원격지, 타주 직원에게 지불하고 규정 준수를 유지하는 방법

귀하의 비즈니스를 위한 최선의 선택을 한다는 것은 다른 주에 거주하는 사람을 고용하거나, 이사를 원하는 직원을 수용하거나, 고객 기반을 확장하기 위해 주 경계를 넘어 직원을 이동시키는 것을 의미할 수 있습니다. 급여에 있는 각 타주 직원에 대해 해당 세금 및 고용 기관을 준수하기 위해 약간의 노력을 기울여야 합니다. 아래 가이드는 시작하는 데 도움이 될 수 있습니다.

1. W-2 직원 대 독립 계약자

이 문서는 독립 계약자가 아닌 W-2 직원 자격을 갖춘 원격 작업자에 초점을 맞추고 있지만 즉시 구분해야 하는 필수 사항입니다. IRS는 일반적으로 근로자가 작업이 완료되는 방법, 시간 및 장소를 통제하고 고용주가 원하는 작업 결과만 지시하는 경우 근로자를 독립 계약자로 취급합니다. 그렇지 않으면 그들은 W-2 직원입니다.

이것은 단절된 정의가 아니며 원격 작업으로 인해 회색 영역이 생성될 수 있습니다. 그러나 답은 귀하의 사업체가 주 소득세를 원천징수하고 사회보장세, 메디케어 및 실업세를 납부하는지 여부를 결정합니다. 기업은 일반적으로 독립 계약자에게 임금에 대한 세금을 원천징수하거나 납부할 의무가 없지만 W-2 직원에 대해서는 그렇게 해야 합니다.

IRS의 독립 계약자 또는 직원 페이지에는 올바른 근로자 분류를 선택하는 데 도움이 되도록 행동 통제, 재정 통제 및 관계 유형의 3가지 범주가 요약되어 있습니다. 또한 주법은 근로자를 분류하고 급여를 지급하는 방법에 영향을 미칠 수 있습니다. 예를 들어 캘리포니아 의회 법안 5(AB5)는 기업이 근로자를 독립 계약자로 분류하는 것을 더 어렵게 만듭니다.

2. 원격 근무자의 근무 주 vs. 거주 주

원격 근무자가 W-2 직원 자격이 있다고 확신했다면 이제 원격 직원이 근무하는 곳과 거주하는 곳을 결정할 차례입니다. 원격 직원이 한 주에 거주하고 다른 주에서 일하기 위해 여행할 수 있지만 일반적으로 원격 직원이 근무하는 주에서 세금을 원천징수하고 신고해야 합니다. 예를 들어 회사가 워싱턴에 있고 캘리포니아에서 일하고 네바다에 거주하는 원격 직원이 있는 경우 해당 직원의 소득세를 원천징수하고 캘리포니아에서 주 실업세를 납부합니다.

직원의 답변이 합당하다면 직원이 스스로 보고한 근무지를 기준으로 원천징수할 수 있습니다. 그러나 주와 최소 또는 면제 규칙 간의 상호 협정을 포함하여 고려해야 할 몇 가지 예외가 있습니다.

상호 계약

상호 협정은 한 주의 거주자가 다른 (상호) 주에서 원천징수 면제를 요청할 수 있도록 하는 2개의 인접 주 사이에 있습니다. 상호 합의는 근로자가 여러 주 세금 신고서를 제출하는 것을 방지합니다. 직원의 근무 주와 거주 주에 상호 협정이 있는 경우 해당 거주 주에서만 세금을 원천징수하고 신고합니다.

그러나 상호성은 자동적인 개념이 아닙니다. 직원은 귀하가 근무하는 주가 아닌 모국에서 세금을 원천징수하도록 요청해야 합니다. 직원이 주 세금 면제 양식을 제공하면 근무 주에 대한 원천 징수를 중단하고 고향에 대한 원천 징수를 시작하십시오. 직원의 근무 주에서 귀하의 사업을 감사할 경우에 대비하여 이러한 주 면세 증명서를 사업 기록에 보관하십시오.

최소 또는 면제 규칙

주 내 직원이 다른 주에서 매우 제한적으로 일하고 있다면 다른 주의 소득세가 부과되지 않을 수 있습니다. 최소 또는 면제 규칙은 초과 시 고용주가 주세 원천 징수를 시작해야 하는 임계값(예: 주에서 근무한 최대 일수 또는 근로 소득 금액)을 정의합니다.

주에서 원격으로 일하는 대부분의 직원은 최소 임계값을 초과하며 법률은 관할 구역마다 크게 다를 수 있습니다. 따라서 주별 지침을 위해 직원의 작업 위치에 있는 주 세무 부서에 연락하는 것이 필수적입니다.

3. 전문적인 지도를 구하다

다른 곳에서 일하고 거주하는 직원의 급여를 관리하는 것은 원격 팀 구축의 가장 복잡한 측면일 수 있습니다. 다행히 도움이 될 수 있는 전문 서비스가 있습니다.

급여 제공자

급여 제공자는 회사가 급여 세법을 준수하고 원천 징수세 신고서를 제출하도록 도울 수 있습니다. 급여 프로세스를 자동화하면 정확한 금액의 세금을 납부하고 중요한 마감일을 놓치는 것을 방지하는 데 도움이 됩니다. 대부분의 급여 제공업체는 귀하가 귀하의 대리인으로서 세금을 원천징수 및 납부할 수 있도록 노동부에 등록하고 고용세 ID를 얻을 것을 요청할 것입니다.

CPA 또는 세무 전문가

직원이 한 주에서 정기적으로 일하게 하는 것은 종종 "물리적 존재" 관련 규칙을 발동시키기에 충분하지만 지침은 주마다 다를 수 있습니다. Nexus는 귀하의 비즈니스가 다른 주의 소득세 및 판매세에 대한 책임이 있을 만큼 충분히 강력할 때입니다.

직원의 근무 상태에서 국세청 웹사이트를 방문하면 몇 가지 답변을 얻을 수 있습니다. 그러나 귀하의 비즈니스에 넥서스가 있는지 여부는 복잡한 질문일 수 있으며 외국 기업으로 등록하고 해당 주에서 등록 대리인을 임명해야 할 필요가 포함될 수 있습니다. 원격 직원이 작동합니다. 세무 전문가 또는 CPA를 만나면 등록 및 납세 의무를 이해하고 파악하는 데 도움이 될 수 있습니다.

4. 현지 노동법

최저 임금 요구 사항 및 의무적인 휴식 시간과 같이 원격 직원이 근무하는 관할 지역의 노동법에 대해 배우는 것도 중요합니다. 노동부의 고용주 안내서는 이 주제에 대한 훌륭한 자료입니다.

원격 직원이 일하는 주에서는 주 실업 보험 프로그램을 통해 실업 보험에 등록해야 할 것입니다. 그렇게 하지 않으면 주의 실업 보험법을 준수하지 않아 벌금과 수수료가 부과될 수 있습니다.

거의 모든 주에서는 고용주가 업무 관련 부상이나 질병 발생 시 직원을 보호하는 산재보험에 가입해야 합니다. 상업 공급자 또는 주의 근로자 보상 보험 프로그램을 통해 가입할 수 있습니다. 자세히 알아보려면 직원이 근무하게 될 주의 산재보상 담당자에게 문의하십시오.