프로젝트의 변경 소스 및 영역 | #47 프로젝트 관리 시작하기

PMBOK 책 끝에 있는 용어 색인에는 프로젝트 변경에 대한 항목이 22개나 포함되어 있습니다. 이는 조직의 변경 비용 및 문화에서 변경 요청에 이르기까지 다양합니다. 그렇다면 무엇이 프로젝트에서 변화를 필수적으로 만들고 어떻게 대처해야 할까요? 변경 관리란 무엇입니까?

프로젝트 위험 레지스터를 만드는 방법은 무엇입니까? – 목차:

1. 소개
2. 변경 및 변경 관리란 무엇입니까?
3. 프로젝트의 변경 영역
4. 프로젝트 계획 중 변경 사항
5. 프로젝트 구현 중 변경 사항
6. 프로젝트 변경 소스
7. 외부
8. 내부
9. 요약

소개

프로젝트 중 변경은 거의 불가피하지만 많은 조직이 여전히 그러한 명백함을 간과하는 것 같습니다. 3개월이든 1년이든 3년이든 그 수명에도 불구하고 각 프로젝트에는 프로젝트 관리자가 이해 관계자와 실행을 재협상할 수 있는 위험 요소가 포함되어 있습니다. 반면에 프로젝트 팀이 당면한 작업에서 지속적으로 교훈을 얻는다면 이해 관계자 요구 사항을 더 잘 이해함으로써 작업 조직의 개선 및 변경이 발생할 수도 있습니다.

변경 및 변경 관리란 무엇입니까?

PMBOK는 변화를 다음과 같이 정의합니다.

"공식적으로 관리되는 인도물, 프로젝트 관리 계획 구성 요소, 프로젝트 문서에 대한 수정."

여기에는 다음과 관련된 수정이 포함될 수 있습니다.

• 프로젝트 목표,
• 우선순위,
• 일정,
• 프로젝트 마일스톤 또는
• 프로젝트 팀의 분업.

반면 변경 관리는 다음과 같이 정의됩니다.

"개인, 그룹 및 조직을 현재 상태에서 의도된 비즈니스 이점이 있는 미래 상태로 전환하기 위한 포괄적이고 주기적이며 구조화된 접근 방식입니다."

그러나 변경 관리를 준비하기 위해 프로젝트 관리자가 가장 주의를 기울여야 하는 프로젝트 영역은 무엇입니까?

프로젝트의 변경 영역

프로젝트에 대한 변경은 수명 주기의 모든 단계에서 발생할 수 있지만 계획 단계 및 프로젝트 구현 중에 발생하는 변경에 가장 주의를 기울여야 합니다.

프로젝트 계획 중 변경 사항

PMBOK에 따르면 계획 단계에서 프로젝트 팀은 프로젝트 관리자와 함께 현재 활동을 새로운 변화 및 개발에 적용하기 위한 프로세스의 개요를 준비해야 합니다. 즉, 구현 방법을 고안해야 합니다. 여기에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 워크플로 변경,
• 백로그에 포함된 작업의 우선 순위를 재구성하고 다음과 같은 급진적 해결을 위한 예측까지 포함합니다.
• 주요 프로젝트 목표 재구성

프로젝트 구현 중 변경 사항

프로젝트 구현 단계에서 발생하는 변경 사항은 각각 채택된 방법론을 따라야 합니다.

• 폭포수 – 조정에는 공식 승인 프로세스와 프로젝트 문서 수정이 필요합니다.
• Agile – 프로세스의 자연스러운 부분이며 백로그를 업데이트하고 팀 활동을 조정하여 지속적으로 도입됩니다.
• 스크럼 – 애자일 방법론 중 하나인 스크럼은 변환이 불가피하다고 가정합니다. 그러나 조치를 취하기 전에 팀이 시작한 Sprint의 목표를 달성해야 합니다.
• Prince2 - 여기에서 프로젝트 계획은 처음부터 신중하게 정의해야 하며 설계에 의해 변경 사항을 최소화해야 합니다. 그러나 전환해야 하는 경우 적절하게 문서화하고 이해 관계자와 상의해야 합니다.

프로젝트 관리자는 모든 조정이 때로는 예측할 수 없는 프로젝트의 다른 요소에 영향을 미친다는 것을 인식해야 합니다. 예를 들어, 하나의 작업을 더 쉽게 만드는 기술 솔루션의 도입은 다른 작업의 실행을 상당히 복잡하게 하여 비용을 증가시키고 작업 범위를 변경하며 궁극적으로 실행 품질에 영향을 미칠 수 있습니다.

프로젝트 변경 소스

비즈니스 환경의 역동성과 예상되는 혁신성이 증가할 때 수정은 작업 실행의 거의 모든 영역을 변경할 수 있습니다. 소스는 두 가지 주요 범주로 나뉩니다.

• 외부 – 프로젝트 팀 외부에서 오고
• 내부 - 특정 작업을 구현하는 동안 발생하는 프로세스의 결과입니다.

외부

설계 변경의 가장 일반적인 외부 소스는 다음과 같습니다.

1. 고객 요구 사항의 변경. 고객 요구 사항은 모든 프로젝트의 핵심 구성 요소입니다. 비즈니스 환경의 발전, 새로운 요구 사항 또는 경쟁의 출현으로 인해 변화할 수 있습니다. 고객 요구 사항이 변경되면 프로젝트 관리자는 그것이 프로젝트에 어떤 영향을 미칠 수 있는지 그리고 품질, 시간 또는 비용을 손상시키지 않고 조정할 수 있는지 여부를 신중하게 분석해야 합니다. 예를 들어 클라이언트가 사용자 인터페이스 요구 사항을 재구성하기로 결정하면 코드 구조를 재구성할 수 있으며, 이는 일정을 재구성하고 비용을 증가시킬 수 있습니다.
2. 예산 삭감. 예산 삭감은 조직의 어려운 재정 상황, 우선 순위의 변화 또는 새로운 프로젝트의 출현으로 인해 발생할 수 있습니다. 예산 삭감의 경우 프로젝트 관리자는 더 적은 비용으로 목표를 달성하기 위해 노력해야 합니다. 이는 다음을 의미할 수 있습니다.
• 작업 범위 축소,
• 일정 단축,
• 축소,
• 아웃소싱을 이용하거나
• 조직의 기존 리소스를 다른 용도로 사용합니다.
3. 비즈니스 환경의 변화. 법률에 도입된 수정 사항, 새로운 트렌드의 출현 또는 경쟁자의 전환은 모두 프로젝트 목표 또는 고객 요구 사항에 영향을 미칠 수 있습니다. 이와 같이 예측하기 어려운 변화가 발생할 경우, 프로젝트 관리자는 변화가 프로젝트에 미치는 영향을 최소화하고 목표 달성을 높일 수 있는 대책을 수립해야 합니다.

내부

내부 변화는 작업 관련 요인으로 인해 발생합니다. 가장 중요한 것은 다음과 같습니다.

1. 팀원의 학습. 프로젝트의 내부 변화는 팀원들이 새로운 지식을 습득하는 과정에서 비롯될 수 있습니다. 팀의 경험이 많을수록 더 나은 성과를 낼 수 있는 기술을 개발할 가능성이 높아집니다.

예를 들어 프로그래머가 자신의 코드가 가독성이 좋지 않다는 것을 알고 깨끗한 코드를 작성하기로 결정한 경우입니다. 결국 그는 프로젝트 품질에 긍정적인 영향을 미칠 수정 사항을 제안할 수 있습니다.

2. 고객 요구 사항 및 제품 세부 사항에 대한 더 나은 이해. 프로젝트 동안 팀의 사용자 기대치 파악이 확장될 수 있습니다. 이로 인해 작업 범위를 변경하거나 고객의 확인된 요구 사항을 충족하기 위해 기술을 적용하려는 욕구가 생길 수 있습니다. 예를 들어, 사용자 설문 조사를 수행한 후 프로젝트 팀은 설문 조사 대상자가 요청한 새로운 기능을 도입하기로 결정할 수 있습니다.
3. 현재 워크플로에서 학습한 후 작업 구성을 변경합니다. 새로운 지식을 습득한 결과 프로세스 개선, 혁신적인 솔루션 도입 또는 일정 수정에 대한 아이디어가 떠오를 수 있습니다. 프로젝트 팀은 현재 워크플로를 분석하여 오류 및 가능한 개선 사항을 식별한 다음 수정하여 작업 속도를 높일 수 있습니다. 예를 들어 프로세스를 간소화하고 생산성을 높이는 데 더 적합한 다른 프로젝트 관리 도구를 찾을 수 있습니다.

요약

변경 관리는 프로젝트 성공에 매우 중요합니다. 프로젝트 변경은 불가피하며 외부 및 내부 소스 모두에서 발생합니다. 프로젝트 수명 주기의 단계에 따라 현재 활동을 새로운 변화에 적응시키기 위한 적절한 계획을 고안해야 합니다. 변경 관리에는 프로젝트 팀과 이해 관계자 간의 효과적인 의사 소통 및 조정 프로세스가 필요합니다. 따라서 프로젝트 관리자는 융통성을 유지하고 변경에 개방적인 상태를 유지하면서 동시에 프로젝트에 부정적인 영향을 미치지 않도록 제어할 수 있어야 합니다.

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저자: 캐롤라인 베커

프로젝트 관리자인 Caroline은 최상의 작업 흐름을 설계하고 프로세스를 최적화하는 새로운 방법을 찾는 전문가입니다. 그녀의 조직적 기술과 시간 압박 속에서 일하는 능력은 그녀를 복잡한 프로젝트를 현실로 만드는 데 가장 적합한 사람으로 만듭니다.

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