전자 상거래 상점에서 구매 주문을 효과적으로 처리하는 방법
게시 됨: 2019-09-10판매자가 소매 회사에서 판매할 제품을 구입할 때마다 구매 오더를 생성해야 합니다. 이러한 유형의 문서는 장기 공급업체에서 간과하기 쉽지만 소매업체가 재고 및 비용을 통제할 수 있도록 하기 때문에 소매업체에는 여전히 많은 이점이 있습니다. 그렇기 때문에 이 기사에서는 구매 주문에 대해 잘 이해하고 전자 상거래 상점에서 구매 주문을 효과적으로 처리하는 방법을 설명합니다.
1. 구매 주문이란 무엇입니까?
구매 주문서 또는 PO는 구매자가 작성한 다음 판매자에게 제출하는 법적 구속력이 있는 문서로 간주됩니다. 온라인 쇼핑을 할 때 온라인 상점의 "장바구니"처럼 구매 주문서는 구매하려는 항목의 목록입니다. 다만, 구매자가 필요로 하는 상품의 수량이나 종류, 결제정보, 배송정보 등을 자세하게 알려드립니다.
2. 효과적인 구매 주문 관리의 중요성
구매 주문서는 귀하와 공급업체 간의 법적 구속력이 있는 문서일 뿐만 아니라 재고를 추적하고 재무 운영을 개선하는 데 필수적인 문서입니다. 많은 소매업체는 매장에 대한 벤치마크를 설정하여 공급망을 최우선으로 관리합니다. 초과 재고는 운전 자본 계정을 상당히 감소시키는 반면 재고 부족은 잠재 고객이 제품을 구매하지 못하게 합니다. 또한, PO는 귀하가 함께 작업한 모든 공급업체에 대한 개요를 제공하고 최고의 가격과 제품 품질을 갖춘 최고의 공급업체를 선택하는 데 도움을 줄 것입니다.
3. 구매 주문 처리 방법
3.1. 명확한 PO 지침 및 단계 지정
첫째, 효과적인 구매 주문 관리는 PO 지침 및 단계를 지정하는 것에서 시작됩니다. 이러한 구매 정책 및 프로세스는 직원이 이해할 수 있도록 명확하고 구체적이어야 합니다. 팀에서 관리자를 대신하여 구매하므로 향후 실수나 혼동을 방지하기 위해 지침이 일관되어야 합니다.
가이드에 포함해야 하는 중요한 정보는 PO 승인 프로세스, 구매 시나리오의 예 또는 공급업체 선택입니다. 이는 전자 상거래 상점이 원활한 구매 주문 처리를 수행할 수 있도록 하는 필수 사항입니다.
3.2. PO 프로세스를 자주 검토
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특히 구매 작업에 참여하는 다양한 기능 영역의 많은 직원이 있는 경우 PO 프로세스를 자주 검토하는 것이 중요합니다. 창고나 영업팀 등 각 부서의 피드백을 받아야 합니다. 이 조치는 구매 주문 프로세스의 문제를 지적하고 적시에 조정하는 데 도움이 됩니다.
판매자는 구매 주문 관리를 개선하기 위한 최상의 아이디어를 제공할 수 있는 고객과 직접 작업할 때 고객의 의견에서 피드백을 얻을 수 있습니다. 또한 정기적으로 감사 및 품질 관리를 수행할 수 있습니다. 차후 감사를 위해 이 기록을 보관해야 합니다. 하나의 구매와 관련된 항목을 함께 보관하면 창고 관리자가 모든 중요한 정보와 모든 항목에 대한 개요를 얻을 수 있습니다.
아래 체크리스트에 따라 PO를 검토할 수 있습니다.
- 회사 이름,
- PO 날짜,
- 판매 조건,
- 청구처, 판매처 및 배송지 주소,
- 항목별 요금,
- 구매자의 서명 및 이름.
3.3. 공급업체 데이터베이스 구축
모든 소매업체는 과거에 구매한 모든 공급업체의 기록을 보관해야 합니다. 이러한 기록에는 최소한 연락처 정보와 지불 조건이 포함되어야 합니다. 공급업체에 비즈니스에 필요한 일부 제품이 없으면 즉시 다른 공급업체를 대안으로 선택할 수 있습니다. 액세스 가능한 데이터베이스는 매장에 대한 구매 주문 소프트웨어 의 가장 중요한 이점 중 하나이기 때문에 비즈니스의 모든 사람이 공급업체를 선택하는 데 많은 시간을 절약할 수 있습니다.
3.4. 구매 주문 처리 자동화
구매 주문서는 계약 조건을 설명하고 귀하의 비즈니스를 보호하기 때문에 항상 적시에 공급업체에 보내야 합니다. 이러한 문서 전달이 지연되는 경우 파트너에게 정중하게 제 시간에 알려야 합니다.
공급자에게 PO를 보내는 지연 가능성을 제한하기 위해 판매자는 구매 주문 처리를 자동화할 수 있습니다. POS 또는 MSI 시스템으로 구매 주문을 자동화하여 시간과 노력을 절약할 수 있습니다. 자동화된 PO 처리 덕분에 제품 보충 시기와 필요한 품목 수를 항상 알 수 있습니다. 이러한 시스템은 다음과 같은 구매 작업을 지원하는 강력한 도구도 제공합니다.
- 특정 임계값에 도달하면 자동으로 구매 주문을 생성하고,
- 교차 창고 내부 배송 구현,
- 반복 주문 생성,
- 구매 관련 문서 정리 및 보관,
- 주문 상태 및 단계를 추적합니다.
그러나 때때로 오류나 실수가 발생하여 소매업체의 비용을 낭비할 수 있습니다. 따라서 PO 승인 프로세스가 있으면 판매자가 재정 및 재고 관리를 잘못하는 것을 막을 수 있습니다. PO 프로세스를 구현하면 비즈니스에 필요하지 않은 중복 주문이나 추가 재고가 발생하지 않도록 하여 구매 주문을 효과적으로 관리하고 공급업체에 대한 비전문성을 방지하며 항상 고객 주문을 이행하기에 충분한 재고.
고객에게 더 나은 서비스를 제공하기 위해 웹사이트에서 바로 고객 선호도에 대해 더 자세히 알고 싶다면 쉽게 팝업 양식을 만들어 질문할 수 있습니다.
추가 읽을거리: SEO를 해치지 않으면서 팝업을 사용하기 위한 3가지 유용한 팁
3.5. 구매 직원 관리
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미래에 전자 상거래 상점을 위한 POS(Point of Sale) 또는 MSI(다중 소스 재고) 시스템을 원한다고 가정합니다. 이 경우 직원이 구매 주문을 직접 관리하기 때문에 직원에게 올바른 권한을 할당하는 것이 중요합니다. 이는 공급업체가 PO 상태 또는 배송 정보를 요청하고 직원이 정확하고 신속하게 답변할 수 있을 때 특히 유용합니다.
요약하자면
이 기사가 구매 주문에 대해 더 많이 이해하고 전자 상거래 상점에서 더 효과적으로 구매를 처리하기 위한 유용한 팁을 이해하는 데 도움이 되었기를 바랍니다. 위의 팁을 구현하면 관리 시간을 절약하고 공급업체와 효과적으로 협력하며 더 중요한 것은 판매 및 판매 증대를 위해 적시에 적절한 재고를 확보할 수 있습니다. 올바른 구매 주문 소프트웨어는 모든 프로세스를 자동화 및 단순화하고 조달 작업을 간단하게 만듭니다. 소프트웨어에 대한 비즈니스 요구와 예산을 분석하고 신뢰할 수 있는 파트너를 선택해야 합니다.