이벤트 계획 체크리스트: 초보자용 도움말북

이벤트를 조직하는 것은 흥미롭고 보람 있는 경험일 수 있지만 스트레스가 많고 부담스럽기도 합니다.

소규모 모임을 계획하든 대규모 행사를 계획하든, 모든 것이 원활하게 진행되도록 하기 위해 고려해야 할 수많은 세부 사항과 완료해야 할 작업이 있습니다.

예산 책정, 장소 선택, 공급업체 관리 및 물류 조정에서 이벤트 계획은 복잡하고 시간이 많이 소요될 수 있습니다.

그것이 이벤트 계획 체크리스트가 들어오는 곳입니다.

포괄적인 이벤트 체크리스트를 사용하면 계획 프로세스 전반에 걸쳐 체계적이고 집중할 수 있으므로 문제가 발생하지 않고 이벤트가 성공할 수 있습니다.

이 블로그에서는 이벤트 계획의 모든 중요한 요소를 다루는 자세한 이벤트 계획 체크리스트를 제공하므로 쉽게 추적하고 기억에 남는 이벤트를 계획할 수 있습니다.

이벤트 계획 체크리스트에는 무엇이 포함됩니까?

계획 체크리스트는 이벤트의 모든 필수 측면이 성공적으로 계획, 실행 및 완료되도록 하는 작업 및 항목의 포괄적인 목록입니다.

이벤트 전, 도중 및 후에 모든 것을 처리할 수 있도록 이벤트 체크리스트를 갖는 것이 필수적입니다.

1. 이벤트 목표 정의

이벤트 목표를 정의하는 것은 이벤트 계획의 중요한 단계 중 하나입니다.

목표는 이벤트가 조직되는 이유이며 다른 모든 계획 활동의 기초가 되어야 합니다. 이벤트 목표를 정의하는 첫 번째 단계는 이벤트를 조직하는 이유를 결정하는 것입니다.

이벤트의 목적은 신제품 출시, 성과 축하 또는 자선 기금 모금일 수 있습니다. 이벤트의 목적을 명확하게 이해하는 것이 중요합니다.

다음 단계는 대상 고객을 식별하는 것입니다. 대상 청중은 조직할 이벤트 유형과 전달할 메시지를 결정합니다.

예를 들어 대상 청중이 청년이라면 그들의 관심사와 선호도에 따라 이벤트를 계획해야 합니다. 행사의 범위는 행사의 목표를 달성할 수 있도록 정의되어야 하며 조직할 행사의 규모, 위치 및 유형을 포함해야 합니다.

2. 날짜 및 장소 선택

날짜와 장소를 선택하는 것은 이벤트 계획에서 중요한 단계입니다. 이벤트의 분위기를 설정하고 계획 프로세스의 여러 측면에 영향을 미칩니다.

첫째, 공급업체 및 참석자와 같은 주요 이해 관계자에게 적합한 날짜를 선택하는 것은 모든 사람이 참석할 수 있도록 하는 데 중요합니다. 이렇게 하면 이벤트가 잘 참석하고 필요한 모든 공급업체를 이용할 수 있는지 확인하는 데 도움이 됩니다.

또한 가격은 연중 시간이나 요일에 따라 달라질 수 있으므로 데이터는 이벤트 비용에 영향을 줄 수 있습니다. 성수기나 주말 이외의 날짜를 선택하면 비용을 줄일 수 있습니다.

둘째, 선택된 장소는 이벤트의 성공에 매우 중요합니다. 장소는 이벤트 규모를 수용할 수 있어야 하며 참석자들도 접근할 수 있어야 합니다.

또한 행사의 전반적인 주제에 맞아야 하며 주차, 기술, 음식 및 음료 서비스와 같은 편의 시설과 서비스를 제공해야 합니다. 이벤트에 적합하고 참석자의 요구를 충족하는 장소를 선택하면 전반적인 경험이 향상됩니다.

3. 참여 도구 설정

이벤트 참여 도구는 참석자가 이벤트 콘텐츠 및 서로 참여하고, 상호 작용하고, 참여하도록 권장합니다.

3.1. 소셜 월

소셜 월은 지정된 해시태그 또는 이벤트와 관련된 키워드를 사용하여 다양한 플랫폼의 소셜 미디어 게시물을 통합하는 디지털 디스플레이입니다.

참석자들이 이벤트에 참여하고 소셜 미디어에서 자신의 경험을 공유하도록 장려하는 훌륭한 이벤트 참여 도구입니다. 그러면 모든 사람이 볼 수 있도록 소셜 담벼락에 표시될 수 있습니다.

이것은 참석자 사이에 공동체 의식을 형성하고 상호 작용과 참여를 촉진합니다.

또한 소셜 월은 참석자가 이벤트에 대해 말하는 내용에 대한 실시간 피드백과 통찰력을 제공하여 주최자가 필요한 조정 및 개선을 수행하는 데 도움이 될 수 있습니다.

또한 소셜 월은 이벤트 브랜드와 일치하도록 사용자 정의할 수 있으며 스폰서 메시지, 공지 사항 또는 기타 관련 정보를 표시하는 데 사용할 수 있습니다.

전반적으로 소셜 월은 참석자의 참여를 높이고 이벤트 경험을 향상시키는 매우 효과적인 방법입니다.

3.2. 리더보드가 있는 실시간 투표

리더보드가 포함된 실시간 투표는 참석자들이 실시간으로 참여하고 최고 점수를 위해 서로 경쟁하도록 장려하므로 훌륭한 이벤트 참여 도구입니다.

이는 참석자들이 이벤트에 적극적으로 참여하고 참여하도록 동기를 부여하는 재미있고 경쟁적인 환경을 조성합니다. 이벤트 주최자가 이벤트의 목적 및 목표와 관련된 질문을 디자인할 수 있으므로 순위표가 포함된 실시간 투표는 참석자로부터 피드백을 수집하는 효과적인 방법이기도 합니다.

결과를 분석하여 참석자의 선호도, 의견 및 기대치를 이해할 수 있으므로 주최자가 데이터 기반 결정을 내리는 데 도움이 될 수 있습니다.

순위표가 포함된 실시간 투표는 참석자의 경험을 향상시키고 이벤트에 대한 지속적인 인상을 남길 수 있는 대화형 참여 이벤트 도구입니다.

3.3. QR 코드를 사용한 비공개 게시물 업로드

Taggbox의 비공개 게시물 업로드 기능은 참석자가 소셜 미디어 계정에 로그인하지 않고도 이벤트 중에 실시간으로 콘텐츠를 공유할 수 있으므로 훌륭한 이벤트 참여 도구입니다.

이 기능을 사용하면 참석자가 이벤트와 관련된 사진과 비디오를 캡처하고 직접 업로드할 수 있으며, 이를 디지털 화면에 표시하거나 소셜 월에 투사할 수 있습니다.

이 기능은 참석자가 자신의 콘텐츠를 많은 청중 앞에서 볼 수 있으므로 경험을 공유하고 이벤트에 참여하도록 장려합니다.

또한 다른 사람들이 무엇을 공유하고 같은 생각을 가진 개인과 연결할 수 있는지 볼 수 있으므로 참석자 사이에 공동체 의식이 형성됩니다.

Taggbox 비공개 게시물 업로드는 또한 이벤트 주최자에게 향후 마케팅 및 프로모션에 사용할 수 있는 귀중한 사용자 생성 콘텐츠를 제공합니다.

3.4. 라이브 포토 부스

라이브 사진 부스는 참석자들이 이벤트 경험을 캡처하고 공유할 수 있는 재미있고 상호 작용적인 방법을 제공하므로 훌륭한 이벤트 참여 도구입니다.

이러한 사진 부스에는 일반적으로 참석자가 친구 및 동료와 함께 창의적인 사진이나 GIF를 찍을 수 있도록 고품질 카메라, 조명 및 소품이 장착되어 있습니다.

라이브 포토 부스는 이벤트 주최자가 브랜드와 로고로 부스를 맞춤화할 수 있기 때문에 브랜드 인지도와 마케팅을 촉진하는 효과적인 방법이기도 합니다.

또한 라이브 사진 부스는 이벤트 주최자에게 향후 마케팅 및 프로모션에 사용할 수 있는 귀중한 사용자 생성 콘텐츠를 제공할 수 있습니다.

4. 팀 구성

이벤트 팀을 구성하는 것은 이벤트 계획의 중요한 측면입니다. 행사가 순조롭게 진행되고 성공하려면 잘 조직되고 숙련된 팀이 필요합니다.

이벤트 팀은 이벤트의 모든 측면을 다룰 수 있도록 다양한 기술과 전문성을 가진 개인으로 구성되어야 합니다.

이벤트에 필요한 기술을 결정하는 것은 팀을 구성하는 데 중요합니다. 여기에는 이벤트 계획, 마케팅, 물류, 케이터링 및 전문 기술이 포함될 수 있습니다. 팀의 모든 구성원이 자신의 책임을 이해하도록 이벤트에 필요한 특정 역할을 결정하는 것이 중요합니다.

팀 구성원이 이벤트 목표를 달성하는 데 필요한 기술, 경험 및 가용성을 갖추도록 하는 것이 중요합니다.

필요한 기술이 식별되면 다음 단계는 잠재적인 팀원을 식별하는 것입니다. 여기에는 동료, 자원봉사자 또는 외부 계약자가 포함될 수 있습니다.

마지막으로 특정 작업을 담당할 사람을 정의하고 기한을 정하고 팀의 모든 사람이 이벤트에서 자신의 역할을 이해하도록 합니다.

5. 이벤트 예산 분석

이벤트 예산 분석은 특정 이벤트에 사용할 수 있는 재정 자원을 검토하고 평가하는 것을 의미합니다.

여기에는 행사장 대여, 케이터링, 마케팅, 직원 배치 및 기타 관련 비용과 같이 이벤트 조직과 관련된 모든 비용에 대한 자세한 분석이 포함됩니다.

이벤트 예산을 분석하여 비용을 절감하거나 리소스를 재할당할 수 있는 영역을 식별하여 요구 사항을 더 잘 충족할 수 있습니다.

또한 예산을 분석하면 재정적 제약을 유지하는 데 도움이 되며 최대 효과를 위해 리소스를 할당하는 데 정보에 입각한 결정을 내리는 데 도움이 됩니다.

궁극적으로 이벤트 예산을 신중하게 분석하면 목표와 목표를 충족하는 보다 성공적이고 비용 효율적인 이벤트를 만드는 데 도움이 될 수 있습니다.

6. 연사 선택 및 고용

초청 연사를 선택하는 것은 이벤트를 계획할 때 내려야 하는 가장 중요한 결정 중 하나이며 종종 성공과 실패의 차이를 의미할 수 있습니다.

당신이 올바른 결정을 내린다면 당신의 행사는 화제가 될 것입니다. 적절한 연사는 이벤트의 신뢰성과 중요성을 높이고 등록 수를 늘리며 청중의 참여를 유지합니다.

이상적인 초청 연사는 청중을 사로잡고, 행사 내내 청중의 참여와 즐거움을 유지하고, 그들을 교육하고, 긍정적인 변화를 일으키도록 영감을 주고, 참신한 아이디어와 관점을 제시하고, 행사의 주요 주제를 강화할 것입니다.

7. 이벤트 마케팅 및 광고 작업

기업은 그 어느 때보다 경쟁에서 눈에 띄어야 하며 이벤트 마케팅은 시작하기에 좋은 곳입니다. 다른 소스에서 수집한 고객 데이터는 이벤트 전에 고객을 파악하는 데 도움이 될 수 있으므로 고객을 군중 속의 또 다른 얼굴이 아닌 개인으로 대할 수 있습니다.

이벤트 마케팅은 잠재 고객 및 반복 고객과 연결할 수 있는 새로운 채널과 방법을 제공할 뿐만 아니라 이벤트 기획자의 73%에 따르면 "개인화 및 데이터 기반 마케팅이 이벤트의 우선 순위"입니다.

이벤트 마케팅은 소규모 웨비나, 대규모 국제 무역 박람회 또는 고위 경영진을 위한 비공개 이벤트를 조직하든 관계없이 수요 창출 전략의 중요한 구성 요소여야 합니다.

이벤트 계획 체크리스트를 만드는 이유

이벤트 계획은 어렵고 시간이 많이 걸리는 작업일 필요가 없습니다. 자신을 위해 간단하게 만드는 방법을 알고 있다면 이벤트를 계획하는 것은 즐겁고 흥미로울 수 있습니다.

이벤트를 올바르게 계획하기 위해 할 수 있는 가장 중요한 일은 이벤트 계획 체크리스트를 만드는 것입니다.

잘 계획된 체크리스트는 체계적이고 집중하며 순조롭게 진행되도록 합니다. 다음은 몇 가지 주된 이유입니다.

1. 마음이 맑아진다

이벤트를 계획할 때 고려해야 할 여러 가지 요소가 있습니다. 생각, 아이디어 및 작업을 머릿속에 유지하려고 하면 금방 압도당할 것입니다.

상세하고 잘 정리된 체크리스트를 만들면 모든 것을 생각에서 벗어나 종이에 기록할 수 있습니다.

체크리스트를 만드는 첫 번째 단계는 브레인스토밍을 하고 떠오르는 모든 것을 기록하는 것입니다.

이 작업이 완료되면 작업을 그룹화하고 구성할 수 있습니다. 이상적인 체크리스트는 중요한 순서대로 모든 작업을 나열합니다.

2. 모든 연락처를 추적합니다.

이벤트 연락처와의 통신과 관련된 작업은 체크리스트에 포함되어야 합니다.

체크리스트가 올바르게 구성되면 모든 연락처가 어딘가에 나열됩니다.

연락처 정보를 찾거나 계획을 확정하기 위해 모든 사람에게 연락했는지 궁금해할 필요가 없습니다.

모든 것이 체크리스트에 있을 것입니다. 완료하면 확인할 수 있습니다.

3. 재정 상태를 추적합니다.

체크리스트에 재정을 포함시키는 것은 이벤트를 계획할 때 얼마나 많은 돈을 지출하는지 추적하는 좋은 방법입니다.

재정 견적이나 정확한 수치가 포함된 체크리스트를 만들 수 있습니다.

결제할 때 체크 표시를 하여 완료된 것으로 표시할 수 있습니다.

모든 것이 별도의 회계 시트에 나열되고 구성되기 때문에 체크리스트의 모든 비용을 시트로 빠르게 옮길 수 있습니다.

결론

이 가이드는 훌륭한 이벤트 플래너가 되기 위해 알아야 할 모든 것을 알려줍니다.

이벤트 계획의 기본 사항, 처음 몇 명의 고객을 확보하는 방법, 의미 있는 이벤트를 구성하는 방법 및 아직 고려하지 않은 기타 세부 사항을 다룹니다.

가면서 이 가이드를 참조하면 성공적인 이벤트를 위한 상자를 체크하게 됩니다.

자주 묻는 질문:-