효과적인 커뮤니케이터가 되기 위한 6가지 팁

효과적인 커뮤니케이터가 되는 것은 성공적인 기업가가 숙달한 기술입니다. 이는 비즈니스 관계에서 많은 비중을 차지하며 효과적인 의사 소통을 보여주는 회사는 직원 이직률이 50% 더 낮습니다.

효과적이고 긍정적인 의사 소통을 보장하기 위해 노력하는 회사는 이러한 비용을 피할 뿐만 아니라 동기 부여와 생산성을 자극하여 해당 숫자를 플러스 열에 넣습니다. 실제로, 관리자가 효과적인 의사소통자인 회사는 의사소통 기술이 부족한 회사보다 주주 수익률이 47% 더 높습니다.

그렇다면 좋은 의사소통이란 무엇이고 어떻게 하면 더 잘할 수 있을까요? 다음은 몇 가지 팁입니다.

명확하고 보편적인 메시지 전달

명확성은 의사 소통에 필수적입니다. 정보를 전달할 때 지나치게 복잡하거나 전문 용어를 사용하지 마십시오. 메시지를 짧고 요점으로 만드십시오. 하나의 메시지를 채우거나 너무 많은 아이디어로 가득 찬 회의를 시도하지 마십시오. 그 대신, 당신이 전달하고자 하는 하나의 중심점에 대해 생각하십시오.

메시지를 명확하게 하는 좋은 방법은 목표에 대해 생각하는 것입니다. 당신의 메시지에서 얻을 수 있는 것은 무엇입니까? 명확하게 명시되어 있습니까? 혼란의 여지가 있습니까? 그렇다면 표현을 다시 생각해 보십시오.

이 세 가지 팁에 따라 생산적인 회의를 가지십시오

누구나 나쁜 회의에 참석한 적이 있습니다. 불필요하게 끌리거나, 징징거리는 세션으로 바뀌거나, 명확하거나 명시된 목표가 없는 유형. 이러한 종류의 회의는 시간 낭비이며 다가오는 목표를 달성하는 데 도움이 되는 생산적인 의사 소통을 촉진하기보다는 실제로 직원 간에 갈등과 좌절로 이어질 수 있습니다.

다음을 통해 더 나은 회의를 갖습니다.

• 그것들을 짧게 만듭니다. 한 시간은 대부분의 회의에 너무 깁니다. 30분 또는 20분으로 줄이십시오. 이를 통해 여러 다른 문제를 비효율적으로 해결하려고 하지 않고 특정 문제를 효율적으로 해결할 수 있습니다.

• 시각 자료 사용 . 사진, 비디오, 차트 및 그래프와 같은 시각적 요소는 목표를 달성하는 데 도움이 될 수 있습니다. 경쟁업체가 매출 면에서 $200,000 앞서고 있다고 팀에 알리는 것은 효과가 있지만, 차트에서 그 비교가 어떻게 보이는지 보여주면 해결해야 할 격차의 크기를 이해할 수 있습니다.

• 측정항목을 사용 합니다. GoDaddy의 설립자인 Bob Parsons는 "측정하고 관찰하는 모든 것이 향상됩니다."라고 말했습니다. 관련 메트릭을 공유하면 직원이 작업의 맥락과 노력의 가치를 이해하는 데 도움이 됩니다. 동기 부여와 목표 설정에도 도움이 됩니다.

올바른 커뮤니케이션 도구 사용

일상적인 흐름에 다양한 도구를 도입하여 의사 소통을 향상시킬 수 있습니다. 커뮤니케이션 프로세스에 대한 요구 사항을 확인하고 요구 사항을 완벽하게 해결하는 적절한 솔루션을 찾으십시오. 예를 들어:

• 목업, 순서도, 마인드 맵 등을 팀과 공유하고 위치에 관계없이 동일한 정보에 액세스할 수 있도록 허용해야 합니까? 그런 다음 누구와도 공유할 수 있는 다이어그램을 만들 수 있는 협업 도구를 사용해 보세요.

Creately는 훌륭한 옵션이 될 수 있습니다. 댓글과 토론 스레드 기능은 팀 구축을 촉진하고 그룹 프로젝트 개발을 지원합니다.

• 원격 팀 구성원이 있거나 어떤 이유로 정기적으로 대면 회의를 할 수 없습니다. 가능한 솔루션: 이메일 또는 인스턴트 메신저와 같은 기능을 제공하는 가상 회의 소프트웨어로 직원들에게 회의에 참석할 수 있는 시간과 장소에 대해 더 많은 선택권을 제공합니다.

GoToMeeting 살펴보기 – 또한 Microsoft Office에서 회의를 시작하고 나중에 회의 녹음을 보낼 수 있으므로 모든 사람이 참조할 수 있습니다.

• 다른 위치에 저장된 문서와 파일을 즉시 공유해야 합니까? 그룹 채팅과 일대일 비공개 대화를 모두 원하십니까? 아카이브에서 모든 파일을 즉시 가져올 수 있기를 원하십니까?

나는 그 모든 질문에 대한 대답이 예라고 생각합니다. 그런 다음 중소기업과 대기업 모두를 위한 디지털 업무 공간 솔루션인 Slack으로 진행하십시오. 이 도구를 사용하면 모든 대화를 통합하고 작업을 체계화하며 팀 커뮤니케이션을 간소화할 수 있습니다.

• 현장 작업자가 있거나 긴급 상황에서 몇 분 안에 팀에 연락해야 하는 경우 SMS 메시징 옵션을 고려하십시오. 문자 메시지는 인터넷 연결이 필요하지 않으며 즉각적인 경고를 전달하는 데 이상적입니다.

팀 격려

효과적인 커뮤니케이터인 훌륭한 리더는 팀이 성장하고 배울 수 있도록 격려합니다. 가난한 리더는 기대에 부응하지 못하는 팀을 꾸짖습니다. 성과를 개선하는 방법에 대한 지침을 제공하여 비판을 건설적으로 만드십시오.

이 접근 방식은 생산성을 지연시키고 전반적으로 부정적인 영향을 줄 수 있는 스트레스와 부정적인 영향을 주기보다 긍정적인 환경을 조성하고 생산성을 자극하는 데 도움이 됩니다.

구체적이고 정확한 피드백 제공

구체적인 피드백을 제공하여 직원들에게 자신이 어떻게 하고 있는지 알릴 수 있습니다. 개선 방법에 대한 조언이 있는 경우 일반 대신 실행 가능하게 만드십시오.

일반적인 피드백의 예:

"보고서 작업을 더 잘할 수 있습니다."

실행 가능한 피드백의 예:

"보고서의 데이터를 주간 수치 대신 일간으로 분류하고 싶습니다. 왜냐하면..."

서면 의사 소통 기술 향상

우리는 서면 커뮤니케이션 시대에 살고 있습니다. 문자는 음성 통화보다 더 유명합니다. 소셜 미디어에서 연결하는 것은 사람들을 대면하는 것보다 더 일반적입니다. 원격 근무가 만연함에 따라 팀 리더는 효과적인 문서 커뮤니케이션 기술을 습득해야 합니다.

서면 커뮤니케이션에서 당신은 다음을 원합니다:

• 명확한 지시 를 내리십시오. 사람들이 당신의 지시를 따를 수 있도록 하십시오. 그렇지 않으면 당신이 충분히 명확하지 않기 때문에 귀중한 시간과 자원을 낭비할 위험이 있습니다.

• 긍정적인 태도를 취하십시오 . 단지 "고맙습니다"라고 말하거나 직원에게 그들이 일을 잘하고 있다고 말하더라도 항상 의사 소통에 긍정적인 영향을 미치도록 노력하십시오.

• 질문해도 괜찮다는 메시지를 전하세요 . 의심스러운 점이 있으면 팀원이 귀하와 의사 소통할 수 있도록 문을 열어 두십시오. "궁금한 사항이 있으면 알려주세요"와 같은 간단한 한 줄로 처리할 수 있습니다.

• 간결해야 합니다. 직원에게 너무 많은 정보를 과부하시키지 마십시오. 그들이 집중해야 할 가장 중요하고 관련성이 높은 것이 무엇인지 파악하십시오.

의사 소통 기술을 향상시킴으로써 리더십 능력과 궁극적으로 비즈니스를 향상시킬 수 있습니다. 다음 팁을 사용하여 의사 소통 가능성에 도달하는 데 도움이 됩니다!

Alexa Lemzy는 비즈니스 SMS 서비스 TextMagic의 고객 서비스 관리자이자 블로그 편집자입니다. 그녀는 내부 커뮤니케이션, 업무 생산성 및 고객 관계에 열정적입니다. 트위터에서 그녀를 팔로우할 수 있습니다.