프로젝트 관리 소프트웨어의 비즈니스 사용 사례

프로젝트 관리는 인류가 건물을 짓기 시작한 이후로 널리 퍼져 있습니다. 기자의 피라미드 건설로 거슬러 올라갈 수 있습니다. 이집트인들은 프로젝트 관리의 동일한 원칙을 사용하여 크고 복잡한 구조를 설계하기 위해 작업자 팀을 관리했습니다. 오늘날 디지털 프로젝트 관리 소프트웨어는 모든 규모의 기업이 프로젝트 진행 상황을 관리하고 추적하는 데 도움이 됩니다.

강력한 프로젝트 관리 시스템을 통해 회사는 팀과 리소스를 계획, 구성, 관리 및 이끌고 원하는 결과를 얻을 수 있습니다. 360도 프로젝트 관리 소프트웨어는 비즈니스 운영을 안팎으로 향상시킵니다. 이것이 바로 업계 리더들이 이러한 소프트웨어를 사용하여 결과물을 개선하는 이유입니다.

프로젝트 관리에서 소기업이 직면한 과제

소기업은 명확한 프로젝트 관리가 부족하여 가장 큰 영향을 받습니다. 잘못된 관리 프로젝트와 결합된 제한된 리소스 풀 및 예산 제약은 회사의 성장에 해로울 수 있습니다. 프로젝트 관리에서 소기업이 직면한 가장 큰 문제에 대해 자세히 읽어보십시오.

• 의사 소통의 부족

소규모 팀은 서로 간에 강력한 커뮤니케이션이 필요합니다. 그러나 빠르게 진행되는 소규모 팀 구조에서 작업하면 그 반대가 될 수 있습니다. 중소기업은 이제 일반적으로 내부 및 외부 커뮤니케이션 부족과 관련이 있습니다.

• 명확한 목표 부족

역동적이고 진화하는 회사 구조의 가장 큰 장애물은 불명확한 목표로 이어집니다. 끊임없는 임시 요청은 회사가 이전에 설정한 목표에 집중하지 않는다는 것을 의미합니다. 39%의 프로젝트가 불분명한 목표와 명확한 프로젝트 계획으로 인해 실패합니다. 목표의 구조화되지 않은 마지막 순간 변경 사항은 변경 사항을 수용할 수 있는 시스템이 없는 경우 전체 프로젝트를 탈선시킬 수 있습니다.

• 제한된 예산

신생 기업과 소기업은 일반적으로 제한된 재정적 쿠션으로 생존합니다. 이것은 조직이 빠듯한 재정 계획에 따라 운영된다는 것을 의미합니다. 마지막 순간의 작은 변경이나 계획되지 않은 지연으로 인해 배송이 위태로워져 비즈니스 예산에 영향을 미칠 수 있습니다.

• 책임감 부족

신생 기업은 이동 중 관리 스타일로 유명합니다. 이는 모든 리소스가 여러 프로젝트에서 작업하고 있음을 의미합니다. 경영진은 최적의 작업 방식을 찾을 수 있지만; 작업에 대한 책임이 없다면 한 번에 여러 프로젝트에 더 많은 영향을 미칠 수 있습니다.

• 빡빡한 마감일

프로젝트 일정을 결정하기 위해 종이 한 장을 들고 앉아 있으면 대부분의 경우 불가능한 일정으로 끝나게 됩니다. 소규모 회사는 일반적으로 거의 불가능한 일정으로 프로젝트를 받습니다. 적절한 관리 시스템이 없으면 모든 비즈니스 기능이 직접적인 영향을 받을 수 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어는 소기업을 어떻게 도울 수 있습니까?

PMS는 소규모 조직과 신생 기업이 비즈니스 기능을 간소화하여 프로젝트를 효율적으로 관리하고 적시에 제공할 수 있도록 지원합니다. 프로젝트 타임라인 관리에서 정기적인 업데이트 제공 및 리소스 활용 최적화에 이르기까지 소기업은 이러한 도구를 통해 많은 이점을 얻을 수 있습니다.

• 성공률 향상

일반적으로 프로젝트의 성공 또는 실패는 회사가 프로젝트를 처음에 계획한 대로 제시간에 제공했는지 여부에 따라 결정됩니다. 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하면 관리자가 프로젝트 진행 상황을 평가하는 데 도움이 되는 이정표를 설정할 수 있습니다. 프로젝트가 지연될 수 있다는 조기 징후를 통해 관리자는 시간 엄수를 위해 적시에 조치를 취할 수 있습니다.

• 더 나은 의사 소통으로 향상된 프로젝트 계획

프로젝트 관리 시스템은 모든 프로젝트, 진행 상황 및 리소스 가용성에 대한 중앙 집중식 데이터베이스를 유지합니다. 이를 통해 소기업과 신생 기업은 리소스 활용을 최적화할 수 있습니다. 프로젝트를 추적하는 공통 시스템을 통해 관련된 모든 사람들이 서로 더 잘 상호 작용하여 진행 상황을 빠르게 추적할 수 있습니다. 관리자는 클라이언트에게 진행 상황을 알릴 수도 있습니다.

• 예산에 충실

모든 조직은 수익에 대해 우려하지만 이러한 요구는 소기업에 더욱 중요합니다. 신생 기업과 소기업은 오류의 여지가 없습니다. 효과적인 프로젝트 관리 도구를 사용하면 예산을 추적할 수 있습니다. 또한 비용을 추적하고 직원이 시간을 보내는 영역과 청구 가능 시간을 줄이기 위해 조직에서 가장 많은 시간을 소비하는 영역을 식별할 수 있습니다. 이를 통해 기업은 수익을 최적화하고 예산 내에서 프로젝트를 제공할 수 있습니다.

• 책임 추적

소규모 회사 및 신생 기업의 직원은 종종 한 번에 여러 작업을 저글링하게 됩니다. 프로젝트 관리 소프트웨어는 역할과 책임을 정의하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이렇게 하면 여러 사람이 단일 작업을 수행하지 않으므로 중복이 제거되고 리소스 활용이 최적화됩니다.

• 효과적인 프로젝트 평가

소프트웨어의 도움으로 프로젝트 평가를 통해 기업은 격차와 강점을 식별할 수 있습니다. 회사는 이를 사용하여 프로젝트 관련 격차를 개선하고 강점을 배가할 수 있습니다. PMS 도구는 달성한 이정표와 지연이 발생한 위치를 알려주는 보고서를 제공합니다.

추천 읽기: 올바른 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택하기 위한 종합 가이드

소기업을 위한 프로젝트 관리 소프트웨어에 대한 사례 연구

사례 연구 1

사례 연구 2

프로젝트 관리에서 기업이 직면한 과제

막대한 자원을 보유한 대기업도 프로젝트 관리 문제에서 자유롭지 않습니다. 대기업에서 프로젝트를 관리하는 것은 루빅스 큐브를 푸는 것과 같습니다. 관리자는 프로젝트의 여러 요소를 맨 위에 두고 다른 모든 요소에 집중하고 작업을 완료하기 위한 최상의 경로를 식별해야 합니다. 기업의 프로젝트 관리 과제에 대해 자세히 알아보십시오.

• 리소스 충돌

잘 구성된 조직이라도 한 번에 수백 개의 프로젝트를 관리할 때 리소스 충돌에 직면할 수 있습니다. 리소스가 하나만 필요한 경우 여러 리소스가 동일한 프로젝트에서 작동하는 경우가 있습니다. 또한 잘못된 계획은 때때로 회사가 프로젝트에 사용할 수 있는 리소스(인력, 원자재, 소프트웨어, 하드웨어, 기계 등)가 없음을 의미합니다.

• 스코프 크리프

범위 크립은 원래 합의된 작업 범위와 비교하여 시간이 지남에 따라 프로젝트 요구 사항이 어떻게 변경되었는지를 나타내는 가장 큰 프로젝트 관리 문제 중 하나입니다. 이러한 범위의 변화는 프로젝트와 관련된 거의 모든 것의 변화로 이어집니다.

• 일치하지 않는 팀 기술

관리자는 직무에 가장 적합한 숙련된 구성원으로 구성된 팀을 보유해야 합니다. 프로젝트의 기술 수준과 요구 사항이 일치하지 않으면 프로젝트는 계속해서 장애물에 직면하게 됩니다.

• 취약한 위험 관리

관리자는 프로젝트와 관련된 위험을 평가해야 합니다. 필요한 경우 팀이 항상 적응할 준비가 되어 있는지 확인해야 합니다. 프로젝트 관리자는 심령술사가 아니므로 아무리 노력해도 프로젝트와 관련된 모든 위험을 나열할 수는 없습니다.

• 놓친 마감일

위에서 언급한 사항 중 하나라도 프로젝트에 지장을 준다면 불가피하게 최종 납품이 지연될 것입니다. 2.5%의 기업만이 프로젝트를 100% 제시간에 완료했다고 주장합니다. 프로젝트가 늦게 전달되면 관련된 모든 당사자에게 실망할 수 있으며 이는 회사의 성장을 더욱 저해할 수 있습니다.

프로젝트 관리 소프트웨어가 대기업을 어떻게 도울 수 있습니까?

직원이 수천 명인 대기업도 프로젝트 관리 시스템의 이점을 누릴 수 있습니다. 이를 통해 조직은 모든 ​​프로젝트를 추적하고, 이를 작은 스프린트로 더 나누고, 리소스가 과로하거나 부족하지 않도록 하고, 회사가 프로젝트에서 발생하는 모든 위험에 대비할 수 있도록 합니다.

• 스프린트 계획

회사는 프로젝트 관리 소프트웨어에서 스프린트 계획을 통해 작업을 계획할 수 있습니다. 이를 통해 기업은 프로젝트를 작은 부분으로 나누고 각 부분에 대해 계획된 스프린트를 만들 수 있습니다. 이를 통해 팀은 우선 순위와 계획을 지속적으로 검토하면서 특정 목표에 집중할 수 있습니다.

• 프로젝트 문서

회사는 프로젝트 관리 시스템에서 전체 프로젝트와 작업 범위를 문서화할 수 있습니다. 이를 통해 회사는 팀 내의 혼란과 오해를 완화하고 모든 사람이 자신에게 기대하는 바를 이해하는 데 도움이 될 것입니다.

• 워크로드 추적

훌륭한 프로젝트 관리자는 인력을 지속적으로 평가하여 자원 활용도가 항상 최적임을 확인합니다. PMS 소프트웨어는 관리자가 사용 가능한 모든 리소스의 작업량과 가용성을 추적하는 데 도움이 될 수 있습니다.

• 위험 평가

관리자가 프로젝트와 관련된 모든 잠재적 위험을 평가할 수는 없지만 강력한 프로젝트 관리 소프트웨어는 위험 평가를 통해 이를 수행할 수 있습니다. 위험 지점을 식별하고 가능한 사건에 대한 계획을 세우는 데 도움이 될 수 있습니다.

대기업을 위한 프로젝트 관리 소프트웨어에 대한 사례 연구

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결론

프로젝트 관리 소프트웨어는 더 이상 선택 사항이 아닙니다. 오늘날 기업은 비즈니스 운영을 간소화하고 적시에 결과를 제공하기 위해 프로젝트 관리 도구에 의존합니다. PMS를 통해 회사는 진행 상황을 추적하고 계획을 변경하며 100% 뛰어난 결과를 얻을 수 있습니다. 따라서 더 이상 기다리지 말고 비즈니스를 위한 프로젝트 관리 도구를 얻으십시오.