올바른 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택하기 위한 종합 가이드

게시 됨: 2023-01-31

관리자로서 Microsoft Excel을 사용하여 프로젝트를 관리해야 하지만 Excel의 문제는 자동화 및 사용자 정의가 부족하고 협업 팀워크를 지원하지 않는다는 것입니다. 프로젝트 관리 소프트웨어는 프로젝트 계획, 리소스 할당 및 시간 관리를 위한 다양한 기능을 간소화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

프로젝트 로드 매핑, 스케줄링, 리소스 할당 및 품질 관리에 사용할 수 있습니다. 다양한 유형의 비즈니스 프로세스에서 작업하는 프로젝트 관리자를 위해 모든 소프트웨어가 무엇을 할 수 있는지 알아보겠습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어 개요

프로젝트 관리 소프트웨어는 관리자와 팀이 프로젝트 목표를 계획, 추적, 조정 및 달성하는 데 사용합니다. 이 소프트웨어는 서로 다른 이해 관계자 간의 커뮤니케이션 및 협업에도 사용됩니다. 관리자와 프로젝트 감독자가 마감일을 맞추고 비용을 제어하는 데 도움이 됩니다. 또한 팀의 작업 흐름을 추적하는 데 도움이 되며 이 정보를 사용하여 적절하게 변경하거나 팀에 유용한 정보를 제공할 수 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어로 어떤 기능을 수행할 수 있습니까?

프로젝트를 성공적으로 관리하기 위해서는 다양한 지원 활동에 대한 모든 정보를 관리해야 합니다. 프로젝트 이해관계자를 위해 실시간으로 정보를 수집, 동화 및 해석해야 합니다. 이해 관계자와 프로젝트 팀이 서로 다른 영역에 있으면 더 어려워집니다.

따라서 프로젝트 관리 도구는 팀이 초기 단계부터 종료 단계까지 모든 프로세스를 관리할 수 있도록 하는 모든 비즈니스의 중요한 측면이 되었습니다. 프로젝트 관리 도구의 몇 가지 중요한 기능을 살펴보겠습니다.

팀원간 협업

이 소프트웨어를 사용하면 다양한 팀과 부서 간의 협업이 가능합니다. 서로 정보를 쉽게 업데이트하고 공유할 수 있습니다. 또한 액세스 공유 기능을 통해 모든 이해 관계자가 프로젝트에 대한 통합된 보기를 가질 수 있습니다.

프로젝트 일정

서로 다른 사람들을 위해 작업을 예약하는 것은 프로젝트의 가장 중요한 측면 중 하나입니다. 프로젝트 관리 도구에는 관리자가 모든 작업에 흐름을 추가하고 특정 사람에게 할당하고 프로젝트에 시작 및 종료 날짜를 지정하고 자세한 프로젝트 일정을 만들 수 있는 일정 기능이 함께 제공됩니다.

프로젝트 관련 문서 관리

프로젝트에서 작업하는 동안 팀은 범위 문서, 요구 사항 문서, 위험 문서, 추정 문서 등과 같은 광범위한 프로젝트 문서를 작성합니다. 프로젝트 관리 솔루션을 사용하면 이러한 모든 문서를 완벽하게 관리하고 요구 사항에 따라 수정할 수 있습니다.

자원 관리

프로젝트 관리 소프트웨어의 다음으로 중요한 기능은 사용 가능한 리소스를 관리하는 것입니다. 리소스 할당, 추적 및 최적 수준으로 활용하는 데 도움이 됩니다. 또한 소프트웨어는 모든 자산에 대한 자세한 보고서를 유지 관리합니다.

원가 관리

작업 수준에서 비용 요소를 할당할 수 있습니다. 또한 대부분의 소프트웨어 시스템에서 가치 분석뿐만 아니라 비용 분석도 수행할 수 있습니다.

프로젝트 계획

PMS 소프트웨어를 사용하는 주된 이유는 수행해야 할 작업을 파악하는 것입니다. 그것은 종종 달력이나 Gantt 차트의 형태로 결정되며, 이 기능을 사용하면 프로젝트의 일부를 함께 결합하고 작업을 올바른 방향으로 유지할 수 있습니다. 이 도구를 사용하면 개인에게 작업을 할당하고 다양한 프로젝트에 대한 목표, 목표 및 기한을 설정할 수 있습니다.

작업 관리

누가 무엇을 책임지고 있는지 적어두기 위해 수동 필기 패드를 편리하게 보관하던 시대는 지났습니다. 이 소프트웨어를 사용하면 팀의 진행 상황을 추적하고 성공적인 완료를 위한 추가 입력을 제공할 수 있습니다. 또한 팀 조정을 촉진하고 팀 구성원 간의 투명성을 높입니다.

시간 추적

프로젝트 계획 및 작업 관리와 마찬가지로 시간 추적 기능도 매우 효율적인 프로젝트 관리에 중요합니다. 특히 팀이 빡빡한 예산으로 작업하는 경우. 시간 추적 기능을 사용하면 작업을 신중하게 계획하여 최소한의 노력과 짧은 기간에 최고의 작업을 수행할 수 있습니다.

커뮤니케이션 및 협업

팀과 다른 부서 간의 원활한 커뮤니케이션을 촉진하기 위한 필수 기능입니다. 프로젝트의 중요한 점을 논의하고 필요할 때 동료로부터 도움이나 제안을 받는 데 도움이 됩니다. 이 기능을 사용하면 현재 시나리오에서 프로젝트의 위치를 명확하게 파악하고 요구 사항에 따라 기한을 조정할 수 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어의 사용 사례

여러 프로젝트와 작업을 관리하는 것은 생각보다 쉽지 않습니다. 비즈니스의 모든 측면을 처리하려면 많은 계획, 노력 및 헌신이 필요합니다. 그러나 지능적인 관리자는 자신의 프로젝트를 침착하게 관리하기 위해 올바른 프로젝트 관리 도구만 필요합니다.

포괄적인 소프트웨어의 도움으로 중요한 문제를 쉽게 찾아 해결하고 중요한 작업의 우선 순위를 지정할 수 있습니다. 진행 중인 프로젝트에 대한 실시간 업데이트를 받고 팀과 중요한 업데이트를 공유할 수 있습니다. 또한 심층 프로젝트 요약을 통해 진행 상황을 분석하고 요구 사항에 따라 변경할 수 있습니다.

중소기업을 위한 PMS의 중요성(예제 포함)

프로젝트 관리는 중소기업을 운영할 때 무서운 표현입니다. 여러 프로젝트, 사람 및 작업을 저글링해야 합니다. 그러나 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 모든 것을 미리 계획하고 수익성 있는 방식으로 모든 프로젝트를 실행할 수 있습니다. 많은 시간을 절약하고 과도한 스트레스 없이 단기간에 프로젝트를 완료할 수 있습니다.

다음 몇 단락에서는 프로젝트 관리 소프트웨어가 어떻게 삶을 더 쉽게 만들고 비즈니스를 다음 단계로 끌어올릴 수 있는지에 대한 예와 함께 다섯 가지 중요한 방법을 나열할 것입니다.

일정 및 예산 준수

중소기업에서는 오류가 허용되지 않으므로 목표를 달성하고 예상 예산을 유지하는 것이 중요합니다. 프로젝트 관리 도구를 사용하여 로드맵을 작성하고 완료까지 완벽하게 관리할 수 있습니다.

예: 프로젝트 계획 단계에서 Rahul은 장비 임대 비용이 앞으로 몇 달 동안 곧 30% 증가할 것임을 깨달았습니다. 그는 새로운 프로젝트를 진행 중이며 예측을 통해 다른 영역에서 비용을 절약할 수 있었습니다. 게다가 예상치 못한 예산 증액도 피했다.

프로젝트에 대한 완벽한 제어

혼란스러운 프로젝트는 조직의 구조에 부정적인 영향을 미칠 수 있으며 다른 중요한 작업에도 영향을 미칠 수 있습니다. 최소한의 인력이 있는 경우 문제를 해결하기 위해 분산하도록 요청할 수 있습니다. 그러나 지속적인 중단 중에는 어려울 수 있습니다. 따라서 지속적인 문제를 해결하려면 비즈니스에 프로젝트 관리 소프트웨어를 구현해야 합니다.

예: Jacob은 여러 프로젝트를 처리하고 마감일을 맞추기 위해 열심히 일하고 있었습니다. 그의 모든 노력에도 불구하고 그는 그의 팀이 현재 프로젝트에서 예산을 초과했다는 사실을 알게 되었습니다. 그의 불행을 더하기 위해 그는 문제를 해결할 계획 B조차 가지고 있지 않았습니다. 그러나 그는 어떻게든 상황을 처리했지만 고위 경영진으로부터 질책을 받았습니다.

앞으로 이러한 문제를 피하기 위해 그는 앞으로 발생할 문제를 명확하게 알려주는 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하고 모든 프로젝트에 대한 계획을 세우고 세심한 로드맵을 작성하기로 결정했습니다. 다음 몇 달 동안 그는 효율성, 최종 결과, 비용 및 전체 프로세스에서 고무적인 개선을 보았습니다.

성공의 기회를 높이십시오

프로젝트의 성공과 실패의 주요 차이점은 프로젝트 관리자의 관리 프로세스에 있습니다. 그들이 상세한 프로젝트 일정 초안을 작성하는 데 시간을 소비하지 않고 모든 목표가 제 시간에 충족되도록 실행 단계를 면밀히 따르지 않으면 원하는 목표를 달성하지 못할 가능성이 높습니다.

예: Esha는 새 사무실에서 영업 관리자로 근무한 지 18일째 되던 날이어서 팀의 성과 분석을 하기로 결정했습니다. 그녀는 자신의 영업팀이 일주일 동안 해야 할 일만큼 많은 판매를 하지 않았다는 것을 알게 되었습니다.

모든 측면을 면밀히 분석한 후 그녀는 자신의 팀에 명확한 로드맵과 미리 정의된 목표가 없다는 사실을 알게 되었습니다. 그런 다음 그녀는 PMS 도구를 사용하여 작업을 간소화하고 목표를 정의하며 작업의 생산성과 전반적인 품질을 개선했습니다. 몇 주 후 그녀는 판매량과 팀의 실적이 크게 향상되었음을 알게 되었습니다.

명확한 역할 정의

소규모 기업을 운영하고 있고 역할이 명확하게 정의되지 않은 경우에도 종종 책임 문제에 직면하게 됩니다. 프로젝트가 지연되고 중요한 작업을 제 시간에 완료할 수 없습니다. 그러나 프로젝트 관리 도구를 사용하면 적절한 사람에게 작업을 할당할 수 있으며 지정된 기간 내에 작업을 완료할 책임을 그들에게 부여할 수 있습니다.

예: David는 프로젝트 관리 도구를 사용하여 다양한 개인에게 여러 작업을 할당하고 최종 목표 측면에서 기대하는 바를 명확하게 정의했습니다. 모두가 당면한 작업을 알고 있었고 모든 작업은 주어진 시간 내에 완료되었습니다.

실행 가능한 통찰력 얻기

좋은 프로젝트 관리는 효과적인 프로젝트 계획, 리소스 할당, 데이터 축적 및 커뮤니케이션으로 구성됩니다. 프로젝트를 완료한 후에는 프로젝트를 되돌아보고 성능을 평가하고 무엇이 가장 잘 작동했고 무엇이 그렇지 않았는지 알아낼 수 있습니다. 그런 시설이 없다면 같은 실수를 반복할 수밖에 없고, 다음 프로젝트에서도 최선을 다하지 못할 수도 있습니다.

예: Sanchit은 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 프로젝트의 상태 보고서를 검토했습니다. 그는 4개의 작업이 보류 중이고 팀이 할당된 예산보다 더 많은 비용을 지출했음을 알아차렸습니다.

4개의 예정된 프로젝트와 4개의 보류 중인 작업이 있는 상황에서 그는 팀원 모두에게 양말을 들고 최선을 다해 작업을 제 시간에 완료하도록 요청했습니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 통해 그는 보류 중인 작업에 더 많은 리소스를 할당하고 새 프로젝트를 위해 준비할 수 있었습니다.

예제가 있는 대기업을 위한 PMS의 중요성

조직의 규모에 관계없이 프로젝트 관리는 모두에게 항상 까다로운 작업입니다. 프로젝트 관리 도구를 통해 프로젝트를 처음부터 끝까지 관리해야 하는 부담을 줄이고 비즈니스 목표를 계속 제어할 수 있습니다. 다음 몇 줄에서는 비즈니스에 프로젝트 관리 소프트웨어가 필요한 세 가지 주요 이유에 대해 알아봅니다.

대기업에는 전 세계에 다양한 부서와 사무실이 있습니다. 프로젝트 관리 도구를 사용하면 모든 팀 간에 일관된 정보 흐름을 보장하고 마감일을 놓치지 않도록 할 수 있습니다.

예: Rakshay는 다국적 기업의 프로젝트 책임자이며 프로젝트에 대한 중요한 정보를 육상 및 해양 팀과 즉시 공유하기를 원했습니다. 그는 모든 직원이 받은 편지함을 확인할지 확신할 수 없었기 때문에 프로젝트 관리 소프트웨어를 통해 정보를 공유했습니다. 몇 초 안에 모든 사람이 자신의 소프트웨어 대시보드에 팝업 알림을 받았고 모두 공유된 정보에 최대한 주의를 기울였습니다.

프로젝트가 지연되면 대규모 조직에서는 계획보다 더 많은 비용을 지출하는 경우가 많습니다. 다른 프로젝트에 영향을 미치고 자금이 고갈될 수 있습니다. 대기업은 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하여 비용을 계획하고 예산을 통제할 수 있습니다.

예: Rohan은 프로젝트 관리 솔루션을 사용하여 진행 중인 프로젝트의 재정 상태를 파악하기로 결정했습니다. 그는 소프트웨어의 재무 계획 기능이 그의 팀이 예산 초과를 피하는 데 도움이 된다는 사실을 알게 되어 기뻤습니다. 또한 그는 다음 프로젝트에 대한 재정적 목표를 설정할 수 있었습니다.

특정 과제에 대한 팀의 책임을 개선하고 팀 공동 작업도 촉진합니다. 팀의 만장일치 워크플로는 프로젝트를 적시에 완료하고 손실 위험을 낮춥니다.

예: Daniel은 Microsoft Excel과 수동 방법을 사용하여 팀 구성원에게 작업을 할당했지만 정기적으로 마감일을 놓쳤습니다. 일정 기간이 지난 후 그는 한동안 프로젝트 관리 솔루션을 사용해 보기로 결정했습니다. 놀랍게도 이 도구는 프로젝트 기한을 설정하고 진행 상황을 추적하며 작업 기한이 지나면 알림을 보낼 수 있어 팀에 매우 유익한 것으로 판명되었습니다.

그것은 그의 팀에 책임감을 심어주고 생산성을 높이는 데 도움이 되었습니다. 게다가 그는 모든 것을 문서화하고 모든 사람과 공유할 수 있었기 때문에 그들은 현재 자신이 어디에 있고 그들에게 무엇을 기대하는지 알 수 있었습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어의 유형

프로젝트 관리 소프트웨어에는 세 가지 유형이 있습니다.

개별 소프트웨어: 이 소프트웨어는 프로젝트를 관리하기 위해 간단하고 가벼운 애플리케이션이 필요한 1인에게 적합합니다. 기능이 적고 사용자에게 기본 기능만 제공합니다.
통합 소프트웨어: 통합 소프트웨어는 주로 여러 프로젝트를 동시에 수행하는 회사에서 사용합니다. 이 PMS에는 모든 팀 구성원이 쉽게 액세스할 수 있는 중앙 집중식 정보 데이터베이스가 있습니다.
협업 소프트웨어: 협업 소프트웨어는 모든 팀원이 프로젝트를 보고 액세스하고 협업하고 특정 비즈니스 문제를 해결할 수 있으므로 대규모 팀에 이상적인 옵션입니다.

무료 오픈 소스 프로젝트 도구의 예

다음은 비즈니스 관리를 위한 5가지 최고의 오픈 소스 소프트웨어 솔루션 목록입니다.

합리적인 계획

RationPlan은 프로젝트 관리자가 작업을 구성하고, 자원을 할당하고, 진행 상황을 추적하고, 요구 사항에 따라 워크로드를 관리할 수 있도록 설계된 강력한 프로젝트 관리 솔루션입니다.

오렌지스크럼

OrangeScrum은 효과적인 작업 실행, 팀 협업 및 보고서 생성을 위해 Scrum 보드 및 Kanban 워크플로를 사용하는 클라우드 기반 플랫폼입니다.

오픈 프로젝트

이것은 프로젝트 계획, 문제 추적, 비용 보고 및 시간 관리를 위한 맞춤형 기능과 함께 제공되는 오픈 소스 프로젝트 관리 솔루션입니다. Agile 및 Scrum 관리 플랫폼과 함께 제공되어 원활한 워크플로를 보장합니다.

타이가

Taiga는 고객에게 Scrum 및 Agile 관리 플랫폼을 제공하는 오픈 소스 및 무료 프로젝트 계획입니다. 300MB의 스토리지를 제공하며 최대 3명의 사용자가 개인 프로젝트에서 작업할 수 있습니다.

오두

Odoo 소프트웨어는 사용자 친화적인 인터페이스와 피벗 테이블, Kanban 보드, 파일 관리 등과 같은 몇 가지 유용한 관리 기능으로 유명합니다. 또한 재고 관리, HR, 회계, 영업 및 제조를 위한 다양한 도구를 제공합니다.

프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 산업/프로젝트 관리 도구를 사용할 수 있는 사람

프로젝트 관리 소프트웨어는 모든 산업에 도움이 될 수 있는 다양한 기능으로 구성되어 있습니다. 리더가 프로젝트를 쉽게 주도할 수 있도록 돕고 팀이 어려운 프로젝트와 촉박한 기한에 대처할 수 있도록 합니다. 다음은 PM 소프트웨어를 활용하는 산업 목록입니다.

소프트웨어 개발 프로젝트 관리 소프트웨어

프로젝트 관리 시스템은 목표와 요구 사항에 대한 명확한 이해를 촉진하기 위해 소프트웨어 개발에 사용됩니다. 팀을 같은 페이지에 유지하고 조직화합니다.

건설 프로젝트 관리 소프트웨어

건설 업계에서 이 소프트웨어는 프로세스를 더 빠르고 쉽게 처리할 수 있으며 원활하고 효율적으로 만드는 모든 기능을 제공합니다. 따라서 수익성이 높아지고 시간이 덜 소요됩니다.

제조 프로젝트 관리 소프트웨어

제조 산업은 비용, 원자재 및 제품 품질과 관련된 몇 가지 문제를 해결해야 합니다. 프로젝트 관리 소프트웨어는 이러한 문제 중 일부를 최소화하는 데 도움이 되며 제조업체가 최소 비용으로 최고 품질의 제품을 생산할 수 있도록 지원합니다.

IT 프로젝트 관리 소프트웨어

IT 부문에서 목표는 팀의 모든 사람이 같은 정보를 공유하도록 하여 효율성을 높이는 것입니다. Kanban 보드, Gantt 차트 및 세부 보고서는 IT 프로젝트를 성공적으로 완료하는 데 필요한 중요한 기능을 제공합니다.

교육 프로젝트 관리 소프트웨어

대학, 기관, 단과 대학 및 대학교에서 일상적인 활동을 관리하고 모든 프로세스를 조직화하는 데 사용됩니다. 또한 학생과 교사 모두 생산성을 높이기 위해 사용합니다.

제약 프로젝트 관리 소프트웨어

제약 산업은 소비자에 대해 공정한 책임을 지고 있으며 의약품에 대한 수요를 관리하고 전체 운영을 체계적으로 유지해야 합니다. 제약용 프로젝트 관리 소프트웨어는 프로젝트를 효과적으로 관리하고, 리소스를 추적하고, 정확한 보고서를 제공하고, 청구를 처리하고, 전체 프로세스를 신속하게 처리하도록 설계되었습니다.

부동산 프로젝트 관리 소프트웨어

부동산 부문에서는 일상적인 작업을 자동화하고, 목록 및 잠재 고객을 추적하고, 다양한 지역 및 부동산에 걸친 성과를 분석하는 데 도움이 됩니다.

크리에이티브 에이전시 프로젝트 관리 소프트웨어

팀의 성과를 추적하면서 워크플로를 계속 실행합니다. 팀 구성원 간의 협업을 장려하고 보고 기능은 장애물을 식별하는 데 도움이 됩니다.

정부 프로젝트 관리 소프트웨어

초기화에서 계획 및 구현에 이르기까지 모든 프로젝트 단계에서 정부 기관을 지원합니다. 프로젝트 관리의 Gantt 차트는 워크플로 및 특정 프로젝트에 소요된 비용에 대한 심층 보고서를 제공합니다.

프로젝트 관리 소프트웨어를 선택하기 위한 몇 가지 기준은 무엇입니까?

프로젝트 관리 도구는 모든 비즈니스에 중요한 요소가 되었습니다. 이 소프트웨어는 팀 처리 및 작업 수행을 보다 간단하고 효율적으로 수행하도록 특별히 설계되었습니다. 프로젝트 관리자에게 도움이 되는 것으로 입증되었으며 프로젝트 계획, 자원 할당, 스케줄링 등과 같은 기본 작업을 자동화합니다. 사용자 친화적인 인터페이스는 팀 간 협업을 개선하고 워크플로를 실시간으로 탭합니다.

이제 프로젝트 관리 소프트웨어에 집중하기 전에 분석해야 할 몇 가지 벤치마크가 있습니다. 다음은 선택 과정에서 염두에 두어야 할 6가지 중요한 기준입니다.

사용자 친화적이어야 합니다. 소프트웨어는 모든 사람이 쉽게 사용할 수 있어야 하며 이해하기 쉬워야 팀이 기능을 이해하는 데 시간을 낭비하지 않을 수 있습니다.
파일 공유 기능: 프로젝트 관리 소프트웨어에는 클라우드 기반 저장소, 공유 하드 드라이브, 공유 지점 웹사이트 및 미디어 저장 장치를 포함하여 파일을 공유할 수 있는 다양한 옵션이 있어야 합니다.
사용자 지정이 가능해야 함: 소프트웨어가 사용자가 원하는 것과 정확히 동일한 방식으로 작동하도록 하려면 소프트웨어에서 사용자 지정 기능과 사용자 지정 가능한 워크플로를 허용해야 합니다.
원활한 통합: 프로젝트 관리 도구는 접근성 향상을 위해 현재 소프트웨어 솔루션과 다양한 기타 플랫폼을 지원해야 합니다.
모니터링 및 보고: 소프트웨어는 실시간 업데이트를 모니터링할 수 있는 기능을 제공해야 하며 외부 사용자 및 이해 관계자와 정보를 공유할 수 있어야 합니다.
저장된 데이터의 보안: 마지막으로 소프트웨어 시스템은 데이터의 최대 보안을 보장하기 위해 충분한 암호화 및 인증 수단을 제공해야 합니다.

결론

프로젝트 관리 소프트웨어는 선택이 아니라 비즈니스에 필요한 도구입니다. 진행 중인 작업의 효율성을 높이고 관련된 위험을 최소화 및 완화하는 데 도움이 됩니다. 비즈니스 프로세스에서 이 도구를 구현하지 않는 회사는 항상 작업, 예산, 인력 및 제품 품질을 관리하는 데 어려움을 겪을 것입니다.

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