쉬운 7단계로 적합한 프로젝트 관리 솔루션 선택

게시 됨: 2023-02-16

프로젝트 관리 솔루션을 사용하면 조직에서 프로젝트를 쉽게 계획, 실행 및 모니터링할 수 있습니다. 이 도구는 팀 활동에 대한 투명한 기록을 생성하여 관리자가 리소스를 실시간으로 추적하고 프로젝트 제공을 향상시키는 데 도움을 줍니다. 오늘날 기업은 비즈니스 기능을 원활하게 실행하기 위해 이러한 도구에 의존합니다. 고기능 팀의 77%가 프로젝트 관리 도구를 활용하는 것으로 추정됩니다. 따라서 귀사에 적합한 프로젝트 관리 솔루션을 찾는 것이 더욱 중요해집니다.

흥미로운 사실

1. 70%의 조직이 지난 12개월 동안 최소 한 번의 프로젝트 실패를 겪었습니다.
2. PwC 조사에 따르면 77%의 우수한 프로젝트가 프로젝트 관리 솔루션을 사용합니다.
3. 73%의 비즈니스 리더는 신뢰성, 사용 용이성 및 통합 용이성을 PMS의 3대 요구 사항으로 생각합니다.
4. 2/3 회사는 프로젝트 관리 도구를 통해 고객과 소통합니다.
5. 조직은 부실한 프로젝트 관리로 인해 귀중한 자원의 12%를 낭비합니다.
6. 우수한 PMS에 투자하는 조직은 PMS가 없는 기업에 비해 28배 적은 비용을 지출합니다.

올바른 프로젝트 관리 솔루션을 선택하는 방법

귀하에게 적합한 프로젝트 관리 솔루션은 귀하의 필요에 맞게 조정된 것입니다. 모든 플랫폼에는 장단점이 있으며 이 기사는 귀하의 비즈니스에 적합한 플랫폼을 찾는 데 도움이 될 것입니다.

당신의 필요를 정의

첫 번째이자 가장 중요한 단계는 비즈니스에 프로젝트 관리 시스템이 필요한 이유와 현재 팀의 격차를 파악하는 것입니다. 모든 비즈니스에는 프로젝트 관리 솔루션을 사용해야 하는 고유한 이유가 있습니다. 예를 들어 회사에서 Excel을 통해 프로젝트를 원활하게 추적할 수 있지만 이제 자체적으로 작업 진행 상황을 업데이트하고 마감일이 다가오면 팀원에게 미리 알림을 보낼 수 있는 자동화된 플랫폼이 필요합니다.

마찬가지로 사용 사례는 회사마다 다르므로 프로젝트 관리 도구의 필요성도 다릅니다. 수동 프로젝트 관리 중에 직면하는 몇 가지 일반적인 문제는 다음과 같습니다.

팀 간 활발한 내부 커뮤니케이션 부족
진도가 거의 없는 회의가 너무 많습니다.
무질서한 프로젝트 일정 및 누락된 마감일
팀의 고르지 못한 업무 분배
낮은 자원 활용도
읽지 않은 수백 개의 프로젝트 이메일이 있는 받은 편지함.

이러한 문제에 직면한 경우 올바른 프로젝트 관리 소프트웨어를 찾는 다음 단계로 이동하십시오.

최고의 도구 연구

요구 사항이 파악되면 다음 단계는 잠재적인 프로젝트 관리 시스템을 찾는 것입니다. 비즈니스에 적합한 소프트웨어를 찾을 수 있는 몇 가지 다른 방법은 다음과 같습니다.

회사 또는 업계의 다른 프로젝트 관리자와 대화
과거에 무엇을 선호했는지 동료에게 물어보십시오.
소프트웨어 리뷰 웹사이트 확인
업계 권장 프로젝트 관리 도구 확인

팀원들이 과거에 무엇을 좋아했는지 이해하려면 팀원의 피드백이 최우선 순위여야 합니다. 각 소프트웨어의 기능을 비교하여 귀사의 요구 사항 대부분을 충족하는 기능을 확인하십시오. 몇 명의 결선 진출자가 준비되면 항상 최종 선택에 대한 피드백을 받는 것이 좋습니다.

테스트를 위해 그것을 가지고

자신에게 가장 적합한 프로젝트 관리 도구를 찾았지만 다음 논리적 단계는 일상적인 작업 시나리오에서 소프트웨어를 테스트하는 것입니다. 많은 인기 있는 프로젝트 관리 솔루션은 무료 평가판과 함께 제공되며, 그렇지 않은 경우에도 요청하면 많은 플랫폼에서 기꺼이 제공할 것입니다.

기능을 확인하기 위해 소프트웨어를 사용하는 대신 팀은 라이브 프로젝트에 이 시스템을 사용하여 일상적인 시나리오에서 기능을 확인해야 합니다. 이것은 시스템이 조직 내에서 어떻게 작동하는지에 대한 완전한 아이디어를 제공하고 해당 기능이 현재 또는 요구 사항 내에서 목적을 달성하는지 보여줍니다.

추천 읽기: 올바른 프로젝트 관리 소프트웨어를 선택하기 위한 종합 가이드

팀으로부터 피드백 받기

평가판 완료 후 파일럿 팀에 자세한 피드백을 요청하고 이를 기록해 두어야 합니다. 피드백 중에 질문해야 하는 사항은 다음과 같습니다.

소프트웨어가 작업 흐름을 더 효율적으로 만들까요?
PMS를 업데이트하는 데 시간이 얼마나 걸렸습니까?
제품에 대해 진정으로 위대하고 진정으로 끔찍한 것은 무엇입니까?
새로운 사용자가 쉽게 탐색할 수 있습니까?
다른 사용자에게 추천할 의향이 있습니까?

이제 답변을 1단계에서 기록한 문제점과 비교하십시오. 대부분의 프로젝트 관리 관련 문제점에 대한 솔루션을 찾았는지 확인하십시오.

비용 평가

올바른 프로젝트 관리 솔루션을 선택하기 위한 다음 단계는 플랫폼 비용을 평가하는 것입니다. 일반적으로 이러한 솔루션에는 사용자 수에 따라 유료 요금제가 있습니다. 도구의 전반적인 견적을 받고 예산 대비 비용이 어떻게 되는지, 그리고 투자 수익을 정당화할 수 있는지 확인하십시오. 또한 귀하에게 가장 적합한 지불 방법(월별, 연 2회 또는 연간)을 탐색하십시오.

올바른 도구 구입 및 구현

모든 것이 잠기면 최대한 빨리 구현하십시오. 원활한 전환을 위해 적절한 구현 구조가 있는지 확인하십시오. 팀은 일반적으로 변경에 저항하므로 잘 짜여진 계획은 모든 사람이 새 시스템에 익숙해지도록 하는 데 큰 도움이 됩니다. 구현 계획에 대해 다음 사항을 고려하십시오.

일정을 결정합니다. 빠른 추적을 원하는지 아니면 특정 비즈니스 관행을 위해 시간이 지남에 따라 배포할지 생각해 보십시오.
팀이 새 시스템에서 교육할 충분한 시간과 인프라를 가지고 있는지 확인하십시오.
전환을 주도하고 팀의 접점 역할을 할 구성원을 식별합니다.

구매 후 경험 분석

구현 단계 후 마지막 단계는 새로운 프로젝트 관리 시스템의 진행 상황을 평가하는 것입니다. 새 시스템에서 여전히 서비스할 수 없는 영역을 식별합니다. 또한 방금 수행한 프로세스를 분석하고 선택 및 구현 프로세스에 맹점이나 공백이 있는지 확인하십시오. 이러한 모든 질문에 대한 답을 얻은 후에는 투자 수익을 고려하여 귀하의 결정이 비즈니스에 도움이 되었는지 확인하십시오.

추천 읽기: 프로젝트 관리 소프트웨어의 비즈니스 사용 사례

PMS 소프트웨어 구현 사례 연구

프로젝트 관리 시스템을 채택한 회사에 대한 완벽한 사례 연구를 찾고 있다면 RPI 컨설턴트보다 더 좋은 것은 없습니다. 프로젝트 관리 요구를 극복하기 위해 회사에 새로운 문제를 야기하는 PMS를 채택했습니다. 이로 인해 회사는 새로운 PMS를 찾게 되었고, 이를 통해 프로젝트 관리 문제를 더욱 해결했습니다.

RPI 컨설턴트	RPI Consultants는 최고의 구현 파트너이자 전문 서비스 제공업체이며 업계를 선도하는 리더입니다.
문제	RPI는 여러 조직에 다양한 서비스를 제공합니다. 이것은 RPI가 결국 작업 관리를 돕기 위해 여러 솔루션을 사용하게 되었음을 의미했습니다. 이는 RPI의 통신 및 프로젝트 관리 문제를 더욱 악화시켰습니다.
해결책	이 회사는 프로젝트 관리 요구 사항을 파악하고 대부분의 RPI 문제를 해결할 수 있는 소프트웨어 공급자를 파악했습니다. 그것은 Mavenlink를 그들에게 이상적인 일치로 식별했습니다.
결과	Mavelink의 PMS는 관리 작업에 소요되는 시간을 20% 줄이고 활용률을 5% 높였으며 대시보드에서 중요한 통찰력을 얻었습니다.

관련 카테고리: 워크플로우 관리 소프트웨어 | 작업 관리 소프트웨어 | 제품 관리 소프트웨어 | 품질 관리 소프트웨어

결론

프로젝트 관리 시스템은 모든 규모의 조직에 축복입니다. 많은 비즈니스 문제를 해결하지만 자신에게 적합한 시스템을 찾는 것은 확실히 그 자체의 작업입니다. 수백 개의 유사한 제품 중에서 선택하는 것은 도메인 전문가에게도 혼란스러울 수 있지만 이 가이드를 따라 7단계로 올바른 프로젝트 관리 솔루션을 선택하면 자신에게 완벽한 도구를 찾을 수 있습니다.