받은 편지함을 깨끗하게 유지하기 위한 8가지 이메일 관리 팁

이메일 받은 편지함을 깨끗하게 유지하는 것이 지는 싸움이라고 생각하십니까? 도움을 주기 위해 콘텐츠 마케팅 전략가 Zoe Devitto가 아래에서 몇 가지 이메일 관리 팁을 공유합니다.

오늘날의 세계에서 겉보기에 모든 사람과 그들의 앵무새는 이메일 계정을 가지고 있습니다.

아마도 당신은 다른 목적을 위해 여러 개의 이메일 주소를 가지고 있을 것입니다(여기서 유죄). 하지만 내가 만든 이메일 계정의 수와 상관없이 받은 편지함은 항상 단정하고 깔끔합니다.

하지만 항상 이런 것은 아니었습니다(오, 안돼요!).

나는 또한 거기에 있었다. 거부할 수 없는 공짜와 교환하여 가입한 모든 구독을 제어할 수 없는 어두운 곳입니다. 또는 이메일 유입경로가 장바구니에 버린 품목을 구매하도록 설득하려고 할 때.

아마도 대박( no bueno ) 사이에서 길을 잃는 클라이언트의 가끔 중요한 메시지일 수도 있습니다.

이메일 관리 팁: 받은 편지함을 깔끔하게 정리하는 방법

그러나 그 시간이 많이 소요되는 날들은 이제 내 뒤에 있습니다. 나는 최소한의 노력으로 정기적으로 받은 편지함을 깨끗하게 유지하는 이메일 관리 팁을 배웠습니다.

저는 이것을 'Inbox Zero Method'라고 부르는 것을 좋아합니다. 시간 낭비를 피하기 위해 이메일을 파일로 정리하는 시스템. 이렇게 하면 시각적 정크를 제거하면서 관련 이메일에 응답할 수 있습니다.

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받은 편지함이 압도적으로 느껴지십니까? 나는 몇 가지 좋은 이메일 관리 팁을 가지고 있으며 아래에서 공유하고 있습니다.

의 시작하자.

#1. 특정 목적을 위해 별도의 이메일 계정 생성

많은 우수한 무료 이메일 제공업체를 이용할 수 있기 때문에 오늘날 단일 이메일 계정을 가진 사람을 찾는 것은 드뭅니다.

여러 계정(예: 업무용 이메일용 계정, 개인 이메일용 계정, 무료 다운로드와 같은 온라인 서비스용 계정)이 있으면 이메일을 더 쉽게 정리할 수 있습니다.

직장 이메일 계정

무슨 수를 써서라도 이 계정을 불필요한 이메일로부터 보호하십시오. 이것은 친구 및 가족과 공유하지 않는다는 것을 의미합니다. 이 이메일 계정으로 뉴스레터를 구독하지 마십시오.

가족 및 친구 이메일 계정

가장 친한 친구와 가까운 가족을 위해 만든 특별한 이메일 계정입니다. 개인 긴급 상황 및 연락처 양식에도 사용할 수 있습니다.

소셜 이메일 계정

이것은 가장 유연한 이메일 계정이 될 것이며, 가장 열리지 않은 이메일이 가장 많을 것입니다.

계정마다 다른 이메일 제공업체를 사용하는 경우 이메일 클라이언트가 있으면 도움이 될 수 있습니다. 이메일 클라이언트는 다양한 이메일 서비스 제공업체의 이메일 메시지를 관리할 수 있는 웹 기반 또는 데스크탑 앱입니다.

#2. 이메일을 영역으로 분리

Outlook 및 Gmail과 같은 대부분의 이메일 서비스 제공업체에서는 이메일을 우선 순위 및 긴급도에 따라 범주로 구분하는 기능을 설정할 수 있습니다.

별과 깃발

별 및 플래그 아이콘과 같은 기능을 설정하여 이를 수행할 수 있습니다. 이를 통해 지정된 기준(예: 낮음, 중간 또는 높음)에 따라 수신 이메일을 구별할 수 있습니다.

별표 표시된 이메일이 항상 맨 위에 표시되고 혼란 속에서 길을 잃지 않도록 계정을 정렬된 상태로 유지하십시오.

그러나 사용자는 조심하십시오! 이메일에 플래그를 지정하고 별표를 표시하는 일에 휩쓸리지 마십시오. 대부분의 서신이 분류되면 어떤 것이 중요한지 결정하기 어려울 수 있습니다.

레이블 및 폴더

계정을 구성할 때 목표는 깨끗한 받은편지함을 유지하는 것이므로 가능한 한 많은 메시지를 삭제하십시오. 여기서 핵심은 통제력을 잃는 눈덩이 효과를 피하기 위해 자주 수행하는 것입니다.

그러나 즉시 삭제할 수 없는 것은 어떻습니까? 솔루션은 다소 간단합니다. 파일과 레이블을 사용하여 이메일을 쉽게 구성하는 방법을 배우십시오.

파일은 서랍과 같은 역할을 합니다. 시각적 오염을 일으키지 않도록 이메일을 보관합니다. 그리고 여러 파일을 만들고 각각을 특정 이메일에 할당하여 계속 진행합니다.

카테고리는 다음과 같을 수 있습니다.

• 업무 관련 이메일
• 소셜 미디어 알림
• 또는 친구 및 가족의 이메일.

받은 편지함은 이러한 다양한 범주가 모두 포함된 기본 폴더여야 합니다.

보너스 팁: 받은 편지함이 수백, 수천 개의 스팸 이메일로 가득 차 있습니까?

다른 이메일 계정을 만들 필요가 없는 솔루션이 있습니다.

파일을 만들고 '보관됨'이라는 레이블을 지정합니다. 그런 다음 받은 편지함의 모든 메시지를 선택하고 이 파일로 이동합니다. 이렇게 하면 받은 편지함이 깨끗하게 유지되고 과거 이메일을 잃어버리거나 놓치는 일이 없습니다.

마찬가지로 레이블은 폴더와 유사합니다. 용어를 선택하면 해당 레이블이 있는 모든 이메일이 표시됩니다. 그러나 레이블은 실제로 특정 파일로 이동하지 않고 받은 편지함 전자 메일에 범주를 할당하는 데 사용되기 때문에 파일과 다릅니다.

이렇게 하면 단일 메시지에 여러 레이블이 있을 수 있지만 하나의 파일에만 존재할 수 있습니다. 콘텐츠에 해당하는 할당된 키워드를 사용하여 필요할 때 메시지를 빠르게 찾는 형태입니다.

#삼. 필요하지 않은 이메일 목록에서 수신 거부

별거 아닌 것 같지만 놀랍게도 많은 사람들이 정기적으로 프로모션 이메일을 삭제하지만 그러한 뉴스레터에서는 절대 로그아웃하지 않습니다.

왜 우리는 스스로에게 이것을 합니까?

절대 열지 않는 메일링 리스트와 홍보 이메일은 수신 거부하십시오. 또한 필요하지 않은 소셜 미디어 알림을 수신 거부하십시오.

또는 프로모션 이메일에 대해 별도의 이메일 계정을 사용하여 중요한 이메일을 기본 계정에 보관할 수 있습니다.

원치 않는 구독은 귀하의 번호입니다. 받은 편지함 0을 달성하려고 할 때 적 1명. 뉴스레터에서 광고에 이르기까지 이러한 메시지는 받은 편지함을 쉽게 압도하고 중요한 메시지를 식별하기 어렵게 만들 수 있습니다.

읽을 내용을 찾기 위해 소셜/대량 받은 편지함을 찾을 때 흥미롭지 않은 내용을 그냥 지나치지 마십시오. 이메일 연옥에서 꺼내어 당신의 삶에서 영원히 삭제하십시오.

당연히 이메일 목록을 구독 취소하는 것도 시간이 많이 소요될 수 있으므로 예방이 치료법보다 낫다는 것을 기억하십시오. 받은 편지함에 원하는 것이 아니라면 구독하지 마십시오.

일주일에 한 번 더 긴 시간을 예약하여 파일과 레이블을 만들고 사용하는 것과 같이 받은 편지함 정리를 좀 더 철저히 하십시오.

#4. 그룹 또는 메일 그룹 사용

업데이트할 필요가 없는 대화에서 참조를 받았습니까? 아니면 전체 회신 이메일 스레드에 휘말린 자신을 발견하셨습니까? 그룹 채팅의 모바일 문자 메시지와 마찬가지로 해당 스레드를 음소거할 수 있는 옵션이 있습니다.

Google 및 Outlook에서 그렇게 하려면 스레드에서 메시지를 열고 화면 상단(제목 줄 위)에 있는 세 개의 점을 클릭합니다. 드롭다운 옵션(Gmail의 경우) 또는 "무시"(Outlook을 사용하는 경우)에서 "음소거"를 선택합니다.

귀하의 라이프스타일에 따라 놀이 날짜, 업무 회의 및 사교 행사에 대한 이벤트 이메일(및 끝없는 그룹 회신)이 쇄도할 수도 있습니다. Google 캘린더를 사용하여 모든 이벤트를 추적하고 캘린더에 이벤트 초대 이메일이 표시되는 즉시 삭제하십시오.

#5. 아이젠하워 행렬 사용

많은 전문가들은 어떤 작업을 먼저 처리할지 결정하기 위해 너무 많은 에너지와 시간을 낭비합니다. 그리고 당신의 접시에 많은 것이 있을 때 무엇을(그리고 어떤 순서로) 할 것인지 우선순위를 정하는 것은 대단히 도움이 됩니다.

하지만 할 일 목록이 그래미상보다 더 긴 것 같을 때 우선 순위를 정할 작업을 어떻게 결정할 수 있습니까? 일반적인 작업 관리 도구에 의존하는 것 외에도 소매 아래에서 꺼낼 수 있는 트릭이 한 가지 더 있습니다.

아이젠하워 매트릭스를 입력합니다. 어떤 작업과 결정이 먼저 접근해야 하는지 빠르게 이해할 수 있는 시스템입니다. 작업을 4개의 상자로 나누고 먼저 집중해야 하는 작업과 위임하거나 삭제해야 하는 작업의 우선 순위를 지정하는 간단한 의사 결정 도구 입니다.

따라서 다양한 이메일에 대해 확신이 서지 않으면 다음과 같이 자문해 보십시오.

• 그것은 중요한가?
• 아니면 급한가요?

아이러니하게도 인간은 긴급한 일에 우선순위를 두는 경향이 있지만 중요한 일은 미루는 놀라운 능력이 있습니다. 이메일 분류의 목표는 가장 극적인 제목을 가진 이메일이 아니라 급하다고 알고 있는 이메일을 식별하는 것입니다.

Eisenhower Matrix는 우선 순위를 더 잘 지정하는 방법을 알려줌으로써 생산성을 향상시킵니다. 이 기술은 어떤 활동이 시간과 노력을 기울일 가치가 있고 어떤 활동이 그렇지 않은지 알도록 도와줍니다. 그리고 우리 모두가 일정을 맞추기 위해 서두르는 세상에서 그것은 귀중한 기술입니다.

Eisenhower Matrix를 사용하여 이메일을 4가지 범주로 나눌 수 있습니다.

• 긴급하고 중요(지금 하십시오)
• 긴급하고 중요하지 않은(대리인)
• 긴급하지 않고 중요(연기)
• 긴급하지 않고 중요하지 않음(삭제)

#6. 아침에 가장 먼저 이메일을 확인하세요

이것은 주요 이메일 관리 팁일 뿐만 아니라 방해 요소를 제거하여 생산성을 높여줍니다. 이메일은 하루 중 언제든지 도착할 수 있으므로 확인하고 싶은 마음이 들기 쉽습니다.

일어나자마자 이메일을 확인하면 하루를 준비하는 데 도움이 됩니다. 나는 처리해야 하는 비상 사태가 없는지 확인할 수 있습니다. 또한 동료들이 밤새 수행한 작업을 따라잡을 수 있습니다. 전 세계의 동료와 원격 팀에서 작업할 때 특히 유용합니다.

나는 일반적으로 아침에 가장 먼저 이메일에 답장을 보내지 않지만 받은 편지함을 확인하면 다음 날을 준비하는 데 도움이 됩니다.

정기적인 받은 편지함 확인 중 하나를 수행할 때 신속하게 처리할 수 있는 이메일만 처리하십시오. 이메일에 빠른 응답이 필요한 경우 메시지를 검토하면서 이메일을 열고 응답하십시오. 그러나 수신 이메일이 응답하는 데 더 많은 시간이 필요한 경우에는 나중에 따로 시간을 두십시오.

이에 대해 계속 진행하는 좋은 방법은 다시 알림 기능을 사용하여 더 편리한 시간에 이메일을 수신하는 것입니다(예, 그렇습니다).

또한 하루 중 이메일 확인 시간을 예약하십시오.

중요한 이메일이나 공지 사항을 확인할 필요가 없다면 하루 중 짧은 시간 동안 이메일을 확인하십시오. 따라서 각 메시지를 받자마자 읽는 것보다 매일 시간을 내어 이메일에 답하고 정리하도록 하십시오.

아침에 일을 시작할 때 이렇게 하면 잠에서 깨어나자마자 그 궁금증을 해소할 수 있습니다. 그럼 점심 전후. 그리고 마지막으로, 하루의 끝에.

여기의 비결은 유혹에 저항하는 것입니다. 따라서 작업을 하는 도중에 아무 생각 없이 Gmail을 살펴보고 싶은 자신을 발견할 때마다 다음 시간까지 이 작업에 전념할 수 있을 때까지 충동을 참지 말라고 스스로에게 말하십시오.

그 외에는 우편함에서 멀리 떨어져 있습니다.

#7. 필요한 경우 자동 응답 사용

Autoresponder의 이름이 모든 것을 말해줍니다. 설정된 시간 또는 특정 이벤트 레이블에 따라 구독자에게 자동으로 발송되는 메시지입니다. 그리고 자동 응답기를 적절히 활용하면 이메일 마케팅 캠페인을 위한 강력한 전략이 될 수 있습니다.

누군가 긴급한 요청으로 귀하에게 연락할 수 있고 귀하의 회신 지연이 귀하의 비즈니스에 영향을 미칠 수 있다는 우려로 인해 이메일 창을 닫는 것이 불편하다고 가정해 보겠습니다.

해결 방법? 다음과 같은 내용이 포함된 OOO(부재중) 또는 자동 회신 메시지를 설정합니다.

"안녕하세요,

이메일을 보내 주셔서 감사합니다.

mm/dd에서 mm/dd까지 부재 중이며 내 이메일에 대한 액세스가 제한됩니다. / 내 이메일에 액세스할 수 없습니다.

긴급한 경우 [EMAIL] 또는 [PHONE]으로 [NAME]에게 연락하세요. 내가 돌아올 때 귀하의 이메일에 신속하게 응답할 수 있도록 최선을 다하겠습니다.

친애하는,

[이름]"

#8. 쓰레기통을 비워

받은 편지함을 철저히 청소하는 것은 디지털 생활을 위한 봄맞이 대청소로 생각하십시오. 여기의 목표는 전체 이메일 재정렬 전략을 검토하고 시간을 낭비하게 만드는 복잡한 받은 편지함을 제거하는 것입니다.

그리고 이것은 또한 전자 쓰레기통(대부분의 사람들이 무시하는 것)을 의미합니다. 수신한 이메일은 컴퓨터나 휴대전화에 저장되지 않고 클라우드에 원격으로 저장됩니다. 데이터 용량이 무궁무진해 보일 수 있지만 Gmail의 공간이 부족하다면 계정의 휴지통 폴더를 비우는 것이 좋습니다.

또한 저장 공간을 확보하기 위해 때때로 보관된 메시지를 정리하는 것을 잊지 마십시오. 메시지를 수동으로 보관하거나 30일이 지난 메시지를 삭제하도록 자동 받은 편지함 정리를 구성할 수 있습니다.

그러나 더 이상 필요하지 않을 것이라고 100% 확신하는 메시지만 조심해서 삭제하십시오. '휴지통 비우기' 또는 '휴지통 비우기'를 클릭하면 메시지를 복구할 수 없습니다.

사라졌다 아디오스, 아미고! 휴지통의 내용을 복구할 수 없을 뿐만 아니라 처음부터 아무 것도 없었다는 표시가 없습니다.

이메일 받은편지함 제어

받은 편지함을 제어할 수 있습니다. 이메일 관리 해킹이 무엇이든 간에, 과포화된 받은 편지함을 피하기 위해 매일 이메일을 살펴보십시오.

다음은 염두에 두어야 할 몇 가지 빠른 팁입니다.

1. 하루 중 미리 결정된 특정 시간에 메일을 확인합니다.

2. 파레토 원칙 적용: 이메일의 20%에 우선 순위를 지정하고 나머지는 연기합니다.

3. "XX일까지 회신" 폴더가 있습니다.

4. 모든 메일에 답장을 보낼 필요가 없음을 깨닫습니다.

5. 무자비하게 삭제 버튼을 누르십시오. 정크 메일에 연연하지 마십시오.

가장 우선순위가 높은 메시지와 작업을 선택하고, 주의가 산만해지지 않도록 하고, 바로 뛰어들어 보세요. 받은 편지함이 길들여지면 자신을 축하하는 것을 잊지 마십시오.

이메일을 관리하려면 전략적 규칙을 설정하고 규율을 유지해야 합니다. 시간이 좀 걸릴 수 있으며 완벽합니다. 이것을 마스터하는 방법을 배우는 것은 새로운 습관을 개발하는 것과 비슷합니다. 시간을 주시면 프로세스를 더 쉽게 찾을 수 있습니다.

이 모든 작업을 한 번에 수행하는 것에 대해 걱정하지 마십시오. 솔직히 말해서, 밤새 혼란스러운 받은 편지함을 정리하고 재정렬하는 것은 꽉 찬 편지함을 처리하는 것만큼이나 압도적입니다. 몇 가지 긍정적인 습관을 조금씩 적응시키십시오.

휴지통을 비우거나 보낸 메일을 일괄 삭제하는 것과 같은 몇 가지 정기적인 작업을 수행하여 진행 중인 것처럼 느끼도록 하십시오.

이 빠른 가이드가 이메일 워크플로를 개선하고 생산성을 높이는 데 도움이 되기를 바랍니다.

그리고 확실하지 않은 경우 보관하십시오.

저자: Zoe Devitto는 FollowUpBoss, Mention.com 등과 같은 SaaS 브랜드의 콘텐츠 마케팅 전략가입니다. 개인적으로 Zoe는 쌀국수 애호가이며 디지털 유목민으로서 전 세계를 여행하는 것을 좋아합니다.