인보이스 작성 방법: 완전한 초보자 가이드

대부분의 전자 상거래 사업주와 같다면 돈을 받는 것은 좋아하지만 인보이스를 만드는 것은 싫어합니다. 제대로 수행하지 않으면 수익에 직접적인 영향을 미칠 수 있는 지루하고 수동적이며 오류가 발생하기 쉬운 프로세스가 될 수 있습니다.

그러나 고맙게도 올바른 도구와 팁을 사용하면 쉽게 현금 흐름을 유리하게 유지할 수 있습니다.

이 블로그 게시물에서는 전자 상거래 비즈니스를 위한 인보이스를 생성하는 방법을 보여주고 프로세스를 더 쉽게 만드는 몇 가지 유용한 팁을 제공합니다. 이제 막 사업을 시작했든 한동안 사업을 해왔든 계속 읽어보고 자세히 알아보세요!

인보이스란 무엇입니까?

인보이스는 기업이 상품이나 서비스에 대한 지불을 요청하기 위해 고객에게 보내는 문서입니다.

일반적으로 다음이 포함됩니다.

• 구입일
• 고객의 연락처 정보
• 제공되는 상품 또는 서비스에 대한 설명
• 단가
• 지불해야 할 총액

기업은 일반적으로 고객에게 제품이나 서비스를 제공한 후 송장을 보냅니다. 이것은 특히 전자 상거래 비즈니스에 해당됩니다.

코칭 또는 홍보와 같은 일부 비즈니스에서 비즈니스는 서비스 제공 전에 고객에게 청구할 수 있습니다.

그런 다음 고객은 일반적으로 30일인 인보이스를 지불할 정해진 기간을 갖습니다. 해당 기간 내에 지불하지 않으면 이자와 연체료가 부과될 수 있습니다. 또한 공급업체와 긍정적인 관계를 유지하기 위해 인보이스를 제때 지불하는 것이 좋습니다.

기업은 송장을 사용하여 빚진 금액을 추적하고 여전히 지불해야 하는 고객에게 후속 조치를 취합니다. 고객은 송장을 사용하여 비용을 추적하고 받은 상품에 대해 정확한 금액이 청구되고 있는지 확인합니다.

청구서는 언제 보내야 합니까?

청구서는 언제 보내야 합니까? 그것은 훌륭한 질문이며 전자 상거래 비즈니스가 정기적으로 스스로에게 질문해야 하는 질문입니다.

답은 상황에 따라 다릅니다. 모든 비즈니스에 맞는 하나의 크기가 없기 때문입니다.

티셔츠나 명상 수정과 같은 실제 상품을 온라인으로 판매하는 경우 비즈니스 모델에 따라 고객이 주문하거나 상품이 배송되는 즉시 인보이스를 보내야 합니다.

고객에게 상업용 부동산 구입 방법이나 애견 미용 사업을 성장시키는 방법을 가르치는 온라인 과정과 같은 디지털 제품의 경우 판매가 이루어진 직후 인보이스를 보낼 수 있습니다.

비즈니스 코칭과 같은 서비스의 경우 선호도에 따라 작업을 시작하기 전에 또는 작업이 완료되는 즉시 송장을 보내야 합니다.

물론 규칙에는 항상 예외가 있으므로 각각의 경우에 최선의 판단을 내리는 것이 중요합니다. 그러나 일반적으로 인보이스를 보내야 하는 경우는 이 때입니다.

청구서는 어떻게 보내나요?

많은 사업주들은 모든 인보이스가 동일하게 생성된다고 생각하는 실수를 범합니다. 실제로 인보이스를 보낼 때 지불을 받을 가능성을 최대화하기 위해 염두에 두어야 할 몇 가지 중요한 사항이 있습니다.

인보이스를 적시에 보내주십시오. 가능하면 제품 또는 서비스 제공 후 24시간 이내에 보내는 것을 목표로 하십시오. (또는 사전에 송장을 발행하는 경우 거래를 성사시킵니다.) 고객의 손에 빨리 전달할수록 좋습니다.

일반 우편이나 이메일로 인보이스를 보내는 것이 적절합니다. 둘 다 장점과 단점이 있습니다.

일반 메일은 분명히 훨씬 느리기 때문에 급여를 덜 빨리 받을 수 있습니다. 반면에 이메일은 훨씬 빠르지만 귀사와 귀사의 고객 모두 이메일 인보이스를 쉽게 삭제하거나 분실할 수 있습니다. 인보이스를 이메일로 보내는 또 다른 장점은 클릭 가능한 결제 링크를 인보이스에 직접 포함할 수 있다는 것입니다. 그러면 고객이 인보이스를 받은 후 몇 분 안에 더 쉽게 결제할 수 있습니다.

그래서 최선의 선택은 무엇입니까? 그것은 정말로 귀하의 비즈니스와 귀하의 고객에 달려 있습니다. 빨리 돈을 받아야 한다면 이메일을 사용하는 것이 좋습니다. 그러나 고객이 구식이라면 일반 우편이 적합할 수 있습니다. 궁극적으로 전자 상거래 비즈니스에 가장 적합한 옵션을 결정하는 것은 귀하에게 달려 있습니다.

마지막으로 후속 조치를 두려워하지 마십시오. 합당한 기간 내에 결제를 받지 못한 경우 고객에게 연락하여 결제 기한이 되었음을 상기시켜 주십시오. Freshbooks와 같은 일부 회계 소프트웨어는 미리 지정된 간격으로 미리 알림을 보내는 것을 선택하는 경우 실제로 이 단계를 자동으로 처리합니다.

부드러운 알림은 적시에 대금을 받는 데 큰 도움이 될 수 있습니다. 이 간단한 팁을 따르면 인보이스 발행 프로세스를 간소화하고 전자 상거래 비즈니스를 계속 유지할 수 있습니다.

인보이스의 필수 요소

아래에서 모든 인보이스의 기본 요소를 찾을 수 있습니다.

머리글

여기에는 전문적인 모양을 위한 그래픽 세부 정보 또는 로고가 포함될 수 있습니다.

조건 및 지불 지침

이 정보는 결제가 이루어져야 하는 조건(수령 시, 10일, 30일 등)과 결제 방법(예: 신용 카드로 결제하려면 결제 링크를 클릭하거나 결제를 우편으로 보낼 주소)을 알려줍니다.

회사명 및 세부정보

회사 이름, 우편 주소, 전화번호, 웹사이트, 고객 서비스 이메일 주소를 포함해야 하며 주로 서비스를 판매하는 경우 비즈니스 EIN을 포함해야 합니다.

날짜

주문 날짜, 판매 날짜 또는 인보이스를 보내는 날짜여야 합니다.

마감일

청구서에 지불 기한을 명확하게 명시하십시오(수령 시, 4월 14일 등).

항목별 수수료

개별 항목 또는 패키지에 대한 목록 요금 외에도 세금, 배송비, 할인 등을 포함한 추가 요금을 항목별로 구분해야 합니다.

클라이언트의 이름 및 세부 정보

이것은 매우 자명합니다. 고객의 이름, 회사 이름, 주소, 이메일 주소 및 전화 번호를 포함하고 싶을 것입니다.

제공되는 상품 또는 서비스에 대한 설명

여기에는 "파란색 줄무늬 보트넥 셔츠", SKU 또는 기타 식별 번호 또는 둘 다와 같은 설명이 포함될 수 있습니다. “889030392 블루 스트라이프 보트넥 셔츠”가 해당 사례가 될 것입니다.

차감 부족액

마지막으로 클라이언트 또는 고객이 빚진 금액을 포함하고 싶을 것입니다.

예를 들어 고객이 구매하기 전에 30일 동안 Teach Your Pet 37 재미있는 트릭 과정을 무료로 시도하도록 허용하거나 각 $100씩 3회 할부로 $300를 지불하도록 허용할 수 있습니다.

인보이스 작성 방법: 단계별

인보이스를 작성하는 것은 어려운 작업처럼 느껴질 수 있지만 이러한 간단한 단계를 통해 전문적인 문서를 즉시 얻을 수 있습니다.

• 인보이스를 명확하게 표시하십시오 . 상단에 "인보이스"라는 단어를 추가하십시오. 그렇지 않으면 고객이 포장 명세서로 혼동할 수 있습니다.
• 회사 이름과 정보를 추가합니다 . 만기일 및 지불 조건 포함 — 순 30일(30일 만기), 수령 시 만기(인보이스를 받는 즉시), 할부 만기 또는 기타 다른 것입니까?
• 청구 하는 상품 또는 서비스에 대한 설명을 작성하십시오 . 총액을 포함하십시오 – 세금, 배송 및 연체료와 같은 항목별 수수료를 추가하는 것을 잊지 마십시오.
• 송장을 전문적으로 보이게 만드십시오. 무료 Excel 송장 템플릿 또는 회계 소프트웨어에서 제공하는 송장 템플릿 중 하나를 사용해 보십시오.

Excel 템플릿을 사용하여 인보이스를 생성하려면 어떻게 해야 합니까?

Excel 템플릿은 전문가 수준의 인보이스를 쉽고 빠르게 만들 수 있는 좋은 방법입니다. 다음은 Excel 템플릿을 최대한 활용하기 위한 몇 가지 팁입니다.

먼저, 템플릿 작성을 시작하기 전에 필요한 모든 정보가 준비되어 있는지 확인하십시오. 여기에는 전자상거래 플랫폼 세부 정보(상점 이름, 주소, 연락처 정보 등)와 고객의 이름, 주소, 연락처 정보가 포함됩니다. 또한 인보이스 날짜, 주문 세부 정보 및 총 결제 금액을 포함해야 합니다.

필요한 모든 정보가 있으면 온라인에서 제공 되는 다양한 무료 Excel 템플릿을 살펴보십시오 . 다양한 스타일 중에서 선택할 수 있으므로 전자상거래 브랜드와 일치하는 스타일을 선택하십시오. Excel을 사용하는 방법에 대한 도움이 필요한 경우 프로세스를 단계별로 안내할 수 있는 온라인 자습서가 많이 있습니다.

템플릿을 선택한 후에는 빈칸을 채우기만 하면 됩니다.

해당 필드에 전자상거래 상점 정보를 입력한 다음 고객의 이름, 주소 및 연락처 정보를 입력하십시오.

마지막으로 송장 날짜, 주문 세부 정보 및 총 결제 금액을 추가합니다.

모든 필드를 채우면 송장을 저장하고 보낼 수 있습니다!

인보이스 관리를 위해 회계 소프트웨어를 사용해야 합니까?

인보이스를 결합하는 데 지쳤거나 고객 기반이 충분히 커서 일부 지불 또는 인보이스가 균열을 통해 떨어질 수 있다고 우려되는 경우 Freshbooks, Quickbooks Online 또는 ZOHO Books와 같은 회계 소프트웨어를 통해 삶을 더 쉽게 만들 수 있습니다. :

• 인보이스 및 비용 추적 지원
• 고객 인보이스 연체 여부 또는 시기 알림
• 인보이스를 여러 결제로 분할할 수 있습니다.
• PayPal 또는 Square와 같은 다양한 결제 프로세서와 쉽게 통합하고 ACH(은행 송금), 신용 카드 등을 포함한 다양한 즉시 결제 옵션을 제공합니다.

이러한 소프트웨어 옵션은 보유하고 있는 클라이언트 또는 고객 수와 찾고 있는 특정 종소리 및 휘파람에 따라 추가 계층이 있는 무료에서 월 $30까지 다양합니다. 많은 회계 소프트웨어 솔루션은 또한 다른 소프트웨어와 통합되어 재무 정보를 원활하게 주고 받습니다. 비즈니스 기술 스택을 구축하고 있다면 그것들이 모두 어떻게 연결되는지 확인하십시오.

마지막 생각들

전자 상거래 비즈니스로서 정기적으로 인보이스를 보낼 가능성이 높습니다.

인보이스 생성 및 발행의 기본 사항을 이해함으로써 이 프로세스를 간소화하고 고객이 항상 귀하에게 지불해야 할 금액을 명확하게 기록하도록 할 수 있습니다.

전자 상거래 인보이스 프로세스를 시작하려고 하십니까? 소기업을 위한 최고의 회계 소프트웨어 가이드를 참조하십시오 .