회사를 위한 현대적이고 유연한 Wiki를 만드는 방법

회사가 성장함에 따라 회사의 비전부터 따라야 할 모범 사례에 이르기까지 성장을 위한 방향을 제시하고 형성하는 데 도움이 되는 풍부한 지식이 축적됩니다. 그리고 그러한 지식을 보존하는 것은 그 발전에 결정적인 것일 뿐입니다.

그러나 이를 캡처할 적절한 시스템이 없으면 이러한 귀중한 정보 저장소가 조직 전체에 분산되거나 손실될 수 있습니다. 여기에서 회사 위키를 사용할 수 있습니다. 모든 정보를 중앙 집중식 저장소로 수집하여 모든 사람이 쉽게 액세스할 수 있는 리소스를 제공합니다. 이 게시물에서는 회사 위키를 단계별로 구축하는 방법에 대해 설명합니다.

회사 위키란?

회사 위키(내부 위키 또는 기업 위키라고도 함)는 회사와 프로세스, 직원, 프로젝트, 고객 등에 대한 정보를 중앙 집중화하는 데 사용되는 온라인 데이터베이스입니다. 내부적으로 회사 지식을 구성하고 공유합니다. 회사 위키를 사용하면 모든 팀 구성원이 콘텐츠에 액세스, 생성 또는 편집할 수 있습니다.

위키에는 다음과 같은 정보가 포함될 수 있습니다.

• 중요한 회사 프로세스
• 회사 문화, 가치 및 정책
• 회사 로드맵
• 인사 및 관리 문서
• 프로젝트 문서

내부 Wiki의 이점

Wiki는 모든 사람의 작업을 더 쉽게 만듭니다. 신입 사원의 경우 필요한 모든 정보를 찾는 가장 빠른 방법입니다. 그리고 보다 확고한 직원들은 이를 참조하여 회사의 나머지 부분이 어떻게 더 잘 운영되고 있는지 이해하고 업무 방식을 더욱 개선할 수 있습니다.

• 내부 위키는 직원 교육 자료, SOP, 백서, 이메일 또는 웨비나 콘텐츠 등 모든 내부 문서에 대한 중앙 집중식 지점을 제공하여 정보를 쉽게 찾을 수 있도록 합니다.
• 지식 손실을 방지하고 지식 저장, 검색 및 공유를 간소화하는 데 도움이 됩니다.
• 팀이 회사 프로세스 및 정보를 매핑하기 위해 함께 작업할 수 있는 공통 공간을 제공하여 팀 협업을 강화합니다.

기술 자료 대 위키

회사 위키는 내부 지식 기반과 다릅니다. 기술 자료는 콘텐츠 제작자 및 관리자로 구성된 전담 팀이 있는 권위 있는 리소스입니다.

반면 위키는 협업 도구입니다. 모든 직원이 언제든지 회사 위키에 액세스, 생성 또는 편집할 수 있을 뿐만 아니라 팀이 콘텐츠 채우기에 대해 협업할 수도 있습니다. 그리고 변경 사항은 일반적으로 편집 후 즉시 표시되도록 설계되었습니다.

회사 위키를 구축하는 방법

회사 위키는 조직 지식을 캡처, 구성 및 관리하는 장소입니다. 전사적 정보를 생산적으로 구조화하려면 간소화된 프로세스를 마련하는 것이 중요합니다. 여기에서 회사 위키를 효과적으로 구축하는 방법에 대한 단계를 나열했습니다.

Wiki를 만드는 이유 결정

회사 프로세스 및 절차 문서화, 신입 직원 온보딩 또는 팀 플레이북 작성 등 실제로 빌드하기 전에 위키의 목표를 정의하십시오. 이것은 도움이 될 것입니다,

• 포함해야 하는 정보 유형 식별
• 고려해야 할 대상 고객 정의(예: 신규 직원 또는 기존 직원 또는 둘 다)
• 새 Wiki에 통합해야 할 수 있는 기존 문서, 리소스, 보고서 및 자료를 축적합니다.
• 주제에 대한 전문 지식을 갖춘 고위 관리자 또는 팀 리더와 같은 주요 기여자를 식별합니다.

Wiki 소프트웨어 선택

다음으로 중요한 단계는 필요에 맞는 소프트웨어를 찾는 것입니다. 이미 목표를 좁혔으므로 이제 소프트웨어에서 찾고 있는 기능에 대한 구체적인 아이디어를 갖게 되었습니다.

다음은 모든 위키 소프트웨어가 가져야 하는 몇 가지 중요한 기능입니다.

• 문서를 중앙 집중화하는 통합 작업 공간
• 콘텐츠를 쉽게 편집하고 검색할 수 있는 기능
• 인라인 댓글 달기, 토론 스레드, @멘션 태깅, 실시간 마우스 추적, 스마트 알림, 오프라인 동기화 등과 같은 실시간 다중 사용자 협업 기능
• 다이어그램, 차트, 이미지 등과 같은 시각적 콘텐츠를 생성하거나 추가할 수 있는 서식 있는 텍스트 편집기입니다.
• 문서를 구성하는 폴더
• Slack, GitHub, MS 팀, Google Suite 앱 등과 같은 워크플로의 다른 도구와 통합
• 커뮤니케이션(회의록/주간 업데이트), 학습(온보딩 지침/핸드북) 및 프로젝트 관리(프로젝트 계획/진행 보고서)를 용이하게 하는 능력
• PDF, SVG 및 PNG 내보내기를 포함한 문서 다운로드 옵션

고려할 수 있는 몇 가지 인기 있는 회사 위키 소프트웨어에는 Google Drive, Confluence 및 Microsoft SharePoint가 있습니다.

Creately to Build Your Company 위키

Creately는 팀이 프로젝트를 브레인스토밍, 계획, 관리하고 지식을 수집하는 데 사용하는 스마트 시각적 캔버스에서 실행되는 작업 관리 소프트웨어로 현대적인 위키 소프트웨어 솔루션 역할도 합니다.

작업 공간 버전 기록, 사용자 정의 가능한 테이블, 워크플로우를 생성하기 위한 Kanban 보드와 같은 내장된 민첩한 프로젝트 관리 도구, Wiki 구조를 위한 기성 템플릿, 프로젝트 문서 및 100개 이상의 사용 사례를 포함하여 위에서 언급한 모든 기능과 그 이상을 제공합니다. 산업 전반에 걸쳐. 또한 Creately는 Google 드라이브 및 Confluence에 대한 통합도 제공합니다.

초기 Wiki 구조 만들기

Wiki의 문서 또는 정보 계층 구조를 설명하는 기본 구조를 만듭니다. 이것은 위키가 어떻게 생겼는지에 대한 조감도 또는 미리보기를 제공하며 콘텐츠 큐레이션 및 생성 중에 참조로 유지할 수 있습니다.

콘텐츠로 채우기

기본 구조가 있는 상태에서 각 섹션 또는 제목에 대한 내용 작성을 시작하십시오. 여기에서 모든 것을 한 곳에서 중앙 집중화하기 위해 다른 플랫폼에서 콘텐츠를 가져와야 합니다.

Creatley에서 이를 링크 리소스로 추가하거나 다른 소스의 콘텐츠를 복사하여 Creately 모양에 직접 붙여넣거나 CVS 파일, GitHub 문제, 스프레드시트 및 Google 스프레드시트의 데이터를 포함한 타사 앱에서 직접 마이그레이션할 수도 있습니다.

매력적인 콘텐츠를 만들기 위해 따를 수 있는 몇 가지 모범 사례는 다음과 같습니다.

• 이미지, 다이어그램, 차트, 동영상 등의 시각 자료를 최대한 삽입하여 텍스트 블록을 끊습니다. 예를 들어 프로세스 맵을 사용하여 프로세스 단계를 묘사할 수 있습니다.
• 더 쉽게 탐색하고 정보를 더 쉽게 찾을 수 있도록 내부 링크를 추가하십시오.
• 글머리기호 또는 번호 매기기 목록, 체크리스트 항목, 짧은 단락 등을 포함하여 내용을 더 쉽게 스캔할 수 있습니다.

Wiki를 최신 상태로 유지

회사 정보 또는 프로세스는 동일하게 유지되지 않습니다. 그들이 진화함에 따라 당신의 위키도 진화해야 합니다.

직원들은 시기적절한 정보를 얻기 위해 회사 위키에 의존하기 때문에 주요 기여자와 정기적으로 상의하고 현재 상황을 반영하기 위해 필요한 변경을 하는 것이 중요합니다.

팀을 모니터링하여 개선할 영역을 식별할 수도 있습니다. 정보가 도움이 되는지 또는 혼란스러워하는지 관찰하고 계속해서 질문을 하면 콘텐츠를 업데이트하여 더 나은 답변을 얻을 수 있습니다.

Creately에서는 모든 작업 공간에 대해 전체 버전 기록이 자동으로 추적됩니다. 따라서 위키에 대한 모든 변경 사항은 별도로 기록됩니다. 역사에서 버전의 이름을 지정하여 Wiki 발전의 핵심 포인트를 추적하고 필요할 경우 언제든지 이전 버전에서 분기할 수 있습니다.

Creately에서 효과적으로 회사 Wiki를 구축하는 모범 사례

회사 지식 위키는 팀원 간의 협업을 촉진하는 좋은 장소처럼 들릴 수 있지만 제한된 검색 기능, 일관성 없는 콘텐츠, 편집 권한 등 무시할 수 없는 단점이 있습니다.

다음은 Creately에서 회사 위키를 구축할 때 이러한 문제를 극복하기 위해 따를 수 있는 몇 가지 모범 사례를 나열한 것입니다.

회사 Wiki를 보다 유연하게 만드십시오.

위키의 가장 큰 불만 중 하나는 경직성입니다. 페이지와 폴더에 여러 문서가 있는 경우 Wiki에서 콘텐츠를 효과적으로 구성하기가 매우 어려울 수 있습니다. 그러나 적절한 계층적 작업 공간 또는 폴더 구조를 사용하면 이를 쉽게 극복할 수 있습니다.

Creately에서는 일반적으로 기존 위키 소프트웨어의 여러 페이지와 폴더에 저장하는 것을 논리적으로 이해되는 간단한 시각적 구조를 사용하여 단일 작업 공간에 배치할 수 있습니다.

예를 들어 직원 정보에 대한 조직도를 만들거나 프로세스 문서를 포함하는 프로세스 맵을 만들 수 있습니다. 각 셰이프는 셰이프 데이터를 통해 추가할 수 있는 콘텐츠 페이지, 첨부 파일, 링크, 이미지, 역할 할당을 위한 데이터 필드, 작업, 견적 등 다양한 정보를 보유할 수 있습니다. 이렇게 하면 여러 페이지에 포함된 정보를 단일 시각적 구조로 쉽게 중앙 집중화할 수 있습니다. 또한 Creately의 무한 캔버스를 사용하면 이러한 시각적 구조를 원하는 만큼 같은 위치에 배치할 수도 있습니다.

셰이프 링크를 사용하여 작업 영역 및 폴더에서 셰이프를 연결하고 탐색 흐름 및 링크 정보를 만들 수도 있습니다. 연결된 도형을 클릭하면 동일한 작업 영역에서 연결된 도형이 자동으로 확대되거나 연결된 도형이 있는 작업 영역이 열립니다.

적절한 탐색 구조 확인

회사 위키 유지 관리의 주요 단점은 지속적으로 추가하는 여러 문서 중에서 정보를 찾는 것이 번거로울 수 있다는 것입니다. 그러나 적절한 탐색 메뉴 또는 검색 기능을 사용하면 이를 제거할 수 있습니다.

Creately의 스마트 검색 기능은 작업 공간이나 폴더에서 찾고 있는 모든 정보를 몇 초 만에 가져올 것입니다. Cntr+F(또는 Mac에서는 "Command+F")로 키워드를 검색하면 원하는 정보를 즉시 찾을 수 있습니다. 검색 결과에서 선택하면 작업 공간에 포함된 정확한 위치로 이동합니다.

또는 작업 영역의 항목에 대한 링크를 나열하고 정보를 쉽게 찾는 데 사용할 수 있는 탐색 패널의 도움으로 탐색 메뉴를 만들 수 있습니다.

콘텐츠 일관성 유지

서로 다른 부서의 여러 팀 구성원이 Wiki 문서에 기여하는 경우 불일치가 있을 수 있으며 이로 인해 지식 격차가 발생할 수도 있습니다.

이를 방지하려면 누구나 콘텐츠를 작성할 때 참조할 수 있는 템플릿이나 표준 형식이 있는지 확인하세요.

편집자 수 제한

위키는 여러 저자의 기여를 허용합니다. 그러나 특히 직원이 조직 프로세스 및 지식에 대한 신뢰할 수 있는 정보를 수집하기 위해 회사 Wiki에 의존하기 때문에 회사 Wiki에 항상 이상적인 것은 아닙니다.

따라서 제한된 수의 편집자, 특히 주제 전문가에게만 콘텐츠를 작성, 편집 및 게시할 수 있는 권한을 부여하는 것이 도움이 될 것입니다.

Creately를 사용하면 쓰기 및 접근성에 대한 역할을 정의할 수 있습니다. 공유 및 권한을 관리하는 방법을 간소화하기 위해 다양한 액세스 수준과 역할을 제공합니다. 일부 팀원을 작업 공간의 소유자 및 편집자로 할당할 수 있지만 정보를 공유하기만 원하는 나머지 직원은 댓글 작성자 또는 뷰어로 추가할 수 있습니다.

이렇게 하면 정보를 공유하는 사람을 제어하고 개인 정보와 공개 정보를 분리할 수도 있습니다.

Wiki를 사용하는 새로운 방법

Wiki는 여러 레이어의 문서를 포함하고 있지만 생성하거나 관리하기에 너무 복잡할 필요는 없습니다. 올바른 도구를 제공하는 올바른 소프트웨어를 사용하면 걱정할 필요가 없습니다.

지금 Creately를 사용하여 회사 위키를 구축해 보세요. 스마트한 시각적 도구와 고급 실시간 협업으로 프로세스를 간소화하세요.

회사 위키를 구축하는 방법에 대한 추가 정보가 있습니까? 아래 의견 섹션에서 귀하의 생각과 제안을 공유하십시오.