자동 문서 처리 | 비즈니스의 AI #6

게시 됨: 2022-07-28

NLP(자연어 처리)와 AI(인공 지능)의 두 가지 강력한 기술을 결합하여 자동 문서 처리가 가능합니다. 결과는 단순히 정확한 날짜와 일련 번호로 송장을 생성하는 것 이상을 포함하므로 일부에서는 이를 지능형 문서 처리(IDP)라고도 합니다.

자동 문서 처리 – 목차:

  1. 소개
  2. 어떤 문서를 자동으로 관리할 수 있습니까?
  3. AI는 회사 문서로 무엇을 할 수 있습니까?
  4. 자동 문서 처리 – 요약

소개

자동 문서 처리는 주로 시간을 절약 하고 직원이 고정밀도를 요구하는 지루하고 반복적인 작업을 수행하지 않도록 하는 것을 의미합니다. 종이 문서의 데이터를 고객 서비스 프로그램으로 간단히 전사하는 것부터 시작하겠습니다. 흑백 테이블에서 모니터 화면으로 시선을 옮기거나 문서 계약서를 스캐너에 넣고 모호성과 예외를 처리하는 데 몇 시간이 걸립니다.

그러나 인공 지능(AI) , 자연어 처리(NLP) 및 지능형 문서 처리(IDP) 또는 인지 자동화(CA) 를 결합한 솔루션이 더 많이 있습니다. 그리고 이들의 기능적 결합은 여러 프로그램을 통해 처리된 문서의 통과를 자동화할 수 있는 전용 소프트웨어인 로봇 프로세스 자동화(RPA)에 의해 가능합니다. 문서 처리 자동화가 널리 보급된 것은 엄청나게 다양하고 확장된 응용 프로그램 때문입니다.

어떤 문서를 자동으로 관리할 수 있습니까?

이 문제는 자동화 시스템으로 처리할 문서 유형을 결정하는 것과 관련이 있습니다. 여기에는 다음이 포함됩니다.

  • 내부 문서
  • 보내는 문서
  • 들어오는 문서

내부 문서 는 종종 회사 업무에서 과소 평가되거나 눈에 띄지 않는 부분입니다. 그러나 자동화된 문서 생성 및 내부 문서 워크플로 관리를 적용하여 조직 내 운영을 보다 효율적이고 투명하게 만들 수 있습니다. 예를 들어, STT(음성 텍스트 변환) 음성 인식 시스템 AI는 서면 요약과 메모를 생성한 다음 개인화된 형식으로 회의 참가자에게 배포할 수 있습니다.

오늘날 AI에게 똑같이 중요한 업무, 즉 회사에서 발행한 문서 관리를 맡길 수 있습니다. 이 옵션 은 전자 상거래에 특히 적합합니다. 데이터베이스, 기성 문서 템플릿, 보안 절차 및 고객 연락처의 마케팅 개인화를 통해 AI 기반 솔루션은 온라인 비즈니스의 성과를 크게 향상시킬 수 있습니다.

그러나 AI는 들어오는 문서를 읽고 처리할 수도 있습니다. 회사의 워크플로에 통합해야 하는 다양한 문서로 인해 자동화하기가 매우 어려운 작업처럼 보일 수 있습니다. 인보이스, 보험 문서 및 계약서부터 대출 신청까지. 이러한 각 문서는 완전히 다른 형식을 가지고 있으며, 그 위에 완전히 작성되지 않거나 부분적으로 읽을 수 없을 수도 있습니다.

자동화된 시스템은 이러한 문제를 완벽하게 처리하여 오늘날의 인지 자동화와 결합된 이미지 처리 방법(컴퓨터 비전)의 개발을 초래합니다. 이 조합으로 불확실하거나 비정형 데이터에서도 자동화가 가능합니다. 그러나 여기에는 모델에게 올바른 대응 방법을 가르치는 것이 포함됩니다. 즉, 인공 지능을 회사의 요구에 맞게 조정하기 위해 전문가를 고용해야 합니다.

AI는 회사 문서로 무엇을 할 수 있습니까?

AI는 다음을 통해 회사의 문서를 관리할 수 있습니다.

  • 문서 읽기 및 처리
  • 문서 생성 및 지원
  • 문서 관리
Automatic document processing

아래에서는 문서 읽기, 처리 및 생성에 중점을 둘 것입니다. 반면에 BPM 또는 비즈니스 프로세스 관리를 논의할 때 문서 관리에 대해 논의할 것입니다.

대부분의 경우 회사에서 문서 처리 및 순환을 자동화하기 위한 시작점은 종이 문서에 포함된 텍스트를 스캔하고 인식하기 위한 오래되고 입증된 솔루션인 OCR(광학 문자 인식) 입니다. 디지털화가 증가함에 따라 점점 더 많은 기업이 전자 문서를 선택하기를 열망하고 있습니다. 그러나 많은 경우 법적 요구 사항으로 인해 종이 데이터베이스를 유지 관리하고 처리해야 합니다. 따라서 OCR은 여전히 ​​널리 적용되는 도구입니다.

자동 문서 처리의 다음 단계 는 디지털화된 데이터의 식별입니다. 스캔된 내용에 대한 기계 이해의 중요한 부분은 관련 데이터와 관련 없는 데이터를 구별하는 것입니다. 즉, 예를 들어 문서를 보낸 회사의 브랜딩이나 우발적인 왜곡이나 더러움에서 중요한 정보를 인식하는 것입니다.

인식된 문서나 문서에서 가져온 정보는 디지털 데이터베이스로 전송되어 후속 작업에 대한 입력을 제공할 수 있습니다. 예를 들어, 자선 콘서트에 초대된 사람들의 디지털 캘린더에 회의 날짜를 입력하거나 불만 처리가 완료된 후 피드백을 독려하는 맞춤형 이메일을 고객에게 보낼 수 있습니다.

또한 데이터베이스에 입력된 템플릿 및 데이터에 따라 회사 문서를 즉시 생성할 수도 있습니다. 또 다른 지능형 접근 방식은 인공 지능을 사용하여 소프트웨어로 문서 생성을 지원하는 것입니다. 문서 자동화 분야에서 가장 간단하면서도 가장 유용한 도구 중 하나는 자동 교정기(자동 맞춤법 ​​검사기)입니다. 철자와 문법을 교정할 수 있을 뿐만 아니라 단어와 문장을 세어 텍스트의 가독성을 조언합니다.

자동 문서 처리 – 요약

자동 문서 처리는 인공 지능, 자연어 처리 및 비즈니스 프로세스 최적화 솔루션을 결합합니다. 소프트웨어는 이미 많은 지루한 작업을 빠르고 정확하게 수행합니다. 그러나 그렇게 하려면 해결해야 할 문제의 특성을 이해하고 회사 문서를 생성, 순환 및 액세스하기 위한 종속성 및 조건에 대한 올바른 정의가 필요합니다.

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저자: 로버트 휘트니

IT 부서를 지도하는 JavaScript 전문가이자 강사입니다. 그의 주요 목표는 코딩하는 동안 다른 사람들에게 효과적으로 협력하는 방법을 가르쳐 팀 생산성을 높이는 것입니다.

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