회의 진행 방법 : 효과적인 회의 지침

회의는 제대로 계획되고 실행되지 않으면 사람들의 시간, 자원 및 재능 낭비가 될 수 있습니다. 실제로 목표를 달성하고 참가자에게 활력과 동기를 부여하는 효과적인 회의, 충분한 작업 또는 적절한 계획.

이 게시물에서는 회의를 성공적으로 진행하는 방법에 대해 설명합니다. 또한 회의 중에 의사 결정, 문제 해결, 브레인스토밍 및 아이디어 생성에 사용할 수 있는 시각적 회의 도구 목록도 포함되어 있습니다.

효과적인 회의를 실행하기 위한 단계

회의를 소집하기 전에 실제로 회의가 필요한지 확인해야 합니다. 개인과 개인적으로 처리해야 하는 문제라면 전체 팀을 모아 토론하지 마십시오.

또한 메시지를 전달하기 위해 이메일, 뉴스레터 등과 같은 다른 커뮤니케이션 방법에 의존할 수 있다고 생각한다면 직원들이 다른 회의에 시간을 낭비하는 것을 피할 수 있습니다.

회의 목표 설정

회의의 목적은 무엇입니까? 특별한 발표를 하기 위해서인가? 뭔가 결정? 프로젝트 진행을 방해하는 문제를 해결하시겠습니까?

회의의 목적을 결정하고 회의가 끝날 때까지 달성해야 할 목표를 설정하는 것은 효과적인 회의를 계획할 때 취해야 하는 첫 번째 단계입니다. 이 목표는 잘 집중된 토론을 위한 토대를 마련하는 데 도움이 될 것입니다.

회의 참석자 나열

참석 가능 여부와 회의 목적에 기여할 수 있는 능력을 고려하여 참석할 사람을 결정합니다. 이것은 주요 의사 결정자, 해당 주제의 전문가, 결과에 영향을 받는 사람들 등이 될 수 있습니다.

누군가가 회의에 참석할 수 없지만 여전히 의견이 필요한 경우 전화 회의 또는 다른 온라인 공동 작업 도구를 통해 연결하도록 준비할 수 있습니다.

또한 진행자, 계시원 및 녹음기 등을 포함하여 회의를 실행하는 데 필요한 다양한 역할을 선택하고 할당합니다.

회의 의제 만들기

의제는 참석하는 모든 사람이 회의 전에 가져와야 하는 것입니다. 회의 초대와 함께 보낼 수 있습니다. 이렇게 하면 출석이 필요한지 여부를 결정할 수 있습니다.

논리적인 순서로 정리된 회의 항목과 각 항목에 대해 설정된 현실적인 시간이 포함되어야 합니다.
다음은 Creately로 만든 회의 안건 템플릿입니다. 온라인으로 편집하고 요구 사항에 맞게 사용자 지정할 수 있습니다.

수정한 후에는 보안 다이어그램 공유 링크를 사용하여 나머지 참석자와 공유하거나 모든 사람이 쉽게 액세스할 수 있도록 인트라넷 또는 내부 웹사이트에 Creately Viewer를 포함할 수 있습니다.

시설이 있는 적절한 장소 선택

회의에 대해 설정하려는 어조에 따라 장소(예: 공식적인 설정을 위한 회의실)를 선택합니다. 회의를 위해 선택한 날짜와 시간에 사용할 수 있는지 확인하십시오.

회의에 필요한 모든 장비도 사용할 수 있는지 확인하는 것을 잊지 마십시오. 여기에는 영상 통화 등을 위한 프로젝터, 스크린 및 기타 도구가 포함될 수 있습니다.

실행 계획으로 마무리

회의 중에 내린 결정이 나중에 실행될 수 있도록 실행 계획을 만드십시오.

보고자/기록자는 아래와 같은 실행 계획 템플릿을 사용할 수 있지만 작업/행동, 이를 수행할 책임이 있는 사람 및 실행 항목에 대한 후속 조치가 포함되어야 합니다.

생산적인 회의를 위한 도구

이제 회의를 진행하는 방법을 살펴보았으므로 의사 결정, 문제 해결 및 브레인스토밍과 같은 다양한 목적에 사용할 수 있는 몇 가지 시각적 회의 도구가 있습니다.

마인드맵

마인드맵은 아이디어를 정리하고, 계획하고, 메모하는 데 유용한 도구입니다.

문제에 대한 솔루션을 브레인스토밍하는 경우 마인드 맵이 생각의 자유로운 흐름을 포착하는 데 도움이 될 수 있습니다. 주제에 대해 토론하는 경우 주제를 더 깊이 파고드는 데 사용할 수 있습니다.

회의 참석자에게 이해하기 쉬운 방식으로 정보를 제공하려는 경우 마인드 맵이 좋은 옵션이 될 수 있습니다.

다음은 회의에서 마인드맵을 효과적으로 사용하는 방법입니다.

SWOT 분석

SWOT은 강점, 약점, 기회 및 위협을 나타냅니다.

이 도구는 전략 계획, 프로젝트 계획 회의 등에서 회사를 평가하는 데 사용됩니다. 또한 이를 사용하여 부서, 제품, 프로젝트 팀 또는 경쟁자의 효율성을 평가할 수도 있습니다.

SWOT 분석을 효과적으로 사용하는 방법을 알아야 합니까?

피쉬본 다이어그램 / 5 Whys

근본 원인 분석에 사용되는 도구입니다.

피쉬본 다이어그램(원인 및 결과 다이어그램이라고도 함)은 문제의 근본 원인을 식별하고 격리하는 데 도움이 되지만 5가지 이유 다이어그램을 사용하면 문제를 드릴다운하고 근본적인 원인과 결과 관계를 분석할 수 있습니다.

적용 방법을 알아보려면 피쉬본 다이어그램에 대한 궁극적인 가이드를 확인하십시오.

친화도 다이어그램

선호도 다이어그램을 사용하면 많은 양의 데이터를 수집하고 구성하여 패턴과 테마를 식별할 수 있습니다. 이것은 연구, 브레인스토밍 세션 등에서 수집된 많은 데이터를 분석하고 이해하기 위해 회의를 실행할 때 유용할 것입니다.

순서도

프로세스를 최적화하려고 하십니까? 프로세스의 병목 현상을 식별하시겠습니까? 아니면 새로운 프로세스를 설계하시겠습니까? 순서도는 이러한 목적 및 기타 여러 가지에 도움이 될 수 있습니다.

순서도는 기본적으로 프로세스 단계를 시각화한 것입니다. 또한 문제 해결 및 의사 결정에 도움이 될 수 있습니다.

다음은 사용 방법을 배울 수 있는 플로차트에 대한 궁극적인 가이드입니다.

6개의 생각하는 모자

이것은 회의의 생산성을 높이는 또 다른 도구입니다. 여섯 가지 생각하는 모자는 회의 참석자의 다양한 관점을 탐색할 수 있는 도구입니다.

각 구성원은 다른 색상의 모자(다른 관점을 나타냄)를 차례로 착용하고 문제에 대한 의견을 표현해야 합니다. 여기에서 6가지 생각하는 모자 기법을 사용하는 방법에 대해 자세히 알아보세요.

다음은 회의 및 그룹 토론 중에 사용할 수 있는 몇 가지 시각적 브레인스토밍 기술입니다.

회의를 진행하는 방법에 대한 팁이 더 이상 있습니까?

이 게시물에 나열된 단계는 따르기 쉽고 성공을 보장합니다. 회의 중 최대 생산성을 보장하기 위해 우리가 언급한 도구와 이들을 결합하십시오.

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