하이브리드 이벤트 주최 방법: 하이브리드 이벤트 체크리스트

이 가상 이벤트 전체를 파악했다고 생각했을 때 하이브리드 이벤트가 시작되었습니다. 이제 문제는 가상 및 라이브 청중을 주최하고 성공적인 하이브리드 이벤트를 만들기 위해 두 가지를 모두 참여시키는 방법입니다.

물론 상황이 좀 더 복잡해집니다. 그러나 하이브리드 이벤트는 또한 많은 잠재력을 제공할 수 있습니다. 참석자에게 옵션을 제공함으로써 라이브 이벤트가 제공하는 참여 기회를 계속 활용하면서 도달 범위를 확장할 수 있습니다.

그렇다면 하이브리드 이벤트란 정확히 무엇이며 어떻게 주최합니까? 이 하이브리드 이벤트 체크리스트는 하이브리드 이벤트의 대상, 이유 및 방법을 안내합니다. 그리고 이 게시물을 마칠 때쯤이면 자신만의 하이브리드 이벤트를 주최할 준비가 되었고 권한이 있다고 느낄 것입니다.

하이브리드 이벤트란 무엇입니까?

하이브리드 이벤트의 정의부터 시작하겠습니다. 간단히 말해, 하이브리드 이벤트는 라이브 대면 이벤트 및 청중을 가상 구성 요소 및 가상 청중과 결합합니다. 이벤트 목표에 따라 라이브 또는 녹화될 수 있습니다.

성공적인 하이브리드 이벤트는 실제 대면 구성 요소를 온라인 청중과 원활하게 통합합니다. 가상 또는 직접 참석 여부에 관계없이 두 참석자는 연사의 말을 듣고, 서로 참여하고, 활동에 참여하고, 네트워크를 형성할 수 있어야 합니다.

하이브리드 이벤트는 온라인 청중에 대한 이벤트의 라이브 스트림이 아니라는 점에 유의해야 합니다. 진정한 하이브리드 이벤트는 두 가지 이벤트 유형의 장점을 결합하여 참석자의 위치에 관계없이 진정으로 매력적인 대화형 경험을 제공합니다.

하이브리드 이벤트로 전환해야 하는 이유는 무엇입니까?

따라서 이 전체 하이브리드 이벤트가 약간 복잡하게 들린다고 생각할 수도 있습니다. 왜 가상 이벤트에 집착하지 않습니까? 가상 이벤트가 엄청난 가치를 제공한다는 사실을 부인할 수 없습니다. 그리고 순전히 가상 이벤트가 의미가 있는 상황이 있습니다. 그러나 하이브리드 이벤트를 주최하면 대면 이벤트가 제공하는 이점에 대한 문이 열리면서 여전히 가상의 가치를 활용합니다. 그것은 두 세계의 최고입니다. 다음은 하이브리드 이벤트가 제공할 수 있는 것입니다.

더 많은 참여

올바르게 수행되면 하이브리드 이벤트를 통해 두 청중이 연결되고 참여할 수 있습니다. 이것은 엄격한 가상 이벤트보다 더 많은 참여와 상호 작용을 제공합니다.

유연성

우리 모두는 약혼식에 참석할 계획이지만 뭔가 떠오르는 순간이 있습니다. 하이브리드 이벤트를 주최하면 막바지에 계획이 변경되어 취소할 가능성이 있는 청중에게 가능성을 열어줍니다. 이는 유연성을 제공하고 참석자에게 스트레스를 덜 줍니다.

도달 범위 증가

삶이 정상으로 돌아가기 시작하고 대면 행사가 다시 시작되더라도 이런저런 이유로 참석하지 못하는 사람은 항상 있을 것입니다. 이벤트가 너무 멀거나 다른 충돌이 있는 경우 대면 이벤트에 가상 옵션을 제공하면 도달 범위가 확장됩니다. 이를 통해 이벤트를 완전히 건너뛸 수 있는 사람들이 계속 참석하여 브랜드에 참여할 수 있습니다.

비용 절감

이벤트 규모에 따라 하이브리드 이벤트를 주최하면 일부 이벤트 비용을 절약할 수 있습니다. 참석자의 절반이 가상으로 참석할 계획이라면 음식, 공간, 심지어 지불할 필요가 없는 여행 비용까지 포함됩니다.

늘푸른 가치

하이브리드 이벤트를 사용하면 이벤트 녹화의 전체 비디오 라이브러리를 쉽게 만들 수 있습니다. 슬라이드, 발표자 녹음, 이벤트 자체의 온라인 Q&A를 포함하고 웹 사이트에 보관하거나 앞으로 몇 년 동안 청중에게 액세스 권한을 부여하십시오. 이것은 또한 이메일 마케팅을 통해 소셜 미디어에서 공유하거나 블로그 게시물이나 웹 사이트 콘텐츠로 생성할 수 있는 이벤트 콘텐츠를 돌아가서 용도 변경할 수 있는 기회를 제공합니다.

하이브리드 이벤트 주최 방법: 하이브리드 이벤트 체크리스트

자, 이제 하이브리드 이벤트가 무엇인지, 왜 가치가 있는지 알았으니 재미있는 이야기를 해보죠. 정확히 어떻게 호스팅합니까? 이벤트 계획의 이전, 도중 및 이후 단계로 세분화된 이 하이브리드 이벤트 체크리스트를 정리했습니다.

시작하자!

행사 전

1. 예산 설정

모든 이벤트에는 관련된 비용이 있습니다. 가상 이벤트는 비즈니스, 브랜드 및 이벤트 기획자에게 상당한 비용 절감을 허용했기 때문에 많은 과대 광고를 받았습니다. 실제 장소나 참석자를 직접 호스팅하는 비용이 없으면 이벤트 마케팅을 위한 추가 공간이 많이 있습니다. 하이브리드 이벤트의 경우 이벤트의 대면 및 가상 부분 모두에 대해 예산을 책정해야 합니다.

이제 하이브리드 이벤트가 여전히 은행을 깰 것이라고 말하는 것은 아닙니다. 장소를 위해 많은 공간에 투자할 필요가 없기 때문에 비용 절감의 여지가 많습니다. 크기를 제한하면 다과나 라이브 엔터테인먼트에 많은 돈을 쓸 필요가 없습니다. 또한 확장된 도달 범위를 통해 이벤트에 더 많은 사람을 초대할 수 있으므로 티켓 판매에서 더 많은 유동성을 얻을 수 있습니다.

그래서 무엇을 위한 예산이 필요합니까? 하이브리드 이벤트는 여전히 가상 이벤트 플랫폼을 사용하고 비디오 스트리밍을 가능하게 하는 기술에 투자해야 합니다. 또한 라이브 공연장과 연사를 위한 여행 비용이 있을 수 있습니다. 추적해야 할 것이 많을 수 있으므로 여기에 예산을 해싱할 때 고려해야 할 사항에 대한 최종 목록이 있습니다.

• 하이브리드 이벤트 플랫폼
• 카메라 및 삼각대
• 스튜디오 마이크
• 라이브 회장
• 연사 및/또는 연사 여행 경비
• 다과
• 음악 또는 엔터테인먼트
• 이벤트 스웩 또는 가상 이벤트 스웩 상자

2. 균형 잡힌 의제 만들기

하이브리드 이벤트는 모두 균형에 관한 것입니다. 서로 다른 두 가지 요구 사항을 가진 두 명의 청중이 있습니다. 이벤트를 성공적으로 진행하려면 이 두 그룹 간의 공통점을 찾아야 합니다. 각 그룹이 이벤트 경험에서 원하는 것을 정의하는 것부터 시작하십시오.

직접 청중

대면 청중은 참여와 관련하여 손을 많이 잡을 필요가 없습니다. 그들은 흥분하고 참여하고 다른 사람들과 연결될 준비가 되어 있을 것입니다. 그들은 귀하의 이벤트에 참여하기 위해 투자했기 때문에 하루 종일 세션을 기대할 것입니다. 그들은 많은 휴식이 필요하지 않을 수 있으며 스피커나 발표자에게 더 집중할 것입니다.

가상 청중

가상 청중은 짧고 이해하기 쉬운 콘텐츠를 선호할 것입니다. 그들은 참여와 관련하여 더 많은 주의를 기울여야 하며 이벤트 중에 멀티태스킹을 할 가능성이 높습니다. 그들은 더 많은 휴식이 필요하거나 원할 수 있으며 승진하지 않는 한 네트워크에 덜 관심을 가질 수 있습니다.

하이브리드 청중에 대한 케이터링

그렇다면 중간 지점은 무엇입니까? 의제를 나누는 것을 고려하십시오. 대면 청중이 참석하는 모든 단일 세션에 가상 청중이 참석하도록 하지 마십시오. 이러한 세션을 녹화하고 가상 청중이 원하는 대로 주문형으로 시청할 수 있도록 할 수 있습니다.

두 청중 모두에게 일정량의 세션을 제공하십시오. 이 세션 동안 상호 작용에 초점을 맞추십시오. 각 세그먼트의 질문 및 답변 부분을 제공하고 두 청중을 참여시키는 창의적인 방법을 제시하십시오. 아래에서 참여 활동과 두 청중을 연결하는 방법에 대해 이야기하겠습니다. 의제를 설정할 때 염두에 두어야 할 결론은 균형을 찾는 것입니다. 각 청중의 요구 사항을 염두에 두고 두 가지 모두에 부응하십시오. 이렇게 하면 이벤트 기간 동안 양측이 항상 참여하고 참석할 수 있습니다.

3. 이벤트 버즈 만들기

모든 이벤트와 마찬가지로 사람들을 흥분시키고 싶습니다. 이는 하이브리드 이벤트와 관련하여 특히 중요합니다. 사람들이 더 흥분할수록 서로 더 많이 소통할 가능성이 높아지고 청중은 전반적으로 더 연결되어 있다고 느낄 것입니다.

이벤트 버즈는 특히 소셜 미디어를 활용할 때 브랜드 인지도 확산에 도움이 될 수 있습니다. 참석에 들뜬 참석자들은 자신의 비공개 채널을 통해 입소문을 낼 것입니다. 이것은 참석에 관심이 있는 다른 잠재 고객으로 이어지거나 새로운 사람에게 브랜드를 소개할 수 있습니다. 이벤트 버즈는 본질적으로 전체 마케팅 활동에 가치가 있을 수 있는 사용자 생성 콘텐츠 전략입니다.

다음은 하이브리드 이벤트에 대한 이벤트 입소문을 만드는 데 도움이 되는 몇 가지 아이디어입니다.

• 이벤트 해시태그 만들기
• 소셜 플랫폼에서 이벤트 페이지 만들기
• 웹사이트 및 이메일 캠페인에 카운트다운 시계 추가
• 가상 이벤트 기념품 또는 선물 보내기
• 참석자들이 스웩 사진을 공유하도록 권장
• 개봉기 동영상 공유
• 홍보 동영상 또는 이벤트 예고편 만들기

실제로 확인하십시오.

나만의 이벤트 버즈를 만드는 방법이 궁금하십니까? 다음 은 가상 이벤트 스웩으로 인한 흥분이 어떻게 성공적인 이벤트로 이어졌는지에 대한 멋진 이야기 입니다.

이벤트 기간 동안

4. 현장 호스트 연사

하이브리드 이벤트를 주최할 때 스피커를 원격으로 하거나 현장에 두는 옵션이 있습니다. 연사, 패널 또는 기타 교육 세션이 청중과 함께 실시간으로 진행되도록 최선을 다하는 것이 좋습니다. 이유는 다음과 같습니다.

무엇보다도 브랜드를 더욱 전문적으로 보이게 합니다. 회사 또는 이벤트 로고를 배경으로 무대에 연사를 배치하면 연사에게 더 많은 신뢰를 줄 수 있습니다. 연사가 무대에 있을 때 훨씬 더 많은 에너지와 상호 작용이 있으며 가상 참석자가 이를 보고 감상하게 될 것입니다.

또한 가상 참석자가 더 연결되어 있다고 느끼는 데 도움이 될 것입니다. 직접 청중의 반응을 보고 들을 수 있으며 군중의 에너지를 활용할 수 있습니다. 멀리 떨어져 있음에도 불구하고 가상 청중은 실제 경험의 일부인 것처럼 느낄 것입니다.

6. 온라인 및 대면 청중 연결

이는 모든 하이브리드 이벤트에서 힘들지만 매우 중요한 단계입니다. 하이브리드 이벤트가 제공하는 이점을 진정으로 활용하려면 두 부분으로 나뉜 청중을 연결할 방법을 찾아야 합니다. 사람들이 이벤트에 참석하는 주된 이유 중 하나는 네트워킹 측면입니다. 따라서 온라인 청중과 오프라인 청중 사이의 격차를 해소함으로써 이벤트 참석자에게 훨씬 더 가치 있는 경험을 제공할 수 있습니다.

운 좋게도 하이브리드 이벤트 플랫폼이 유용한 곳입니다. 최고의 소프트웨어는 두 청중 모두에게 다양한 참여 방법을 제공할 것입니다. 이는 실시간 투표, 채팅방, 다이렉트 메시징 또는 디지털 명함 교환과 같은 다양한 형태로 제공될 수 있습니다. 최고의 하이브리드 이벤트 플랫폼은 스폰서 및 전시회를 위한 가상 부스도 제공할 수 있습니다.

두 청중 모두 이러한 참여 방법에서 가치를 찾아야 한다는 점을 명심하십시오. 이를 위해서는 참석자와의 커뮤니케이션이 필요합니다. 대면 청중이 노트북이나 장치를 가져오도록 하여 가상 청중과 소통할 수 있도록 하십시오. 또한 연사가 가상 청중과도 소통하고 있는지 확인하십시오. 양쪽(가상 및 라이브)의 질문 및 답변 활동을 통합하여 두 청중이 서로에게서 배우면서 참여하도록 할 수 있습니다.

네트워킹을 장려하는 또 다른 아이디어는 만남과 인사를 의제로 만드는 것입니다. 이를 가상으로 만나고 인사하며 대면 청중과 원격 청중 모두가 사용할 수 있습니다.

이러한 참여가 자연스럽게 느껴지도록 하는 것이 중요합니다. 손님에게 어떤 일도 강요하지 마십시오. 그러나 대면 참석자와 원격 참석자 모두에게 소프트웨어 플랫폼에 내장된 대화형 도구를 사용하도록 권장하면 이벤트에서 제공하는 일반적인 네트워킹 기회처럼 보일 것입니다.

6. 참여를 장려하기 위해 소셜 미디어 사용

소셜 미디어는 이벤트 전, 도중 및 후에 유용한 도구입니다. 그러나 이벤트 중에 청중의 양쪽이 서로 참여하도록 장려하는 데 활용할 수 있습니다.

다음은 몇 가지 다른 아이디어입니다.

• 라이브 참석자가 원격 참석자와 함께 소셜 미디어에 셀카를 게시하도록 권장합니다.
• 라이브 참석자가 원격 참석자와 연결하고 지금까지 가장 좋아하는 세션을 공유하도록 합니다.
• 원격 참석자가 실시간 참석자와 연결하고 집에서 이벤트 장식 사진을 공유하도록 합니다.

이벤트 버즈에 대해 이야기했던 때를 기억하십니까? 그 조언을 따랐다면 이벤트를 위한 특별한 소셜 미디어 채널을 만들었을 것입니다. 이 페이지를 사용하여 하루 종일 일어나는 이벤트의 라이브 피드를 유지하십시오. 참석자들이 사진을 공유하고 댓글을 달고 그룹 대화에 참여하도록 격려하십시오.

이벤트의 사회적 존재는 얼마나 많은 노력을 투자하느냐에 달려 있다는 점을 명심하십시오. 이벤트 중에 일어나는 일에 대해 소셜 미디어에 게시하는 것을 게을리하더라도 청중이 하루 종일 브랜드에 참여하지 않더라도 놀라지 마십시오. 이 플랫폼에서 적극적이고 목소리를 높임으로써 훨씬 더 많은 참여가 결실을 맺는 것을 볼 수 있습니다.

행사 후

7. 비디오 라이브러리 만들기

이벤트 후에 하이브리드 이벤트의 디지털 부분의 가장 큰 이점 중 하나를 활용하려고 합니다. 이벤트 중에 녹화하고 참석자에게 제공한 모든 콘텐츠는 상록수로 만들어 이벤트가 끝난 후에도 오랫동안 사용할 수 있는 장소에 보관해야 합니다.

많은 하이브리드 이벤트 플랫폼을 통해 리소스를 공유하고 비디오를 저장할 수 있는 공간을 만들 수 있습니다. 최고의 공급자를 쇼핑하는 동안 이것을 명심하십시오.

하지만 비디오를 정적으로 저장하고 싶지는 않을 것입니다. 이러한 콘텐츠를 향후 마케팅 전략에 적극적으로 통합할 수 있는 새로운 리소스로 용도 변경하는 것을 고려하십시오. 다음은 만들 수 있는 콘텐츠에 대한 몇 가지 아이디어입니다.

• 녹화된 세션에서 교육 과정을 만듭니다.
• 소셜 미디어에서 공유할 "오늘, 주 또는 월별 수업"을 설정하십시오.
• 이메일 뉴스레터 또는 영업 지원에 사용할 비디오 팁을 게시합니다.
• 녹화된 각 세션에 대해 블로그 게시물을 작성하고 각 게시물에 비디오를 포함합니다.

용도 변경에 창의력을 발휘하면 기존 라이브 이벤트가 제공할 수 있는 것보다 하이브리드 이벤트에서 훨씬 더 큰 ROI를 얻을 수 있습니다.

8. 하이브리드 이벤트의 성공 분석

모든 것이 말하고 완료되고 먼지가 가라앉으면 이제 자리에 앉아 소매를 걷어붙이고 이벤트의 지표를 파헤칠 시간입니다. 하이브리드 이벤트 플랫폼의 좋은 점 중 하나는 분석 프로세스가 훨씬 쉬워진다는 것입니다. 귀하의 소프트웨어 시스템은 등록, 로그인, 채팅, 보기, 다운로드 및 공유와 같은 동작을 추적했을 수 있습니다. 이제 여러분이 해야 할 일은 이러한 지표 뒤에 약간의 컨텍스트를 두고 이를 사용하여 후속 전략을 계획하고 다음 하이브리드 이벤트 의제에 대한 지침으로 사용하는 것입니다.

이러한 지표를 분석할 때 각 참석자의 참여 수준에 특별한 주의를 기울이십시오. 참여 점수가 높은 사용자의 경우 참여 점수가 높은 사용자에게 더 많은 대상 후속 조치를 보내는 것을 고려하십시오. 영업 팀이 특정 콘텐츠를 가지고 연락하도록 하거나 이벤트 중에 가장 많이 참여했던 특정 범주를 가리키는 추가 리소스가 포함된 대상 이메일을 보낼 수 있습니다.

9. 가상 및 대면 참석자 모두와 후속 조치

이로써 하이브리드 이벤트 체크리스트의 마지막 단계로 넘어갑니다. 후속 조치.

모든 이벤트의 모범 사례는 참석자에게 감사를 표하는 것입니다. 하이브리드 이벤트를 주최할 때 이 필수 단계를 건너뛰어서는 안 됩니다. 목표가 있고 전략적인 후속 접근 방식을 통해 한 단계 더 나아가도록 권장합니다. 종종 이것은 전체 이벤트에서 가장 중요한 부분이 될 수 있습니다.

참석자에게 이 특별한 교육 경험을 제공하고 귀사의 브랜드와 진정으로 연결할 수 있는 기회를 제공했습니다. 이제 회사와 함께 다음 단계로 나아가도록 격려하고 격려할 때입니다. 다음은 하이브리드 이벤트 후에 보내야 하는 몇 가지 중요한 후속 메시지입니다.

• 모든 참석자에게 이메일을 보내 주셔서 감사합니다. 이것은 작지만 중요한 단계입니다. 시간을 내준 청중에게 감사를 표하고, 이벤트 하이라이트를 보내고, 이벤트에서 제공한 에너지와 브랜드 연결을 캡처하는 사진을 공유하십시오.
• 귀하의 이벤트에 등록했지만 표시되지 않은 사람들에게 "미안합니다. 놓쳐서 죄송합니다."라는 이메일이 전송됩니다. 이 이메일에 이벤트 하이라이트를 포함하여 그들이 놓친 것을 보여줍니다. 이것은 사전 이벤트 마케팅이 촉발되었을 수 있는 모든 리드에 대한 또 다른 접점 역할을 합니다.
• 참석자에게 행사 후 설문조사를 보냅니다. 이를 통해 다음 하이브리드 이벤트를 위해 개선해야 할 사항에 대한 통찰력 있는 피드백을 얻을 수 있습니다.
• 영업 팀에서 이벤트 참석자에게도 개인적인 후속 조치를 보내도록 하십시오. 이것은 개인적이고 인간적인 터치를 추가하면서 첫 번째 "감사합니다" 이메일의 메시지를 강화합니다.

이 단계를 사용하여 나만의 하이브리드 이벤트를 주최하십시오.

새롭고 알려지지 않은 하이브리드 이벤트에 겁먹지 마십시오. 자세히 알아보면 하이브리드 이벤트는 대면 이벤트와 가상 이벤트의 가장 좋은 기능을 결합하여 브랜드가 청중과 연결하고 참여할 수 있는 더 좋은 기회를 만듭니다.

이벤트가 정상으로 돌아오더라도 청중이 변경되었음을 명심하십시오. 가상 세계는 이벤트를 영원히 바꿔 놓았습니다. 청중은 자신의 브랜드가 옵션과 유연성을 제공할 것으로 기대합니다. 따라서 지금은 하이브리드 이벤트 프로세스를 배우고 전략을 미세 조정하기 시작하는 중요한 시기입니다.

그리고 실제로 그 어느 때보다 쉽게 ​​접근할 수 있는 적절한 도구와 지식을 사용하면 하이브리드 이벤트를 파악하는 것이 그리 어렵지 않습니다. 청중과 브랜드 모두를 연결할 수 있는 확장된 도달 범위와 기회 증가로 인해 하이브리드 이벤트는 한 걸음 더 나아갈 가치가 있는 도전이 됩니다.