라이언트 통신 모두에 응용 프로그램을 사용합니다. 팀에는 내부적으로 고객별 채널이 있지만 각 고객에 대한 "지원 채널"도 유지 관리합니다. “그냥 대화를 더 쉽게 만듭니다. '이봐, 내가 Eric에게 이메일을 보냈는데 그에게서 답장을 받지 못했다. 답을 알고 있니?' 모두 같은 페이지에 있습니다. 이메일은 가급적 자제하시는 것이 좋을 것 같습니다. 모든 것을 매우 투명하게 유지합니다.”라고 그는 말했습니다.
그리고 그는 직원들과 사무실 공간을 공유하지만 직접 만나는 것보다 Slack에서 더 많은 대화를 나눕니다. "오픈 컨셉의 사무실이지만 우리는 여전히 하루 종일 Slack에 대해 이야기하고 있습니다."라고 그는 웃었다.
Slack은 대부분의 사용자에게 무료입니다. 프리미엄 기능은 활성 사용자당 월 $6.67부터 시작합니다.
PandaDoc: 제안
Zack은 제안 도구인 PandaDoc을 사용하여 영업 프로세스 중에 법률 문서를 작성합니다. 그는 또한 클라이언트가 작성할 설문지를 만드는 데도 이를 사용합니다. “우리가 활성화한 첫 번째 워크플로 중 하나는 클라이언트가 이메일로 설문지를 받는 곳입니다. 사이트가 어떤 모습이길 바라는지, 주요 경쟁자가 누구인지, 그들의 사이트에 대해 무엇을 좋아하고 싫어하는지, 회사 태그라인이 있는지 여부는 모두 가능한 한 많은 정보를 얻는 것입니다.”라고 Zack이 설명했습니다.
회의에서 모든 정보를 얻는 대신 시간을 잡아먹습니다(크리에이티브 디렉터가 해당 정보에 대한 간접적인 설명을 듣게 됨을 의미함). 대신 설문지를 작성하는 것은 고객의 책임입니다.
“ 고객이 주저하는 것이 있다면 아마도 적성에 맞지 않을 것입니다. 그들이 질문을 하는 데 5분을 소비하지 않는다면 그것은 위험 신호입니다. 왜냐하면 프로젝트 동안 우리가 그들로부터 더 많은 정보를 필요로 할 것이기 때문입니다.” Zack이 덧붙였습니다.
이제 몇 가지 템플릿을 구축했으므로 이 도구는 대부분 끌어서 놓기 방식으로 계약을 이동합니다. 그리고 클라이언트 상호 작용에서 무언가를 배울 때마다 PandaDoc으로 돌아가 템플릿을 조정합니다.
PandaDoc의 팀 플랜은 $49/월/사용자입니다.
Marvel 앱: 프로토타입 및 목업
“우리는 디자인 과정에서 Marvel App을 사용합니다. 누군가에게 긴 홈페이지의 .png를 보내는 대신, 이를 사용하여 데스크탑과 모바일에서 실제로 어떻게 보일지에 대한 아이디어를 제공합니다.”라고 Zack은 말했습니다.
Marvel App을 사용하기 전에 그들은 웹페이지가 매우 긴 PNG 파일처럼 보이지 않을 것이라고 고객에게 설명하는 데 많은 시간을 할애했습니다.
“또한 클라이언트가 디자인에 대한 직접적인 피드백을 받을 수 있는 방법을 제공합니다. 그들은 그것이 무엇이든 클릭하고 '우리는 이것을 좋아하지 않습니다' 또는 '이것을 저것으로 바꾸십시오'라고 말할 수 있습니다. 짐작이 가지 않는다”고 말했다.
피드백을 받을 수 있는 기능과 디자인에 대한 모든 커뮤니케이션이 한 곳(마블 앱)에 저장된다는 사실을 결합하면 클라이언트와 주고받는 커뮤니케이션에서 시간 을 절약할 수 있는 프로토타입 도구를 갖게 됩니다.
Marvel App에 대한 팀 계획은 월 $42부터 시작합니다.
QuickBooks: 회계
회사 번호를 계산하기 위한 스프레드시트의 시대는 지났습니다. 정규 회계사에게 비용을 지불하지 않고 많은 시간과 정신을 되찾고자 하는 기관 소유주는 소프트웨어 솔루션이 필요합니다.
QuickBooks는 클라우드에서 작동하므로 ICS Creative Agency에서 결제 프로세서 중 하나인 PLOOTO와 연결할 수 있습니다. PLOOTO는 전자 자금 이체 및 반복 지불을 허용합니다. Quickbooks Online의 인보이스와 연결되어 결제가 완료되면 결제됨으로 표시됩니다.
Zack은 Quickbooks를 사용하여 대행사의 회계를 관리하고 고객에게 자동으로 송장을 보냅니다. 이는 고객이 지불을 늦게 하는 경우 후속 조치에 거의 관여하지 않는다는 것을 의미합니다.
Quickbooks의 가격은 선택하는 버전과 세일 중 구매 여부에 따라 상당히 달라집니다.
결론
기술은 ICS Creative Agency의 비즈니스 방식을 변화시켰습니다. 프로세스의 많은 부분이 자동화되어 중요한 활동에 인력을 할당할 수 있습니다.
Zack은 그들이 사용하는 도구에 대해 이렇게 말했습니다. “모든 것이 투명합니다. 누가 무엇을 하는지 볼 수 있습니다. 무슨 일이 일어나고 있는지 추측할 필요가 없습니다. 그리고 그 덕분에 모든 실무 작업보다 비즈니스 성장에 더 집중할 수 있었습니다.”
한편, 고용 비용을 낮추면 더 많은 수익을 얻을 수 있습니다. 현재 그들은 그 이익을 사업에 재투자합니다.
“ 우리가 얻은 모든 것은 비즈니스와 직원들에게 돌아갔습니다. 우리는 정기적으로 급여를 인상하고 정기적인 혜택을 제공하며 좋은 문화를 만들기 위해 많은 팀 빌딩 활동을 합니다. 그리고 분명히 우리는 저렴하지 않은 이러한 소프트웨어 제품에 투자하고 있습니다. 그러나 그것은 앞으로의 모든 것을 더 좋게 만듭니다.”
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