업무 흐름을 개선하기 위한 회사의 자동화된 문서 처리를 위한 3가지 도구 | 비즈니스에서의 AI #6

오늘날 기업에서는 엄청난 양의 문서를 처리하므로 이를 자동화하는 것도 고려해 볼 가치가 있습니다. 자동화된 문서 처리, 즉 IDP(지능형 문서 처리)가 이러한 요구에 대한 해답입니다. IDP를 사용하면 문서의 정보를 스캔, 텍스트 인식, 분류 및 검색할 수 있습니다. 하지만 프로세스를 최대한 효율적으로 만들려면 어떤 도구를 선택해야 할까요? 알아 보려면 계속 읽어보세요!

자동 문서 처리(IDP)란 무엇입니까?

자동화된 문서 처리는 단순한 스캔이나 OCR이 아닙니다. 이는 회사에서 문서를 효과적으로 관리할 수 있는 전체 기술 세트입니다. IDP 도구 사용의 주요 이점은 다음과 같습니다.

• 시간 절약: 문서에서 데이터 추출과 같은 반복적인 작업을 자동화하면 직원이 보다 전략적인 작업에 집중할 수 있습니다.
• 정확성 향상: IDP 도구는 문서 처리 오류를 줄여 비용 절감을 돕고 규정 준수 문제를 방지합니다.
• 규정 준수 강화: 조직이 규정을 준수하는 데 도움이 되도록 특정 규칙 및 규정을 준수하도록 IDP 도구를 프로그래밍할 수 있습니다.
• 효율성 향상: IDP 도구는 문서 처리를 간소화하여 작업 효율성을 높이는 데 도움이 됩니다.
• 고객 서비스 개선: 문서 처리 속도가 빨라지면 고객 서비스가 향상됩니다.

어떤 서류를 처리할 수 있나요?

송장이나 계약서만 자동으로 처리할 수 있는 것은 아닙니다. IDP는 다양한 유형의 문서를 처리할 수 있습니다. 그중에는 다음이 포함됩니다:

• 계약 – 예를 들어 고용 계약 또는 고객과의 계약.
• 송장 – 들어오고 나가는 송장 모두.
• 보고서 – 판매 보고서, 재무 보고서 등.
• 서신 – 편지, 이메일 및 기타 서면 의사소통 형태.
• 양식 – 설문 조사, 신청서, 제출.
• 의료 문서 – 환자 차트, 테스트 결과.
• 재무 문서 – 은행 명세서, 대차대조표.
• 법률 문서 – 법적 행위, 행정 결정.

4가지 자동화된 문서 처리 기술

IDP(지능형 문서 처리)는 단순히 종이 문서를 컴퓨터로 전송하는 스캐너가 아닙니다. 문서를 효율적으로 처리할 수 있는 몇 가지 기술이 있습니다. 그중에서도 언급할만한 가치가 있습니다.

1. OCR(광학 문자 인식) – 종이 문서에서 텍스트를 읽는 기본 기술입니다. 이는 회사의 문서 처리 및 유통을 자동화하기 위한 출발점인 경우가 가장 많습니다. 종이 문서에 포함된 텍스트를 스캔하고 인식하는 오래되고 검증된 솔루션입니다. 디지털화가 진행되면서 전자 문서를 사용하는 기업이 점점 더 많아지고 있습니다. 그러나 많은 경우 법적 요구 사항에 따라 종이 데이터베이스를 유지하고 처리해야 합니다. 따라서 OCR은 여전히 ​​널리 적용되는 도구입니다.
2. 텍스트 인식 – 문서의 텍스트 구조 분석. 자동 문서 처리의 다음 단계는 디지털화된 데이터를 식별하는 것입니다. 스캔된 내용을 기계가 이해하는 데 있어 필수적인 부분은 관련 없는 데이터와 관련성을 구별하는 것입니다. 즉, 문서를 보낸 회사의 브랜딩이나 우발적인 왜곡 또는 더러움 등으로부터 핵심 정보를 인식합니다.
3. 문서 분류 – 문서를 카테고리에 자동 할당합니다. 그런 다음 인식된 문서 또는 해당 문서에서 가져온 정보는 디지털 데이터베이스로 전송됩니다. 문서의 종류나 이를 기반으로 취하는 조치에 따라 분류됩니다. 예를 들어, 자선 콘서트에 초대받은 사람들의 디지털 달력에 회의 날짜를 입력하거나 고객에게 불만 사항 처리 후 피드백을 독려하는 개인화된 이메일을 보내는 것이 포함될 수 있습니다.
4. 문서 검색 – 문서 데이터베이스에서 정보를 빠르게 찾습니다. IDP 덕분에 특정 계약업체의 송장이나 특정 금액으로 구매한 티켓을 찾는 것이 검색 창에 단어를 입력하는 것만큼 간단합니다.

자동 문서 처리 소프트웨어는 어떻게 작동하나요?

문서 처리 소프트웨어는 IDP 기술을 사용하여 회사 프로세스를 자동화하는 도구입니다. 컴퓨터와 클라우드 모두에서 실행되며 ERP(Enterprise Resource Planning) 또는 CRM(Customer Relationship Manager)과 같은 다른 시스템과 통합될 수 있습니다.

Google의 문서 AI

Document AI는 문서 자동 처리 기능을 갖춘 Google의 클라우드 기반 서비스입니다. 기계 학습을 활용하여 구조화되지 않은 문서에서 구조화된 데이터를 추출합니다.

Document AI는 높은 정확성, 확장성, 유연성, 보안 등 문서 처리를 위한 강력한 도구가 되는 다양한 기능을 제공합니다. Document AI는 Google Cloud AI 기술과 사전 학습된 모델 세트 또는 Workbench의 커스텀 모델 세트를 통해 다양한 문서 유형을 높은 정확성과 속도로 처리할 수 있습니다. 의심할 여지 없는 장점은 다음과 같습니다.

• 문서 처리를 위한 단일 플랫폼 – 단일 플랫폼을 사용하면 OCR 및 Form Parser와 같은 문서 처리를 위해 사전 훈련된 모델은 물론 특정 산업에 특화된 모델을 포함한 모든 모델과 도구에 빠르게 액세스할 수 있습니다.
• Google의 AI 기술 – Document AI는 Google의 이미지 인식(OCR 포함) 및 자연어 처리(NLP) 기술을 사용하여 고가치, 대용량 문서에 대한 사전 학습된 모델을 만듭니다.
• 데이터 강화 – Google 지식 그래프 기술을 사용하여 처리된 정보를 확인하고 강화하는 기능입니다. 이를 통해 인터넷에서 제공되는 정보를 기반으로 회사 이름, 주소 및 기타 데이터를 확인할 수 있습니다.
• 프로세스에 인간 검증 추가 – 새로운 Human-in-the-Loop AI 기능은 선택된 프로세스에 인간이 수락하는 순간을 추가하여 문서 처리의 정확성을 높여줍니다.

Google Document AI의 강점은 다른 Google Cloud 서비스와의 통합으로 고급 워크플로를 만드는 데 도움이 됩니다. 이 주소에서 온라인으로 사용해 보세요.

로섬

Google의 Document AI는 고급 클라우드 기술을 활용하고 문서 처리를 다른 클라우드 서비스와 통합하려는 기업에 가장 적합하지만 Rossum은 특정 비즈니스 요구 사항을 충족하도록 맞춤설정할 수 있는 유연하고 확장 가능한 솔루션이 필요한 기업에 탁월한 선택입니다. .

출처: Rossum.ai

즉, Rossum은 인공 지능을 사용하여 문서에서 데이터를 추출하는 약간 덜 정교하지만 사용하기 쉬운 도구입니다. 수동 문서 입력 프로세스를 제거하고 데이터 정확성을 향상시킬 수 있습니다. 클라우드 덕분에 Rossum은 빠르고 정확하며 사용하기 쉽습니다. 송장, 계약서, 양식 등 다양한 유형의 문서를 처리하는 데 적합합니다.

• 자동 데이터 캡처 : 이 도구는 문서를 자동으로 분류하여 수수료와 벌금이 발생할 수 있는 데이터 입력 오류를 제거합니다. 모든 형식과 채널의 문서 데이터를 처리하고, 통신을 자동화하여 수동 추적을 제거하고, 스팸 및 중복 문서를 필터링하고, 유연한 대기열 시스템으로 문서를 라우팅 및 처리할 수 있습니다.
• 고급 기능 : Rossum은 전처리, 검증, 후처리 및 보고와 같은 기능을 제공합니다. 따라서 이 도구는 다양한 비즈니스 요구 사항에 맞게 다재다능하고 적응할 수 있습니다.
• 맞춤형 솔루션 : Rossum은 회계, 온보딩, 공급망 관리, 주문 관리, 품질 보증 등 다양한 산업 및 요구 사항에 맞는 맞춤형 솔루션을 제공합니다.

다큐모

Docsumo는 복잡한 모델 교육 과정을 거치지 않고도 빠르고 효율적으로 문서를 처리하려는 기업에 가장 적합합니다. 대용량의 비정형 문서의 데이터를 99% 이상의 정확도로 쉽게 처리할 수 있는 플랫폼입니다. 자동 문서 분류, 데이터 분류, 지능형 OCR, 실시간 데이터 유효성 검사 등과 같은 많은 기능을 제공합니다.

출처: Docsumo.com

Docsumo는 문서 처리를 간소화하려는 중소기업에 이상적입니다.

• 다용성 – Docsumo는 송장, 은행 명세서, 계약서, 선하증권, 에너지 청구서 등과 같은 다양한 문서 형식을 처리할 수 있습니다.
• 지능형 추출 – Docsumo는 첨단 AI 기술 덕분에 복잡한 문서에서 필요한 필드만 정확하게 추출하고 검토할 수 있습니다.
• 데이터 검증 – Excel과 유사한 규칙과 공식을 만들어 문서 내, 문서 간 또는 데이터베이스에 대해 추출된 데이터의 유효성을 검사합니다.
• 자동 분류 – Docsumo는 서로 다른 문서를 처리하기 전에 자동으로 구분하여 데이터를 적절한 데이터베이스로 전송할 수 있습니다.
• 시스템과의 통합 – 보험, 금융, 물류 등 업종에 상관없이 Docsumo는 기존 시스템에 쉽게 통합할 수 있는 기성 API를 제공합니다.
• 보안 – 이 플랫폼은 GDPR을 준수하고 SOC2 인증을 받았으며 HIPAA를 준수하므로 기업 데이터를 안전하게 관리할 수 있습니다.

Docsumo는 포괄적인 자동화 덕분에 95%의 노터치 처리율과 99%의 정확성을 자랑하는 Arbor Realty Trust, National Debt Relief 등 전 세계 많은 기업으로부터 칭찬을 받았습니다.

요약

자동화된 문서 처리는 많은 회사에서 업무를 간소화하는 핵심입니다. Google의 Document AI, Rossum 및 Docsumo와 같은 도구를 사용하면 기업은 비즈니스 프로세스 속도를 높이고 데이터 정확성을 높이며 고객 서비스를 개선할 수 있습니다. 올바른 도구를 선택하는 것은 회사의 특정 요구 사항에 따라 다르지만 이러한 모든 솔루션은 오늘날의 디지털 세계에서 회사가 성공하는 데 도움이 되는 고급 기능을 제공합니다.

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저자: 로버트 휘트니

IT 부서를 코칭하는 JavaScript 전문가이자 강사입니다. 그의 주요 목표는 코딩하는 동안 효과적으로 협력하는 방법을 다른 사람들에게 가르쳐 팀 생산성을 높이는 것입니다.

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