비동기식 통신으로 업무 시간을 극대화하는 8가지 방법

게시 됨: 2022-03-29

왜 비동기 통신에 대한 과대 광고가 있습니까? RingCentral의 Patty Yan은 이것이 더 효과적인 이유를 설명하고 비즈니스 내에서 이를 사용할 수 있는 방법을 보여줍니다.

업무 패턴은 사무실에서 일반적인 9시 5분에서 멀어졌습니다. 대신 직원의 삶에 적합한 하이브리드 근무 및 탄력적 근무 시간으로 대체되었습니다.

이에 적응하는 과정에서 직원들은 특정 문제에 직면하게 됩니다. 그 중 하나는 효과적인 커뮤니케이션을 관리하는 것입니다. 이로 인해 비생산적인 온라인 회의에 오랜 시간이 소요되고, 업무 인계의 어려움, 오해가 생길 수 있습니다.

비동기식 통신은 이러한 문제를 해결할 수 있습니다.

직원들이 지속적으로 근무해야 하는 부담을 덜고 자유롭게 업무를 진행할 수 있습니다. 이를 통해 비즈니스의 생산성을 높일 수 있습니다. 동일한 정보의 반복을 줄이고 직원에게 근무 시간에 대한 자율성을 부여합니다.

하이브리드 작업 시대에 생산성 극대화와 시간 절약을 위해서는 비동기식 통신도 필수다.

비동기 통신이란 무엇입니까?

대부분의 기업은 이미 비즈니스 커뮤니케이션 내에서 비동기 방식을 사용하고 있습니다. 이것은 즉각적인 응답을 기대하지 않고 직원이 메시지를 보내는 곳이며 받는 사람이 자신의 시간에 얻을 수 있는 정보를 남겨둡니다.

비동기식 통신의 예로는 이메일, 게시판, 프로젝트 관리 도구 및 문서 공유 포털이 있습니다.

이는 즉각적인 응답이 필요한 동기식 통신 방식과 다릅니다. 여기에는 온라인 통화, 화상 회의 및 인스턴트 메시징이 포함됩니다. 적당히 사용하면 도움이 될 수 있지만 과도하게 사용하면 직원의 워크플로에서 주의를 분산시키고 작업에 대한 깊은 집중을 방해합니다.

반면에, 비동기식 통신은 직원들이 자신의 일정에 맞고 방해가 되지 않을 때 메시지에 응답할 수 있음을 의미합니다.

비동기식 통신 예제 및 모범 사례: 생산성을 극대화하는 8가지 방법

비동기식 통신에 우선 순위를 지정하면 생산성 이점이 있을 수 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

  • 팀의 유연성 향상
  • 모든 정보를 한번에 제공하는 보다 포괄적인 커뮤니케이션
  • 수행한 단계를 유기적으로 추적하는 프로젝트를 보다 쉽게 ​​관리할 수 있습니다.

이 모든 것이 업무 시간을 최대한 활용하는 데 도움이 됩니다. 또한 귀하와 귀하의 팀이 작업을 계속할 수 있도록 계획되고 즉흥적인 회의의 수를 제한합니다.

남자와 여자가 ​​있는 만화 이미지를 보여주는 비동기식 커뮤니케이션 팁, 그들 사이에 즉각적인 응답이라는 단어가 있는 화살표가 있습니다.
시간 지연을 나타내는 4개의 화살표가 있는 만화 남자와 여자의 이미지가 있는 비즈니스 관리 팁.
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다음은 일일 생산량을 극대화하는 데 도움이 되는 8가지 비동기 통신 예입니다.

#1. 팀 관리 도구

팀 일정 또는 대체 팀 관리 도구를 사용하면 직원들이 서로의 일정을 해결하는 데 도움이 됩니다. 직원이 근무 시간 중 즉각적인 응답 및 동기식 통신이 가능한 시간을 차단하여 근무 시간을 위한 슬롯을 만들도록 권장합니다.

이 시간 외에 팀은 무언가를 놓치거나 중단을 예상하지 않고 작업을 계속할 수 있습니다.

팀 관리 도구는 유연한 작업 일정을 매핑할 수 있습니다. 더 이상 일하지 않는 시간을 알면 직원들은 24시간 내내 일하거나 근무 시간 외의 커뮤니케이션을 수용할 필요를 느끼지 않을 것입니다.

이렇게 하면 나머지 팀이 지속적인 가용성을 요구하지 않고 응답을 예상할 때를 알 수 있습니다. 또한 직원들이 좋은 일과 삶의 균형을 유지하여 전반적인 생산성을 향상시키는 데 도움이 됩니다.

#2. 구글 문서

문서에 대한 실시간 피드백에 의존하는 대신 Google 문서에 주석을 달아 협업이 비동기적으로 수행되도록 할 수 있습니다.

재고 시스템에 대한 보고든 승인 준비가 된 프로젝트 개요를 가져오든 상관 없이 주석을 사용하면 직원이 일정에 맞는 시간에 작업을 완료할 수 있습니다. 그들은 당신이나 다른 팀 구성원이 나중에 응답할 수 있도록 메모를 남길 수 있습니다.

이는 직원이 서로 다른 시간대에 근무하는 비즈니스에 특히 유용합니다. 동기식 회의를 준비하는 것은 까다로울 수 있으므로 직원은 필요한 피드백을 얻기 위해 추가 시간을 일해야 합니다.

주석을 사용하면 프로젝트를 계속 진행하여 인계 회의를 기다리는 데 낭비되는 시간을 줄일 수 있습니다. 대신 전 세계의 팀이 파일에 대해 함께 작업할 수 있습니다. 또한 일정에 맞춰 작업하는 동안 정책을 준수하고 고품질 표준을 유지할 수 있습니다.

#삼. 기술 자료

비즈니스에서 동기식 통신의 양을 줄이는 방법 중 하나는 직원이 스스로 답과 정보를 찾을 수 있도록 하는 것입니다.

지식 기반 또는 중앙 집중식 정보 게시판을 만들면 모든 직원이 작업 중인 프로젝트와 관련된 IVR 의미 또는 문서를 찾을 수 있습니다. 이렇게 하면 정보가 사일로화되거나 팀의 특정 구성원으로 제한되는 것을 방지할 수 있습니다.

이 정보를 주제 또는 프로젝트별로 분류하여 직원들이 한 곳에서 필요한 모든 것을 찾을 수 있도록 돕습니다. 이렇게 하면 직원이 지식 기반을 더 쉽게 탐색하고 덜 위협적이게 되므로 정기적으로 사용할 가능성이 높아집니다.

다른 관련 정보 페이지 또는 문서에 연결하여 정보를 최신 상태로 적절하게 유지합니다. 이것은 다른 팀 구성원을 방해하기 전에 먼저 비즈니스 지식 기반을 확인하는 문화를 만듭니다.

#4. 채팅 스레드

비동기식 통신을 둘러싼 두려움 중 하나는 설명을 위해 빠른 메시지를 보낼 기회가 줄어든다는 것입니다. 직원들이 잠시만 답변을 기다리기 때문에 프로젝트가 지연될 수 있습니다.

그러나 팀이 특정 주제에 대해 채팅 스레드를 사용하는 습관을 들이면 모든 정보가 명확하게 배치되어 그들이 추측할 수 있는 여지가 남지 않습니다.

팀원들이 가질 수 있는 모든 질문을 예상함으로써 커뮤니케이션을 훨씬 더 효과적으로 만들 수 있습니다. 이것은 직원들이 후속 메시지와 설명에 의존하는 것을 막습니다. 대신에 필요한 모든 정보를 손쉽게 얻을 수 있습니다.

이러한 채팅 스레드를 주제별로 분류하면 탐색하고 원하는 정보를 더 쉽게 찾을 수 있습니다. 따라서 직원이 다른 사람을 방해하지 않고 완전한 설명을 찾을 수 있습니다.

#marketing에 게시한 Matthew Guay의 스레드를 표시하는 강조 표시된 Zapier 및 모든 스레드의 이미지와 비동기식으로 통신합니다.
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#5. 이메일

비즈니스 커뮤니케이션의 훌륭한 형태이지만 이메일을 조심해야 합니다. 모든 사람이 같은 의도로 사용하는 것은 아닙니다. 일부는 결정을 빠르게 확인하기 위해 사용합니다. 다른 사람들은 이메일이 더 많은 정보를 제공하고 응답 시간이 더 길기를 기대합니다.

이메일이 전달해야 하는 메시지의 종류와 예상 응답 시간을 명확히 하면 팀이 좌절하고 혼란스러워하는 것을 방지할 수 있습니다. 이는 반복적인 메시지와 시간 낭비로 이어질 수 있습니다.

다른 채널은 시간에 민감한 응답에 더 적합하지만 이메일은 정보를 전달하거나 기대치를 설정하는 데 적합합니다. 이메일에는 원치 않는 이메일 체인이 모든 사람의 주의를 산만하게 하지 않도록 하기 위해 보낸 사람이 수신자가 응답하기를 원하는 방식이 포함되어야 합니다.

#6. 클라우드 파일 공유

다양한 커뮤니케이션 채널은 비즈니스 내에서 다양한 목적과 역할에 적합합니다. 하이브리드 팀과 계속 연락할 수 있는 이메일, 전화 및 온라인 회의 플랫폼이 이미 있는 경우 파일을 공유하고 저장할 수 있는 채널도 있는지 확인하십시오.

이러한 파일은 쉽게 액세스할 수 있어야 하고 직원은 자신 있게 사용하여 다른 사람에게 묻지 않고도 파일의 가용성을 높일 수 있어야 합니다.

클라우드 파일 공유를 사용하면 위치나 장치에 관계없이 팀에서 특정 문서 또는 일반적으로 사용하는 파일을 사용할 수 있음을 의미할 수 있습니다. 이는 팀의 다른 구성원이 사본을 요청할 필요 없이 동일한 문서에서 비동기식으로 작업할 수 있음을 의미합니다.

또한 핵심 비즈니스 파일을 누구나 조회하고 정보를 얻을 수 있으므로 동기식 통신의 필요성이 줄어듭니다.

사람 및 그룹과 공유할 것인지 묻는 Google 문서도구 팝업 창 이미지, 링크 가져오기

#7. 녹음된 통신

완전히 비동기식 통신이 바람직할 수 있지만 청구서에 맞지 않는 상황이 있습니다. 팀워크는 실시간 협업 수준에 의존하며 직원 관리에는 회의와 일대일 회의가 필요한 경우가 있습니다.

그러나 이러한 회의 및 통화는 녹음될 수 있으므로 해당 정보가 유사한 미래 상황에서 다시 액세스할 수 있습니다.

이렇게 하면 직원이 액세스할 수 있는 저장된 정보를 추가하면서 필요한 경우 동기식 통신을 최대한 활용할 수 있습니다. 이러한 녹음을 저장하면 유사한 질문이나 토론을 여러 번 반복할 필요가 없습니다.

이 접근 방식은 즉석 통화 및 회의의 수를 제한하고 직원이 동료를 방해하기 전에 사용할 리소스를 구성하는 데 도움이 됩니다.

#8. 교육용 비디오

다른 팀원들과 의사 소통할 때 그들이 당신의 의미를 완전히 이해했는지 확인하십시오. 모든 사람이 같은 생각을 하고 있다는 가정을 피하고 의도를 설명하세요. 교육용 비디오를 사용하는 것은 이를 보장하는 좋은 방법입니다. 적절한 응답의 예나 작업 수행 방법을 보여줄 수도 있습니다.

따라서 교육용 비디오에서 명확한 지침을 사용하십시오. 따라서 후속 설명의 필요성을 최소화하고 시청자가 해야 할 일을 하도록 합니다. 이를 통해 관련된 모든 사람의 시간이 절약되고 실시간 대화가 필요하지 않습니다.

대신 팀 구성원은 팀의 다른 구성원이 작업을 통해 설명하지 않아도 필요할 때 교육용 비디오에 참여할 수 있습니다.

통신을 비동기식으로 만드십시오.

비즈니스 워크플로를 보다 비동기적으로 조정하여 직원 생산성을 향상하고 유연한 작업 일정 전반에 걸쳐 팀워크를 더 잘 수용할 수 있습니다.

이러한 방법은 효과적인 의사 소통을 가능하게 하고 모든 정보 또는 기대치를 완전히 설명하며 필요한 설명과 인스턴트 메시지에 대한 충동을 줄입니다. 이렇게 하면 직원이 이메일 관리 등에 소요하는 시간을 줄여 방해 없이 일할 수 있습니다.

동기 및 비동기 예제가 있는 피라미드 이미지를 사용한 비동기 통신의 이점
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비동기식 통신으로의 전환은 하룻밤 사이에 이루어지지 않습니다. 이는 업무 문화의 변화이며 새로운 채널과 상호 작용 방식을 도입하는 것을 의미합니다. 즉각적인 응답과 대화에 덜 의존하기 위해 의도적으로 시작하는 데 익숙해지려면 약간의 연습이 필요합니다.

그러나 이러한 비동기식 커뮤니케이션 방식은 장기적으로 팀에 도움이 됩니다. 하이브리드 인력을 관리하든, 다른 일정으로 작업하든, 단순히 더 효과적으로 의사 소통하기를 원하는지 여부에 관계없이 성공적인 전략입니다.

저자: Patty Yan은 클라우드 통신 솔루션 및 가상 PBX 전화 시스템의 리더인 RingCentral Office의 EMEA 제품 마케팅 관리자입니다. Patty는 가치와 차별화를 창출하여 고객과 파트너에게 더 나은 경험을 제공하는 데 열정을 쏟고 있습니다. 그녀는 다양한 첨단 SaaS에서 국제 제품 마케팅, 제품 관리, GTM 및 시장 개발 경험을 풍부하게 얻었습니다. 그녀는 Tandberg에서 시작하여 비디오 협업 및 서비스 출시를 주도한 Cisco, 호스팅된 CCaaS에 대한 글로벌 책임을 맡은 Enghouse에서 시작하여 UC를 처음 접하는 사람이 아닙니다.