성공적인 가상 이벤트를 주최하는 방법: 초대에서 후속 조치까지

이 시점에서 우리 모두는 수많은 Zoom 회의에 참석했습니다. 목록에 가상 이벤트를 추가하는 것은 앉아서 지켜보는또 다른가상 회의처럼 보일 수 있습니다. 으아악.

트렌드에 발을 들이고 가상 이벤트가 될 수 있고 있어야 하는 것이 무엇인지 다시 상상해보세요! 이벤트에 직접 참석해야만 얻을 수 있었던 네트워킹, 참여 및 교육 감각을 여전히 제공할 수 있습니다.

진정으로 가능한 최고의 가상 이벤트를 진행하려면 대면 이벤트의 특징을 가져와 디지털 공간으로 확장해야 합니다.

성공적인 가상 이벤트를 주최하는 방법

처음에는 조금 벅차게 들릴 수 있지만 성공을 돕기 위해 계획에서 실행에 이르기까지 프로세스를 더 작은 활동으로 세분화했습니다.

1. 초대장 보내기
2. 가입을 육성
3. 이벤트 준비
4. 적합한 호스팅 플랫폼 찾기
5. 참석자들과의 후속 조치

각 단계에 대한 세부 정보를 살펴보고 성공적인 가상 이벤트를 주최할 준비를 하십시오!

1. 기억에 남는 초대장 보내기

초대장은 예비 이벤트 참석자를 위한 첫 번째 연락 지점입니다. 웹사이트나 소셜 미디어에 단순히 가입 링크를 게시하는 것보다 흥미롭고 재미있는 초대가 더 매력적입니다.

핵심은 이벤트 초대장을 재미있고, 실제적이며, 즉각적으로 정보를 제공하고, 친근하게 만드는 것입니다. 이름으로 개인을 초대하고(HubSpot의 CRM을 사용하는 것과 같은 알려진 목록이 있는 경우) 일관되고 매력적인 디자인으로 브랜드 이벤트를 홍보합니다.

수신자에게 모든 초대에서 맥락과 가치를 제공하십시오. 핵심 정보를 추가하면 공유할 통찰력이 있는 대상 고객을 즉시 보여주고 사람들의 관심을 끌 수 있는 소문을 만들어냅니다. 참석자가 회사 브랜드의 전체 범위를 가상으로 파악할 수는 없지만 효과적인 초대는 브랜드 인지도와 친숙도를 높이는 첫 번째 단계입니다.

우리는 "지금"의 디지털 세계에 살고 있지만 가상 이벤트 초대장은 몇 주 전에 미리 발송되어야 합니다. 다음을 홍보하여 ​​참석자가 놓치고 싶지 않은 이벤트를 만드십시오.

• 주요 연사 또는 내빈
• 배울 수 있는 새로운 기술
• 네트워킹 기회
• 업계 또는 고객 동향
• 꽃잎 장식!

그렇다면 초대장 발송을 시작하기에 가장 좋은 시기는 언제입니까? 일반적으로 날짜 2-3주 전에 이벤트 등록이 급증합니다. 즉, 이 기간 동안 프로모션 및 초대가 가장 효과적 입니다. 출석을 최대화하기 위해 몇 주 동안 마케팅 노력을 집중하십시오.

가상 이벤트 세부 정보를 공유하는 방법은 수백 가지가 있지만 초대를 통해 필요한 모든 세부 정보를 한 곳에서 제공하는 것이 중요합니다.

이벤트 이름, 날짜, 이벤트에 액세스하는 방법, 가입할 CTA 및 해당하는 경우 안건이나 가격과 같은 기타 필요한 정보를 제공하는 랜딩 페이지를 만듭니다. 랜딩 페이지가 생성되면 다음을 통해 초대장을 보냅니다.

• 광고. 잠재 고객이 이미 활성화된 플랫폼에서 브랜드의 도달 범위를 확장하여 이벤트, 세부 정보를 찾을 수 있는 위치 및 등록 방법에 대한 입소문을 퍼뜨립니다.
• 소셜 미디어. 카운트다운 그래픽, Instagram 스토리 또는 동영상 티저를 만들어 랜딩 페이지 링크로 관심을 불러일으키세요.
• 이메일. 팀이 네트워크에 더 많은 개인 초대를 보내 기존 관계를 성장시키고 관계를 구축하도록 하십시오.

2. 회원 가입 육성

가입 목록이 늘어나고 있습니다. 예! 이벤트에 참석하기 위해 표시되도록 주의를 기울이고 가입을 계속 참여시키십시오. 계속해서 등록한 개인을 육성하고 참여를 유지하지 않으면 이벤트 자체가 라이브로 진행된 후 예상보다 적은 수를 기록할 수 있습니다.

이메일 마케팅은 이벤트에 가치를 더하고 참석률을 높이기 위해 등록을 미리 유지하는 가장 좋은 방법 중 하나입니다. 이벤트의 가치를 설명하는 이메일을 보내고 참석에 대한 흥분을 불러일으키십시오. 또는 FOMO 마케팅을 활용하십시오. 등록률을 더욱 높이기 위해 새로운 연사 발표 또는 인기 있는 수요로 인해 새로운 세그먼트가 추가된 드립 세부 사항이 있습니다.

회사에 예산이 있는 경우 가입을 위한 스웩 번들은 참석자를 참여시키고 이벤트에 참석하는 것과 같은 친숙한 느낌을 주는 새로운 트렌드입니다. 더 적은 예산으로 이벤트를 조정하는 경우 스폰서와 공동 브랜드 항목을 고려하여 참석자를 연결하고 입소문을 일으키고 이벤트 전후에 전반적인 브랜드 인지도를 높입니다.

3. 이벤트 준비

해시태그를 만들고 참석자의 참여를 유도하기 위한 계획 및 준비 비하인드 스토리를 보여줍니다. 날짜가 가까워지면 참석자들이 이벤트 준비 및 참석에 대한 기대감을 해시태그와 함께 소셜 미디어에 참여하도록 독려하십시오.

최악의 경우를 대비하되 최선의 경우를 희망하십시오. 기술 지원 계획을 수립하고 발표자 또는 진행자에게 문제가 있는 경우를 대비하여 백업 콘텐츠를 보유합니다. 참석자가 문제에 직면했을 때 참조할 수 있는 기술적 문제 해결 계획이 있는지 확인하십시오. 채팅 지원 또는 기술 지원을 위한 전담 팀원은 이벤트가 원활하게 진행되도록 하는 데 좋은 솔루션입니다.

4. 올바른 플랫폼에서 호스팅

예산을 충족하고 최고의 스트리밍 서비스, 이벤트 기능 및 보고 기능을 갖춘 최고의 비디오 플랫폼을 선택해야 합니다. 가상 이벤트에 대한 KPI를 설정하여 ROI를 측정하고 추적 기능을 사용하여 참석자에 대한 최상의 통찰력을 얻으십시오.

유용한 리소스를 만들고 대화를 계속하기 위해 나중에 참석자와 노쇼와 공유할 이벤트의 핵심 요소를 저장하거나 기록합니다.

5. 참석자와 후속 조치

호스트가 로그오프한 후에도 이벤트가 완전히 끝난 것은 아닙니다. 참석자들이 균형 잡힌 경험을 할 수 있도록 후속 조치 전략이 필요합니다.

• 이메일을 보내다. 이벤트에 대한 슬라이드 또는 기록과 언급된 모든 리소스를 제공합니다. 나중에 다른 이벤트를 개선하기 위해 참석자로부터 직접적인 피드백을 받을 수 있는 설문 조사를 포함합니다.
• 소셜 미디어에 게시합니다. 이벤트의 이미지, 인용문 또는 짧은 동영상을 게시하여 대화를 계속 이어가세요.
• 블로그. 상황이 어땠는지, 가상 이벤트 주최가 어땠는지 작성하십시오. 다른 사람들이 가상 이벤트를 주최하려는 경우 사용할 수 있는 팁을 포함하십시오. 당신은 업계의 사고 리더가 될 수 있습니다. 참석자들이 자신의 웹사이트에서 배운 내용에 대해 글을 쓰도록 독려하거나 귀하와 강한 유대감을 형성한 경우 귀하의 웹사이트에 글을 쓰도록 요청하십시오.

가상 이벤트 공간에서 성공하기 위한 사전 계획

휴, 정말 많았어요! 성공적인 가상 이벤트에는 많은 시간, 에너지 및 계획이 필요합니다. 초대부터 후속 조치에 이르기까지 모든 세부 사항은 브랜드와 참석자가 최대한 활용할 수 있도록 가상 이벤트를 만들 때 중요합니다.

잠시 시간을 내어 팀원들과 상황이 어땠는지, 다음 번에 개선해야 할 사항에 대해 보고하고 분석 보고서를 제공합니다. 참여를 통해 청중을 더 잘 이해하고 앞으로 진행되는 가상 이벤트에 대해 정보에 입각한 결정을 내리십시오.