귀하의 데이터는 얼마나 건강합니까?

게시 됨: 2023-11-27

진단: 물건이 눈이 멀다

제 아내와 저는 "물건 실명(stuff blindness)", 즉 집 주변에 놔둔 것들을 "보지 못하는" 능력에 대해 언급합니다. 그녀는 앉을 때마다 꺼내는 고무줄 머리끈을 눈치채지 못한다. 펜치나 드라이버를 카운터 위에 놓아도 눈치채지 못합니다. 아마도 우리 각자는 이제 막 그 물건의 편재성에 익숙해졌을 수도 있고, 어쩌면 내면의 목소리가 우리에게 곧 그것이 다시 필요할 것이라고 말하고 있을 수도 있는데, 왜 그것을 치워두겠습니까? 이유가 무엇이든, 각자는 그것이 거기에 있는 것에 문제가 있다는 것을 인식하지 못합니다.

마찬가지로 많은 고객이 자신만의 물건 맹목적인 버전을 갖고 우리를 찾아오는데, 이는 모두 고객의 데이터에 관한 것입니다. 그들은 많은 문제를 안고 있는 이름, 주소, 메모, 청구서 및 기타 데이터 모음을 함께 엮었지만 코앞에 무엇이 있는지는 보지 못합니다. 우리 고객이 본질적으로 지저분한 사람이거나 데이터의 품질에 관심이 없다는 것이 아닙니다. 단지 그들은 체계적이지 않거나 불완전한 방식으로 일을 하는 데 따른 위험을 더 이상 보지 못했을 뿐입니다.

컨설턴트로서 이 모든 것을 바로잡는 것이 우리의 임무입니다. 이것은 애초에 상황이 어떻게 이렇게 되었는지 이해하는 것부터 시작됩니다. 다음은 우리가 찾는 몇 가지 사항입니다.

늙어가는 건 짜증나

데이터는 입력하자마자 최신 상태가 됩니다. 사람들은 이사하고, 사무실을 바꾸고, 새 전화번호를 받고, 성을 변경합니다. 그리고 그들 중 정확히 0%는 당신에게 그것에 대해 알려야 할 의무를 느낍니다. 더 나쁜 것은 그들이 누구에게 말했고 누구에게 말하지 않았는지 기억하지 못한다는 것입니다. 그래서 당신이 3개월 전에 거래했던 Elizabeth Cassiano가 이제 Elizabeth Cassiano-Blightly가 되었습니다. 아니면 엘리자베스 블라이틀리(Elizabeth Blightly)일 수도 있습니다. 그녀가 전화를 기다리는 동안 당신은 그녀를 찾는 방법을 알아냅니다. 아니면 새 연락처 기록을 만들고 이전 단일 버전의 Elizabeth에 있던 모든 기록을 잃는 것이 더 쉬울 수도 있습니다. 유혹적이지만 다음에 그녀가 전화할 때 매우 혼란스럽습니다.

일관성은 중요하지 않습니다

대부분의 앱은 검색어에 대해 매우 구체적입니다. 프로그래머가 "퍼지 로직"을 구축하는 것은 매우 복잡한 작업입니다. 이는 "McKinley Ave"를 의미합니다. "McKinley Avenue"와는 다릅니다. 둘 중 하나만 입력하면 나머지는 찾을 수 없습니다. 또 다른 일반적인 문제 데이터 유형은 전화번호입니다. 어떤 사람들은 (xxx) xxx-xxxx를 입력하는 것을 좋아하는 반면 다른 사람들은 xxx-xxx-xxxx를 선호하거나 예술적 유형인 경우 xxx.xxx.xxxx도 선호합니다. 내 경험상, 사람들이 이런 종류의 일에 대해 기억해야 할 일련의 규칙을 가르치고 시행하는 것은 가능하지만 어렵습니다. 이에 대해서는 나중에 자세히 설명합니다.

그냥 아무데나 놓아두세요

두 개의 전화번호와 하나의 전화번호 필드가 있는 경우 어떻게 합니까? 물론 두 번째 것을 가능한 곳에 두십시오. 메모 필드? 확신하는. 이메일 주소 필드? 어쨌든 나는 그 사람의 이메일 주소가 없습니다. 사람들이 찾을 수 있겠죠? 오른쪽? 안녕하세요? 해당 전화번호로 검색해야 할 때까지 모든 것이 재미 있고 게임이지만 실제 문제가 발생합니다.

옳은 것과 그른 것을 아는 것

예를 들어 Excel, Airtable, QuickBooks 등 작업을 수행하기 위해 많은 앱을 사용하는 경우 정보를 여러 번 입력해야 합니다. 이름, 주소, 작업 상태 정보, 부품 목록 등 귀하의 비즈니스에 필수적인 모든 것입니다. 따라서 한 회사에 대해 서로 다른 두 개의 주소가 있고 위치가 하나뿐이라는 것을 알고 있다고 가정해 보겠습니다. 어느 것이 맞나요? 이를 수행하는 데 도움이 되는 데이터 위에 오버레이된 단서나 프로세스가 있을 수 있습니다. 아니면 그렇지 않을 수도 있습니다. 동일한 데이터를 저장하는 모든 장소가 자동으로 해당 정보를 추적하는 경우 수정 날짜는 항상 도움이 됩니다. 이 중 하나라도 없으면 어떤 버전이 최신 버전인지 알 수 없습니다. 이는 잘못된 주문 이행, 마감일 누락 등으로 이어질 수 있는 잠재적으로 비용이 많이 드는 문제입니다. 더 나쁜 것은 매우 흔하다는 것입니다. 이 문제가 나타나는 또 다른 방식은 사용자가 사람, 위치, 주문, 재고 등 사물에 대해 둘 이상의 기록을 입력할 때 어느 것이 올바른지 또는 가장 최신 버전인지 알기 어려울 수 있다는 것입니다.

예측: 20-20 비전

소식이 좋다. 나와 같은 베테랑 개발자는 위에서 설명한 것과 같은 병든 데이터를 치유하는 데 경험이 있을 뿐만 아니라 일단 건강해지면 이를 보관할 수 있는 깨끗하고 통합된 환경을 구축하는 데 훨씬 더 능숙합니다. 건강한 데이터 저장의 핵심은 다음과 같습니다.

적절하게 구성된 비즈니스 시스템에서는 각 데이터가 저장되는 장소가 단 한 곳뿐입니다. 모토는 '한 번 입력하고 여러 번 사용'입니다. 즉, 고객당 고객 레코드가 하나만 있어야 합니다. 고객의 이름, 주소, 전화번호 등은 필요할 때마다 표시할 수 있는 방식으로 각각 저장해야 하며, 참고용으로만 저장해야 하며, 두 부분에서 잠재적으로 상충되는 정보로 저장해서는 안 됩니다. 시스템.

결과의 변형을 허용하는 강력한 검색 도구를 사용하여 데이터를 쉽게 찾을 수 있는지 확인합니다. 검색을 통해 기록이 존재하는지, 그리고 그것이 올바른지에 대한 확실한 답을 얻을 수 있다는 점을 의심해서는 안 됩니다. 데이터를 찾은 후에는 데이터를 쉽게 편집할 수 있어야 하며 사용자가 모든 것을 최신 상태로 정확하게 유지할 수 있도록 해야 합니다.

데이터는 어떤 것 중 하나 이상이 있을 가능성을 허용해야 합니다. 전형적인 예는 둘 이상의 전화번호나 여러 개의 이메일 주소를 가진 사람들입니다. 우리는 "어디에나 넣어두기만 하면 된다"는 사고방식을 피하기 위해 이러한 유형의 데이터를 무제한으로 입력할 수 있도록 모든 시스템을 설계합니다.

데이터 입력을 통해 규칙을 쉽게 따를 수 있어야 합니다. 10자리 미국 전화번호가 항상 (xxx) xxx-xxxx 형식을 따르도록 하려는 경우 입력 방법에 관계없이 해당 형식을 지정해 드립니다. 누구도 그것이 어떻게 이루어져야 하는지 기억할 필요가 없습니다. 그것은 단지 작동할 뿐입니다.

수정 사항을 주의 깊게 추적합니다. 좋은 비즈니스 시스템에는 기록 변경 사항(변경된 내용, 변경한 사람, 변경 시기)을 추적하는 감사 로그가 있어야 합니다. 이는 기록이 최신인지 여부를 파악하려고 할 때 큰 도움이 됩니다.

독립적인 앱 클러스터가 필요하지 않습니다. 귀하의 모든 요구 사항을 충족하도록 맞춤 설계된 잘 구성된 하나의 비즈니스 시스템을 통해 필요한 모든 것을 달성할 수 있어야 합니다. 즐겨 사용하거나 꼭 사용하는 회계 시스템을 사용하여 작업할 수도 있지만 이를 통합하여 비즈니스 시스템과 정보를 공유할 수 있으므로 두 시스템이 긴밀하게 통합되고 항상 동기화됩니다.

미래를 내다보며

위에서 설명한 것과 같은 이전 시스템 간의 데이터 마이그레이션은 일반적으로 개발 프로세스 후반부에 이루어집니다. 새로운 앱을 구축할 때 회사나 조직의 고유한 요구 사항을 수용할 수 있도록 매우 신중하게 계획합니다. 우리는 귀하의 새로운 비즈니스 시스템에 대한 종점을 확인하는 비전을 가지고 있으며 더 좋고 기능적이며 수익을 절약하는 작업 방식을 원활하게 수행하는 데 도움을 줄 수 있습니다.