사업에서 첫인상을 좌우하는 사람은 누구입니까?

2021년 3월 2일 최종 업데이트

고객이 전화를 걸거나 전화를 받을 수 있는 모든 회사에는 비즈니스에서 첫인상을 줄 수 있는 기회가 있습니다. 이 인상은 앞으로 나아가는 비즈니스의 특성을 나타냅니다. 고객 지원이든, 콜드 콜이든, 첫 전화이든, 고객을 맞이하는 목소리와 태도는 고객에게 영향을 미칩니다. 이것은 긍정적인 관계를 구축하거나 관계가 구축되기 시작하기 전에 회사의 대표성을 손상시킬 것입니다. 스타트업은 이를 조기에 인식하고 비즈니스의 첫인상을 훈련되고 경험 많은 안내원이 처리하도록 해야 합니다.

접수원의 업무는 무엇인가요?

대부분의 사람들은 접수원의 유일한 책임이 전화를 받는 것이라고 생각합니다. 접수원이나 프론트 데스크 직원의 직업 설명은 비즈니스마다 크게 다를 수 있습니다. 전화 응답은 일반적으로 이러한 중요한 직원이 처리하는 방대한 일일 작업 목록의 작은 비율입니다. 접수원의 임무 중 몇 가지 예는 다음과 같습니다.

짐작했겠지, 전화를 받고

• 발신 전화
• 사무용품 주문 및 관리
• 이벤트 관리
• 사무실 위생 관리
• 일일 직원 롤 콜 모니터링
• 일일 직원 추적
• 일반 직원 교육
• 클라이언트 회의 일정
• … 다 나열하기에는 너무 많습니다!

접수원 위치의 경우 일반적으로 여가 시간이나 때로는 휴식 시간을 찾기가 쉽지 않습니다. 그렇지 않을 때 처리할 수 있는 접수원 인력이 더 많지 않다면 말입니다. 그러나 프론트 스테이션과 전화를 담당하는 유일한 접수원이 있는 비즈니스의 경우 부재 시 수행해야 하는 많은 책임을 대체하기 어려울 수 있습니다. 그것이 생산처럼 보일 수 있지만 팀은 비즈니스에서 공을 계속 굴러가게 하는 것이며, 그 공은 프론트 데스크 직원과 함께 시작하지 않고는 결코 추진력을 얻거나 유지하지 못합니다. 트윗하려면 클릭

접수 에티켓

이 기사의 시작 부분에서 말했듯이 접수원은 비즈니스의 첫인상입니다. 이 때문에 프론트 데스크 직원에게는 "정말 좋은" 특성 이상의 것이 필요합니다. 접수원은 또한 비즈니스의 내부 작업과 가치에 대해 이야기할 수 있는 가장 지식이 풍부한 사람이어야 합니다. 그들은 또한 잠재적 고객 및 다른 사람들과 대화할 때 전화, 이메일 및 대면 에티켓에 대해 교육을 받아야 합니다.

여기에는 회사 표준에 따라 전화 통화에서 고객을 맞이하는 "올바른 방법" 또는 이메일 메시지를 시작하고 끝내는 방법을 이해하는 것이 포함됩니다. 그리고 가장 중요한 것은 실제 또는 가상 환경에서 고객 및 리드를 만날 때 비즈니스를 대표하는 방법입니다. 프론트 데스크 직원은 회사의 롤 모델과 같습니다. 고객에게 어떤 가치를 보여주든 일반적으로 나머지 팀에서 기대할 수 있는 가치이기 때문입니다.

이것이 접수원이 비즈니스의 모든 측면에서 높은 가치의 교육을 받는 것이 최우선 순위인 이유입니다. 그들은 고객이 서비스를 받거나 회의를 예약하기 전에 대부분의 질문에 답할 것이기 때문에 모든 비즈니스 정보를 이해해야 하며 그렇지 않으면 동일한 고객이 다음 단계로 넘어가지 않을 수 있습니다. 훈련을 받지 않은 직원이 전화를 받거나 리드에 응답하는 것은 심각한 위험입니다. 이것은 종종 고객이나 잠재 고객을 잃는 결과를 초래할 수 있습니다. 이는 모두 회사에 대한 정보 부족이나 허위 진술 때문입니다. 숙련되고 경험이 풍부한 안내원은 일반적으로 잠재 고객에게 첫인상부터 비즈니스에서 기대할 수 있는 모든 것을 보여줍니다.

디지털 마케팅은 첫인상과 매우 유사합니다. 모든 광고나 콘텐츠는 누군가에게 깊은 인상을 줄 수 있는 기회입니다. 이러한 디지털 첫 인상에 대한 도움이 필요하면 화이트 라벨 서비스 사용을 고려해야 합니다.

비즈니스에서 좋은 첫인상을 만드는 방법

물론 비즈니스에서 좋은 첫인상을 만드는 표준 관행은 없습니다. 회사마다 다릅니다. 한 기업이 긍정적인 인상을 주는 모범 사례로 받아들일 수 있는 것이 다른 기업에서는 항상 효과가 있는 것은 아닙니다. 그러나 사업에서 좋은 첫인상을 얻기 위해 할 수 있는 일에 대한 몇 가지 제안이 있습니다. 그 중 일부는 명백해 보일 수 있지만 많은 접수원은 이러한 제안 중 일부의 표시를 완전히 놓치고 이로 인해 회사의 평판이 손상될 위험이 있습니다. 따라서 좋은 첫인상을 얻기 위한 몇 가지 분명한 제안과 그다지 명확하지 않은 제안이 있습니다.

• 이해한 정보만 공유
  고객은 추측이 아니라 답변을 요청합니다. 잠재 고객의 시간을 낭비하는 것은 고객이 다시 방문하지 않도록 하는 확실한 방법입니다. 질문에 답하기 전에 귀하의 비즈니스에 대해 가능한 한 많이 이해하십시오. 그리고 답을 모른다면 그냥 두지 마십시오. 고객이 답을 알지 못하더라도 찾을 수 있는 위치를 알고 있으며 가능한 한 빨리 답을 제공할 것임을 확인하십시오.
• 잘 웃는다
  전화를 걸어도 사람들은 일반적으로 당신의 어조와 대답의 구조로 당신의 태도를 정확히 지적할 수 있습니다. 기분이 어떻든 미소로 말하려고 하면 대개 미소로 전화를 받습니다. 전화를 통해 누군가가 당신의 스트레스나 좌절을 듣게 하지 마십시오. 그들이 당신의 얼굴을 볼 수 없을 때 회사 자체를 전화 반대편의 목소리로 시각화하고 "스트레스 아웃 회사" 또는 "실망"으로 해석할 것이기 때문입니다. 회사". 접수원은 첫 번째 전화에서 해당 업체의 대표자임을 기억하십시오. 당신의 특성은 회사의 "태도"가 될 것이므로 좋은 특성인지 확인하십시오.
• 적절한 복장을 갖추십시오
  비즈니스 소유자가 이미 이것을 말하지 않았다면 여전히 알아야 합니다. 당신의 태도가 당신의 비즈니스를 나타내는 방식은 당신의 외모와 같은 방식으로 진행됩니다. 대부분의 사람들은 신발에 구멍이 있고 옷에 얼룩이 있고 정리되지 않은 머리카락이 있는 사람이 맨션에 살 것이라고 생각하지 않으며(가끔 그럴 수도 있음) 비즈니스도 마찬가지입니다. 무뚝뚝하고 불결하고 바람직하지 않은 모습을 나타내는 접수원을 보는 고객도 같은 방식으로 비즈니스를 볼 것입니다. 사람들은 당신이 자신을 돌보지 않을 때 당신이 그들의 자산을 돌볼 것이라고 믿기 어려울 것입니다. 넥타이나 유니폼을 착용하는 대부분의 상황에서 과도하게 지나칠 필요는 없지만 자신과 주변 환경을 돌보는 모습을 표현하는 것은 여전히 ​​중요합니다.

좋은 인상을 주는 적절한 접수원은 고객이 당신이 약속만 하는 것이 아니라 실현한다고 믿는 비즈니스임을 고객에게 보여줍니다. 당신은 고객과 신뢰를 쌓을 것이고 그들은 당신의 서비스를 고용할 가능성이 더 커질 것입니다.

비즈니스에서 첫인상을 마지막으로 남기지 마십시오

이 조언은 모든 비즈니스에 중요하지만 이는 주로 신생 기업에게 가장 높은 우선 순위입니다. 스타트업에게는 첫인상이 처음의 전부입니다. 견고한 사업 계획, 강력한 자본, 숙련된 인력이 있더라도 미숙한 안내원이 잠재 고객을 맞이하는 것만으로도 성장이 시작되기도 전에 성장을 멈출 수 있습니다.

리드 제네레이션에 의존하는 대부분의 비즈니스에서 접수원이 비즈니스에 가장 귀중한 자산 중 하나라는 것을 말하는 것은 어렵지 않습니다. 그러나 훈련이나 경험 없이 최전선에 배치되는 경우 가장 큰 위험이 될 수도 있습니다. 접수원이 비즈니스의 첫인상을 망치지 않도록 하는 것이 중요합니다.. 이것은 성공을 향한 첫 번째 단계일 뿐이지만 가장 중요한 단계 중 하나입니다.

평판 관리에 도움이 필요하십니까? 화이트 라벨 평판 관리 서비스를 고려해야 합니다. 언제든지 저희에게 연락하여 이 기사에 대해 어떻게 생각하는지 알려주십시오. 이것이 첫인상을 개선하는 데 도움이 되었는지 알려주십시오.